TCL金能电池业务流程.doc

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TCL金能电池K3系统实施

业务流程说明书

金蝶软件科技( 深圳) 有限公司

目 录

前言 业务流程制作说明 2
第一节 总流程 2
第二节 采购业务 3
一、 发票先到的业务处理 4
二、 货物先到的业务处理( 暂估入库) 6
三、 采购退回流程 8
第三节 销售业务 10
一、 一般销售业务处理 11
二、 委托代销业务处理 12
三、 销售退回流程 14
四、 委托代销退回流程 16
第四节 特殊采购销售业务 17
一、 集团消费 17
二、 直运业务 17
第五节 仓存业务 18
一、 商品调拨业务 18
二、 库存盘点业务 19
三、 成本调整业务 21
第六节 期末处理及存货核算 23
一、 业务模块期末处理 23
二、 财务模块期末处理 25

前言 业务流程制作说明
业务流程是企业经营管理的基础, 科学合理的业务流程将能帮助企业规范管理、 减少冗余业务环节、 提高市场竞争能力。金蝶K/3系统提供的业务解决方案经过多方面、 长时间的实践检验, 能够为企业提供相对标准的业务流程, 帮助企业建立更加完善的管理环境。
经过近一个月的讨论研究, TCL金能电池有限公司实施金蝶K/3系统后的业务流程经过以TCL金能电池有限公司原业务流程为基础设计并结合金蝶K/3系统业务处理流程而产生。新业务流程是经过对原业务流程的改进得出的, 因此不会对TCL金能电池有限公司的业务处理产生不可预测的影响, 同时由于使用金蝶K/3系统使TCL金能电池有限公司的业务更加清晰简洁、 岗位责任更加明确、 业务信息保密性得到保障的同时又能将决策信息灵活快捷的反映到公司决策层, 总体来说, 该业务流程更能反映TCL金能电池有限公司的管理水平、 更适应竞争激烈的市场环境。
第一节 总流程

在K3系统中各个业务模块虽然执行不同的流程实现不同的功能, 但它们之间同样有着紧密的联系。系统模块关系图如下:
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业务流程图编号: FL01-01 业务名称: 总流程
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功能域 编制 日期: /05/31 审核 日期
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财务模块
核算模块
仓存模块

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该关系图充分说明了TCL金能电池在使用K3系统各模块时的关系及各模块业务数据的走向, 反映了企业在业务处理上的大致流程, 并把业务与财务处理结合为一体, 快捷的提供了完整、 准确的数据信息, 极大的方便了企业的管理、 评估和决策。
第二节 采购业务
在采购业务中, 一般由母公司向经营部供货, 并由母公司开具销售出库单及增值税专用发票, 经营部根据收到的销售出库单, 增值税发票, 将货物入库并由经营部仓管开具经营部的外购入库单, 验收无误后, 交由经营部会计制作会计凭证。如若出现经营部实际验收入库的母公司调运的货物, 与母公司开具的出库单和增值税发票不符的情况, 经营部会计需以母公司开具的出库单和增值税发票为准入帐, 对差异部分编制”经营部入库差异报告书”并进入待处理财产损益, 待母公司查明原因补齐发货后进行处理。
经营部向母公司退回货物时, 经营部由计划员填制经营部退货报告书, 交由仓管审核后开具红字采购入库单, 母公司将根据经营部退货报告书与提供货物合并向经营部开具增值税发票, 经营部会计据此制作会计凭证。
在采购业务中, 由于经营部只使用仓存部分的采购入库单, 在业务上不存在采购发票的处理, 因此发票与入库单分别由总帐和仓存两部分分别处理, 造成业务处理上有一些差异。采购业务总流程图如下:
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业务流程图编号: FL02-01 业务名称: 采购业务
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功能域 编制 日期: /06/02 审核 日期
发票先到的业务处理
货物先到的业务处理
退货处理
采购业务结束
采购业务开始
采购发票先到还是货物先到
发票先到
货物先到
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一、 发票先到的业务处理
该业务处理是指采购业务发生时, 供应商由于种种原因先将发票开出, 并先于采购商品到达企业。

1、 业务流程图

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业务流程图编号: FL02-02 业务名称: 发票先到的业务流程
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功能域 编制 日期: /06/02 审核 日期
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发票先到的业务处理开始
商品是否已到
否
是

商品已到
财务人员先将发票留下, 等候收货单
Pur-01
采购收货单
财务人员填制, 并交主管审核

Pur-02
总帐凭证
财务人员填制, 并交财务主管审核

发票先到的业务处理结束

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2、 流程说明
l 当发票先于采购商品到达时, 财务人员暂时不做入库与凭证处理, 先将发票留下, 等收到货物后, 一并处理。
l 当商品到达时, 财务人员根据发票填制采购入库单进行收料, 收料完成后主管对入库单进行审核。
l 入库单审核完成后, 财务人员根据发票填制凭证, 财务主管进行审核, 以确认采购业务正式完成。

3、 主要业务单据填制及关键工作操作说明
l 采购收货单
填制方法:
在K3系统主控台中进入仓存管理( 商业) 系统, 财务人员经过业务处理中的入库单模块新增采购收货单。
填制项目:
单据头中要求填制的项目包括: 供货单位、 日期、 单据编号、 采购部门和业务员。
单据体中要求填制的项目包括: 商品代码、 单位、 实收数量、 单位成本、 收入仓位。

l 采购凭证填制
操作方法:
在K3系统主控台中进入总帐系统, 财务人员经过凭证的凭证录入模块新增凭证。
凭证格式:
借: 库存商品--品名
借: 应交税金--应交增值税---进项税额
贷: 应付帐款--应付公司货款

二、 货物先到的业务处理( 暂估入库)
该业务处理是指采购业务发生时, 采购商品在时间上先于发票到达企业。在该业务中还包括暂估入库的情况, 因没有启用采购业务, 故所有采购入库均为暂估入库, 采购成本均应在采购入库单上填写。

1、 业务流程图

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业务流程图编号: FL02-03 业务名称: 货物先到的业务处理
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功能域 编制 日期: /06/02 审核 日期
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货物先到的业务处理开始

Pur-01
采购收货单
财务人员填制, 并交主管审核

发票到达

Pur-02
总帐凭证
财务人员填制, 并交财务主管审核

货物先到的业务处理结束

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2、 流程说明
l 当采购商品先于发票到达时, 财务人员根据送货单及商品实物填制采购收货单, 由财务主管进行单据审核, 暂时不制作采购凭证。
l 采购发票到达时, 财务人员应根据采购入库单与发票制作凭证。制作凭证分两种情况: A、 如果采购入库单的采购金额与发票金额不符, 则先按采购入库单制作采购凭证, 然后按照发票金额修改该发票相关的凭证, 以确认采购业务正式完成。同时将发票作为本张采购入库凭证的附件。并修改与该张发票相关采购入库凭证的摘要, 注明该张发票所在的凭证号。
B、 如果采购入库单的采购金额与发票金额相符, 则按照发票制作采购凭证即可。

3、 主要业务单据填制及关键工作操作说明

l 采购收货单
填制方法:
在K3系统主控台中进入仓存管理( 商业) 系统, 财务人员经过业务处理中的入库单模块新增采购收货单, 根据送货单和商品实物进行相应的修改。
填制项目:
单据头中要求填制的项目包括: 供货单位、 日期、 单据编号、 采购部门和业务员。
单据体中要求填制的项目包括: 商品代码、 单位、 实收数量、 单位成本、 收入仓位。

l 采购凭证填制
操作方法:
在K3系统主控台中进入总帐系统, 财务人员经过凭证的凭证录入模块新增凭证。
凭证格式:
借: 库存商品--品名
借: 应交税金--应交增值税---进项税额
贷: 应付帐款--应付公司货款

三、 采购退回流程
该业务是指收到供应商的商品后, 由于各种原因导致要退货的业务。

1、 业务流程图

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业务流程图编号: FL02-04 业务名称: 采购退回
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功能域 编制 日期: /06/02 审核 日期
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采购退回开始

Pur-02
采购入库单(红字)
财务人员填制, 并交主管审核

Pur-01
采购凭证(红字)
财务人员填制采购凭证( 红字) , 并交财务主管审核

采购退回结束

2、 流程说明
l 财务人员根据退回业务的需要录入相应的红字采购入库单, 其中退库成本要求手工录入。商品出库后财务主管对红字采购入库单进行单据审核。
l 财务人员根据采购退回业务填制红字采购凭证, 冲减应付帐款, 填制完成后由财务主管进行审核。
l 期末, 供应商根据本月的实际发货数及经营部的退货数汇总开销售发票, 经营部收到供应商的发票后, 则会将该发票作为该次采购入库凭证的附件, 这时应修改本张采购退货凭证( 及该发票相关凭证) 的摘要, 注明该张发票所在的凭证号。
3、 主要业务单据填制及关键工作操作说明
l 采购凭证填制
操作方法:
在K3系统主控台中进入总帐系统, 财务人员经过凭证的凭证录入模块新增凭证。修改时, 在K3系统主控台中进入总帐系统, 财务人员经过凭证的凭证查询模块, 找到该凭证, 进行修改( 如凭证已被审核, 则提请财务主管反审) 。
凭证格式:
借: 库存商品--品名 ( 红字)
借: 应交税金--应交增值税---进项税额 ( 红字)
贷: 应付帐款--应付公司货款 ( 红字)

l 采购入库单(红字)
填制方法:
在K3系统主控台中进入仓存管理( 商业) 系统, 财务人员经过业务处理中的入库单模块新增采购入库单, 根据退货单和商品实物进行相应的填写。

填制项目:
单据头中要求填制的项目包括: 供货单位、 日期、 单据编号、 采购部门和业务员。
单据体中要求填制的项目包括: 商品代码、 单位、 数量(红字)、 单位成本、 发出仓位。

第三节 销售业务
在销售业务中, 经营部必须严格按照合同管理制度, 先与经销商签定合同, 经报母公司审批, 获准并备案后, 方可与经销商进行销售业务往来。
经营部业务员根据经销商需求填制销售申请, 经过合同管理员审核后, 交由经营部仓管进行备货; 待经销商经过现金、 电汇、 汇票、 转帐等方式支付货款后, 经营部财务根据现金缴款单( 或银行存款到帐通知单) 和销售申请开具销售出库单, 仓管据此发货, 经营部业务员( 或发货人员) 确认后, 向经销商发货, 实现销售。
在信用额度内赊销或经销, 由计划员开据商品出库单交客户提货人签字, 经业务负责人批准, 财务审核价格是否准确, 是否在信用额度内, 合格予以签章, 到仓库提货出库。超出信用额度, 财务有权拒绝签章。
所有客户退货, 经财务批准后并开具红字销售出库单, 仓管方可收货入库。
在销售业务中, 由于经销商可能存在现款现货情况, 为了使K3系统能在使用不同的策略时做出相应的管理我们考虑将销售业务分成两个类型, 分别为: 一般销售、 委托代销销售。以下我们将根据不同的情况分析销售业务流程。销售业务的总体流程图如下:
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业务流程图编号: FL03-01 业务名称: 销售业务流程
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功能域 编制 日期: /06/02 审核 日期
销售业务开始
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是否按合同铺货(委托代销)

是
否

委收代销销售
一般销售( 现款现货)

销售业务结束

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以上流程反映了TCL金能电池有限公司销售业务的全部处理情况, 针对不同的情况将有不同的处理方法及流程, 以下是对不同流程的详细介绍。

一、 一般销售业务处理
一般销售是指经营部在现款现货交易等情况下的销售业务, 该业务不存在委托代销合同等前提。具体流程如下图:

1、 业务流程图
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业务流程图编号: FL03-02 业务名称: 一般销售业务处理
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功能域 编制 日期: /06/02 审核 日期
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先发货业务开始

Sal-01
销售出库单
财务人员填制, 并交主管审核

Sal-02
总帐凭证
财务人员填制, 并交财务主管审核

先发货业务结束

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2、 流程说明
l 业务员销售时要求客户将货款先交往财务, 财务人员收到货款后填制销售出库单, 并审核完成后, 由仓管员进行实物检查并发货。
l 财务人员进行销售发票的凭证处理, 填制销售凭证。

3、 主要业务单据填制及关键工作操作说明
l 销售出库单
操作方法:
在K3系统主控台中进入仓存管理( 商业) 系统, 财务人员经过业务处理中的出库单模块, 根据实际结算内容新增销售出库单, 发出仓位为普通仓位。
填制项目:
单据头中要求填制的项目包括: 客户名称、 日期、 单据编号、 销售部门和业务员。
单据体中要求填制的项目包括: 商品代码、 单位、 数量、 销售单价、 发出仓位。
l 销售凭证填制
操作方法:
在K3系统主控台中进入总帐系统, 财务人员经过凭证的凭证录入模块, 新增凭证。
凭证格式:
借: 应收帐款—客户
贷: 主营业务收入--品名
贷: 应交税金--应交增值税---销项税额

二、 委托代销业务处理
经营部在进行委托代销业务时, 需要根据市场运作的具体情况及公司营销政策与经销商草拟铺货合同( 不能即时清结的合同) 。经营部财务人员将初步审核( 经理审核) 的铺货合同传真回公司市场部审批。公司市场部根据公司营销政策及经营风险控制原则做出审批决定, 签章后确认该合同有效。
经营部根据公司市场部批准的合同, 结合经销商的要货计划, 开具销售出库单( 注明”委托代销商品”字样和铺货合同编号) , 并向经销商提供货物, 单据交由经营部财务进行处理。财务人员经过”委托代销商品”科目予以核算, 并按受托单位设置明细帐( 不含税进价核算) , 同时设置委托代销商品台帐( 含税售价手工核算) , 详细登记商品的型号、 数量、 售价金额。铺货合同约定的结算期满时, 经营部向经销商收回铺货或者根据委托代销单位的销货清单, 收回铺货商品货款, 并开具增值税发票。具体流程如下图:

1、 业务流程图

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业务流程图编号: FL03-03 业务名称: 委托代销业务处理
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功能域 编制 日期: /06/02 审核 日期
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先发货业务开始

Sal-01
委托代销发货单
财务人员填制, 并交主管审核

委托代销结算

Sal-02
销售出库单
财务人员填制, 并交主管审核

Sal-03
总帐凭证
财务人员填制, 并交财务主管审核

先发货业务结束

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2、 流程说明
l 业务员按合同协议要求发货时, 财务人员根据销售业务的需求录入相应的委托代销出库单, 填制并审核完成后, 由仓管员进行实物检查并发货。
l 当客户来进行结算时, 财务人员根据结算情况进行正常销售出库( 委托代销结算) , 结算可分为多次也可一次完成, 根据结算填制销售出库单。
l 由财务人员进行销售发票的凭证处理, 填制销售凭证。

3、 主要业务单据填制及关键工作操作说明
l 委托代销出库单
填制方法:
在K3系统主控台中进入仓存管理( 商业) 系统, , 财务人员经过业务处理中的出库单模块新增委托代销出库单。
填制项目:
单据头中要求填制的项目包括: 代销单位、 日期、 单据编号。
单据体中要求填制的项目包括: 商品代码、 单位、 数量、 销售单价、 发出仓位。
l 委托代销结算
A、 销售出库单
操作方法:
在K3系统主控台中进入仓存管理( 商业) 系统, 财务人员经过业务处理中的出库单模块, 根据实际结算内容新增销售出库单, 发出仓位为代销单位对应仓位。
填制项目:
单据头中要求填制的项目包括: 客户名称、 日期、 单据编号、 销售部门和业务员。
单据体中要求填制的项目包括: 商品代码、 单位、 数量、 销售单价、 发出仓位。
B、 销售凭证填制
操作方法:
在K3系统主控台中进入总帐系统, 财务人员经过凭证的凭证录入模块, 新增凭证。
凭证格式:
借: 应收帐款—客户
贷: 主营业务收入--品名
贷: 应交税金--应交增值税---销项税额

三、 销售退回流程
该业务是指企业在销售业务进行中客户因为各种原因要求退回所购买的商品的业务。具体流程如下图:

1、 业务流程图

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业务流程图编号: FL03-04 业务名称: 销售退回流程
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功能域 编制 日期: /06/02 审核 日期
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销售退回开始

Pur-01
销售出库单(红字)
财务人员填制, 并交主管审核

Pur-02
总帐凭证
财务人员填制红字销售凭证, 并交财务主管审核

销售退回结束

2、 流程说明
l 当销售退回业务发生时, 财务人员根据销售退回业务的要求填制红字销售入库单, 新增后交主管人员审核, 其中退库成本要求手工录入。
l 财务人员根据销售退回业务的要求填制红字销售凭证( 红字发票) , 填制完成后交财务主管审核。
3、 主要业务单据填制及关键工作操作说明
l 销售退库单
填制方法:
在K3系统主控台中进入仓存管理( 商业) 系统, 财务人员经过业务处理中的入库单模块新增销售退回单, 要求根据销售退回业务的需求如实的手工录入。
填制项目:
单据头中要求填制的项目包括: 客户、 日期、 单据编号、 销售部门和业务员。
单据体中要求填制的项目包括: 商品代码、 单位、 数量、 单位成本、 收入仓位。
l 销售凭证( 红字) 填制
操作方法:
在K3系统主控台中进入总帐系统, 财务人员经过凭证的凭证录入模块, 新增凭证。
凭证格式:
借: 应收帐款—客户 ( 红字)
贷: 主营业务收入--品名 ( 红字)
贷: 应交税金--应交增值税---销项税额 ( 红字)
四、 委托代销退回流程
该业务是指企业在委托代销业务进行中, 客户因为各种原因要求退回所代销的商品的业务。具体流程如下图:
1、 业务流程图
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业务流程图编号: FL03-05 业务名称: 委托代销退回流程
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功能域 编制 日期: /06/02 审核 日期
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委托代销退回开始

Pur-01
委托代销退回入库单
财务人员填制, 并交主管人员审核

销售退回结束

2、 流程说明
l 当委托代销退回业务发生时, 财务人员根据委托代销退回业务的要求填制委托代销退回入库单, 其中退库成本要求手工录入。新增后交仓管员审核。
l 其中, 对于退回的商品为不良品时, 要求退回入库单的入库仓库为”不良品仓”, 正常品则入”普通仓位”。
l 若在商品退回业务发生时, 同时给该客户进行发货( 换货业务) , 则应同时给该客户填制委托代销发货单。
3、 主要业务单据填制及关键工作操作说明
l 委托代销退回入库单
填制方法:
在K3系统主控台中进入仓存管理( 商业) 系统, 财务人员经过业务处理中的入库单模块新增委托代销退回入库单, 要求根据销售退回业务的需求如实的手工录入。
填制项目:
单据头中要求填制的项目包括: 代销单位、 日期、 单据编号、 销售部门和业务员。
单据体中要求填制的项目包括: 商品代码、 单位、 数量、 单位成本、 收入仓位。
第四节 特殊采购销售业务
经营部主要在集团消费业务和碱电销售业务操作中有特殊的业务处理。
一、 集团消费
经营部办理集团消费业务时, 需根据市场的具体情况及公司的营销政策, 与集团消费产品厂商拟订集团消费产品购销合同书, 经批准后, 母公司会对经营部单独发运集团消费销售的产品, 经营部收到货物后办理采购入库( 该业务参见采购业务) , 但该批货物不得与其它货物混淆, 故单独设立了”集团消费仓”进行处理。经营部需按照购销合同, 建立销售订单, 办理销售出库( 该业务参见销售业务) , 将集团消费商品直接发往经销商处并将收回的货款全额支付母公司。

二、 直运业务
经营部经营碱性电池销售业务时, 可分为二种情况: 经营部直接从经营部仓库发货给经销商时, 业务操作与一般采购和一般销售的流程一致; 经营部经过母公司的南京碱电仓库对经销商直接发运碱电时, 由经营部填制”经营部碱电发货申请表”通知母公司市场部向指定经销商直接发货, 经营部根据母公司向经营部开具的增值税发票, 对该批货物办理采购入库, 向经销商开具发票办理销售出库并将收回的货款全额支付母公司(按一般采购和销售业务处理,仓位采用普通仓)。

第五节 仓存业务
仓库管理是企业管理中非常重要的部分, 完善的仓库管理策略能够减少商品积压、 明确管理责任、 及时准确的呈报库存数据。在仓存业务中, 主要包括: 商品调拨业务、 库存盘点业务。
一、 商品调拨业务
商品调拨业务是指企业在运营中涉及到的商品从一个仓库转移到另一个仓库的业务, 主要有不良品的调拨、 商品的锁库等业务。该业务的实现将经过填制仓库调拨单的方式来实现。
1、 业务流程图
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业务流程图编号: FL05-01 业务名称: 商品调拨业务流程
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功能域 编制 日期: /06/02 审核 日期
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商品调拨处理开始

Inv-01
调拨单
财务人员填制, 并交主管领导审核

商品调拨处理结束

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2、 流程说明
l 当需要进行商品调拨业务时, 仓管员根据业务通知财务人员填制调拨单, 要求根据调拨业务发生的情况如实的填制, 并交主管领导审核。审核完毕后业务完成。
3、 主要业务单据填制及关键工