Excel表格实用技巧大全及全部快捷键样本.doc

Excel表格实用技巧大全一、让数据显示不同颜色 在学生成绩分析表中，如果想让总分不不大于等于500分分数以蓝色显示，不大于500分分数以红色显示。操作环节如下：一方面，选中总分所在列，执行“格式条件格式”，在弹出“条件格式”对话框中，将第一种框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“不不大于或等于”，然后在第三个框中输入500，单击格式按钮，在“单元格格式”对话框中，将“字体”颜色设立为蓝色，然后再单击添加按钮，并以同样办法设立不大于500，字体设立为红色，最后单击拟定按钮。 这时候，只要你总分不不大于或等于500分，就会以蓝色数字显示，否则以红色显示。 二、将成绩合理排序 如果需要将学生成绩按着学生总分进行从高到低排序，当遇到总分同样则按姓氏排序。操作环节如下：先选中所有数据列，选取“数据排序”，然后在弹出“排序”窗口“重要核心字”下拉列表中选取“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要核心字” 下拉列表中选取“姓名”，最后单击拟定按钮。三.分数排行：如果需要将学生成绩按着学生总分进行从高到低排序，当遇到总分同样则按姓氏排序。操作环节如下：先选中所有数据列，选取“数据排序”，然后在弹出“排序”窗口“重要核心字”下拉列表中选取“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要核心字” 下拉列表中选取“姓名”，最后单击拟定按钮 四、控制数据类型 在输入工作表时候，需要在单元格中只输入整数而不能输入小数，或者只能输入日期型数据。幸好Excel 具备自动判断、即时分析并弹出警告功能。先选取某些特定单元格，然后选取“数据有效性”，在“数据有效性”对话框中，选取“设立”选项卡，然后在“容许”框中选取特定数据类型，固然还要给这个类型加上某些特定规定，如整数必要是介于某一数之间等等。此外你可以选取“出错警告”选项卡，设立输入类型出错后以什么方式浮现警告提示信息。如果不设立就会以默认方式打开警告窗口。怎么样，当前处处有提示了吧，当你输入信息类型错误或者不符合某些规定期就会警告了。1、如何在已有单元格中批量加入一段固定字符？ 例如：在单位人事资料，在excel中输入后，由于上级规定在本来职称证书号码所有再加两位，即要在每个人证书号码前再添上两位数13，如果一种一种改话实在太麻烦了，那么咱们可以用下面办法，省时又省力： 1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列 ； 2）在B2单元格写入： =13 & A2 后回车； 3）看到成果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格下方不是有一种小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就所有都改好了。 若是在原证书号背面加13 则在B2单元格中写入：=A2 & “13” 后回车。 2、如何设立文献下拉窗口最下面近来运营文献名个数？ 打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“近来使用文献清单”下面文献个数输入框中变化文献数目即可。若不在菜单中显示近来使用文献名，则将“近来使用文献清单”前复选框去掉即可。3、在EXCEL中输入如“-”、“-”之类格式后它即变成月日，月日等日期形式，怎么办？ 这是由于EXCEL自动辨以为日期格式所导致，你只要点击主菜单“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格格式设成文本格式就行了4、在EXCEL中如何使它象WORD同样自动定期保存文献？ 点击“工具”菜单“自动保存”项，设立自动保存文献夹间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏.”选上“自动保存”，“拟定”。然后进行设立即可。 5、用Excel做多页表格时，如何像Word表格那样做一种标题，即每页第一行（或几行）是同样。但是不是用页眉来完毕？ 在EXCEL文献菜单页面设立工作表打印标题；可进行顶端或左端标题设立，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范畴即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定某些作为表头。 6、在Excel中如何设立加权平均？ 加权平均在财务核算和记录工作中经惯用到，并不是一项很复杂计算，核心是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出单位平均值，而不是简朴将各个单位值（如单价）平均后得到那个单位值。在Excel中可设立公式解决（其实就是一种除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应各个数量之和，它成果就是这些量值加权平均值。7、如果在一种Excel文献中具有各种工作表，如何将各种工作表一次设立成同样页眉和页脚？如何才干一次打印各种工作表？把鼠标移到工作表名称处（若你没有特别设立话，Excel自动设立名称是“sheet1、sheet2、sheet3.”），然后点右键，在弹出菜单中选取“选取所有工作表”菜单项，这时你所有操作都是针对所有工作表了，不论是设立页眉和页脚还是打印你工作表。 8、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调节，序号全乱了,可要是手动一种一种改序号实在太慢太麻烦，用什么办法可以迅速解决？ 如果序号是不应随着表格其她内容调节而发生变化话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其她字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空列字段设为隐藏，这样在调节表格（数据清单）内容时就不会影响序号了。 9、用Excel做成工资表，只有第一种人有工资条条头（如编号、姓名、岗位工资.），想输出成工资条形式。这个问题应当这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设立中选中工作表选项，设立打印工作表行标题，选好工资条条头，然后在每一种人之间插入行分页符，再把页长设立成工资条高度即可。 10、在xcel中小数点无法输入，按小数点，显示却是逗号，无论如何设立选项都无济于事，该怎么办？ 这是一种比较特殊问题，我曾为此花了十几种小时时间，但说白了很简朴。在indows控制面板中，点击“区域设立”图标，在弹出“区域设立属性”对话面板上在“区域设立”里选取“中文（中华人民共和国）”，在“区域设立属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“拟定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。11、如何迅速选用特定区域？ 使用F5键可以迅速选用特定区域。例如，要选用A2：A1000，最简便办法是按F5键，浮现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选用区域A2：A1000。 12、如何迅速返回选中区域？ 按Ctr+BacksPae（即退格键）。13、如何迅速定位到单元格？ 办法一：按F5键，浮现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到单元格地址，单市“拟定”按钮即可。 办法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。 14、“Ctrl*”特殊功用 普通来说，当解决一种工作表中有诸多数据表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl* 键可选定整个表格。Ctfl* 选定区域是这样决定：依照选定单元格向四周辐射所涉及到有数据单元格最大区域。16、如何在不同单元格中迅速输入同一数内容？ 选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl Ener键，即可实当前选定单元格区域中一次性输入相似值。 17、只记得函数名称，但记不清函数参数了，怎么办？ 如果你懂得所要使用函数名字，但又记不清它所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。 详细办法是：在编辑栏中输入一种等号其后接函数名，然后按 Ctr A键，Excel则自动进入“函数指南环节 2之2”。当使用易于记忆名字且具备很长一串参数函数时，上述办法显得特别有用。 18、如何把选定一种或各种单元格拖放至新位置？ 按住Shift键可以迅速修改单元格内容顺序。 详细办法是： 选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边沿，直至浮现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一种水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完毕操作后，选定一种或各种单元格就被拖放至新位置。19、如何让屏幕上工作空间变大？ 可以将不用工具栏隐藏，也可以极大化Excel窗口，或者在“视图”菜单中选取“全屏显示”命令。20、如何使用快显菜单？快显菜单中涉及了某些操作中最惯用命令，运用它们可以大大提高操作效率。一方面选定一种区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，依照操作需要选取不同命令。21、如何使用快显菜单？ 快显菜单中涉及了某些操作中最惯用命令，运用它们可以大大提高操作效率。一方面选定一种区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，依照操作需要选取不同命令。 22、如何防止Excel自动打开太多文献？ 当Excel启动时，它会自动打开Xlstart目录下所有文献。当该目录下文献过多时，Excel加载太多文献不但费时并且尚有也许出错。解决办法是将不该位于Xlstart目录下文献移走。此外，还要防止EXcel打开替补启动目录下文献：选取“工具”“选项”“普通”，将“替补启动目录”一栏中所有内容删除。 23、如何去掉网格线？ 1）除去编辑窗口中表格线 单击“工具”菜单中“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效； 2）除去打印时未定义表格线 有时会浮现这样状况：你在编辑时未定义表格线（在编辑窗中看到也是淡灰色表格线），普通状况下在打印时是不会打印出来，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是某些所谓“电脑”VCD中编辑Excel表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文献”、“页面设立”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边选取框，取消选取“网格线”就行了。24、如何迅速格式化报表？ 为了制作出美观报表，需要对报表进行格式化。有快捷办法，即自动套用Excel预设表格样式。办法是： 选定操作区域，选用“格式”菜单中“自动套用格式”命令，在格式列表框中选用一款你满意格式样式，按“拟定”按钮即可。要注意是，格式列表框下面有涉及“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项，若某项前面“x”不浮现，则在套用表格样式时就不会用该项。 25、如何迅速地复制单元格格式？ 要将某一格式化操作复制到另一某些数据上，可使用“格式刷”按钮。选取具有所需源格式单元格，单击工具条上“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化单元格即可将格式拷贝过去。 26、如何为表格添加斜线？普通咱们习惯表格上有斜线，而工作表自身并没有提供该功能。其实，咱们可以使用绘图工具来实现： 单击“绘图”按钮，选用“直线”，鼠标变成十字型将其移至要添加斜线开始位置，按住鼠标左键拖动至终结位置，释放鼠标，斜线就画出来了。此外，使用“文字框”按钮可以以便地在斜线上下方添加文字，但文字周边有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选取“对象格式”“图案”，选取“无边框”项即可。 27、如何迅速地将数字作为文本输入？ 在输入数字前加一种单引号“”，可以强制地将数字作为文本输入。28、如何定义自己函数？ 顾客在Excel中可以自定义函数。切换至 Visual Basic模块，或插入一页新模块表（Module），在浮现空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序，按Enter确认后完毕编 写工作，Excel将自动检查其对的性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用Exed内部函数同样在工作表中使用自定义函数，如： Function Zm(a) If a 60 Then im不及格” Else Zm=“及格” End If End Function 29、如何在一种与自定义函数驻留工作簿不同工作簿内工作表公式中调用自定义 函数？ 可在包括自定义函数工作薄打开前提下，采用链接办法(也就是在调用函数时加上该函数所在工作簿名)。假设上例中自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF.XLS，现要在另一不同工作簿中工作表公式中调用Zm函数，应一方面保证MYUDF.XLS被打开，然后使用下述链接办法： =MYUDF.XLS！ ZM(b2) 30、如何迅速输入数据序列？ 如果你需要输入诸如表格中项目序号、日期序列等某些特殊数据系列，千万别逐条输入，为什么不让Excel自动填充呢？在第一种单元格内输入起始数据，在下一种单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方填充柄，沿着要填充方向拖动填充柄，拖过单元格中会自动按Excel内部规定序列进行填充。如果能将自己经常要用到某些有规律数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选取“工具”菜单中“选项”命令，再选取“自定义序列”标签， 在输入框中输入新序列，注旨在新序列各项2间要输入半角符号逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二），单击“增长”按钮将输入序列保存起来。 31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄 上例中，简介了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列办法。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列方向拖动填充柄，将会浮现包括下列各项菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列此时，你可以依照需要选取一种填充方式。32如果你工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，与否需要按照上面简介自定义序列办法重新输入这些序列项？ 不需要。有快捷办法：选定包括序列项单元格区域，选取“工具”“选项”“自定义序列”，单击“引入”按钮将选定区域序列项添加至“自定义序列”对话框，按“拟定”按钮返回工作表，下次就可以用这个序列项了。 33、上例中，如果你已拥育序列项中具有许多重复项，应如何解决使其没有重复项，以便使用“引入”办法迅速创立所需自定义序列？ 选定单元格区域，选取“数据”“筛选”“高档筛选”，选定“不选重复记录”选项，按“拟定”按钮即可。 34、如何对工作簿进行安全保护？ 如果你不想别人打开或修改你工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选取“文献”菜单中“另存为”命令，选用“选项”，依照顾客需要分别输入“打开文献口令”或“修改文献D令”，按“拟定”退出。 工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域重要数据进行保护，起到双重保护功能，此时你可以这样做：一方面，选定需保护单元格区域，选用“格式”菜单中“单元格”命令，选用“保护”，从对话框中选用“锁定”，单由“拟定”按钮退出。然后选用“工具”菜单中“保护”命令，选用“保护工作表”，依照提示两次输入口令后退出。 注意：不要忘掉你设立有“口令”。35、如何使单元格中颜色和底纹不打印出来？ 对那些加了保护单元格，还可以设立颜色和底纹，以便让顾客一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增长数据输入时直观感觉。但却带来了问题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格可视性就大打折扣。解决办法是：选取“文献”“页面设立”“工作表”，在“打印”栏内选取“单元格单色打印”选项。之后，打印出来表格就面目如初了。六、让数据按需排序 如果你要将员工按其所在部门进行排序，这些部门名称既关于信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。 1.执行“格式选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面方框中输入部门排序序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“拟定”按钮退出。 2.选中“部门”列中任意一种单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中下拉按钮，选中刚才自定义序列，按两次“拟定”按钮返回，所有数据就按规定进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来 工作表某些单元格中内容不想让浏览者查阅，只得将它隐藏起来了。 1.选中需要隐藏内容单元格(区域)，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面方框中输入“；”(三个英文状态下分号)。 2.再切换到“保护”标签下，选中其中“隐藏”选项，按“拟定”按钮退出。 3.执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设立好密码后，“拟定”返回。 通过这样设立后来，上述单元格中内容不再显示出来，就是使用Excel透明功能也不能让其现形。 提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中“”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来数据。 八、让中、英文输入法智能化地浮现 在编辑表格时，有单元格中要输入英文，有单元格中要输入中文，重复切换输入法实在不以便，何不设立一下，让输入法智能化地调节呢?选中需要输入中文单元格区域，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧下拉按钮，选中“打开”选项后，“拟定”退出。 后来当选中需要输入中文单元格区域中任意一种单元格时，中文输入法(输入法列表中第1个中文输入法)自动打开，当选中其他单元格时，中文输入法自动关闭。 九、让“自动改正”输入统一文本 你是不是经常为输入某些固定文本，如电脑报而烦恼呢?那就往下看吧。 1.执行“工具自动改正”命令，打开“自动改正”对话框。 2.在“替代”下面方框中输入“pcw”(也可以是其她字符，“pcw”用小写)，在“替代为”下面方框中输入“电脑报”，再单击“添加”和“拟定”按钮。 3.后来如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”大小写?，然后确认一下就成了。 十、在Excel中自定义函数 Excel函数虽然丰富，但并不能满足咱们所有需要。咱们可以自定义一种函数，来完毕某些特定运算。下面，咱们就来自定义一种计算梯形面积函数： 1.执行“工具宏Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。 2.在窗口中，执行“插入模块”菜单命令，插入一种新模块模块1。 3.在右边“代码窗口”中输入如下代码： Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4.关闭窗口，自定义函数完毕。 后来可以像使用内置函数同样使用自定义函数。 提示：用上面办法自定义函数普通只能在相应工作簿中使用。 十一、表头下面衬张图片 为工作表添加背景，是衬在整个工作表下面，能不能只衬在表头下面呢?1.执行“格式工作表背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。 2.在按住Ctrl键同步，用鼠标在不需要衬图片单元格(区域)中拖拉，同步选中这些单元格(区域)。 3.按“格式”工具栏上“填充颜色”右侧下拉按钮，在随后浮现“调色板”中，选中“白色”。通过这样设立后来，留下单元格下面衬上了图片，而上述选中单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。 提示?衬在单元格下面图片是不支持打印。 十二、用连字符“&”来合并文本 如果咱们想将多列内容合并到一列中，不需要运用函数，一种小小连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。 1.在D列背面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。 2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面单元格中，B、C、D列内容即被合并到E列相应单元格中。 3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑选取性粘贴”命令，打开“选取性粘贴”对话框，选中其中“数值”选项，按下“拟定”按钮，E列内容(不是公式)即被复制到F列中。 4.将B、C、D、E列删除，完毕合并工作。 提示：完毕第1、2步操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会浮现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变“值”。 生成绩条 常有朋友问“如何打印成绩条”这样问题，有不少人采用录制宏或VBA办法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现简便办法。 此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。 1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！A，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(ROW()+4)/3)+1)，COLUMN()。 2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后，再同步选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。 至此，成绩条基本成型，下面简朴修饰一下。 3.调节好行高和列宽后，同步选中A1至G2单元格区域(第1位学生成绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧下拉按钮，在随后浮现边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面操作)。 4.同步选中A1至G3单元格区域，点击“惯用”工具栏上“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有成绩条添加边框。 按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。 十四、Excel帮你选函数 在用函数解决数据时，经常不懂得使用什么函数比较适当。Excel“搜索函数”功能可以帮你缩小范畴，挑选出适当函数。 执行“插入函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面方框中输入规定(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”关于函数挑选出来，并显示在“选取函数”下面列表框中。再结合查看有关协助文献，即可迅速拟定所需要函数。 十五、同步查看不同工作表中各种单元格内数据 有时，咱们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其他工作表中(Sheet2、Sheet3)某个单元格内容，可以运用Excel“监视窗口”功能来实现。 执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其他“监视点”。 后来，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内数据和有关信息。 十六、为单元格迅速画边框 在Excel 此前版本中，为单元格区域添加边框操作比较麻烦，Excel 对此功能进行了全新拓展。 单击“格式”工具栏上“边框”右侧下拉按钮，在随后弹出下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图工具栏边框”命令，展开“边框”工具栏。 单击工具栏最左侧下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框单元格区域中拖拉，即可为相应单元格区域迅速画上边框。 提示：如果画错了边框，没关系，选中工具栏上“擦除边框”按钮，然后在错误边框上拖拉一下，就可以清除掉错误边框。如果需要画出不同颜色边框，可以先按工具栏右侧“线条颜色”按钮，在随后弹出调色板中选中需要颜色后，再画边框即可。这一功能还可以在单元格中画上对角斜线。 十七、控制特定单元格输入文本长度 你能想象当你在该输入四位数单元格中却填入了一种两位数，或者在该输入文字单元格中你却输入了数字时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。 例如咱们将光标定位到一种登记“年份”单元格中，为了输入统一和计算以便，咱们但愿“年份”都用一种四位数来表达。因此，咱们可以单击“数据”菜单“有效性”选项。在“设立”卡片“有效性条件”“容许”下拉菜单中选取“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选取“等于”，且“长度”为“4”。同步，咱们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。 很显然，当如果有人在该单元格中输入不是一种四位数时，Excel就会弹出示警告对话框，告诉你出错因素，并直到你输入了对的“样式”数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel“数据有效性”判断中，尚有许多特殊类型数据格式可选，例如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测原则，让你Excel展示出与众不同光彩呢。 十八、成组填充多张表格固定单元格 咱们懂得每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大单张表格解决能力，更适合在多张互有关联表格中协调工作。要协调关联，固然一方面就需要同步输入。因而，在诸多状况下，都会需要同步在多张表格相似单元格中输入同样内容。 那么如何对表格进行成组编辑呢?一方面咱们单击第一种工作表标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格标签名“Sheet3”(如果咱们想关联表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，咱们看到Excel标题栏上名称浮现了“工作组”字样，咱们就可以进行对工作组编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容单元格中随便写点什么，咱们发现，“工作组”中所有表格同一位置都显示出相应内容了。 但是，仅仅同步输入是远远不够。例如，咱们需要将多张表格中相似位置数据统一变化格式该怎么办呢?一方面，咱们得变化第一张表格数据格式，再单击“编辑”菜单“填充”选项，然后在其子菜单中选取“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”对话框，在这里咱们选取“格式”一项，点“拟定”后，同组中所有表格该位置数据格式都变化了。 十九、变化文本大小写 在Excel中，为表格解决和数据运算提供最强大支持不是公式，也不是数据库，而是函数。不要觉得Excel中函数只是针对数字，其实只要是写进表格中内容，Excel均有对它编辑特殊函数。例如变化文本大小写。 在Excel 中，至少提供了三种关于文本大小写转换函数。它们分别是：“=UPPER(源数据格)”，将文本所有转换为大写；“=LOWER(源数据格)”，将文本所有转换成小写；“=PROPER(源数据格)”，将文本转换成“恰当”大小写，如让每个单词首字母为大写等。例如，咱们在一张表格A1单元格中输入小写“excel”，然后在目的单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到成果将会是“EXCEL”。同样，如果咱们在A3单元格中输入“mr.weiwei”，然后咱们在目的单元格中输入“=PROPER(A3)”，那么咱们得到成果就将是“Mr.Weiwei”了。 二十、提取字符串中特定字符 除了直接输入外，从已存在单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事办法，特别是对某些样式雷同信息更是如此，例如员工名单、籍贯等信息。 如果咱们想迅速从A4单元格中提取称谓话，最佳使用“=RIGHT(源数据格，提取字符数)”函数，它表达“从A4单元格最右侧字符开始提取2个字符”输入到此位置。固然，如果你想提取姓名话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取字符数)”函数了。尚有一种状况，咱们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几种字符。例如咱们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目的单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后两个字符，也就是第4和第5两个字。二十一、把基数词转换成序数词将英文基数词转换成序数词是一种比较复杂问题。由于它没有一种十分固定模式：大多数数字在变成序数词都是使用“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾。并且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不同样，它们却依然是以“th”结尾。因而，实现起来似乎很复杂。其实，只要咱们理清思路，找准函数，只须编写一种公式，就可轻松转换了。不信，请看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),st,nd,rd),th)”。该公式尽管一长串，但是含义却很明确：如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾，则加上“th”后缀；如果第1原则无效，则检查最后一种数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；如果第1、2原则都无效，那么就用“th”。因而，基数词和序数词转换实现得如此轻松和快捷。二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道人都懂得，在账面填充时有一种商定俗成“安全填写法”，那就是将金额中空位补齐，或者在款项数据前面加上“$”之类符号。其实，在Excel中也有类似输入办法，那就是“REPT”函数。它基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”。例如，咱们要在中A2单元格里数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2&REPT(#,16-LEN(A2)”即可；如果咱们要将A3单元格中数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT(#,16-LEN(A3)&A3”；此外，如果咱们想用“#”号将A4中数值从两侧填充，则需要改为“=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2)”；如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字顶头加上“$”符号话，那就改为：“=(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00)”，一定能满足你规定。二十三、创立文本直方图除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创立由纯文本构成直方图。它原理也很简朴，就是运用特殊符号智能重复，按照指定单元格中计算成果体现出长短不一比较效果。例如咱们一方面制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”显示区。然后依照表中已有成果“D列”数值，用“Wingdings”字体“N”字符体现出来。详细环节如下：在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(n,ROUND(D3*100,0),)”，也拖动填充柄至G14。咱们看到，一种没有动用Excel图表功能纯文本直方图已呈现眼前，以便直观，简朴明了。二十四、计算单元格中总字数有时候，咱们也许对某个单元格中字符数量感兴趣，需要计算单元格中总字数。要解决这个问题，除了运用到“SUBSTITUTE”函数虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。例如当前A1单元格中输入有“how many words?”字样，那么咱们就可以用如下表达式来帮忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),)+1)”该式含义是先用“SUBSTITUTE”函数创立一种新字符串，并且运用“TRIM”函数删除其中字符间空格，然后计算此字符串和原字符串数位差，从而得出“空格”数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符数量了。二十五、关于欧元转换这是Excel 中新工具。如果你在安装Excel 时选取是默认方式，那么很也许不能在“工具”菜单中找到它。但是，咱们可以先选取“工具”菜单中“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“拟定”后Excel 就会自行安装了。完毕后咱们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一种独立专门用于欧元和欧盟成员国货币转换窗口就浮现了。与Excel其她函数窗口同样，咱们可以通过鼠标设立货币转换“源区域”和“目的区域”，然后再选取转换先后不同币种即可。所示就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其她货币比价一览表。固然，为了使欧元显示更显专业，咱们还可以点击Excel工具栏上“欧元”按钮，这样所有转换后货币数值都是欧元样式了经在Excel中完毕过上百张财务报表，也许你已运用Excel函数实现过上千次复杂运算，也许你以为Excel也但是如此，甚至了无新意。但咱们平日里无多次重复得心应手用法只但是是Excel所有技巧百分之一。本专项从Excel中某些鲜为人知技巧入手，领略一下关于Excel别样风情。 一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让不不大于等于元工资总额以“红色”显示，不不大于等于1500元工资总额以“蓝色”显示，低于1000元工资总额以“棕色”显示，其他以“黑色”显示，咱们可以这样设立。 1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧下拉按钮，选中“不不大于或等于”选项，在背面方框中输入数值“”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”“颜色”设立为“红色”。 2.按“添加”按钮，并仿照上面操作设立好其他条件(不不大于等于1500，字体设立为“蓝色”；不大于1000，字体设立为“棕色”)。 3.设立完毕后，按下“拟定”按钮。 看看工资表吧，工资总额数据是不是按你规定以不同颜色显示出来了。 二、建立分类下拉列表填充项 咱们经常要将公司名称输入到表格中，为了保持名称一致性，运用“数据有效性”功能建了一种分类下拉列表填充项。 1.在Sheet2中，将公司名称按类别(如“工业公司”、“商业公司”、“个体公司”等)分别输入不同列中，建立一种公司名称数据库。 2.选中A列(“工业公司”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业公司”字符后，按“回车”键进行确认。 仿照上面操作，将B、C列分别命名为“商业公司”、“个体公司” 3.切换到Sheet1中，选中需要输入“公司类别”列(如C列)，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设立”标签中，单击“容许”右侧下拉按钮，选中“序列”选项，在下面“来源”方框中，输入“工业公司”，“商业公司”，“个体公司”序列(各元素之间用英文逗号隔开)，拟定退出。 再选中需要输入公司名称列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，拟定退出。 4.选中C列任意单元格(