物业管理公司制度规程杂编.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第130页 共130页办公室防火管理制度 1、 办公室内不准吸烟。2、 办公室用过的废纸要放在纸篓内并及时清除，不准在室内焚烧纸张，物品。3、 不准在办公室内使用任何电加热器具，特殊情况要报安全部批准后办理手续后方可使用。4、 财务组、各设备机房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品。5、 下班前要对室内进行检查，切断电源，确认无隐患后关好门窗，方可离开。6、 各办公场所均应摆放灭火器材，并要求员工熟练使用。7、 库房内存放的易燃易爆物应与其他物品单独存放，并标注标签。8、 定期对室内电线进行检查，发现问题及时报工程部进行维修。9、 安全组定期组织对各办公区域进行安全检查。安全组主管职责 全面主持保安部各项管理工作。制定保安部年度工作计划、目标。A. 负责安全管理工作的现场管理，及时了解安全员的思想及生活动态，解决疑难问题，并定期向经理汇报；B. 负责组织安全组员工的在职培训，军事训练及岗位技能培训，每季度至少进行一次紧急集合，不断提高安全员的职业敏感度和处理事务的应变能力，增强团队凝聚力，组织纪律性和战斗力；C. 定期检查各班工作,检查各项管理制度的落实情况，发现问题及时处理，及时上报；D. 负责每季度检查安全消防器械，将检查结果及养护情况报公司品质部；E. 定期组织消防知识培训，定期或不定期组织消防演练，不断提高安全员的防火意识和灭火作战技能；F. 负责小区安全员巡逻路线及岗位设置的制定，并根据实际需要调整改变巡逻路线、方式和方法；G. 负责本部门员工的月度考评工作；H. 负责各班之间的协调工作，每周召开一次治安情况分析会，发现的集中问题及时报管理部经理；I. 协调处理园区内的各种违章行为、突发事件，调节因安全产生的投诉及业主、住户之间的纠纷，配合派出所开展专项严打活动；J. 密切监察小区停车场情况，严格检查各类质量记录； K. 完成管理部经理交办的其它临时性工作。安全组与其他职能组业务关系制度 1、 安全组应对各职能组进行定期或不定期的安全检查，在进行的过程中需要得到有关职能组的支持，理解和配合，事先与被检查职能组取得联系。2、 安全组定期对各组组织规模不同的各类消防演习。为确保演习的效果，安全组尽可能将演习程序，相关各职能组任务方案通知到有关职能组，相关职能组应通知其职能组员工知道自己的职责、任务、并配合消防演习。3、 为做好各类案件和事故的预防，安全组要针对各种事故隐患苗头对员工进行安全教育，法制教育，消防短程培训等工作。所涉及到的职能组及人员请给予最大配合及支持。4、 在各种钥匙的发放、领取、借用，配置及归还上安全组将会有可能同时和几个相关职能组发生协作关系。在这一项工作中，为了积极配合各职能组工作，安全组将快速办理各项手续。5、 接到客户服务组“客户入住通知单”后安全组将积极协助，并按通知单上规定内容办理客户各项手续及发放有关证件。6、 配合公司做好安全培训及宣传教育工作。7、 与工程组共同做好消防和安全工程设施总体验收工作，加强对施工单位施工管理及施工证件发放，施工项目审批手续，根据施工要求办理“动火证”。对消防报警系统监控，发生故障及时给工程组发维修单，确保所有设备正常运转，共同完成火灾报警后的确认工作。8、 协助财务组做好日常取、送现金过程中的安全保障工作。9、 客户服务组作为接触客户的一线服务组，在发现各种安全隐患同时，要及时通知安全组进行防范及采取必要措施。10、 安全组应与超市、商铺等区域的安全人员密切配合，在发现问题时及时向他们通报，并做出处理意见。安全班长岗位职责 1. 负责主持本班日常工作，带领和督导全班人员依据岗位职责，认真做好小区安全保卫工作。2. 负责主持召开班务会，及时传达上级指示和班长例会精神，研究提出意见并具体组织本班安全员认真贯彻落实。3. 负责本班人员的考勤，如实记录本班执勤中遇到和处理的问题，重大问题要迅速上报安全主管。4. 负责协调本班与其它班之间的工作关系和本班人员的关系。5. 熟悉保安员各岗位职责，掌握公司管理区域内安全保卫工作的规律及重点。6. 对管理不利而造成本班在执勤中发生的重大事故，或本班人员违法违纪的情况负责。7. 负责对本班安全员的业务技能、思想进行培训教育。8. 有权对本班人员上岗执勤情况进行检查、督导，有权对本班人员进行表扬和批评。9. 有权根据工作需要指挥调动本班人员。10. 对本班执勤中遇到的一般问题有处置权。11. 向安全组提出本班不合格安全员的处罚、调换的建议。12. 严格遵守各项规章制度，沉着、机智、严明、公正地处理各类事务，并完成好领导交办的其它事宜。新奥物业管理有限公司ISO9001质量管理体系文件文件名称：中央空调操作规程 编号：WZBWZ-16版本：A 页状态：00 发布日期：2001/8/1 生效日期：2001/8/15编制： 审核： 批准： 1 目的为规范中央空调操作人员的工作，确保正常运行。2 适用范围适用于总部物业管辖内中央空调的管理。3 中央空调的操作规程31 总则312本规程适用于短期停车（如周休日）后的正常开关车；313值班人员必须经培训合格后，方可上岗；314值班人员应严格遵守规程，并应根据不同情况作相应妥善的处理；315非工作人员不宜进房，停机无人时应锁门。3 2 准备工作321冷却水系统3211检查贮水水量及补水是否正常：有贮水池的还检查水位计是否有效；3212如有水质稳定系统，使之正常投入；3213启动冷却水泵，将水量调到正常值（80120%）；3214冷却塔风机是否开启，视水温和天气而定（主要决定于湿球温度的高低）；322冷水系统3221根据系统状况（开始或闭式），检查贮水以及补水状况；3222启动冷水泵调到正常流量（80120%）；32221可根据需要调整旁通阀视是否需要冷水调至所需温度才送出等要求而定；32222闭式系统还需根据压力状况（部分风机盘管无负荷时切断冷水进水） 调节旁通阀。323检查3231蒸汽电磁阀前的阀应全开，后边的阀应关闭；3232蒸汽凝水阀是否打开？（开）新奥物业管理有限公司ISO9001质量管理体系文件文件名称：中央空调操作规程 编号：WZBWZ-16版本：A 页状态：00 发布日期：2001/8/1 生效日期：2001/8/153233冷剂水旁通阀是否关闭？（关）3234冷却水温度？（t18，如果低于此值应调整）3235联系或检查供汽条件是否具备。33 开机331启动机组调整液体；3311必须将D1拨至有安全保护位置，再合上电源；3312按启动钮C1溶液泵启动；3313调整发生器液体保持稳定。332检查手动自抽装置视镜中气泡多少？如气泡过多短时间不能消除，则先启 动真空泵，排除机内不凝性气体。333供汽供汽时管道及机组预热开始时PO.逐步加大供汽量，切不可过猛，在半小时左右逐步达到正常供汽压力。供汽压力还需视负荷大小而定。凝水放水阀处见有蒸汽，即可关闭放水阀。334及时调整发生器液位尤其高发的液位；3341供汽开始以及负荷增加时，冷剂蒸汽蒸发量也增加，应加大溶液循环量；3342如热交换器里发生响声，应及时加大循环量；3343应将正常运行时的液位作为调整依据3344冷剂水液位正常后，启动冷剂泵。34 运行341按时准确抄录组运转记录表，一般每班四次。342每次抄表时，还应检查下列各项与平时数据是否正常？3421屏蔽泵：振动、电流、温度、压力；3422冷水泵、冷却水泵、冷却塔风机（包括水质稳定系统）：压力、电流、振动、补水、水量（给药、补水、排污、水至等）；3423冷凝器进蒸发器的冷剂水温度（t1）是否正常？t1t2+(2-2.5)式中t2是冷凝器的冷却水出水温度。如超过范围则打开冷凝器抽气阀，抽取五分钟后关闭。343随时注意下列项目：3431发生器液位，尤其高发；新奥物业管理有限公司ISO9001质量管理体系文件文件名称：中央空调操作规程 编号：WZBWZ-16版本：A 页状态：00 发布日期：2001/8/1 生效日期：2001/8/153432冷剂水量防止屏蔽泵吸空，而且要高发、低发、吸收器各自液位高低以及相互间的关系。3433蒸汽压力和凝水温度；3434冷水出口温度和冷却水进水温度；3435自抽装置镜处气泡的多少。35 停机351关闭蒸汽阀门；352按“C2”停止钮，机组自动进入稀释状态，但仍需调整发生器液位稳定，直至停机（热水型机组不必）；353打开冷剂泵旁通阀，液位过低即停泵，如短期停机（如周日），且室温t25,可不旁通。354稀释、冷却完毕自动停机；355关闭冷却塔风机、冷却水泵（包括水质稳定系统）；356关冷水泵；357打开蒸汽凝水放水水阀。36 开机、停机方框图73。新奥物业管理有限公司ISO9001质量管理体系文件文件名称：中央空调操作规程 编号：WZBWZ-16版本：A 页状态：00 发布日期：2001/8/1 生效日期：2001/8/15开 机 停 机 合上电源 停供蒸汽 Yes调 整 No 机组真空 等 待 No 冷剂水启动冷水泵 低液位冷却水泵 （风机） Yes停冷剂泵冷却水 t43No 冷 水 水 质 调 整 流量温度 稳定系统 稀释完毕停 机Yes启动溶液泵 停冷却水泵风机YesNo 调 整 高发液位 停冷水泵 停水质稳定系统Yes供应蒸汽等 待No 冷剂水凝液Yes启动冷剂水泵正常运行物品验证标准作业程序 一、目的 适用采购物品的验证工作，确保入仓物品符合规定要求。 二、适用范围 适用于物业部及其下属各处物品验证工作。 三、职责 1、经营部采购员负责物品的采购。 2、公司/各处仓库管理员负责所购物品的验证。 3、公司财务部主管负责物品验证的监督工作。 四、程序要点 1、物品验证的要求 (1)每次采购物品单位数量少于10个的，要求100%抽样验证。 (2)每次采购物品单位数量多于10个的，要求1050%验证。 (3)采购物品必须具备合格证，特别是对批量（或成箱、成件）购买的物品必须要验证物品的合格证，物品的合格证由仓库管理员保存。 (4)对目测无法验证物品，必须使用相关工具协助验证。 (5)对验证物品的规格、数量等必须与采购计划单上的内容相符。 (6)仓管员应将常用物品的说明书、使用说明书及保修卡等资料在验证无误后交经营部保存、备查。 2、物品验证的分类 (1)应送计量所检定的物品： 仪器仪表类： 万用表； 钳形表； 摇表； 其他应送计量所检定的物品。 应抽样验收合格证的物品： 水暖类：水表； 电器类：电表； 清洁类：清洁剂、去污粉、洁厕灵等； 绿化类：肥料、药品、种籽等； 机械设备类：绿篱机、吸尘机等； 仪器仪表类：水平仪、压力表等； 机械零件类：空调、水泵、电梯、发电机等设备的备用配件； 其他应验证合格证的物品。 应抽样验证外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度验证的物品： 水暖类：水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、接连管等； 电器类：开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝等； 易耗工具类：玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、修枝剪、小锄头等； 其他应验证外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度的物品。 仓管员应抽样试用或通电验收的物品： 油料类：油漆、涂料等； 机械设备类：吸尘器、疏通器、剪草机、水泵、电钻、电焊机等。 (2)凡不属于上述验证范围的，应对其是否符合采购计划要求的规格、型号、数量等进行抽样或全部核对。 3、物品验证的方法 (1)物品包装的验证方法： 仓管员应目视物品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹； 注意核对物品包装上注明的生产日期及有效期： 已过有效期的，仓库管理员应拒绝验收入库； 有效期时间不足一个月的物品，由仓管员组织人员对其试用，以便检查该物品的有效程度是否合格，并要求采购员对该类物品限量采购。 (2)物品质量的验证方法： 仓管员应仔细检查物品表面有无擦伤、破损、无裂逢或扭曲变形； 仓管员在验证铁制的物品时，应注意有无锈迹； 转动物品连接部位，检查其转动是否灵活，有无大的磨擦声； 仔细检查物品接口部分，看连接处有无松动、滑丝现象； 验证物品质地是否符合购买要求； 物品颜色是否符合要求； 验证物品规格、尺寸是否符合要求； 对物品的受力部分应用手或其他方法做加力实验，看其是否达到规定的受力标准； 检查物品附属件是否齐全。 (3)物品性能的验证方法： 仓管员应对物品的机构部分反复试动，检查其灵活性、准确性； 验收机械设备类必须进行“试用”验证的方法，以便检查其性能情况； 验收具有弹性的物品时，应对物品反复伸缩或弯曲，一般情况下，合格品应回复或基本回复原状； 仓管员在验证电器物品时，应使用万用表测试。测试的电压和电阻的指数首先达到物品合格证明的标准，其次还必须达到国家有关指数的正常标准； 国家规定的其他验证方法。 4、物品验收程序 (1)新采购物品的验证程序： 采购员应将采购回来的物品及时送交仓库管理员处验收； 仓库管理员按照“物品验证要求”、“物品验证分类”及“物品验证方法”中的相关规定，对物品进行验证： 验证合格的物品，由仓管员填写物品入库单后，将物品按照仓库管理标准作业程序中的相关规定进行存放； 验证不合格的物品：发现表面有瑕疵但不影响使用的，应填写不合格品处理表后放置在待处理区域内，等待处理；性能有问题，不能使用或影响使用效果的，应拒绝入仓；仓管员对暂时无法检验的物品，应收入仓库“待检物品存放区”等待相关部门或人员检验。 (2)退回仓库的物品验证程序： 退物品人员将未使用完需退回仓库的物品送交仓库验收； 仓管员应先核对： 该物品的规格型号； 该物品的性能情况； 该物品的可利用价值； 该物品的其他特性。 仓管员再根据“物品验证的要求”、“物品验证的分类”和“物品验证的方法”中的相关规定进行验证： 经验证合格的，由仓管员按照仓库管理标准作业程序中的相关规定进行入仓存放； 经验证不合格的，由仓管员填写“不合格品处理表”后，存放在“不合格品区”等待处理。 5、物品验证资料的保管 (1)仓管员应作好每次物品验证结果的记录。 (2)物品验证相关资料由仓管员按月归档保存，保存期限为一年。 (3)工具设备的验证资料由仓管员按月归档长期保存。 6、物品验证的情况，作为仓管员绩效考证的依据之一。 五、记录 1、物品验证记录表 2、不合格品处理表 六、相关支持性文件 1、仓库管理标准作业程序 2、采购管理标准作业程序 固定资产管理标准作业程序 一、目的 规范固定资产的管理，确保公司财产的完好和安全。 二、适用范围 适用于物业部的所有固定资产的管理。 三、职责 1、财务部主管负责固定资产管理工作的组织、实施及监督。 2、固定资产管理员负责固定资产的分类、登记、管理、盘点及清查。 3、使用部门的负责人或使用人负责保管和维护。 四、程序要点 1、固定资产的定义 (1)固定资产是指使用期限超过一年的房屋及建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。 (2)不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在500元以上，并且使用期限超过一年的也应当作固定资产。 2、固定资产的分类 (1)固定资料按具体用途可分为以下几类： 房屋及建筑物。房屋是指企业各部门用房以及连同房屋不可分离的附属设备，如电梯、卫生设备等。建筑物是指房屋以外的围墙、水塔和企业内花园、喷水池等设施； 机器设备。是指用于经营服务的洗衣设备、排水泵；用于产生电力、冷暖气的各种设备； 家具设备。是指用于经营服务和经营管理部门的高级沙发、组合家具等； 交通运输工具。是指用于经营服务和公司内部运输的各种车辆，如小轿车、卡车、吊车、电瓶车等； 电器设备。是指用于企业经营服务或管理用的电子计算机、电视机、电冰箱、通讯设备等； 其他设备。是指不属于以上各类的其他经营管理、服务用的固定资产。 3、固定资产的建帐和日常管理 (1)固定资产管理员根据仓库出具的资产验收单，在3个工作日内建立固定资产台帐。台帐内容包括：资产代码、资产名称、类别、使用部门、存放地点、购买日期、原值、使用年限、月折旧额、累计折旧额、责任人等。 (2)财务部会计应按企业固定资产分类折旧年限表的有关规定采取平均年限法按月计提固定资产折旧，平均年限法的固定资产折旧率和折旧额的计算公式如下： 年折旧率=（1-预计净残值率）/折旧年限100%； 月折旧率=年折旧率12% 月折旧额=固定资产原值月折旧率。 (3)净残值率按照固定资产原值的3%5%确定，净残值率低于3%或高于5%的，由财务部自主确定，报主管上级公司财务备案。 (4)使用部门负责人和使用人因工作岗位调动或离职，应按员工离职、内部调职标准作业程序中的有关规定办理资产移交手续。 (5)对流动使用的固定资产，各部门应完整的记录每次使用情况。 (6)对部门与部门之间调整使用的固定资产，双方应在调整使用后的一个工作日内到财务部办理相关手续，以便于日后资产核对。 (7)出售或外借的固定资产，凭总经理批准的相关资料到财务部办理相关手续。 (8)日常报废或丢失的固定资产，应由使用部门负责人组织相关人员查清原因、提出处理意见，报总经理批准后到财务部办理相关手续。 (9)闲置和暂停使用的资产，由仓库进行统一库存管理；库存资产重新使用前应由相关人员进行检查、保养后，方可投入使用。 4、固定资产的盘点和清查 (1)固定资产管理员于每年12月份会同公司各部门负责人对各部所管辖的资产进行清查。清查内容包括：固定资产的数量、固定资产的流向、固定资产的使用情况及现状。 (2)财务部主管在资产清查工作结束后，应根据清查资料编制相关的资产报表，在次年1月30日之前上报公司总经理和董事会。 5、固定资产清查结果的处置 (1)对不能维修或已无使用价值的资产，由使用部门填写固定资产报废申请表，经相关技术部门检查验证、财务部门审核、报总经理批准后，到财务办理报废及除帐手续。 (2)如报废资产的零配件拆除后或以出售或作为其他资产维修配件使用的，应报财务处理。 (3)需维修的固定资产，由使用人按相关部门的相关规定处理。 (4)盘盈或盘亏的固定资产参照会计核算标准作业程序的有关规程进行相关账务处理。 (5)各部门要求报废、出售和修理的固定资产均须报财务部办理相关手续。 6、固定资产档案的保管 (1)固定资产的账务资产，每月由财务部会计分类、整理、归档和装订。 (2)资料经财务部主管审核后，加密在财务部内作长期保存。 (3)固定资产资料的整理、各项报表的编制、报送等作为固定资产管理员的绩效考评依据之一。 五、记录 1、固定资产卡片 2、固定资产盘点表 3、固定资产报废申请表 六、相关支持性文件 1、会计核算标准作业程序 2、员工离职、内部调职标准作业程序 服务收费标准作业程序 一、目的 规范服务费用的收缴工作，确保如数、及时、安全的收回各项费用。 二、适用范围 适用于物业部管理服务费及其他各项有偿服务费的收缴工作。 三、职责 1、出纳员或收费员负责按本程序办理各项费用的银行托收及现金收取工作。 2、各部门主管负责对本部门相关有偿服务项目计费与审核。 3、财务部会计负责对各项有偿服务费用的计算及填制收费通知单。 4、服务处管理员负责通知单的派发及催缴工作。 5、财务部主管负责费用收缴工作的监督。 四、程序要点 1、费用收取的范围 (1)管理服务费。 (2)机电维修、清洁、绿化等各项特约服务费。 (3)代收代缴的水、电、煤气、电话等费用。 (4)兼营的餐饮、娱乐等各项服务费。 (5)其他各项多种经营服务费用。 2、滞纳金的计算方法 (1)对每月银行的第二次托收未果，也未到物业部用现金交纳管理服务费的住户，公司财务部应自每月一日起按1计收期滞纳金。 (2)滞纳金的计算公式：本金（1+1）n（n为滞纳天数）。 3、管理费的收缴 (1)管理费的收取标准：（仅供参考） A、多层带电梯： 1.20元/月平方米； B、多层不带电梯： 1.00元/月平方米； C、别墅： 3.00元/月平方米； D、商铺： 3.00元/月平方米15.00元/月平方米； E、写字楼： 3.00元/月平方米； F、公寓： 1.20元/月平方米。 (2)管理费的收缴程序： A、公司财务部从业主入伙之日起计收管理费。业主收到入伙通知后一个月内未来办理入伙手续的应视入伙，开始计收管理费； B、财务部会计每月20日前应根据业主资料编制下月应收管理费用明细表，内容包括：编号、房号、业主姓名、房屋面积、管理费标准、应收金额、上月欠费、滞纳金、本月应收等； C、财务部会计将应收费用明细表于每月20日报财务部主管审核，经审核如有差错，应及时更正；如无疑问，财务部主管在财务审核栏内答署姓名、日期； D、财务部主管应在22日前将审核无误的应收管理费明细表交财务部会计填写收费通知单； E、财务部会计应在每月25日前将填写完整的收费通知单交财务部主管审核。经审核有误的，应及时查明予以更正；经审核无误的，财务部主管在收费通知单上加盖财务专用章； F、财务部主管在每月28日前将有效的收费通知单交公共事务部管理员派发； G、公共事务部的管理员根据住户资料填写信封，装入收费通知单，视住户不同情况采取不同的派发方式： 需要直接送达的，管理员应在两个工作日内送交住户家中，并请住户签收； 如住户家中无人接收的，应在两个工作日内送进住户信箱； 需要邮寄的，管理员应贴足邮资，并在两个工作日内到邮局发送。 H、公共事务管理员应详细的记录收费通知单的派发情况； Y、出纳员根据应收管理费收缴明细表填制委托收款凭证及相关资料，在银行规定的托收日期前一日送交开户行； J、出纳员在银行每次托收后的两日内到银行读取已托收数据，并根据托收情况向已全额托收的业主出具加盖“转账收讫”章的有效收款收据； K、未办理银行托收的业主管理费，由业主到公司财务部用现金支付。出纳员在收取业主用现金交纳的管理费时应按现金管理标准作业程序中的相关规定收取； L、出纳员应于规定收费日后的五日内编制费用收缴明细表报财务部主管审核。经审核存有疑问的，应及时查明，予以更正；经审核无误后的应在财务审核栏内签署姓名及日期后交财务部会计； M、财务部会计将已全额收回的管理费用按会计核算标准作业程序进行账务处理；对未能收取的费用，应在银行第一次托收后的3日内根据欠费资料填写管理费用催缴通知单； N、管理费用催缴通知单经财务部主管审核无误后，加盖公司财务专用章，交公共事务部在3日内派发； O、公共事务部原则上应在规定期限内，将催缴通知单送交住户或其家人的手中，并让接收人在回执上签收；特殊情况无法找到住户及其家人的，应将催缴通知单用邮寄的方法寄交住户； P、公共事务部应做好送达、邮寄的派发记录，保管好住户签收的回执，并将派发情况向部门主管汇报。 4、有偿服务费用的收缴 (1)机电处、服务处等处的工作人员在为住户提供各项有偿服务时，应根据相关服务的收费标准计费，并请住户对服务项目进行验收，在服务单上签字确认。 (2)各部门主管应根据用户签字后的服务单对本部门员工计费的项目进行审核，并在部门审核栏内签名确认。 (3)各部门主管应在每月25日前将服务单汇总后交财务部会计。 (4)财务部会计应在每两个工作日内根据服务单上的相关记录填写收费通知单。 (5)财务部会计应在28日前将收费通知单交财务部主管审核，经审核存有疑问的在三个工作日内向业主派发。 (6)委托银行代收的，出纳员应于银行每次托收后的两日内，到银行抄录收缴数据，出纳员按照现金管理标准作业程序中的相关规定执行。 (7)出纳员在规定交费期限后的三日内，编制费用收缴明细表报财务负责人。 (8)财务部主管对费用收缴明细表进行审核，经审核存有疑问的，应及时查明予以更正，经审核无误的，对已交纳的费用按照会计核算标准作业程序中的相关规定处理；对尚未交纳的费用，按照应收账款管理标准作业程序中的相关规定进行处理。 5、水、电、煤气、电话费用的代收代缴 (1)对已办理银行划账手续的住户，出纳员应及时到银行抄录托收记录。 (2)对未办理银行划账，需用现金代缴的住户，出纳员应在供电局、自来水公司、煤气公司或电信局等相关部门规定的交费日期到相关单位去交纳相关费用。 (3)财务会计根据相关部门提供的收费单据，填制收款通知单。 (4)收款通知单经财务部主管审核，如有疑问应及时查明予以更正；如无疑问，加盖财务专用章后交公共事务部有关人员在3个工作日内后业主派发。 (5)住户用现金缴交水、电、煤气、电话费用时，出纳员在向住户提供供水、供电、煤气、电信等公司的收费凭据的同时，还应按现在管理标准作业程序中的相关规定向住户开具收款收据。 (6)出纳员在应规定交费日后的3日内编制费用收缴明细表报财务负责人。 (7)经审核，如存有疑问，应及时查明并予以更正；如经审核无误的，对已如数收回的费用按照会计核算标准作业程序中的有关规定进行账务处理；对尚未收回的费用，按照应收账款管理标准作业程序中的有关规定进行相关的催缴工作。 6、兼营的餐饮、娱乐等服务费用的收缴 (1)餐饮、娱乐部门的服务员应在客房消费时开具消费项目清单（四联）。 (2)该部门的收费员应根据各项服务收费标准对消费明细单上的消费项目进行准确计费、收费。 (3)收费员应于每日下午3时前将当日（前日下午3时当日下午3时）的收取的账款项填制收款清单，交财务部出纳员处；收费员同时应将消费清单的财务联交财务会计按照会计核算标准作业程序进行相关的账务处理。 (4)每月31日，收费员应将当月1日31日的收入明细汇总后交财务部主管审核，如经审核存有疑问，应及时查明予以更正；经审核无误，应根据会计核算标准作业程序作相应的账务处理。 7、费用收缴资料的保管 (1)财务会计应于每月末将费用收缴资料汇总编制记账凭证、登记账簿后交财务部主管审核。 (2)财务部经理经审核存有疑问应责令会计及时更正；如无疑问应将收费资料加密在财务部长期保存。 8、管理服务费用收缴率原则上应达到98%，费用收缴的情况作为公共事务部相关人员的绩效考评依据之一。 五、记录 1、收费通知单 2、费用催缴通知单 3、应收管理费用明细表 4、消费项目清单 5、费用收缴明细 六、相关支持性文件 1、现金管理标准作业程序 2、银行存款管理标准作业程序 3、应收账款管理标准作业程序 4、会计核算标准作业程序 费用报销审核管理制度 一、目的 规范费用报销程序，确保各项费用支出得到合理控制。 二、适用范围 适用于公司各项报销费用的控制。 三、职责 1、财务部主管负责报销单据的及时审核。 2、公司各部门经理依总经理下发权限审核、核准，超出权限的交由总经理核准。 四、程序要点 1、费用报销的标准 (1)行政管理费用报销的标准（见下表）： 项目职务 交通费 业务费 电话费 办公费 差旅费 交通工具 伙食标准 住宿标准 其他补助 总经理 合理开支，实报实销。 部门经理 员工 备注：1、业务费开支须事先向总经理申请。 2、差旅费标准是指出差时间超过一天的市外出差。 (2)经营费用的报销审核，以公司的实际经营状况为依据。 2、报销单据的填制要求 (1)费用经办人原则上应在费用发生后的3个工作日内到财务部办理报销手续，特殊情况可另行处理。 (2)将原始单据剪齐边角，正面朝上（与报销单据同向）粘贴在报销单的反面左边。 (3)用蓝色或黑色钢笔、签字笔如实填写报销单的各项内容，如：报销时间、报销人、费用摘要、单据张数等。 (4)采购类经营费用，须凭有效的请购单和发票到仓库办理物品验收入库手续，并将请购单、入库单附在报销单据的后面。 (5)非采购类的行政、办公或其他费用，直接填制报销单据。 3、报销单据的审核 (1)公司费用报销由总经理下发主管权限,各主管依据权限给予审核核准办理。 (2)费用报销由报销人填写，各部门负责人依权限签字确认。 (3)财务部主管应在收到报销单据的一个工作日内，对各项报销费用进行严格认真的审核，凡符合报销标准的，审核人在财务审核栏内签署姓名、审核日期后。报销费用超出权限的交由总经理审批。 (4)经审核报销单据不符合费用开支标准或存有其他疑问，而报销人又无法提供总经理批准的报告时，审核人应退回报销单据。 4、费用的给付 (1)报销人依据审批手续完整的报销单到财务部领取费用。 (2)财务部会计根据报销单填写费用报销登记表的各项内容。 (3)报销人持费用报销登记表到出纳处签名领取费用。 (4)单位价格在1000元以下的报销费用，由出纳员用现金支付。 (5)单位价格在1000以上的报销费用，原则上由出纳员用支票支付，特殊情况的可报总经理批准后，以现金支付。 (6)费用发生前借支备用金的，由出纳员在借支费用中作冲减备用金处理。 5、费用报销单据的保管 (1)费用报销单据由财务部会计按顺序编制记帐凭证，月末财务部经理审核后，由会计根据会计核算制度汇总、记账、编制相关财务分析报表。 (2)所有报销的费用单据，由财务部加密长期保存。 五、记录 1、费用报销登记表 2、费用报销单 附件一： 费用报销登记表 NO: 报销日期 报销人 办公费 交通费 业务费 差旅费 物料消耗 其他 合计金额 领款人 低值易耗品管理标准作业规程 一、目的 规范低值易耗品的管理工作，确保低值易耗品得到合理的管理和核算。 二、适用范围 适用于物业部的低值易耗品的管理工作。 三、职责 1、仓管员负责办理低值易耗品的验收、入库、出库工作。 2、领用人负责低值易耗品的保管工作。 3、财务部会计负责低值易耗品的摊核算工作。 4、财务部主管负责低值易耗品管理、摊销、核算工作的监督。 四、程序要点 1、低值易耗品的定义：低值易耗品是指价值在500元以下、使用期限在一年以内不能作为固定资产的劳动工具。 2、低值易耗品的，低值易耗品按其在生产经营过程中的作用可分为： (1)工具。 (2)办公用品。 (3)劳动用品。 (4)其他用品。 3、低值易耗品的入库 (1)公司新购的低值易耗品，应由仓管员按照物品验证标准作业程序中的相关规定办理验收入库手续，并开具物品收单。 (2)低值易耗品的采购人员，将物品验收单的财务联和低值易耗品的购货发票一起拿到财务部，按费用报销审核标准作业程序中的相关规定办理报销手续。 (3)财务部会计根据报销凭据及验收单编制记账凭证，登记低值易耗品明细账。 (4)闲置或暂停使用的低值易耗品，由仓库进行统一管理；库存低值易耗品重新使用前，应由相关人员进行检查、保养后，方可投入使用。 4、低值易耗品的领用 (1)需领用低值易耗品的人员，应按仓库管理标准作业程序中的相关规定办理相关手续。 (2)领用单经领用人所在部门的负责人签字确认后，到仓库办理领用手续。 (3)仓管员按照领用单上填制的有关内容，发放低值易耗品后，并及时登记低值易耗品进、出、存明细账。 (4)仓管员应于每月10日、20日、30日分3次将低值易耗品领用单的财务联交财务部会计，如领用低值易耗品数量较多，仓管员可根据领用单编制低值易耗品领用汇总表交财务会计。 (5)财务部会计根据低值易耗品的领用单或领用单汇总表核算库存低值易耗品的减少和在用低值易耗品的增加。 (6)低值易耗品领用人应妥善的管理自己领用的低值易耗品，如与其他部门或与个人轮流使用的低值易耗品，应在每次轮流使用时，作好使用情况记录。 (7)低值易耗品领用人或使用人因工作调动或离职，应按员工离职、内部调职标准作业程序中的相关规定办理低值易耗品的移交手续。 5、低值易耗品的返销 (1)财务部会计应根据在用的低值易耗品的价值的大小、使用期限的长短等不同情况在每月末进行分别摊销。 (2)一般情况下，低值易耗品可采用以下几种常用的摊销方法： 一次摊销法：财务部会计对办公用品进行推销核算时，应采用一次性推销法，即在办公用品领用时，将其全部价值一次性计入费用账户； 分次摊销法：财务部会计对工具类的低值易耗品进行摊销核算时，应采用分次摊销法，即将其价值分期摊稿费用之中； 五五摊销法：财务部会计在服装类低值易耗品被领用时，应先摊销其50%的价值，在服装类低值易耗品废弃时再摊销其余下的50%。 6、低值易耗品的报废 (1)低值易耗品在使用过程中，由于磨损而丧失使用效能时，由低值易耗品的使用人或仓库管理员填写物品报废单，经其部门负责人签字后，交财务部主管审核。 (2)财务部负责人经审核，如属于自然损耗报废的，应在财务审核栏内签名后报总经理审批；如经审核属于人为因素报废的，应会同相关部门，查明原因后，除责令责任人全额赔偿外，还应按照行政奖罚标准作业程序中的相关规定处罚。 (3)财务部会计应根据总经理批准后的报废单，将低值易耗品的残料估价入库或出售，并同时根据会计核算标准作业程序及低值易耗品不同的摊销方法进行相应的帐物处理。 (4)财务部会计在处理一次摊销法和分次摊销法报废的低值易耗品时，应将残料价值冲减有关费用。 (5)财务部会计在处理应用五五摊销法报废的低值易耗品时，应将低值易耗品的应摊销的50%减去残料价值。 7