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策划部工作职能及沟通流程

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策划部工作职能及沟通流程

策划部工作职能与沟通流程

第一部分  策划部工作职能

一．策划部工作职责
1．        负责项目的定位与策划报告的撰写;
2．        负责产品推广与执行;
3．        负责产品创意与推广策略的制定;
4．        根据公司有关经营发展战略, 制订年度、 季度、 月度推广方案, 呈报总经理;
5．        制定各个阶段的推广计划, 制订相应的推广策划方案;
6．        根据公司有关推广工作的要求, 实施各项推广方案及措施;
7．        负责项目外部公共场地公关活动的组织、 策划、 实施工作;
8．        负责项目的服务管理工作, 制订相关服务措施及相应的管理制度;
9．        负责公司企业宣传, 与媒体的沟通与协调工作;
10．        负责与广告公司的沟通工作, 直接对广告公司负责;
11．        策划部直接对总经理负责。

二．团队组建与人员架构

公司副总兼策划总监1名
职责:
A.        全面负责、 组织开展策划部的各项工作;
B.        全面制定工作计划、 人员安排与绩效考核工作;
C.        全面负责项目的推广定位和主题创意;
D.        全面组织宣传推广计划, 掌控实施过程;
E.        全面负责整个团队的业绩考核工作;
F.        负责重要的接待和外联, 塑造企业良好的内外部形象;
G.        及时将策划工作中所发现的不合理现象及合理化建议上报公司, 并将公司有关决议传达给下级人员;
H.        加强与上级领导, 相关部门其它部门的协作、 配合;
I.        定期提报季度, 年度项目综合分析及工作总结。

策划经理1名
职责:
A.        协助策划总监负责企划方案的撰写和统筹;
B.        负责企划文案的指导、 审核与方向性方案的撰写工作;
C.        负责重要项目提案的撰写和提报;
D.        针对策划工作与公司其它部门沟通;
E.        围绕方案撰写组织项目的市场调研;
F.        负责策划部的市场研究和指导工作;
G.        指导策划人员整体水平的提高, 并培训策划人员;
H.        协助策划总监, 倡导策划部团结协作, 团结进取的良好氛围。

策划文案1名
职责:
A.        协助策划总监或策划经理完成项目的策划文案工作;
B.        负责企划方案的撰写和加工工作;
C.        负责资料的搜集和整理分析工作;
D.        负责前期的市场调研与分析报告的撰写工作;
E.        负责公司随机性的文案稿件的撰写工作;
F.        负责公司网站和项目网站的维护和更新工作;
G.        根据项目需要, 配合完成相关工作。
策划执行1名:
A.        协助策划总监或策划经理完成项目的市场调研工作
B.        负责与销售部、 市场部、 广告公司的沟通工作, 反馈不同意见。
C.        负责策划方案的落实和执行细则, 与合作方沟通。
D.        负责销售信息与广告效果的反馈与整理
E.        负责部门事务性工作。
每个项目各分成相对独立的工作小组: 策划经理1名, 策划文案1名到两名, 策划执行1名。

三．策划部工作流程
( 一) 项目介入阶段
1．        识别客户需求
①        了解客户需求, 解答客户问题;
②        对客户需求的理解陈述;
③        界定工作范围;
④        描述提出方案或方法的基本原理;
⑤        项目组织的介绍;
⑥        项目完成所要求的进度计划;
⑦        确认项目执行可能产生的成本预算;
⑧        确认客户期望项目团队提供什么样的交付物;
⑨        确认客户期望的规格和特征;
⑩        商定进一步洽谈的内容、 时间及地点。

2．进一步洽谈确定课题
①        客户企业介绍情况, 提出咨询要求与希望;
②        研究企业提供的资料、 分析企业状况、 初步拟定项目框架;
③        实地考察客户企业及环境;
④        确定项目框架和目标;
⑤        根据企业期望做准备性调查。

3．提交项目建议书及合同签订。
①        与市场部及公司广泛沟通, 根据客户需求提出项目建议书。
②        双方就建议书内容( 包括项目目标、 框架、 主要内容、 执行方案、 时间计划和初步预算等) 进一步商讨。
③        拟定并签订合同, 作好项目开展准备工作。
以上工作以市场部为主, 策划部协助。

( 二) 项目启动阶段
1、 确定项目领导小组
①        根据项目要求确定由策划部与市场部双方主要领导组成的项目领导小组, 统筹分工项目的开展。
②        确定公司配合要求和内部人选。
2、 确定项目计划
①        项目领导小组和项目负责人确定项目开展计划与项目详细目标, 结构细化, 时间进度, 人员要求和其它后期准备。
②        根据经验提出初步计划建议。
③        准备项目开展所需的资料等。
3、 确定工作组
①        根据项目计划要求, 成立项目工作组, 明确具体分工和职责。
②        拟定工作计划和时间进度。
③        拟定调查分析计划。

( 三) 调查分析阶段
1、 调查分析和座谈会
①        根据调查计划和针对性问题实施市场调查。
②        主持和开展座谈会、 讨论会、 听取各方面人员的意见和要求。
③        深入调查分析, 了解客户竞争对手的情况及客户产业链。
2、 调整并提交策划报告
①        整理分析调查资料, 对问题分类。
②        提供初步改进建议方案框架。
③        提交报告。

( 四) 方案设计阶段
1、 提交初步设计方案
①        在客户对报告反馈基础上进方案设计, 并根据客户情况实时修 改。
②        向客户提供满足其特殊要求的、 可操作的管理改进方案。
2、 初步方案征求意见
①        初步方案分专题向有关部门进行详细介绍, 回答有关问题, 广泛听取修改补充意见。
②        针对反馈意见和建议, 进行局部调整和补充。
③        拟定实施计划纲要。
3、 方案调整, 提交最终报告
①        按照客户要求提供最终报告, 就报告内容答疑咨询。
②        协助客户拟定实施计划。
③        对存在分歧的问题进行分析研究, 提出可选择性解决建议。
④        双方共同分析存在的问题和难点, 商定可能的解决方案。

第二部分 策划部与其它部门沟通流程

一．        市场部工作职责
1．        负责公司一级市场的开发与公关工作。
2．        负责项当前期的资料搜集与数据整理工作。制定周密完善的调查方案。
3．        负责项目的前期市场调研和产品分析工作。
4．        负责房地产政策、 新盘的信息搜集工作, 深入了解项目的经营特色和经营情况, 定期制定市场报告。
5．        负责项目成本核算与项目评估工作。
6．        负责市场研究工作, 包括项目定位、 总体规划、 建筑设计等具体工作。

二．策划部与市场部的沟通流程:

A.市场部主要负责前期市场调研, 市场部能够要求策划部配合, 策划部能够从策划的角度, 提出调研标准和调研细则直接与市场部沟通。
B.市场部负责填写调研表格以及对调研项目的分析和评价。
C.市场部与策划部沟通项目的产品定位与项目研判, 由策划部最终确认。
D.策划部根据市场部提供的调研信息制作策划报告。
E.策划部和市场部共同协调和执行项目推广中的工作安排。
F.        市场部直接与策划部沟通。不直接与销售部、 广告公司接触。

三．销售部工作职责
1．        负责完成公司下达的年度销售指标及诸如销售额、 合同履约率、 销售计划完成率等考核指标。
2．         根据销售情况, 及时掌握市场行情动态并作出相应调整, 对重大市场变动和政策变动情况及时上报公司领导。
3．        负责各类销售原始资料的归类、 整理、 收集、 存档的管理工作, 及时编制销售统计报表和分析报告。
4．        参与制定项目的产品定位, 负责产品的定价与销售策略的制定。
5．        负责销售活动的人员组织与现场控制。
6．        负责销售人员的培训。

四．策划部与销售部的沟通流程

A.        销售部定期将月销售计划表与业绩表以表格的形式提供给策划部;
B.        策划部每周定期与销售部进行沟通, 销售部提出销售思路, 并提供初步方案由策划部协助完成;
C.        策划部负责活动方案的联系、 采购与执行细节的落实工作, 销售部在人力方面提供支持;
D.        销售部负责与开发商的沟通和协商工作并将最新的信息传到给策划部;
E.        策划部负责项目网站的维护工作, 由销售部告知更正信息后更正;
F.        销售部负责门户网站( 焦点、 搜房) 论坛的维护工作;
G.        策划部派人长期入住销售部, 定期反馈销售中的问题;
H.        销售部对策划部提出的方案有最终的决定权;
I.        策划部征求销售部的意见后给广告公司沟通;

五．广告公司工作职责

1.        配合策划部参与制定产品的项目定位;
2.        配合策划部针对媒体特点, 制定项目的各阶段推广议题与推广方案;
3.        负责提供广告设计与推广文案的制定工作;
4.        负责项目各系统的包装与销售资料的设计工作;
5.        配合策划部负责新闻公关活动的策划与执行;
6.        负责广告投放效果的评估与总结工作。

六．策划部与广告公司沟通流程

A.        策划部定期组织包括销售部负责人参加的广告会议, 提出广告要求和时间进度;
B.        策划部定期向广告公司提供销售数据以及新的方向性思路;
C.        广告公司应策划部要求参加策划、 销售会议。
D.        策划部直接给广告公司下达广告任务;
E.        策划部对广告稿件有最终的审核权, 并根据稿件质量确定是否传达销售部审阅;
F.        广告公司就每一个设计稿件提供3个样稿, 以便策划部审阅;
G.        广告公司如果对策划部提出的修改意见有疑义需要用书面的形势阐明自己的观点;
H.        策划部设专人就广告稿件与广告公司和销售部沟通