浅析如何优化县级疾控中心档案管理工作_晏小兵.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S91兰台论坛Lantai BBS浅析如何优化县级疾控中心档案管理工作晏小兵（四川内江市市中区疾病预防控制中心，四川 内江 641000）摘要：近几年，公共卫生突发事件频发。因此，加强县级疾控中心档案管理尤为重要。本文分析了县级疾控中心档案的特点和价值，对如何优化县级疾控中心档案管理提出了几点个人见解。关键词：县级疾控中心；档案管理；优化举措疾控中心档案系统地记录了疾病预防控制工作中各类型的文件通知、调查材料、风险评估、疫情研判等原始资料，具有多样化、系统化和专业强等特点，可为临床科研、疫情处置、疾病预防提供理论数据支持，为应对和处置传染病疫情或卫生应急工作提供有力的经验总结和数据、政策支持。一、疾控中心档案管理的现实意义随着现代社会快速发展，人口流动加剧，受到饮食、环境、野生动物等诸多因素的影响，重大突发性公共卫生事件层出不穷。如近两年的新冠疫情或更久以前的“非典”“禽流感”等，这类大范围公共卫生事件往往具有突发性和不可预测性，会对社会大众的生命健康造成极大的危害。而在这类事件发生时，积极而迅速地制定防控方针及策略并快速推行尤为关键，这些都必须依仗完备的疾控中心档案。疾控中心档案储存着历年的公共卫生突发事件应对模式及措施，有利于在疫情发生时疾控中心做出快速正确的反应，最大程度上保障社会大众生命健康，降低疫情的危害性。二、疾控中心档案管理存在的问题就当前县级疾控中心档案管理现状来说，仍然存在许多不足。如信息化水平不高，与成熟的医疗机构 HIS 诊疗系统相比，疾控综合业务应用与管理信息系统才刚刚起步；档案管理人员多为兼职人员，专业水平不足，业务能力不强，对档案资料收集、整理、归档不规范。因此，县级疾控中心方面要充分正视上述问题，进一步加强组织领导，建立规范标准的档案工作机制，培养与招募档案专业人才，加快档案信息化进程，构建规范的档案管理机制，不断加强档案管理水平，充分发挥档案的利用价值。三、县级疾控中心档案管理特点及价值（一）疾控中心档案的特点1.系统性。疾病预防控制工作流程较为复杂，各类传染病的处置方式也各不相同，常常需要多科室、多部门相互配合。而各科室、各部门在工作中也有着独立的档案，这些独立的档案又与整个工作密切相关，可以说疾控中心档案系统是多个科室和部门的档案结合构成的整体。因此，在收集档案的过程中，缺失任何一环都会给档案整体带来不可忽视的影响，如果档案管理人员不熟悉相关专业知识，很难做到系统地归类档案文件。2.专业性。县级疾控中心档案的主要职能在于分析传染病防治、卫生监测检验、健康教育、慢性病管理等，为制定防疫措施及方案、处置卫生应急等提供有利的历史数据支持。由于疾控中心档案具有一定的专业要求，需要档案管理人员在具有档案管理专业知识的同时，还要具有相应程度的公共卫生管理知识，保持谨慎和严谨的管理精神，立足于疾病控制、卫生健康和应急管理角度，全面把控档案大局，合理分类与收集档案数据，有序归类和整理档案文件，严格保守档案信息资料，杜绝向外传播与泄露，才能有利于县级疾控中心档案的科学管理和有效利用。3.多样性。疾控中心档案涉及的数据范围十分广泛，且内容较为多样化，国家法定传染病共 40种，四川省基本公共卫生服务就有 12 项，县级疾控中心档案不仅包含了传染病防治、地方病防治、慢性病防制、卫生监测等，还涉及行政、实验、科研和健康教育等诸多方面内容，又有文件、照片、录音和视频等诸多形式和载体的档案。作为疾控中心2022 年 第 6 期黑龙江档案92兰台论坛Lantai BBS档案管理人员，必须充分地收录与保存所有载体形式的业务资料，这既具有纪实的历史意义，又有着良好的参考与借鉴价值，有助于在突发性公共卫生事件来临时，以最快速度制定出正确有效的应对方针及措施。（二）疾控中心档案的价值档案管理在当前的信息化社会发展进程中越发重要。档案工作是一项重要的基础性工作，能够从中总结经验，认识事物发展的规律，使得历史得以延续，各项事业得以发展。县级疾控中心档案是疾控中心实时记录疾病预防控制、慢性病管理、实验室检测和管理等诸多方面工作的系统文件，可为协调和指导疾控机构提供数据支持，是疾控部门在应对突发性公共卫生事件及其他卫生应急工作时的基础保障。因此，加强县级疾控中心档案的管理尤为重要。1.为科研项目提供数据支持。预防医学是一种具有连续性和继承性特征的专业学科，对疾控业务档案进行分析研判，而后制定出科学有效的疾控措施是该学科的一大特色职能。然而精准的分析研判是建立在大量丰富的风险评估、应急处置案例和经验总结基础上，疾控中心档案正好可以满足预防医学分析研判的作业需求，是推动预防医学发展和进步不可或缺的组成部分。2.为指导社会大众健康提供参考。疾控业务档案中的疾控专题项目包揽十分多样，如某县级疾控中心每年对辖区中小学生开展的健康体质监测、学生肠道蠕虫感染率监测和贫血监测工作等工作，每年监测近 9 万人次，通过对监测数据分析，及时制定出具有地方区域性特点的防控措施和方案。再如，开展的心血管病早期筛查与综合干预项目，内江市在全市率先搭建起心血管疾病流行趋势监测网络，为 35-75 岁人群心血管疾病流行趋势研究提供了有力的数据支撑。可为社会大众提供实时、清晰的疾病发生和发展变化，这些疾控档案能够有效增强社会大众的防病意识和健康意识，可为指导社会健康管理提供有价值的参考依据。3.为应对突发性公共事件提供方针。所谓的突发性公共事件，主要指突然发生并有大概率危害社会公众健康的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病和重大食物中毒等不良卫生事件。非典、人感染H7N9 流感和新冠病毒肺炎都是极具典型的突发性公共卫生事件。县级疾控中心在应对突发性公共卫生事件工作中，从预警、监测、风险评估、应急处置等过程中积累和产生的档案资料，可为疾控中心未来应对和处理突发性公共卫生事件提供应对策略和参考依据，同时不断促进我国完善与优化重大公共卫生应急机制。四、优化县级疾控中心档案管理的有效举措县级疾控中心的档案具有多样性、系统性和复杂性等特点，同时有着权威的历史价值和利用价值，做好县级疾控中心档案管理尤为关键，有助于明确分析当前疾病预防控制中存在的薄弱项目，为不断完善和优化疾病预防控制工作提供参考依据。（一）领导要重视档案管理工作县级疾控中心的领导层要高度重视档案管理的作用价值，并深刻认识到做好疾控中心档案管理的必要性，要将其当做一项核心任务来抓。不断强化日常监督，各部门落实专兼职档案管理责任人，制定目标管理责任制，年终考核将档案管理工作纳入岗位晋升、职称评定的必要条件，将疾控中心档案管理工作落到实处。（二）建立系统化的档案工作机制档案收集是档案工作中的重要组成部分之一，也是开发利用档案的基础保障。要构建系统化的档案，必须建立科学有效的档案收集工作机制，加强联系和沟通各科室部门，及时完整地汇总工作推进中产生的各类档案资料。例如，此次新冠疫情，国家、省、市先后多次发布了多版本的疫情防控方案，各重点行业部门针对行业特点也先后多次发布了行业疫情防控方案，县级疾控中心在具体工作中也产生了各种监测预警、风险评估、流调报告、处置方案等文书、视频资料。在收集档案过程中，要尽可能做好全面收集，保证每一份珍贵的疫情防控档案得以保全，以此充实和丰富档案资源的数量和结构，多角度和立体化地展现疫情防控工作全貌。同时，在档案收集过程中需要制定详细的收集方案，明确工作方向和目标，制定严格的档案收集标准，有针对性地收集有价值的档案。此外，还需具有鉴别和分类整理的能力。不能笼统地收集归档所有类型的文件，新冠疫情相关文件资料数千件，要做到同一类型统一收档，不重复收档，要科学收档。对于像新冠疫情这种时间跨度大的档案资料收集，要有针对性地开展谋划部署和统筹推进，确保档案能够做到及时收集、整理和归档。对于收集起来的珍贵档案要遵循相关规定严格分类整理，为后续的档案归档和信息化及开发利用打下良好基础。（三）培养与塑造档案管理人才就目前的县级疾控中心档案管理现状来说，不少部门领导、科室负责人没有认识到档案工作对于2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S93兰台论坛Lantai BBS疾控工作的重要性，加上人员紧张，每个工作人员通常身兼数职，不少科室档案收集人员为卫生专业技术人员，没有接受过档案专业知识培训和指导，档案收集主动意识不到位，从而导致部份档案资料在收集、整理、归档过程中，存在缺失、遗漏、不规范等情况。因此，疾控中心档案管理人员要树立正确积极的价值观念。强化专兼职档案管理人员日常档案资料收集意识，采取请进来、走出去等形式，有计划、有针对性地组织单位职工开展档案专业知识培训和业务操作工作，在着力培养一批流调、消杀、检验、健教等卫生专业技术人才骨干的同时，培养一批有着档案专业知识的人才队伍，整体提升疾控中心档案管理能力。（四）促进档案信息化发展随着信息化时代的来临，档案管理方式正迎来巨大的变化，逐渐由纸质文档转为信息化存储管理，这极大地扩充了档案的传播方式及载体，档案工作的内容和形式更加丰富和多样化。传统的档案管理模式已经难以满足新时代的档案管理需求，然而有不少疾控中心的信息化进程落后，仍然一味地采用传统模式进行归档立卷、检索查阅，难以实现档案科学化和规范化管理。因此，疾控中心应加快档案信息化进程。档案信息化不但能够增加档案的储存数量，节约档案工作运行成本，还能够提升档案共享利用的速度和效率。做好档案信息化工作，对于促进疾病预防控制事业发展有着重要的积极影响。首先，疾控中心管理层应改变传统思想观念，紧跟时代发展趋势，积极探索创新创造思路，充分利用大数据时代下的发展机遇，以新思维应对新的发展趋势，着力解决传统档案管理中的不足和缺陷，推动档案工作持续创新发展，由管文件到管数据的转变。其次，疾控中心要积极争取地方政府的大力支持，加强疾控中心档案信息化建设，购置更多的硬件设备，如计算机、扫描仪、复印机和打印机等。最后，还需合理利用档案信息化管理系统，搭建信息化的平台，促进各地疾控中心相互沟通和配合，促使多方达成信息共享和互通有无的运作机制，实现疾控中心档案信息资源整合和档案数字化，实现多途径查询档案信息与资源共享，以便于在传染病或相关疾病流行早期，提前根据疾控中心档案信息做出研判分析，并以此为根据制定出科学有效的疾控计划，最大程度上降低疫情危害。（五）健全与优化档案管理制度疾控中心应当建立健全完善的档案管理制度。具体来说需要将管理责任具体落实到每个领导和职员的头上，以此形成一级抓一级、一级带一级的管理体系，推动档案工作严谨有序展开。要结合疾控中心档案工作特点，科学设置档案管理工作流程，明确档案工作标准和要求，规范收集、整理、归档、立卷、保管和利用等各档案管理环节的相关操作办法，保障档案收录齐全，分类规范标准，内容丰富充实。另外，还需制定严格的疾控中心的档案借阅制度，要求借阅人需严格执行借阅程序，做到借阅有审批、交接有手续、归还有登记，实现档案管理的规范化和制度化。（六）巩固档案安全管理档案缺乏安全保管，那么所有的档案管理作业都无法正常开展，而所谓的开发利用也就是一句空话。要想做好完善完备的档案安全管理，需要做到以下几点：一要强化档案管理人员的安全意识。需定期组织档案安全管理宣传培训工作，要让档案管理人员认识到自己身上的责任和重担，保证档案不受损害和遗失。二要强化主体责任。要将职责细化落实到每一个人头上，通过细化分解档案安全责任，确保责任落实到岗位上。三要注重档案的实体安全。要在档案室的设施上投入一定比例的资金，建设先进的智能消防系统、安防系统、消毒设备等档案安全设施，同时遵循“十防”要求展开档案管理。四要档案库房必须实行全天候全方位监控，尤其是节假日前，必须全面排查档案室安全隐患。五要坚强档案的信息安全。疾控中心档案涉及的信息内容十分广泛，包括群众的健康资料、疾控机构的发展史、监测检验工作中的各类数据信息和评估报告等多项内容，这些内容大多涉密或不能公开。因此，档案管理人员必须遵守档案管理相关保密条款，严格落实涉密文件的保管人，做到专人专柜，严禁随意进行网络传输。严格遵循档案安全管理制度展开档案管理，并根据疾控中心档案的特点健全与优化档案安全管理制度，制定灵活的安全应急预案，做好档案安全风险防范作业。参考文献 1 信宏宇.疾控中心档案管理质量提升策略 J.内蒙古科技与经济,2017(08).2 曹艳民.疾病预防控制中心档案的管理与利用研究 J.兰台内外,2021(21).责编：蒋立民