海外业务子体系工程施工合同管理程序.pdf

受控本 非受控本 分发号：现行版本：A 中国水利水电建设股份有限公司海外业务 质量 环境 职业健康安全管理体系 Q/SHL.213-2010 工程施工合同管理程序 2010-6-30发布 2010-7-15实施 中国水利水电建设股份有限公司 发布 前 言 为规范公司海外业务施工合同管理行为，确保工程项目在合同规定的条件下进行,有利于规避风险，追求合同收益的最大化，特制定本程序。本程序根据 ISO 9001：2008 和 Q/SHL.101-2010管理手册中的要求编写，是公司海外业务管理手册的支持性文件。本程序由公司技术安全部提出，由公司经营管理部归口。编写：岳 峰 光耀华 卫 哲 审核：李元吉 曹楚良 赵新民 刘兴昌 陈道春 王玉娟 唐玉华 王红霞 刘 恺（按单位顺序排列）批准：曾兴亮 第 1 次发布 现行修订状态：A/0 169 170 文件更改记录表 修改码页 码序 号 更 改 内 容 原 改后 原改后更改人批准人 批准 日期 工程施工合同管理程序 Q/SHL.2132010 1 范围 适用于公司海外项目建设工程施工合同管理，其他产品销售合同的管理参照执行。2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引出文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。ISO 9000：2005 质量管理体系 基础和术语 ISO 9001：2008 质量管理体系 要求 ISO 14001：2004 环境管理体系 要求及使用指南 OHSAS 18001：2007 职业健康安全管理体系 要求 ISO 19011：2002 质量和（或）环境管理体系审核指南 Q/SHL.101-2010 管理手册 3 术语和定义 本程序采用 ISO 9000：2005、ISO 14001：2004、OHSAS 18001：2007、ISO 19011：2002 和 Q/SHL.101-2010管理手册中的术语和定义。4 职责 4.1 海外事业部/国际公司 4.1.1 分管领导 主持合同评审，批准中型以上合同项目。4.1.2 经营管理部 是公司合同风险管理的主管部门，负责对在建项目的合同风险进行适时监控，对在建项目的日常合同及风险管理工作给予必要的业务指导，对在建项目将要发生、正在发生或已经发生的重大合同风险事件作为国际公司牵头部门进行处理。4.1.3 业务部 负责海外项目投标工作，组织中标项目与顾客（业主）签约。负责审批项目班子主要成员（项目经理等），签约后将中标项目的合同文件移交给子公司及有关部门，并向项目部进行商务交底。4.1.4 财务部 负责公司国际工程合同项目的成本管理，对项目部合同履行中的成本监控。171 4.1.5 资金部 负责公司国际工程合同项目履约保函、预付款保函、资金运作等检查和监督。4.1.6 技术安全部 负责海外工程合同项目履行中的技术支持，指导工程重大技术方案和施工组织设计的制定，对项目部合同项目的技术管理进行检查监督。4.1.7 保障部 负责海外工程项目在合同履行中所需设备、物资的调配，指导、检查项目部的合同项目的设备物资管理。4.2 子公司 对所属项目部履行海外工程项目合同进行指导、监督、检查。4.3 项目部 具体负责工程项目施工合同的实施。5 内容与方法 5.1 合同分类 根据项目估算合同金额的大小和项目特征（见表 1）。表 1 合同划分 类 别 A 型 B 型 C 型 D 型 E 型 合同金额 P（万美元）P50000 50000P10000 10000P5000P5000首次进入的市场、首次使用的合同格式或首次进入的业务领域的项目。5.2 合同评审 5.2.1 投标阶段 公司在收到招标文件后，根据项目估算合同金额的大小和项目特征及中国水利水电建设集团公司国外非投资项目投(议)标方案评审实施细则的要求组织评审，确认公司满足合同要求的能力。5.2.2 澄清和合同谈判阶段 公司在收到中标通知书后，根据中国水利水电建设集团公司国外非投资工程项目投（议）标管理办法的要求组织评审（“合同评审会签表”见附件 A）。a)确保产品（工程）要求得到规定，已准确理解顾客要求；b)确保供需双方对合同理解或表述不一致之处得到解决并予以确认；c)分析评估产生重大风险和重要环境影响的可能性，以及防范规避风险的能力。172 5.2.3 施工阶段合同变更的评审 合同履约过程中，合同变更由项目部组织评审。必要时，报子公司、公司海外事业部评审。a)确保具备满足合同变更要求的能力；b)确保合同变更所涉及的产品（工程）要求得到规定，已准确理解顾客要求；c)合同变更产生重大风险和重要环境影响，及具备防范规避风险的能力。5.3 合同签订与资料移交 5.3.1 合同签订 中标后，公司法定代表人或其授权代表负责与顾客（业主）签订合同，子公司和项目部负责人参加合同签订。合同签订后，国际公司业务部负责按法规或合同要求办理公证手续。5.3.2 合同资料移交 合同文件包括谅解备忘录、框架协议、标前协议、代理协议、招标文件、投标文件、中标通知书、合同协议书、委托实施协议、项目移交证书(竣工证明)、项目履约证书(缺陷责任证书)以及在合同过程中的重要风险事件和解协议、重要合同变更及索赔事项确认函等与工程项目相关的重要文件。移交步骤见中国水电国际经200919 号合同文件档案管理暂行规定，“合同文件交接登记表”见附录 B。5.4 合同实施 5.4.1 合同实施前期准备 合同生效后，项目经理应立即与业主联系，全面了解工程现场，熟悉合同文件。公司分管领导组织子公司、项目部、投标小组负责人等相关人员召开项目策划会，主要内容：a)投标小组进行技术、商务报价、项目条件等交底，形成会议纪要；b)讨论并确定项目运作模式；c)讨论并确定项目组织机构及资源配置方案。5.4.2 合同分析 合同签订后，项目部进行合同任务和责任分析。准确、客观、全面地理解和解释合同，达成对合同的一致理解。合同分析的主要内容见表 2。5.4.3 建立合同实施保证体系 合同实施保证体系包括：173 a)合同责任制。包括合同交底和责任分解；b)合同管理工作程序；c)文档系统；d)检查验收制度和报告行文制度。表 2 合同分析概要 主要内容 解释 合同适用法律法规 分析合同适用法律法规范围和主要特点 合同类型 合同关系，计价方式等 合同文件和语言 合同文件的范围和优先顺序，多种语言条件下的主导语言 权力和责任 合同文件规定和隐含的相关方权力和责任 合同范围 包括在设计、采购、试验、运输、土建、安装、验收、试运行、缺陷责任维修、施工现场管理和为业主/工程师提供的现场工作和生活条件等 技术条件 分析工程量清单、图纸、工程说明和技术规范 合同变更 分析合同变更程序、补偿范围和变更索赔有效期限等 合同价格 合同价格的计价方法、价格范围和调价方法 计量程序 合同规定的计量方法和程序 工程款结算方法和程序 包括预付款、进度付款、竣工结算和最终决算 费用索赔 费用索赔的条件、价格调整方法、计价依据以及索赔有效期 工期分析 合同规定的开、竣工日期，主要工程活动的工期，工期影响因素，工期补偿条件和可能性分析，以及涉及工期索赔的合同条款 验收、移交和保修 分析验收要求、时间、程序和法律后果 5.4.4 合同监督与跟踪 对合同执行情况的评价、判断和趋向预测。包括：a)合同执行差异原因分析；b)合同差异责任分析；c)合同实施趋向分析；d)采取不同的调控措施情况下，合同的最终执行结果分析。5.4.5 合同风险管理 合同风险管理包含风险评估与制定预案。a)工程因素：地质条件、水文条件等；174 175 b)汇率因素；c)社会因素：政治、罢工、战争、恐怖袭击等；d)相关方因素：履约能力、诚信、资金、劳务纠纷等；e)技术因素：资源配置、设计能力、工程技术难度等；f)安全风险；g)环境风险；h)不可抗力风险；i)其它。5.4.6 合同争议、变更、索赔管理 在合同履行中发生争议，应由项目部将发生争议的事项、争议的原因、争议的焦点等基本情况予以记录（“合同争议、纠纷处理记录表”见附录 C），及时报告子公司和公司备案，并组织处理。若项目部无法处理，由上级有关部门指导、协助解决。当争议上升到法律纠纷时，项目部应及时向子公司和公司报告，由公司会同有关单位根据相关规定处理。5.4.7 竣工与保修 项目部按合同规定要求提交竣工资料，办理竣工结算。工程竣工后，竣工资料由专人负责移交给子公司档案室归档，并对完工项目进行总结评价。工程交付后，按合同规定，项目部指定保修管理专人负责项目保修期内的管理事务，与业主保持沟通，发现质量问题，及时给予维修。6 相关文件 Q/SHL.216-2010 产品实现过程控制程序 CF-2000-0208 水利水电土建工程施工合同招标文件示范文本 中水电20103 号 关于印发中国水利水电建设集团公司投资项目投(议)标方案评审实施细则的通知 中水电201019 号 关于印发中国水利水电建设集团公司国外非投资工程项目投（议）标管理办法的通知 7 记录 附录 A 合同评审会签表 附录 B 合同文件交接登记表 附录 C 合同争议、纠纷处理记录表 附录 A 合同评审会签表 编号：合同名称 合同号 甲 方 乙 方 责任部门 经办人 附件 无；有，名称：合同核心内容 相关部门评审意见 评审部门/人员修改意见 评审人签名/日期 无；有，详见文件标注；有，详见附页说明；有，已反映在合同文本中；未征求律师意见。无；有，详见文件标注；有，详见附页说明；有，已反映在合同文本中；未征求律师意见。无；有，详见文件标注；有，详见附页说明；有，已反映在合同文本中；未征求律师意见。无；有，详见文件标注；有，详见附页说明；有，已反映在合同文本中；未征求律师意见。责任部门评审意见 主办人签字/日期：部门负责人审核意见：签名/日期：公司领导审核意见 分管领导意见：签名/日期：总经理意见：签名/日期：176 177 附录 B 合同文件交接登记表 合同编号：合同名称：数量 序号合同文件 纸质 文件 电子 文件 移交单位审核人 移交人 移交 日期 页 册 MB接受单位接收人 备注 原 件/复印件有/无 原 件/复印件有/无 原 件/复印件有/无 原 件/复印件有/无 原 件/复印件有/无 原 件/复印件有/无 原 件/复印件有/无 原 件/复印件有/无 原 件/复印件有/无 原 件/复印件有/无 原 件/复印件有/无 原 件/复印件有/无 原 件/复印件有/无 说明：1、合同编号原则上使用招标文件编号或合同协议书编号，否则由经营管理部根据统一编号；2、合同文件是指谅解备忘录、框架协议、标前协议、代理协议、招标文件、投标文件、中标通知书、合同协议书、委托实施协议、开工令、项目移交证书(竣工证明)、项目履约证书(缺陷责任证书)等与项目相关的重要文件；3、请经办人用“”在“原件/复印件”和“有/无”中选择并标注适用的选项。附录 C 合同争议、纠纷处理记录表 编号：工程项目名称 地 址 合同编号 争议或纠纷双方名称 争议事项 简述 拟采用解决方案 记录人:年 月 日 领导 审批 意见 评审负责人:年 月 日 处 理 结 论 审核人:年 月 日 178