采购及招标管理办法(修改版).doc

物资采购及招标管理办法
1.0总则
1.1为规范公司工程发包、采购行为及招标活动，兼顾质量和成本，在保证公司各项工作顺利开展的前提下，提高采购材料质量，减少投资成本，提高对供应商的谈判能力，获得较优性价比的采购物资，制定本办法。
1.2本办法适用于山西首赫旅游开发有限公司，所进行的采购及招标活动。
1.3本办法所称采购为公司材料部的集中采购，具体是指公司集中统一以购买、租赁、委托或雇用等方式，获取纳入集中采购项目或采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
1.4本办法所称的招标为山西首赫旅游开发有限公司招标领导小组，通过公开招标、邀请招标等方式确定最优供应商或工程单位的过程。
1.5采购和招标活动均应遵循公开、公平、公正和效益的原则。

2.0职责
2.1材料部负责了解市场信息及样品的采集工作，并负责建立、更新供方名录；提供与材料采购有关的招标提案；参加招标领导小组供需价格谈判及后期的跟进等。
2.2招标领导小组负责招标文件及评标标准起草；发布招标公告，接受并审核投标书；组织招标会议，发放中标通知书。
2.3在工程或采购项目招标时，由各部门主管级以上人员组成评标小组，完成工程或采购项目的评标工作。评标小组负责招标结果的确定。
评审人员由公司材料部、预算部、工程部、设计部、行政人事部、财务部、开发部等部门主管级及以上员工组成。对技术性较强的采购项目，需1–2名符合专业技术要求的专业人员或采购需求部门人员参加招标活动的评审工作。
2.4采购需求部门负责提出拟采购或招标项目名称、范围、条件、时间及技术指标；参与对投标单位的考察、踏勘答疑；编制答疑补充文件；监督招标过程等。
2.5总经理享有采购及招标活动的一票否决权，采购需求部门和各级分管领导可对采购活动提出相关意见、建议或解决方法，但不享有否决权。
2.6材料部和招标领导小组共享并及时更新供应商通讯录、资料变更等信息，与供应商建立战略合作伙伴关系，在保证质量的前提下取得价格优势。

3.0采购管理
3.1集中采购的范围
3.1.1货物类
3.1.1.1批量计算机、复印机、投影仪、扫描仪、打印机、碎纸机、刻录机、传真机及其配套设备、耗材、通讯设备；
3.1.1.2批量空调、电冰箱、电视机、摄影和摄像器材等电器；
3.1.1.3批量桌椅、纸杯、信封、牛皮袋、凭证等办公家具、办公用品；
3.1.1.4小区、商业街、酒店设备设施；
3.1.1.5批量清洁用品、工具类设备设施；
3.1.1.6经批准的其他货物。
3.1.2工程类
3.1.2.1钢材、水泥、砖、外墙保温材料等甲供土建材料；
3.1.2.2给排水、配电箱、强弱电箱、消防栓等甲供安装材料；
3.1.2.3植物、石材等甲供园林材料；
3.1.2.4办公用房、宿舍、附属用房和其他建筑物以及安全管理工程的新建、改建、扩建、以及修缮和装饰工程。
3.1.2.5经批准的其他建筑材料。
3.1.3服务类
3.1.3.1计算机软件购买、开发及维护；
3.1.3.2各类设备维护。
3.1.4公司认定的其他采购项目。
3.1.5因自然灾害等不可抗力因素，需紧急采购的或公司认定的其他热书采购，不适用本办法。
3.2集中采购方式
3.2.1集中采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式。
3.2.2采购需求部门应将采购方式在采购计划中明示，并报公司领导审批。如因特殊情况须改变采购方式的，应将相关书面文件报公司领导审核批准。
3.3集中采购程序
3.3.1集中采购按以下程序进行：编制计划；招标；实施采购；采购验收；资金结算；信息统计；档案管理。
3.3.2编制计划
3.3.2.1采购需求部门编制采购计划报公司领导审批，计划中应写明材料名称、规格型号、技术指标、采购方式等信息。
3.3.2.2符合条件的部门或项目应编制年度或月度采购计划并报公司领导审批，以便于材料部、招标领导小组和财务部及时掌握相关信息。
3.3.3招标（详见4.0招标管理）
3.3.4实施采购
3.3.4.1需要招标的，经评标小组完成评标工作后，确定中标候选人；采用竞争性谈判或询价方式的采购项目，由材料部和招标领导小组组织成立3人以上单数的谈判或询价小组，完成该项目的谈判或询价工作，推荐合格的供应商。其中，参加谈判或询价的供应商应不少于三家。
3.3.4.2招标领导小组负责价格的最终商谈，并将招标或询价过程形成书面报告。
3.3.4.3材料部负责确定合同细节，并将合同文本和招标中心书面报告汇总上报公司领导批准，合同文本应经公司法律顾问审核。待公司领导批准后，与供应商签订合同，按要求实施采购。
3.3.4.4需求部门将有权协调供应商保证材料及时供应。
3.3.5采购验收
3.3.5.1采购项目完成后，由材料部组织采购需求单位及专业人员组成验收小组，割据合同等采购文件的约定，对所购货物或服务的品种、规格、性能、数量、质量和其它相关内容进行验收，验收合格经验收小组成员签字后，需求单位和采购部门分别备案。材料部负责物资台帐的登记，与需求单位的入库及出库手续的办理。
3.3.5.2开发建设项目及相关工程、房屋修缮、装饰装修工程的验收按照国家建设行政管理部门的有关规定执行。
3.3.6资金结算
3.3.6.1材料部应将手续完善后的合同及相关文件提交财务部或扫描入财务软件，方便财务部门查看，并作为付款依据。
3.3.6.2财务部在支付采购资金时，应审核采购的货物及工程是否经验收小组验收合格，并与采购明细清单核对，割据采购合同规定的付款时间和金额，履约付款。
3.3.6.3材料部内勤应及时与财务部门沟通协调，出具相关表单，根据公司合同等文件明确付款进度及付款的轻重缓急，确保资金的合理利用。
3.3.7信息统计
3.3.7.1材料部应做好集中采购信息的记录和整理工作，月末、年末编制采购统计报表报公司领导。采购信息统计要真实、准确、完整、及时。
3.3.7.2材料部应成立样品间，安排专人负责，将样品编号存放，方便对比及选择。
3.3.8档案管理
3.3.8.1材料部应将集中采购文件妥善保管；采购文件从采购结束之日起至少保存5年。
3.3.8.2采购文件主要包括采购计划批准文件、招标文件、投标文件、评标标准、开标记录、合同文本、验收意见等文件资料。
3.4在采购和动中有下列行为的，公司可视情节轻重给予责任人二千元以上、三万元以下的经济处罚，并给予直接领导和相关责任人处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关依法处理。
3.4.1应采用招标方式而未采用给公司造成损失的；
3.4.2将应集中采购的项目化整为零或采取其他手段规避集中采购的；
3.4.3与供应商或招标人员相互串通的；
3.4.4拒绝有关部分实施监督检查或不如实反映情况，提供虚假资料的；
3.4.5采购过程中有滥用职权，玩忽职守，徇私舞弊、索贿行贿及泄密行为的。

4.0招标管理
4.1招标范围及方式
4.1.1单项或批量采购金额5万元以上（含）的工程类材料；单项或批量采购金额3万元以上（含）的货物类材料；单项或批量采购金额2万元以上（含）的服务类材料，以及项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行招标。除公开招标外，对于涉及到公司机密或只能从有限范围的供应商处采购的，可实行邀请招标。
4.1.2招标后没有供应商投标或没有合格标的的、对技术含量有特别要求的、采用招标所需时间不能满足紧急需要的或不能事先计算出价格总额的采购项目，实行竞争性谈判。
4.1.3只能从唯一供应商处采购的、需要继续从原供应商处添购的或原采购的后续维修、零配件供应等采购项目，实行单一来源采购。
4.1.4货物规格统一、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目、实行询价采购。
4.2招标程序
4.2.1采取公开招标的，应发布招标公告，招标公告应当载明招标项目性质、数量等事项；采取邀请招标的，应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。
4.2.2招标领导小组接受投标书，并对投标单位进行资格审查，发放招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。
4.2.3招标领导小组确定评标小组成员，组织招标会议，评标小组确定中标单位。
4.2.4招标领导小组会同材料部与中标单位进行谈判，由材料部形成合同文本后将招标记录一起报公司领导审批。
4.2.5与中标单位签订合同。
4.3开标、评标和中标
4.3.1开标应当在招标文件确定的提交招标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。
4.3.2开标由招标领导小组主持，邀请所有投标人参见。
4.3.3开标时，应检查投标文件的密封情况后当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和招标文件的其他主要内容。
4.3.4开标过程应当记录，并存档备案。
4.4评标由评标小组负责，与招标人有厉害关系的人不得进入相关项目的评标小组，评标小组成员的名单在中标结果确定前应当保密。
4.5中标人的投标应当符合下列条件之一：
4.5.1能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；
4.5.2能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低；但是投标价格低于成本的除外。
4.6评标小组经评审，认为所有投标都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标。符合公司规定的所有投标被否决的，招标领导小组应当组织重新招标。
4.7在确定中标人前，招标领导小组不得与投标人就投标价格、投标方案实质性内容进行谈判。
4.8评标小组成员应当客观、公正地履行职务，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。
评标小组成员不得私下接触投标人，不得收受投标人的财物或者其他好处。
评标小组成员和参与评标的有关工作人员不得透露对投标文件的评审和中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况。
4.9中标人确定后，招标领导小组应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。
4.10在招标过程中有下列行为的，公司可视情节轻重给予责任人二千元以上、三万元以下的经济处罚，并给予直接领导和相关责任人处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关依法处理。
4.10.1与供应商恶意串通的；
4.10.2在招标过程中接收贿赂或获取其他不正当利益的；
4.10.3在有关部门的监督检查中提供虚假情况的；
4.10.4开标前泄露标底的；
4.10.5故意隐匿、销毁应当保存的招标文件或伪造、更改招标文件的。

5.0附则
5.1本办法由行政人事部负责解释。
5.2本办法由总经理签发后自发布之日起施行。