Access课程专项方案设计项目说明书报告档案标准管理系统.doc

封面作者：PanHongliang仅供个人学习Access课程设计汇报 档案管理系统目录l 设计方案1. 系统任务2. 系统功效 l 设计任务或关键技术指标1. 档案管理系统永久性关系2. 档案查询3. 窗体设计4. 报表5. 宏（三）学习心得Access课程设计汇报驴友行目录 序言Access是Office系列软件中用来专门管理数据库应用软件，它蒹具了易学易用特色。Access也是一个开放式数据库管理系统，它不仅能和Office套装办公软件进行数据资源共享，还能够和其它应用程序共享，深入了解Access以后，就会发觉利用宏，也能够完成通常中小型应用系统，若再结合VBA，就能够完成一个专业达成应用程序。数据库是计算机软件一个关键分支，是在二十世纪六十年代末七十年代初发展起来了。它计算机网络、人工智能并称为当今计算机技术三大热门技术。使用数据库关键目标是跟踪数据改变。用户除了将信息放在数据库外，还需要编辑、排序或筛选信息，或依据需要生成多种多样报表。所以，为了愈加好地控制和使用数据库，应该选择一个易学易用数据库管理系统。Access /2/3是Office /2/2一个组件，是一个关系数据库管理程序，它不仅能输入、组织数据，而且能够实施基于数据管理任务，提供表、表格查询、报表等数据库管理工具。能够对数据进行排序、搜索、按需要取出数据并分析数据，最终生成报表。提醒：Access 、（XP）、创建库文件、数据表；统计添加、删除等基础功效操作方法相同。不过，假如/3版保留库文件时，采取Access 格式（参见右图所表示“选项”对话框中设置），则就无法打开。为了说明Access是一个易学易用数据库管理系统，下面将它和FOX Foxprow，作一简单对比。1、概念方面一个Access数据库文件中，能够包含多张表（相当于多个关系数据库）及其相关对象（如窗体、标签、报表等）。为了方便，有时也将一个Access文件（mdb）称为一个数据库。Foxprow中数据库（dbf）、索引（idx）、备注（fpt）等均为独立文件。2、操作方法方面经过导入外部数据，来建立数据表；包含多个数据表（库）查询方法。 3、数据库定义以一定组织方法存放在一起、能为多个用户共享、独立于应用程序、相关数据集合。4、数据模型数据模型就是数据库组织形式。共有三种，即，层次型、网络型、关系型。关系型数据库相当于没有反复行和反复列二维表格。表中列称为字段；行称为统计。提醒：我们通常接触均是关系型数据库。5、数据库组成数据库由两部分组成：数据库结构和存放在其中数据。结构包含：字段名、数据（字段）类型和字段属性。 Access课程设计汇报 档案管理系统一.设计方案（一）.系统任务：1.档案管理系统关键任务是用计算机对学生档案，成绩，课程，具体信息，学生选课资料进行查询，修改，增加，删除和存放并快速正确地完成课程，操行分，学生档案和各科成绩统计和汇总工作迅并速地打印出多种报表资料以供教案管理使用。（二）.系统功效：档案管理系统系统登陆档案查询主菜单管理档案管理输入新档案修改档案查询信息报表打印档案窗体管理输入参数统计种类修改资料输入各项操行查询工资添加操作员修改密码（二）设计任务或关键技术指标：系统需求：（1）系统为档案们管理员建立用户档案，管理员进入系统前需要验证身份。（2）系统对档案进行分类管理，档案管理员可为不一样部门建立各自档案资料柜。 管理员可修改档案信息时统计修改人员及修改时间等信息。（3）系统提供对档案资料柜资料信息维护功效，档案管理员可对资料信息进行录入、查询、修改及删除操作。档案管理员可在不一样分类折纸下，在建立或维护档案信息时，可选择该档案所使用档案柜。（4）系统中，档案管理员可依据借用状态对档案进行管理。若借用状态表示为“未归还”，该档案可被归还；归还后，将借用状态表示为“已归还”，同时修改状态为“未借出”。系统保留档案归还信息，以方便管理员进行查询、修改和删除。当实施删除操作时，系统需确保档案归还信息一致性。（5）档案管理员可经过不一样查询条件（如：档案编号、名称、状态）对档案基础信息、借阅信息进行查询。l Access数据库不只包含数据表南海包含查询、窗体、报表、宏和模块等对象。1、档案管理系统永久性关系：2、档案查询：包含表示式查询和参数式查询两种类型。利用查询能够经过不一样方法来查看、更改和分析数据。也能够将查询作为窗体和报表统计源。Access数据库查询用于在表中搜索、查看和修改已存在数据。用户能够为每个表建立查询，也能够将多个表字段集中建立查询。最常见查询类型是选择查询。选择查询将按指定准则，从一个或多个表中获取数据，并根据所需排列次序显示。能够在“数据表”视图中查看这些查询，还能够作为数据源用于创建数据库中窗体和报表。除了提供依据查询条件进行搜索功效以外，查询还能够用于汇总、分析、追加和删除数据。比如，从职员信息和电话号码薄两个数据表中，依据职员信息中“姓名”字段和电话号码薄中相同名字统计中“办电”、“宅电”，组合新统计，然后保留在新建查询表中。从多个表中查询时，应先定义它们之间关系。41查询视图（Top）查询有三种视图，即，“设计视图”、“数据表视图”和“SQL视图”（SQL即结构化查询语言）。在“设计视图”用户可设定查询条件等，“数据表视图”中显示是符合查询条件结果（返回值）。SQL视图是一个高级检测查询方法。该视图提供了实际SQL代码，当实施查询时便要实施该代码。42使用查询向导创建（Top）在一个庞大数据库中，每次为了特定目标使用其中特定统计时，只有经过建立查询才能正确快捷地达成目标。创建查询能够在不用首先打开特定表或窗体条件下，查看统计子集；也能够选择包含所需统计表，并在需要情况下添加更多表；控制统计子集中那些字段显示在结果中；在字段中实施计算。查询总来说有两种方法，一个是使用向导创建查询；另外一个是使用设计器创建查询。在前一个方法中，包含四种使用向导创建查询方法。下面，具体介绍使用查询向导多个方法：1、使用“简单查询向导”：该向导用来指导用户完成简单查询创建。此方法仅适合于简单查询创建。用户能够用它来快速创建查询，然后用户利用其进行查询设计更改。2、使用“交叉表查询向导”：该向导用来指导用户创建交叉表查询。交叉表查询显示起源于表中某个字段总结值（累计、计算和平均），并将它们分组，一组列在数据表左侧，一组列在数据表上部。这么，就增加了数据可视性，更利于数据查看。3、使用“查找在复项查询向导”：该向导用来指导用户创建一个在单个表或查询中查找反复取值查询。4、查找不匹配项查询：该向导用来指导用户创建一个在多表关系中查找不匹配或孤立统计。第二种方法是使用设计器创建查询。该方法特点是它能够让用户创建自己想要查询，用户能够完全定制该查询。它能够创建选择查询，也能建立交叉表查询等等。下面将具体介绍查询向导使用方法。421简单查询向导（Top）使用“简单查询向导”能够创建一个简单查询。该向导使用十分方便，有两种方法能够开启该向导。第一个，在数据表窗口中，按下“查询”专题按钮，单击工具栏“新建”按钮，然后在“新建查询”对话框上，选中“简单查询向导”，再单击“确定”按钮。第二种，在数据库窗口中，按下“查询”专题按钮，再双击使用向导创建查询。在该向导引导下，用户依据需要进选择相关选项即可。422交叉表查询向导（Top）交叉表查询向导能够用来快速创建一个交叉表查询。交叉表查询是查询另一个类型。交叉表查询显示起源于表中某个字段总结值（累计、计算和平均等），并将它们分组，一组列在数据表左侧，一组列在数据表上部。这么就增加了数据可视性，更利于数据查看。423查找反复项查询向导（Top）“查找反复项查询向导”能够用来创建一个查找反复项查询。查找反复项查询在一个单个表中显示全部反复项，它以表中字段作为基础。该向导会问询用户想把哪一个或哪些字段用于检验字段项，是否反复，然后它会问询是否想要查看视图中其它字段。这种查询帮助用户查找数据库中反复数据，比如反复键值冲突。假如已经有一个没有惟一主关键字字段表，现在想将一个字段作为惟一关键字字段，但又不能确定是否有反复统计取值那么，利用查找反复键值冲突是十分有帮助。其使用过程很简单，且操作过程和前两个向导基础相同，此处不再叙述。查找不匹配项查询向导能够用来创建一个查找不匹配项查询。这种查询会显示一个表中在其它表中不存在对应统计全部统计。其中部分这类统计在一个关系一端是没有统计，而在关系另一端却有统计。其它统计是一对多或多对一关系统计，这种关系在其它表中没有对应统计。这种查询有利于查找在其它表中没有对应统计统计。当要设置关系和增强参考完整性时，使用它会很轻易发觉引发问题统计。相关其创建步骤，此处不再叙述。43利用“设计视图”（查询设计器）创建多表查询（Top）使用查询设计器，用户能够创建用户所需要查询。它能够创建选择查询，也能够创建交叉表查询，还能够创建每次运行时全部会提醒准则参数查询、SQL查询、操作查询、自动填人数据“自动查阅”查询等等。431创建方法（Top）使用设计视图来创建多表查询第一步是，选择查询要用到表或查询，并将其添加到该查询“字段列表”窗格中。比如，需以“职员信息一览表”表中“姓名”、“性别”、“工作时间”字段，和“房屋公积金”中“累计”字段组成一张“房屋公积金统计表”查询表方法是： 在数据库窗口中，按下“查询”专题按钮，单击“使用设计器创建表”，打开查询设计器（见右图）。在“显示表”对话框中，选择“职员信息一览表”和“房屋公积金”，然后单击“添加”。首先建立两张之间关系，对应是字段是“姓名”。将需要添加到查询中字段上双击，即可将它们添加到设计网格字段行中。为新建查询表起个名保留即可。也可直接转换到数据表视图中，察看该查询表。432查询基础结构（Top）经过介绍查询基础结构，关键讨论怎样使用查询设计器。1字段每个选择查询最少返回一个字段。在设计网格子窗口网格中出现字段是当实施查询时出现字段，或是在排序和为查询设置准则时要用到宇段。在设计网格中，“显示”复选框决定了在查询数据表中是否显示该字段。2排序假设需要按某个特定次序表示查询结果，则可按该字段进行排序Access 在查询设计器中提供了“排序”属性行功效来实现这个目标。“设计网格”“排序”属性行为查询指定了排序次序。及用户可自选选择升序、降序或不排序。也可为不显示字段设定排序方法，从而控制查询返回值。3准则使用准则能够为出现在“设计网格”中每一个字段指定一个准则，以确定查询返回哪些统计。当实施准则时，只有匹配指定准则统计才会由查询返回。对于每个字段，能够为它们指定多个准则，即能够在“准则”属性行下面各行指定准则。这些“额外”准则取值之间是OR关系，这意味着当字段取值匹配了准则区中任何一行时，全部会返回该统计。比如，要求查询表（返回值）中，只包含196611前出生职员。设定方法：将光标移入“准则”后，单击右键，再单击“生成器”（或单击“查询设计”工具栏上“生成器”命令按钮）。然后在“表示式生成器”对话框上设定准则。提醒：能够为不显示字段设定准则，来控制查询返回值。4查询属性和Access数据库其它对象一样，查询也有属性。假如要查看查询相关属性，应右击查询设计器上部空白部分。然后，单击“属性”。查询属性窗口大小是能够调整。其中：“说明”属性是一个说明该查询字符串。在“数据库”窗口查询标签上，当处于具体信息视图中或在从快捷菜单上选择了属性以后，会看到一样说明文字。“输出全部字段”属性指定了是否在查询数据表中显示网格中全部字段。将此属性设置为“是”，和将网格中每个字段“显示”复选框设置为选中作用是相同。“推一值”和“惟一统计”属性用来删除查询结果数据中反复统计值或反复统计。相关其它属性功效和作用，用户能够参看联机帮助。5、字段属性和表一样，查询中字段也有单个属性。属性影响了字段在数据表视图中显示。在查询中使用、但不在结果中显示字段（即它们没有选择“显示”框标识）没有能够设置属性。选项 功效说明 指定查询中字段说明格式 指定用于显示字段中数据格式字符串输入掩码 指定在字段中编辑数据时掩码，即输人格式。对于不符合输人格式输人，Access将拒绝接收。该属性仅对能够编辑字段生效。标题 指定用于显示该字段标签标题（对于窗体和报表）或列标头（对于数据库视图）小数点位置 指定用于显示小数点位数（对于不是整型数据字段）字段从其所在表中继承了属性，在“设计网格”视图下端网格中选择该字段后，单击“视图”“属性”，打开“字段属性”对话框。查询中字段全部属性全部是空。这是因为在表设计中取值对于该查询是充足。用户能够经过指定查询字段属性设置值覆盖表属性设置。比如，用户能够在查询数据表视图中用一个特殊格式显示日期。这需要在字段“格式”属性中输人一个格式表示式。上表列出了可用部分属性来说明这些字段属性功效作用。（1）表示式查询：（2）参数式查询：l “窗体（Form）”就是显示在屏幕界面，其功效在于建立一个能够查询、输入、修改、删除数据操作界面，方便让使用者能够在最舒适环境中输入湖哦查询数据。3、窗体设计：窗体是用户和Access应用之间关键界面，数据库使用和维护工作，大多能够经过窗体这个界面完成。数据表只能够以行和列形式显示数据，而窗体能够以多种多样格式显示数据，所以使用窗体来查看和编辑数据相对数据表更直观。用户能够依据多个表创建显示数据窗体，也能够为一样数据创建不一样窗体。提醒：在一个窗体中能够显示多张表中数据。 一个设计合理窗体能够加紧数据输入，而且降低输入错误。 6.1自动创建窗体在数据表、查询表等中，输人统计时候，用户可能会发觉，在“数据表”视图中输人数据时总会分心。当用户看着整张表时，不可能将注意力集中到一条统计上。所以，最好有一个简单快速能够将每一条统计单独显示出来，并能够进行编辑、输人数据。Access提供了这种工具，这就是“自动窗体”。创建“自动窗体”方法是： 在数据库窗口中选定要使用自动窗体表，然后单击工具栏上“新对象”按钮旁边下拉箭头，选择“自动窗体”项（图1）。一个自动窗体对象就建立好了。使用这个窗体，用户能够很轻易地输人和修改数据。当关闭窗体时，Access会提醒是否保留该窗体设计，假如要，则确定名称另存为一个窗体。 6.2使用向导创建窗体使用向导来创建窗体也是一个很简便方法。在“窗体”视图中，单击“使用向导创建窗体” 。在“窗体向导”对话框（图2），“表/查询”下拉列表框中，选定要使用表；“可用字段”列表中选择要加入窗体字段，然后单击添加按钮，将其添加到右侧“选定字段”框中，然后单击“下一步”。 在“窗体向导”对话框上，选定窗体使用布局，然后单击“下一步”。在“窗体向导”对话框上，选定窗体使用样式（如，“宣纸”、“工业”和“标准”）等，然后单击“下一步”。在“窗体向导”对话框上，“请窗体指定标题”框中输入窗体名，然后单击“完成”。 6.3编辑窗体提醒：编辑窗体在“设计视图”中进行。6.3.1编辑标签、文本框等通常说来，使用向导或自动创建窗体后，（控件）对齐方法（位置）、尺寸等，需要用户进行部分调整。 调整方法：既能够，直接使用鼠标移动位置，和调整尺寸；也能够，在属性对话框上设定。另外，还能够使用快捷菜单上“对齐”、“大小”次级菜单命令。 6.3.2添加命令按钮添加命令按钮是编辑窗体一项关键工作。步骤是：在窗体设计视图中，单击工具箱上，“命令按钮”按钮，然后在窗体中需要添加按钮处单击。依据“命令按钮向导”对话框上提醒，逐步完成添加工作。 6.3.3编辑命令按钮命令按钮添加后，能够利用其属性对话框进行编辑。方法是：右击命令按钮后，单击“属性”，然后，在“命令按钮”属性对话框上修改设置。 6.3.4Tab键次序按Tab键，能够改变目前文本框或命令按钮等，用户设定改变次序。单击“视图”“Tab键次序”，然后在“Tab键次序”对话框上设定。 （1）版本窗体：（2）登陆窗体（3）主菜单窗体：（4）系统窗体：（5）含子窗体：报表1创建报表报表是Access关键对象之一，常见它来输出数据库中信息创建报表有两种方法，即，使用向导创建报表和在设计视图中创建报表。一般用户创建报表，通常利用报表向导（包含，报表向导、图表向导、标签向导，和自动创建报表等）。关键是报表向导。2使用“报表向导”开启报表向导方法：单击工具栏上“新建”按钮后，在“新建报表”对话框上选中“报表向导”，然后单击“确定”。或直接单击使用报表向导创建报表。在报表向导引导下创建报表时，用户需要设定工程有：是否按分组等级显示信息、是否按字段进行排序、报表布局（纵栏表、表格和对齐）、样式和标题名等。3 使用自动创建报表在上述“新建报表”对话框上选择“自动创建报表纵栏式”或“自动创建报表表格式”，能够简化创建步骤。因为选择默认选项，创建报表格式统一。 4修改报表结构在设计视图中进行。 5 子报表子报表是插入在其它报表中报表。主报表能够包含子报表，一样也能够包含子窗体，而且，能够依据需要无限量地包含子窗体和子报表。另外，主报表最多能够包含两级（疑问：到底能包含几级？）子窗体和子报表。比如，某个报表能够包含一个子报表，这个子报表还能够包含子窗体或子报表。在主报表中插入子报表，需借助工具箱上子窗体/子报表控件。子报表编辑方法和主报表相同。4、报表：5、宏：登陆窗体宏设定：（三）学习心得：转眼间，一学期已经过去了，回顾所学知识有很多全部好似很感爱好，比如我们这学期学Access数据库。我设计是档案管理系统。档案管理是管理一个关键内容。伴随时代进步，企业也逐步变得庞大起来；当今社会人员流动越来越频繁，使得档案管理工作也变越来越复杂。怎样管理好职员信息，成为管理中一个大问题。假如能实现档案管理自动化，无疑将给企业管理部门带来很大方便。本系统是依据Access数据库入门和实例演练 李俊德/编著 中国青年出版社 。经过这次课程设计使我们有了更多收获！真是“看花轻易绣花难”，因为档案管理极端关键性，在不一样历史时期产生了不一样、相对于那个时代最完备档案管理技术和管理制度。近代档案学已经是一门完善、体系严密科学。即使档案学面临信息化冲击和挑战，不过我们必需清醒地看到，新一代档案学还未产生，档案管理信息化还存在大量未处理难题。所以，处理好档案管理信息化中管理创新和原有档案管理制度之间矛盾是我们面临首要挑战。原有档案管理制度关键一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。同时，对历史档案管理现实状况难于改变特点，肯定使档案管理不可避免地走向管理方法多元化。档案管理系统向深层应用发展时，会出现和其它应用系统整合情况，如文档管理一体化。对于这类整合，关键是处理好整合应用工程和档案管理特有、独立性要求矛盾。比如，档案管理中对文件标题有权改动，这肯定使公文、档案一体化管理系统设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理和其它信息系统整合可行处理方案。 档案管理是伴随人事制度改革应运而生一项新工作。多年来，伴随人事制度改革及企机关实施劳动协议制，用人单位拥有了用人自主权。但因为部分企业改制，人事更迭，和人事档案多头管理，造成了部分档案流失，也造成了效率低，办事难情况。最初档案管理，全部是靠人力来完成。当企业规模比较小时候，人力能够完成，伴随企业规模越来越大，企业职员数目越来越多，仍然维持着人力进行档案管理，肯定会造成工作效率低，工作错误增高问题。企业档案管理就是把分散在企机关职员档案实施统一、集中、规范搜集管理，建立分类编号管理、电脑存放查询等现代化、专业化管理系统。档案管理为企业单位和个人提供信息咨询、档案检索、档案存取、工资调整、依据档案出具各类证实材料等服务；为企业单位和个人提供档案搜集、整理、保管服务。企业档案管理对象是企业、企业化管理人事单位及职员本人。企业档案管理自动化是当今社会发展趋势。档案信息录入工程齐全、完整、系统，这些无疑是现代企业档案管理系统要求。现代化企业档案管理系统中灵活使用了表格对档案分门别类，组成企业档案管理系统，能够方便地查询、阅读、修改、交流和反复使用本档案管理系统为企业单位和个人提供信息咨询、档案检索、档案存取、工资调整、依据档案出具各类证实材料等服务，能够满足现代企业对职员档案管理需要。后台数据库选择ACCESS，操作系统为WINDOWS98。 版权申明本文部分内容，包含文字、图片、和设计等在网上搜集整理。版权为潘宏亮个人全部This article includes some parts, including text, pictures, and design. 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