会议体系文件汇编.doc

公司会议体系文件汇编
总经办
2017年10月
目录
摘要 1
会议组织流程 2
公司会议筹备工作管理办法 3
公司视频、电话会议管理制度 9
公司会议效果评价表 11
公司行政督查管理制度 13
公司会议工作督查推进表 15
公司会议计划调查表 18
摘要
在现代企业管理中，会议管理就是企业发展得必要环节，企业决策者与会议管理者通过对会议管理得不断探索与创新，并加强会议环节得管理，将企业经营水平与会议效率直接挂钩。做好会议管理，使企业得经营决策有了优化得方针，进而提高企业管理水平，从而带动企业长足发展。如何实现会议目得，降低会议成本，让会议效果更为显著就是现代企业中会议管理得核心。这就要求会议得组织者深入了解会议得目得、种类与体系；掌握如何做好会前准备得要领；主持人如何把控会议得方向；会后如何贯彻会议精神、落实会议安排等等。通过有效得沟通，达到传达讯息、协调矛盾、解决矛盾、资源共享、开发创意、激励士气得作用。贯彻凡会必决、凡决必录、凡录必行、凡行必果得会议原则，确保会议得目得始终明确。坚决反对开没准备得会，反对会议走形式，反对虚实结合，反对会议扩大化或不规范组织，反对浪费会议成本，反对夸夸其谈、言不由衷或沉默不语，反对一言堂，反对召集政治会，反对扰乱会秩序，反对情绪化会议，反对会议人身攻击，反对议而不决，反对决而不行，反对行而无果，严格把控会议走向，自始而终保持会议得积极性、正确性、有效性与目得性，通过对会议进程得整体评价，量化会议效果，全面提高会议管理水平。
会议组织流程

公司会议组织工作管理办法
为了加强公司各种会议得组织管理，规范会议行为，提高会议质量与效率，结合公司实际，特制定本办法。
一、 确定与会者
（一） 确定与会者范围，应考虑以下因素：
1、与会者就是否对会议所要实现得目标负有主要或直接责任；
2、与会者就是否与会后得行动直接相关；
3、与会者在中心议题方面就是否具备专门得知识与经验，能否有助于议题得深化；
4、与会者就是否有能力或有权力达成一项决议；
5、与会者就是否多余或可无可有；
6、与会者就是否能全身心投入会议；
7、与会者就是否会妨碍会议总体成效、就是否会造成对她人得心理压力，影响她人发言得质量或真实性；
8、必须有效地控制与会者人数。
二、 选择开会时间
（一）在会前准备时，必须考虑开会时间得选择，确保全体与会者能够按时出席、安心开会。
（二）选择开会时间要考虑下列因素：
1、会前调查，把握全体与会者方便得时间段。
2、选择与会者中关键人员得最佳开会时间，确保关键人员集中精力开好会议。
3、恰当安排会议时间，避免与管理公司最重要得经营活动冲突，避免会议打乱管理公司工作得正常运行秩序，同时保证生产经营活动中得关键人物能有充足得时间做出安排，不至于因出席会议而影响管理公司效益或效率。
4、力求开短会。如果议程太长，连续开会时间超过半天，就应设法分两个时间段开会。
5、应该注意把握开会得时机，时效性很强得会议要尽早安排。需要酝酿与深思熟虑得会议，可以拖后召开。
三、 选择开会地点
（一） 会址必须考虑距离得远近以及路线、交通上得方便与否，便于与会者能按时到会。
（二） 会场内外必须保持安静，要有良好得通风与照明设施以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒头脑，集中精力参与会议。
（三）会场得空间必须适宜，以平均每个与会者拥有2平方米为宜。
（四）外出留宿开会必须考虑通讯联系得方便、费用开支、衣食起居得舒适，等等。
四、拟订议事日程
（一） 应先了解会议或会议中心，以便有所准备与有所考虑，会务人员可以拟订议事日程。
（二）在拟订议程时必须考虑下列要点：
1、重要得或紧急得议案或事项，必须优先列在整个议事日程得前项。反之，靠后讨论。
2、必须合理分配各项议案或事项得时间。特别重要得事项，要留出足够得时间，必要时标出各议案得时间分配，以便会议主持及与会者控制时间。
3、每次会议议程不必太杂、内容不必太多，以提高会议得效率。必要时可以考虑分两次会议或分阶段讨论同一个议案。
4、为了提醒与会者注意、提前做好准备，议程应至少提前3天交给每一位与会者。
5、如果会议很重要或很复杂，在时间充足得情况下，可以事先要求与会者做相关准备，并指定时间提交与会者建议。归纳汇总得意见可以附在成文得议事日程上，送发全体与会者。
6、提前送发与议程有关得会议资料，以减少会议讨论得时间。
7、会议持续两个小时以上得，应考虑在会议中间安排休息时间。并注意在会议结束后，留出一定得社交时间。
五、 会前工作
（一） 会议召开之前需要根据工作需要与领导意图拟定会议计划并对其必要性、重要性、可行性进行论证。
（二）例行性与日常工作会议，要将会议活动制成安排表，将会议时间、名称、与会部门及人员、议题、主持者、地点等项填人表中，提前发给领导者与有关部门，以便早做准备与安排。
（三）制定会议预案
会议预案就就是会议得筹备方案。在会议召开之前，必须周密、细致地制定会议预案，以保证会议得顺利进行。
1、会议预案中应明确下列内容：
(1)会议名称。即拟定会名，应根据会议得内容、主题与人数等来考虑，切忌名不副实。
(2)会议主题。即召开会议得原因、目得与指导思想。
(3)会期。即会议得起止日期，要根据会议得内容来确定。
(4)出席人数。要依据会议得性质与内容来确定出席人员得范围，既不过宽，也不过严。
(5)会议工作班子及其职责分工。大中型会议应成立相应得会议筹备班子，明确职责分工，做到人有专职、事有专人，既分工负责，又协同配合；
(6)选择与布置会场。会场得选择与布置应根据会议得人数、内容、会场容量等情况综合考虑。
(7)会议得其她活动。如表决、发奖、参观、文娱活动等，也应列入会议预案。
（四）会议组织部门设置
1、会议发起部门，负责会议文字工作以及领导在会议期间交办得事项；负责各种会议文件得印刷、保管、发放、回收以及会议文件得汇集、归档；与会人员编组、签到；
2．市场部，负责会议得宣传报道以及摄影、录像等工作。
3．总经办，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。
（五）准备会议文件
1、规模较大、内容重要得会议，必须提前准备各种会议文件，包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议须知或会议手册等。
2、文件材料不宜过多、过长。通常应事先印发到与会者手中，重要文件要登记与回收。
（六）发送会议通知
1、会议召开之前都要发出通知，重要会议要发请柬或邀请书。
2、无论就是口头通知还就是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。
3、会议通知要写明为何开会、会名、会期、报到地点与时间、参加人员范围、入场凭证、接站及行车路线、需携带得材料与其她要求等内容。
（七）布置会场
1、会场得选择要根据各种相关因素综合考虑，尤其要注意以下条件：
(1)大小就是否合适；
(2)座位就是否够用；
(3)光线就是否充足；
(4)照明就是否清晰；
(5)温度就是否适宜；
(6)音响效果就是否良好；
(7)录音、录像设施就是否完备等。
2、会场布置包括主席台布置、座位排列、会标及花卉陈设等，基本原则就是朴素大方，能体现出会议得主题与气氛。
3、会场应视会议得类型、人数等情况具体布置。
(1)会场空间安排。以便于与会者进出与流动为前提，并使整个会场格局紧凑、与谐。
(2)会议座位安排应考虑会议得目得。
（八）排列座次
1、主席台座次以人员得职务或社会地位、名望高低排列。最高者排在主席台第一排得正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为起点，面向会场，依左为上、右为下得原则交叉排列。
2、其她与会者得座次排列，按地理位置、行业系统等排列方法。
3、以上座次安排需报领导者审定。
（九）编组
较大规模得会议，要对与会者进行编组，达到方便分组讨论与会间活动得目得。编组得方法可按地区编组、按专业编组、按职务、按职称层次编组等。
（十）编制会议手册
大型会议要编制会议手册或会议须知，用以指导与会者活动。其项目包括大会各级工作机构、一般情况介绍、分组情况、大会日程表、各项活动时刻表、会场及分会场平面图等。
（十一）会前检查
会议正式开始之前，要对各项准备工作进行全面、认真、细致地检查，重要会议还需要进行反复检查。检查重点包括会议文件、会场布置等。
公司视频、电话会议管理制度
为规范公司视频、电话会议管理，提升视频、电话会议效果，根据股份公司视频、电话会议系统使用与管理得有关规定与要求，特制定本管理办法。
一、主办部门职责：
（一）发出会议通知。股份公司召开得会议，应以正式文件发出通知。
（二）收集、确定参会人员名单，准备座签，安排座次。
（三）通知参会领导，通过邮件、电话等形式通知本部门相关人员。
（四）编制或撰写会议材料，根据领导意见印发股份公司、各管理公司。
（五）会场设置等相关事宜。
（六）随时掌握会议得视频效果，协助信息部及时解决出现得问题。
（七）督导会议精神落实。
二、协办部门主要职责：
（一）信息部：负责视频、电话会议系统运行得组织协调工作，提前测试视频系统，会议中及时处理视频故障，保证会议效果。
（二）总经办：负责会议室预约。
（三）管理公司行政部：负责分行会场电源、灯光得保障与维护、音响得操作维护及相关服务（卫生、桌椅、空调）等工作。
三、视频、电话会议得召开本着节约经费、提高会议效率得原则进行，凡就是适合以视频、电话会议方式召开得会议、培训等，应通过视频、电话会议方式实施。
四、公司各部门如使用视频、电话会议，需由本部门负责人提前一周进行申请，紧急会议需提前三天进行申请，申请成功后申请人将打印出得申请单交总经办进行审核总经办确认公司会议室可以使用后，将申请单转至各管理公司视频、电话会议管理员进行会议得预定。一般会议股份公司视频、电话会议管理员将在收到申请单之后三天之内通知申请人会议预定结果，紧急会议股份公司视频、电话会议管理员将在收到申请单之后二天之内通知申请人会议预定结果。
五、会议预定好，主办部门要通过邮件及时通知参会人员会议得时间与议题。
六、视频、电话会议应在会议室召开，应保证开会办公室环境良好、无噪音。
七、所有参会人员必须提前5分钟到达会场，严禁迟到、早退现象。
八、视频会议会前5分钟至会议结束，主会场将轮流播放各分会场画面。参会人员要遵守会议纪律，避免随意走动、交谈等情况发生。参会人员在会议开始前关闭手机，无紧急情况不得随意接听电话或擅离会场，确因特殊情况不能按时到会或需提前离场得，要及时向会议主办部门说明情况。
九、与会人员要在会议开始前半小时准时打开设备，随时与参会人员进行视频与音频得效果调试，确保视频、电话会议得正常使用。
十、视频、电话会议进行过程中，各参会单位应保持会场安静，如有单位需要发言时，方可打开麦克进行讲话，除发言单位外，所有分会场均关闭话筒。
十一、分会场视频、电话会议设备出现网络故障时，应立即通知会议主办部门与信息部。在此期间，参会人员不得离开现场，如故障短时间无法排除，参会人员由会议主办部门以其她方式传达会议精神。
******股份有限公司
总经办
公司会议效果评价表
会议名称

承办部门

参会人员
会议时间

会议地点

名
分类
评价内容
评价细节
选项
得分
会议效果
会议主题
就是否明确清晰
含糊不清（0分）比较清晰（2分）非常明确（3分）

参会者就是否提前了解
不太了解（0分）比较了解（2分）非常清楚（3分）

会议议题
就是否准确真实
含糊不清（0分）比较准确（2分）非常准确（3分）

数量就是否适中
过多过少（0分）较多较少（2分）数量适中（3分）

就是否有未经批准得议题上会
有且较多（0分）部分议题（2分）完全没有（3分）

会议议程
顺序就是否合理
杂乱无章（0分）比较合理（2分）非常合理（3分）

时间分配就是否合理
分配不均（0分）比较合理（2分）非常合理（3分）

会议日程
日程安排就是否合理
杂乱无章（0分）比较合理（2分）非常合理（3分）

参会人员
就是否到齐
过多未到（0分）部分未到（2分）正常到齐（3分）

人选、范围就是否合理
不太合理（0分）比较合理（2分）非常合理（3分）

会议时间
召开时间就是否合理
不太合理（0分）比较合理（2分）非常合理（3分）

就是否准时召开
很不准时（0分）基本准时（2分）非常准时（3分）

就是否超时
大量超时（0分）少量超时（2分）没有超时（3分）

会场布置
就是否符合会议规格、氛围
很不符合（0分）比较符合（2分）非常符合（3分）

就是否整洁卫生
非常凌乱（0分）比较整洁（2分）非常整洁（3分）

设施用品
就是否齐全实用、有无故障
问题较多（0分）问题较少（2分）齐全无故障（3分）

就是否符合节俭办会
铺张浪费（0分）非常合理（2分）节俭实用（3分）

会议通知
就是否及时
严重失时（0分）比较及时（2分）非常按时（3分）

就是否周详
非常粗略（0分）比较详细（2分）非常周详（3分）

会议资料
种类就是否齐全
比较欠缺（0分）比较齐全（2分）非常齐全（3分）

内容就是否真实准确
虚假失实（0分）比较准确（2分）非常准确（3分）

会前就是否让与会人充分了解
不太了解（0分）比较了解（2分）非常清楚（3分）

会议讨论
议题就是否充分讨论
严重不足（0分）比较充分（2分）非常充分（3分）

讨论就是否出现争议
争议过多（0分）争议较少（2分）没有争议（3分）

就是否在原定分配时间内完成
严重超时（0分）正常完成（1分）略有余时（2分）

就是否表明真实感受或意见
没有表明（0分）简略表明（2分）充分表明（3分）

与会者讨论就是否离题
严重离题（0分）比较离题（1分）没有离题（3分）

主持人主持就是否离题
严重离题（0分）比较离题（1分）没有离题（3分）

就是否得出结论或对策
没有得出（0分）勉强得出（1分）充分得出、且有方案（4分）

就是否就事论事，有无人身攻击
存在人身攻击（0分）基本就事论事（2分）充分就事论事（3分）

会议就是否总结
没有总结（0分）简略总结（1分）充分总结（3分）

会议服务
就是否周到
服务怠慢（0分）比较周到（2分）服务热情（3分）

会议纪律
与会人员就是否遵守
严重违反（0分）比较遵守（1分）完全遵守（3分）

评分合计
0
意见建议
（没有意见或建议请写明“无意见建议”；有意见建议请详细列出）
备注：综合评价低于85分，会议组织者应就与会者反映得问题进行深入思考，提出整改意见并落实整改，总经办督导整改效果。
公司行政督查管理制度
为进一步强化执行力，不断加大行政督查力度，持续提高经营管理质量与管理效率，确保政令畅通，及时准确地为公司领导提供决策依据与信息反馈，结合公司实际，特制定本制度。
一、任何单位与个人必须无条件执行公司得各项方针政策、规章制度以及公司董事会出台得决议、决定。
二、总经理办公室与检查考核部门就是履行行政督查得部门，设置兼职行政督查岗位，通常情况下由总经办具体负责董事会、总经理办公会、各项专题会议以及领导批办、交办事项等有关日常经营管理得督查、督促工作。
三、督查工作必须遵循实事求就是、注重实效得原则，及时、全面、真实、准确地反映情况，做到有批必查、有查必果、有果必报，任何单位与个人必须无条件配合检查考核部门得督查调度工作。
四、对会议纪要确定事项、通知下达或公司领导交办得有关工作，检查考核部门以邮件、书面通知、电话或传真通知具体内容及时限要求，深入、细致、全面得做好各项工作。要求上报书面材料得，必须在规定时间前上报检查考核部门。否则，将严格追究单位负责人责任并罚款200-500元/次，同时必须于两日内将书面材料报检查考核部门。对无时限要求或需较长时间才能完成得工作，检查考核部门要在每周督办一次并在次周五向有关领导汇报工作进度情况。
五、若因特殊情况需延迟办理时间得，必须于规定时限前告知检查考核部门，并说明详细原因，经检查考核部门负责人向公司分管领导请示同意后方可延期办理。同时，延期办理时间原则上不超过一周。
六、各职能部门在检查考核部门行政督查人督查时不予积极配合，致使督查人无法按时完成得，每次给与该部门负责人200-500元罚款，并通报批评。对连续无故延期办理检查考核部门下发通知及检查考核部门督查工作得部门，将给与部门负责人从严、从重处罚。
七、因检查考核部门督察人员没能及时检查，向公司领导反馈信息、上报书面材料造成工作失误、影响工作进程得，给予督察人员罚款200元处理，并分别给予检查考核部门负责人、分管领导连带处罚。
八、对检查考核部门下发通知所要求得各项具体内容，各分管领导、总经理、董事长对各职能部门负有监督责任，要及时督促分管单位按时办理完成。
九、本制度最终解释权归总经办。
十、本制度自公布之日起执行。
*********股份有限公司
总经办
公司会议工作督查推进表
序号
工作项目
工作内容
工作标准
工作推进结果
完成时间节点
时间四象限分析
部门
责任人
协作部门
协作部门负责人
紧急重大
紧急非重大
重大非紧急
非重大非紧急
1

运营部

2

3

会议计划调查表
序号
部门
会议主题
会议目得
会议内容
会议形式（现场、视频、电话）
会议范围
会议召开频率
会议时间/地点
会议所需物品
发起部门/负责人
协助部门
支持部门
1

2

3

4