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创生财务管理系统操作指南

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2020年5月29日
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目 录
1 界面基本操作介绍 1
1.1 系统界面 1
1.2 操作流程 2
1.2.1 首次使用帐套 2
1.2.2 帐套启用后 3
1.3 基本操作介绍 3
1.3.1 回车移动光标 3
1.3.2 快捷键 3
1.3.3 自定义打印设置 3
2 基本流程步骤操作说明 7
2.1 第一步:新建帐套 7
2.2 第二步:建立好科目表 8
2.3 第三步:期初建帐 10
2.4 第四步:凭证制单 11
2.5 第五步:凭证审核 13
2.6 第六步:凭证记帐 14
2.7 第七步:期末转帐设置 14
2.8 第八步:期末转帐 16
2.9 第九步:再凭证记帐 17
2.10 第十步:自定义报表的编辑 17
2.11 第十一步:自定义报表的输出 24
2.12 第十二步:帐簿的查询和输出 26
2.13 第十三步:期末结帐 26
3 常见问题解答 27
3.1 帐套名称能够修改吗? 27
3.2 科目代码在帐套启用后能够增加吗? 27
3.3 新建了一个帐套发现有些功能菜单是灰色的,进不入,为什么? 27
3.4 能够做数量金额帐吗? 27
3.5 能够跨月录入凭证吗? 28
3.6 出纳的日记帐能够转为凭证吗? 29
3.7 财务软件有与业务系统的数据接口吗? 29
3.8 为什么在做期末转帐后损益报表(或收入支出报表)的收入和支出项为空? 29
3.9 在出多栏帐时,由于科目比较多造成打印不下,如何处理? 29
3.10 有两个帐套,自定义报表相近,可将一个帐套中已经设置好的报表拷到另一个帐套中吗? 30
3.11 在做了日记帐转凭证后发现有错,能够取消日记帐转凭证吗? 30
3.12 每个月末必须要做”期末转帐”吗? 30
3.13 能够做现金流量表吗? 30
3.14 能够更改科目类别的名称? 30

1 界面基本操作介绍
1.1 系统界面
操作员成功登录后,即进入系统的主界面,如下图:

在主界面上,顶部是系统菜单,中部是按钮式菜单,两个菜单具有相同的功能,用户能够经过顶部菜单或中部菜单来选择所操作的功能。
如果菜单显示为灰色,即表示登录的操作员没有该功能的操作权限,要修改操作员的权限,只有经过有”操作员管理”功能权限的操作员登录后,到”系统管理”功能中的”操作员管理”子功能中进行修改。具体修改操作方法详见<用户操作手册>或电子帮助文档中4.1.4 操作员管理。

1.2 操作流程
1.2.1 首次使用帐套
新建了帐套,首先要进行帐套初始化,设置好帐套属性、建立基础信息、科目代码后,再进行期初建帐和帐套启用。
凭证记帐
期末结帐
输出帐簿报表
帐套启用
录入凭证
凭证审核
建立科目代码
期初建帐
建立基础信息
设置帐套属性

1.2.2 帐套启用后
帐套启用后,即可进入帐务系统的正常使用。流程从”录入(修改)凭证”→”审核凭证” →”凭证记帐”。
记帐后即可查阅总帐和明细帐簿及科目余额,能够输出报表。
凭证记帐
期末结帐
输出帐簿报表
录入凭证
凭证审核

1.3 基本操作介绍
1.3.1 回车移动光标
在本软件系统中,所有界面操作中,从上一个编辑项目到下一编辑项目的移动,均是经过按”回车键”实现,在录入单据的表格中从左边的一列往右移动一列,也是经过按”回车键”实现。
在录入单据过程中,基本上能够不用鼠标,只经过键盘来完成整个操作。
1.3.2 快捷键
在本软件系统中,所有界面的工具条操作中,充分采用了快捷或热键的操作方式,如在操作工具条上的操作按钮右边有一个没有下划线的字母,如按钮:”新增N”,这样的按钮功能可经过”Ctrl+N”来实现。
在本软件系统中,所有界面的录入操作中,也充分采用了快捷键的操作方式,如在编辑录入项目的右边有一个有下划线的字母,如在录入项目右边有一下划线的字母:B ,这样的用户能够经过”Alt+B”来实现光标的定位。
1.3.3 自定义打印设置
本系统的打印输出,除了标准的打印格式外,其它的打印都能够由用户自由设置其打印格式,包括纸张、标题、表头表尾、字体、行高、打印项目选择、小计合计等。以下以会计科目表打印输出为例说明进行打印自定义设置的方法。按”打印”按钮进入打印预览界面,如下图:

在上图中,因为系统默认的打印纸张是A4,纵向打印,由于项目总宽度超过A4纸的宽度,因此打印不完。要改变打印纸张、打印栏目、标题、字体等设置,按鼠标右键可进入打印设置界面,如下图:

整个打印设置,包括五个页面:设置、打印栏、汇总栏、页面、徽标。
1、设置页:在”设置”页面中,用户能够设置标题字打印方向、打印正方字体、页面边距、全部或部份打印(从哪一页到哪一页)等格式。如要设置纸张,能够按界面上的”打印机”按钮,即进入系统的打印机设置,即能够修改纸张设置。
2、打印栏:在”打印栏”设置中,用户能够选择要打印的栏目,不需要打印的栏目不打勾。如下图:

3、汇总栏页:在”汇总栏”设置中,用户能够设置,需要汇总的栏目。如下图:

4、页面:在”页面”设置中,用户能够设置打印页面的一些属性,包括是否打印页小计和页合计及表线,主标题距表格线高度、行高、标题及表表头表尾名称。如下图:

5、徽标:在本设置页中,用户能够设置打印的单位徽标及名称。如下图:

在以上所有的打印设置后,如果要保存设置,按”保存设置”按钮即可,这样下次进入打印预览后就自动调出已经保存的打印设置。按”确定”按钮即退出打印设置界面。随即打印预览界面即见到打印设置后结果,按界面上方工具条上打印机图标,即开始打印输出。在打印机图标的左边还有两个图标按钮,一个将结果输出到Excel格式,另一个是输出到Txt文本格式.
另外,在保存设置前,如果要改变打印栏的宽度,能够在打印进入预览前,先改变栏目的宽度,预览时即跟着改变。

2 基本流程步骤操作说明
以下将按软件的实际使用过程中各步骤来详细说明操作方法。
2.1 第一步:新建帐套
本软件安装后,系统自带有一个演示帐套,不过演示帐套是商业行业的财务帐套,用户在学习阶段能够用演示帐套来练习。当要正式做自己单位的帐时,一般都要另外新建一个帐套。本软件中有两个地方能够进入新帐套的功能,一个是在开始登录,系统出现登录界面时,登录界面的右上方有一个按钮”新建帐套”,另一个地方就是,在进入任何一个帐套后,在”系统管理”中有一个子功能”帐套管理”,进入些功能有”新建”的功能按钮。这两个地方,不论哪一个,都能够建一个新的帐套,操作方法一样。下面以从操作员登录界面上”新建帐套”按钮进入新建帐套功能的方式来详细说明如何新建一个用户自己正式用的帐套。
1、启动程序后首先即进入操作员登录界面,如下图:

2、按以上界面右上角的”新建帐套”按钮,系统即进入新建帐套的界面,如下图:

新建帐套功能的界面有三页,第一页”基础资料”如上图,有帐套名称、数据库名、会计制度三项内容,用户首先要填入帐套名称,帐套名称由用户自己定义,数据库名系统自动产生,会计制度由用户根据本单位财务帐套的情况选择(经过鼠标点右边小黑三角后选择),系统中内置了多种会计制度(有商品流通企业会计、工业企业会计、事业单位会计、机关单位会计等会计制度)的一级会计科目,选择了某一会计制度建立帐套后,一级会计科目即是所选择的会计制度的会计科目,用户再根据实际情况加入各明细科目后即可建立好会计科目。
填好了帐套名称、选择了会计制度后,用鼠标第二页”编码规则”,如下图:

在本界面中能够设置新建帐套的科目编码规则,科目总级数:最大能够设置为6级;一级科目:根据新的会计制度其长度除了机关单位会计和事业单位会计制度固定是3位长外,其它的会计制度均固定是4位长;二级科目至六级科目能够根据需要设置成2至4位长度。如界面上设置的,表示帐套的科目总级数是4级,一级科目是4位长度,二级至4级均为3位长,这样每个一级科目下的二级子科目最多只能有999个,如果设置成2位长,则只能有99个子科目。在设置时,用户只要用鼠标点其数字框右边的上下小小黑三角,则其数字就会改变。
当第一页”基础资料”和第二页”编码规则”都选择好后,第三页能够暂时不用管,就能够按”确定”按钮,稍候系统即提示新建帐套完毕(如果有什么意外出错,则系统会有其它提示),然后按”退出”按钮退回到操作登录的界面,这时界面左边的帐套名称列表中就会多出了刚才新的帐套,这时如果要进入新建的帐套,只要光标选择中新建的帐套后,在操作员密码框中输入”sys”后按”确定”按钮就能够进入了系统主界面了。
注意:新建的帐套,系统用户”sys”的权限,可能还没完全设置好,能够经过”操作员管理”功能进行设置。

2.2 第二步:建立好科目表
一个新建的帐套的科目表只有系统默认的一级科目,一般任何一个财务帐套都有二级以上的科目,因此在正式做帐(录入凭证)前都要先根据实际情况加上二级以上的科目。
经过”基础设置”模块中的”会计科目”功能来设置科目表,进入”会计科目”功能后,界面如下:

在以上界面中,按科目大类分资产、负债、权益、收入、支出五页。本例中帐套是商业流通企业会计帐套,科目表的编码规则是4333,即是科目最多有四级,一级长度是4位,其它二至四级都是3位。具体如何新增、修改、删除科目,操作方法如下:
1、新增科目:要新增一级科目,先选择科目大类(用鼠标点选资产、负债、权益、收入、支出五页中的所要建科目所属的一页),按界面顶部”新增A”按钮。如要新增二级或二级以上科目,请先选择其上级科目(用鼠标点选,其底色变深蓝色即可),然后按”新增A”按钮。系统会弹出一新增科目的界面,如下图:

界面上方显示的科目格式是”4333”,表示本帐套的科目最多能够设置4级,且第一级是4位,第二级是3位,第三级是3位,第四级也是3位。在科目代码的设置中必须符合本格式。
A、输入科目代码:如果要新建的科目是一级科目,要选择上以上界面右上角的”一级科目[8]”(经过鼠标打上钩)选择项,然后再输入科目代码和名称等其它信息,一级科目的编码方案,长度要按新建帐套时设置的长度,具体要按有关会计制度规定。如果是新建一个二级科目,则进入本界面时,科目代码的输入框中已经有了一个默认的代码,后按回车光标自动跳到下一个项目”科目名称”,如上图中,要新增”银行存款”的一个明细科目,科目代码是100 ,”科目名称”栏中系统预先默认上级科目名称,用户只要在其后加上”-XX银行”即可,如本例中科目名称能够是:”银行存款－工行”,输入完科目名称后按回车,”助记符”即由”科目名称”自动生成,能够修改。
B、设置余额方向和科目类别:如果是一级科目,要根据实际情况设置科目余额方向和科目类别。如果是二级以上科目,其余额方向和科目类别是与其上级科目相同的,系统自动默认下来。
C、设置辅助核算项目:如果是银行存款要进行银行对帐,必须要在”辅助核算”中选择”银行”,如果要进行”数量”核算必须要选择”辅助核算”中的”数量”,同时界面上会显示出”数量单位”的录入框,录入数量单位。如果按”项目”或”部门”核算的科目,要选择上”项目”或”部门”选项,项目和部门代码在”基础信息”功能中设置。
D、设置帐簿:默认明细帐都选择,如果有多栏帐,必须要选上”多栏帐”。

按”存盘”按钮,系统即可保存新增加的科目代码,继续新增另一个科目代码。

2、修改科目:首先在科目表中经过光标选择要修改的科目,按”修改”按钮,系统即弹出一修改科目的界面(与新增科目代码界面一样),即可修改除科目代码以外的其它属性。修改完毕,按”存盘”按钮即可。
3、删除科目:首先在科目表中经过光标选择要删除的科目,按”删除”按钮,系统即弹出一确认提示框,按”是(Y)”即可删除,系统只能删除没有下级科目的而且还没有发生凭证业务的科目代码。
4、打印科目表:按”打印”按钮,即弹出一界面,可按科目级别选择打印输出科目表的部份或全部的科目代码。进入打印预览后,用户能够自由设置打印格式,设置方法参考”1.3.3自定义打印设置”部份。

注意:
1、对于某些要按部门或项目核算的科目,如何设置其明细科目?如”管理费”中的明细科目,能够在”管理费”下面按管理费的核算来设置明细科目,如果是按部门核算,则能够按部门建立其明细科目。其它科目也类似。
2、帐套启用后还能够增加新的科目。

2.3 第三步:期初建帐
帐套在启用前,必须进行期初建帐,录入各科目的年初余额。科目代码设置好后,可进行期初建帐。进入本功能界面如下图:

操作方法:经过光标选择界面左边的科目定位表中的一级或二级科目,右边科目列表即只显示出该科目下的所有明细科目,再经过光标(或双击)选择要进行期初设置的科目代码,按”期初设置”按钮,系统即弹出一期初设置界面,录入期初值,如果是有数量核算的科目,还能够录入期初数量余额,按项目或部门核算核算的科目,输入期初,系统会弹出一项目或部门列表,根据项目或部门分别输入。按”确定”按钮即可。
期初建帐设置完毕后,可按”试算平衡”按钮检查期初建帐是否试算平衡,如果试算平衡,期初建帐无误即可按”帐套启用”按钮进行帐套启用(或直接按”帐套启用”按钮,系统首先进行”试算平衡”处理,如果试算平衡才进行帐套启用处理),系统即弹出一帐套启用界面如下图:

选择启用会计期间后,按”确定”按钮,系统即进行帐套启用处理,处理结束即可退出期初设置功能,进入软件的正常使用。
按”打印”按钮能够打印输出期初建帐表。进入打印预览后,用户能够自由设置打印格式,设置方法参考”3.2.3自定义打印设置”部份。

注意:期初建帐时,建议从一年的一月份开始建帐,这样期初余额要用本年度的期初余额(也就是上年度的期末余额),当然也能够不从一月份开始建帐,可是在以后本年度中所有会计报表中的”年累计”就不是真正的年累计,而只是从建帐月份起的累计。
2.4 第四步:凭证制单
从主菜单”凭证管理”模块选择进入”凭证制单”功能,本功能用于凭证制单,能够录入、修改会计凭证。界面如下图:

操作方法(尽量经过回车鍵和快捷鍵来操作,少用鼠标):
1、录入凭证:一般情况下,进入本界面,光标即停在”日期”项目上,即可录入一张新的凭证,凭证字默认是”记”字,不能修改,凭证号由系统自动产生,按会计期间从1号开始自动往后编。录入附件张数,按回车,光标即自动定位到凭证分录表中的摘要栏。
1) 输入摘要:摘要能够直接录入或经过其助记代码(拼音简码)录入,能够模糊输入助记代码,按回车系统会显示出相关摘要选择界面,选择后返回,按回车光标自动跳到下一个栏目”科目代码”。
2) 科目代码的录入:能够经过直接输入其科目代码或简拼助记符录入,科目名称根据科目代码自动显示,科目代码或助记符长记不住,也能够只输入其前几位代码后按回车,系统即根据输入的前几位代码显示出科目选择列表,如”银行存款”下有好几个明细科目,要记”银行存款”的科目代码”1002”,应该比较容易,因此只要打入”1002”则其所有的明细科目都会显示出来,再经过光标选择所要的科目代码后按回车即可。
3) 借贷方金额录入:当光标在”借方金额”或”贷方金额”栏时直接录入,或经过按”F3”快捷键自动平衡借贷方金额。
4) 结算方式和结算号:如果是银行存款科目(在科目设置中设为”银行”的科目),当输入完借货方金额后,光标自动定位到”结算方式”,即可录入结算方式和结算号。
5) 核算项目或部门:如果是按项目或部门核算的科目(在科目设置中设为按”项目”或”部门”核算的科目),当输入完借货方金额后,系统会自动弹出一选择项目或部门的界面,选择相应的项目或部门后按回车返回。
6) 数量核算:如果是要进行数量核算的科目(在科目设置中设为有”数量”核算的科目),在录入借方金额或贷方金额后,光标会自动跳到界面下方的单价和数量录入框,录入单价和数量后,按回车光标又自动跳到分录表中,能够继续录入下一凭证分录。
7) 现流分配:在凭证制单中,如果有”现流”辅助核算的会计科目(在科目设置中设为有”现流”核算的科目),先光标选择凭证中要编辑现流金额分配记录的分录行,再按界面上方”现流”按钮,进行编辑现流金额分配记录。如下图:

进入现流分配界面后,能够按”新增”、”修改”、”删除”按钮对现流记录进行编辑。编辑完现流分配记录后,按”返回”按钮返回到凭证制单界面。
在凭证录入过程中能够经过界面上方”插行”、”删行”按钮对凭证分录进行编辑,摘要可按F9复制。分录录完后,按”存盘”按钮存盘,存盘前系统会自动检查凭证的合法性,没经过检查系统不会存盘。
2、修改凭证:进入本界面后,按”修改”按钮,系统即弹出一选择凭证的界面,经过光标或鼠标选择要修改的凭证,按”确定”返回到”凭证制单”界面,即可修改,操作方法与”录入凭证”一样。也可经过工具条上的”前一号”和”后一号”按钮进行选择要修改的凭证,已经审核的凭证不能修改,如果有必要,只有经过”反审核”功能,将”审核”取消后再修改。
3、删除凭证:只有未审核的凭证可删除。按”修改”按钮,系统即弹出一选择凭证的界面,经过光标或鼠标选择要删除的凭证,按”确定”返回到”凭证制单”界面,再按”删凭证”按钮即可。
4、科目代码维护:在凭证录入修改中,如要新增科目代码,可经过按”科目表”按钮,系统弹出一界面,按弹出界面中的”新增”按钮即可新增科目,完毕后可返回凭证录入修改界面。
5、凭证打印:在录入或修改凭证的过程中,均能够按”打印”按钮进入打印预览,如下图:

按上图上方工具条中的打印机图标,即可打印输出。打印纸张大小规格:220mm宽,110mm高。
2.5 第五步:凭证审核
凭证制单后,要经过凭证审核后才能记帐,本功能用于审核或反审核当前会计期间的会计凭证,不能审核非当前会计期间的凭证,界面如下图。

操作方法:可按单张或批量审核凭证。
1、单张审核:经过光标选择要审核的凭证(如果要审核的凭证不在当前列表中,能够改变查询条件,查询出要审核的凭证),按”单张审核”按钮,或用鼠标双击要审核的凭证,即弹出一凭证界面,审核完毕,按 ”审核经过”按钮即可经过审核,在凭证审核界面 中,能够按”下一号”按钮即显示出下一号凭证,所有审核完毕,再按”退出”返回到原界面。
2、批量审核:按”批量审核”按钮,即弹出一界面,输入要审核的凭证的凭证号范围,然后按”确定”按钮,系统即进行批量审核凭证。
3、取消审核:可取消本会计期间已审核过了的凭证审核,首先经过选择上界面右上方”已审核”选择框,再按”查询”按钮查询出要”取消审核”的凭证,按”反审核”按钮即可。

2.6 第六步:凭证记帐
凭证审核完后就能够记帐了。从”凭证管理”模块进入本功能,本功能将当前会计期间所有经过审核的凭证进行记帐,包括总帐和明细帐。进入本界面按”记帐”按钮,系统即开始进行记帐,记帐结束,系统会有结果提示是”成功”或”失败”。界面如下图。

注意:
1、 系统允许多次进行”记帐”,只有”记帐”后总帐簿、明细帐簿、多栏帐簿才有数据。如果记帐后,又录入新凭证,就必须重新进行”记帐”,帐簿的数据才能更新。
2、 如果有期末转帐凭证,应该先将本期所有凭证录入、审核并记帐后,再生成期末转帐凭证,再进行一次记帐,这样帐簿的数据才正确。

2.7 第七步:期末转帐设置
一般都有期末转帐,要将一部份损益科目(如:收入和支出科目)本期的发生转入权益科目(如:本年利润)中,这样就必须先设置好期末转帐的凭证。从”基础设置”模块的进入”期末转帐设置”功能,本功能用于设置期末转帐凭证,先设置转帐说明,后设置转帐明细。一个转帐说明对应若干行转帐明细。界面如下图:

操作方法:
1、新增转帐说明:按界面上方工具条上的”新增说明”按钮,即弹出一”新增转帐说明”界面,可新增一转帐说明。选择转帐类型,填入转帐说明,按”确定”按钮即可。如下图:

2、修改转帐说明:先用鼠标在”转帐说明”列表中选择一转帐说明,后按”修改说明”按钮,系统即弹出一修改转帐说明界面,修改完毕,按”确定”按钮即可。
3、删除转帐说明:先用鼠标在”转帐说明”列表中选择一转帐说明,后按”删除说明”按钮,系统即弹出一确认提示框,按”是(Y)”按钮,系统即删除所选择的转帐说明及其明细记录。
4、新增转帐明细:先用鼠标在”转帐说明”列表中选择一转帐说明,后按”添加明细”按钮,系统即弹出一”新增转帐明细”界面,界面如下图:

填入摘要说明,选择时间是”本月”或”本年”,选择转帐基数(就是在转帐时要从转出科目转帐出的基数)、转出科目(就是转帐时实际转出帐的科目)、转入科目(就是转帐时实际转入的科目)的科目名称,能够经过其右边的按钮”…”(系统会弹出科目表)来选择,再选择取数是”期末余额”或”期初余额”或”本期发生”,设置结转比例是多少。所有项目设置完成后,按”确定”按钮,即在已有转帐明细最后新增一行转帐明细。也可先选择一转帐说明,再选择欲在其后插入转帐明细的转帐明细行,然后按”插入明细”按钮即可在其后新增一转帐明细。
注意:一般情况下,转帐基数和转出科目是相同的,特殊情况能够不同。如上图中的转帐明细,实际转帐时,就是将本月的科目为”4101 商品销售收入”的科目的本月余额,100%(就是全部)转入到转入科目”3131 本年利润”科目中。如果转出科目有明细科目,能够只要建一个一级科目的转帐明细就行了,不必按其明细科目建立多个明细科目的转帐明细,具体地说,如上图中”4101 商品销售收入”科目下有好几个明细科目,如果是按其明细科目来建立转帐明细则有好几个转帐明细(有几个明细科目就要建立几个转帐明细,太麻烦了),如果按最高级科目建立转帐明细,则有一行转帐明细(简单省事)。
5、修改转帐明细:光标选择一转帐明细,按”修改明细”按钮,系统即弹出一”修改转帐明细”界面,修改完毕,按”确定”按钮即可。
6、删除转帐明细:光标选择一转帐明细,按”删除明细”按钮,系统即弹出一确认提示框,按”是(Y)”按钮,系统即删除所选择的转帐明细记录。

注意:本步骤在科目没有改变的情况,一般设置好后就能够不用再动,不是每个月都要进行”期末转帐设置”。

2.8 第八步:期末转帐
在本月的所有手工凭证都录入完毕,并审核和记帐后,还有一项重要的工作就是”期末转帐”。只有做完期末转帐并进行再记帐后,帐簿的数据才正确。在作”期末转帐”前必须先做好期末转帐设置,本功能用于根据”转帐说明”生成转帐凭证。界面如下图。

操作方法:首先经过鼠标选择”转帐说明”列表中所要转帐的转帐说明,按”生成凭证”按钮,即弹出转帐生成的凭证,能够在生成的凭证中进行修改后存盘即可。这里生成凭证的界面与”凭证制单”中的界面一样。
2.9 第九步:再凭证记帐
在完成了第八步后,必须再进行一次第六步”凭证记帐”,这样,帐簿中的数据才一些正确。接下来才能够出报表和帐簿。
2.10 第十步:自定义报表的编辑
本功能能够由用户自定义自己所需要的财务报表,如资产负债表、损益表、收入支出表等。由”帐簿报表”模块进入”自定义报表”功能,首先系统显示出选择报表的界面,如下图:

在演示帐套或新建的帐套中都有上图中显示的三个报表,不过这只是一个样板,用户能够在其基础上进一步完善为自己的真正的报表(为什么用户还要”完善”后才能为自己的真正的报表,因为用户真正使用的帐套中的科目可能有那么几个科目不同,那么报表的设置就可能不一样,不过一般都大同小异)。
1、新增报表:如果要新增一个报表,按”新增A”按钮,系统会弹出一个界面,只要输入报表名称后按界面上的”确定”按钮即可,界面如下图:

2、修改报表名称:首先光标要修改的报表,按”修改”按钮,系统即弹出一界面(与报表新增界面一样),即能够修改报表的名称,修改完毕,按”确定”返回。
3、删除报表:首先光标选择要删除的报表名称行,按”删除”按钮,系统会弹出一确认提示,按”是(Y)”即删除,否则不删除。返回到报表选择界面。
4、编辑报表:要编辑设置报表,先经过鼠标在上图界面上选择一个要编辑的报表,按”打开O”按钮,即进入报表编辑界面,如下图:

界面上有主菜单文件、报表编辑、报表平衡、帮助功能。
本界面的操作模式有”编辑模式”和”数据模式”,进入本界面系统默认为”编辑模式”,在”编辑模式”下用户能够编辑修改自定义报表的设置及表体内容,在”数据模式”下系统即显示出指定会计期间的报表数据,并能够打印输出。
报表编辑包括:复合表头设置、表头表尾设置、表列设置、插入一列、删除一列、插入一行、删除一行、列复制、公式向导功能。新建一报表,系统默认是8列,用户能够根据实际对新建的报表编辑到自己需要的格式。以下分别说明报表编辑的各个功能的操作方法。
1)、复合表头设置:本功能能够设置报表的两层复合表头,选择”报表编辑”主菜单下的”复合表头设置”子菜单功能(在报表上点鼠标右键,也能够显示出报表编辑的功能菜单),系统即弹出界面,如下图:

操作方法:首先按”新增”按钮,界面左边的”复合表头列”表中增加一复合表头行,复合表头行以”head_”加序号表示。然后设置”表头起始列”和”表头截止列”,输入”表头显示名称”(复合表头的上层名称),按”确定”按钮即可,当所有复合表头列设置完成后,按”退出”按钮退出,返回到报表编辑主界面,系统即自动显示出复合表头。如果设置后要修改,当进入本界面后,首先光标选择要修改的复合表头行,再修改其”表头起始列”、”表头截止列”和”表头显示名称”,选择复合表头列,按”删除”按钮也可删除复合表头。按”退出”按钮返回到报表编辑界面,复合表头即可刷新显示出来。
2)、表头表尾设置:本功能用于设置报表的表头表尾。界面如下图:

选择”报表编辑”主菜单下的”表头表尾设置”子菜单功能(在报表上点鼠标右键,也能够显示出报表编辑的功能菜单),
操作方法:报表标题、表头标题能够直接输入,报表标题的字体和字号,能够经过界面右上角的”字体设置F”按钮来设置。特别注意,如果在报表标题中有”年月日”时间,能够用”%Y%M%D”表示,”%Y”表示”年份”,”%M”表示”月份”,”%D”表示当前月末日,也就是说,在报表标题或表头标题中只要有”%Y”在”数据模式”下将显示为年份,有”%M”在”数据模式”下将显示为月份,有”%D” 在”数据模式”下将显示为当前月份的末日。设置完在退出前要按”确定”按钮。

3)、表列设置:本功能用于设置报表的表列属性。选择”报表编辑”主菜单下的”表列设置”子菜单功能(在报表上点鼠标右键,也能够显示出报表编辑的功能菜单),系统即弹出界面,如下图:

操作方法:如果界面上显示的列号不是所要编辑的列号,首先经过鼠标点列号右边的上下小三角形选择要编辑的列号,再输入列名,设置表列内容的排列方式(是居左、居中、居右),经过”字体设置”设置表列及表列内容的字体及字号,按”确定”按钮即可,按”退出”按钮退出表列属性设置界面。
4)、插入一列:本功能用于在当前编辑的报表中插入一列。选择”报表编辑”主菜单下的”插入一列”子菜单功能(在报表上点鼠标右键,也能够显示出报表编辑的功能菜单),系统即自动在所选择的位置插入一列。
5)、删除一列:本功能用于在当前编辑的报表中删除一列。首先光标选择要删除的表列,选择”报表编辑”主菜单下的”删除一列”子菜单功能(在报表上点鼠标右键,也能够显示出报表编辑的功能菜单),系统会弹出一确认提示,按”是(Y)”按钮,即可删除所选择的表列,否则不删除。返回到报表编辑主界面。
6)、插入一行:本功能用于在当前编辑的报表中插入一行。选择”报表编辑”主菜单下的”插入一行”子菜单功能(在报表上点鼠标右键,也能够显示出报表编辑的功能菜单),系统即弹出一界面,选择是在当前行前面还是后面插入一行或多行。
7)、删除一行:本功能用于在当前编辑的报表中删除一行。首先光标选择要删除的表列,选择”报表编辑”主菜单下的”删除一行”子菜单功能(在报表上点鼠标右键,也能够显示出报表编辑的功能菜单),系统即可删除所选择的表行。
8)、列复制:本功能用于在当前编辑的报表中把指定列的内容复制到另一列中。首先光标选择要复制的表列,选择”报表编辑”主菜单下的”列复制”子菜单功能(在报表上点鼠标右键,也能够显示出报表编辑的功能菜单),系统即弹出一界面,在界面中指定要复制到的列号,按”确定”即可。界面如下图:

9)、改变列宽度:将光标指到要改变宽度的列的表头右边的竖线,当光标变成双竖线时,按住鼠标左键左右拉动即可,当保存设置后,下次打开即保持已经修改成的宽度。
10)、报表内固定内容的编辑:报表内容分为两种,一种是固定的,就是在编辑时和报表时显示一模一样的内容,如下图中第一列、第二列、第五列、第六列中的内容,这几列在报表编辑和输出时都是一样的;另一种就是公式,如下图中第三列、第四列、第七列、第八列,这几列都是公式,在编辑前是公式,前面有一等号”＝”,在报表输出时即变为数字。
前一种固定内容的编辑非常简单,你想在报表中哪个单元格填入什么内容,就首先经过鼠标点一下该单元格,然后再在界面右上方”X”号的右边的编辑框内输入内容,然后按”√”按钮即可。
注意:由于考虑到报表中的公式容易弄错,因此系统不允许直接在报表表格上修改编辑单元格内容,但系统经过按右键显示的菜单对单元格提供了”剪切”、”复制”和”清除”的功能。

10)、报表内取数公式的编辑:本功能用于编辑输入报表的帐上取数或表间取数公式。首先在报表编辑主界面上,光标选择要编辑的单元,然后再选择”报表编辑”主菜单下的”公式向导”子菜单功能或界面上方”公式F”按钮(在报表上点鼠标右键,也能够显示出报表编辑的功能菜单),系统即弹出公式向导界面,如下图:

操作方法:公式向导界面上有三个页面,分别是”帐上取数[1]”、”表间取数[2]”和”现金流量表[3]”,”帐上取数[1]”页面,主要是经过帐上取某一会计科目的”期初金额、期末金额、发生金额、累计发生金额”等数据,”表间取数[2]”页面,主要是取当前报表或其它报表上某一单元的数据。”现金流量表[3]”页面,用于取现金流量分配金额。
(1) 帐上取数(共六步)
A、首先选择到”帐上取数[1]”页面,光标(点一下要选择的取数类型)选择”取数类型”,可选择的帐上取数类型有:
金额帐:期初借方余额、期初贷方余额、。。。、年初借方余额、年初贷方余额
预算数
数量帐:期初借方余额、期初贷方余额、。。。、年初借方余额、年初贷方余额
B、选择了取数类型后,再经过”查F”按钮,系统会弹出一会计科目选择表,选择所要取数的科目代码,按选择科目代码表界面左上角的”选择”按钮返回到公式向导界面。
C、指定会计年度和会计期间,”会计年度”能够选择:本年、上年、前年;”会计期间”能够选择:本期、上期、本季。
D、选择约束条件,约束条件有三个:按帐上实际取、负数取零正数按实取、正数取零负数取正。这个条件主要用于针对一些科目,如”应收款”科目,会计制度要求在报表中只能取其明细科目为正的合计,不能取负数,如果明细科目上有负数,则将应收款明细科目为负的取正数加到”预收款”科目单元中,这样能够经过约束条件来设置取数公式,在”应收款”单元按”负数取零正数按实取”的约束条件取数,然后在”预收款”相应单元上加上按”正数取零负数取正”的约束条件取”应收款”的帐上数。对”应付款”和”预付款”科目也是这样处理。
E、然后按”填入公式”按钮,公式即显示在界面上方的公式栏。系统允许一个单元的取数公式由几个科目代码的取数公式相加或相减。当公式栏已经填入一个公式后,如果再要填入一个,则应先经过界面上方运算符按钮:( ) * / + - 选择相应的运算符,如果要与一个常数进行运算,则在选择填入了运算符后,按”常数”按钮输入一个常数。如果填错了公式,能够按”清除公式”按钮清除重来。
F、公式填入完毕后,按”确定”按钮返回到报表编辑主界面,所编辑的公式即填入到界面右上方的编辑框中,再按”√”按钮表示确认,即填入编辑报表的前面进入公式界面前所选择的相应栏中。
根据以上的操作方法,如要取科目”现金”(科目代码是:1001)的年初数,结果就是:=CJD(NN,1001,8)
(2) 表间取数:在什么地方会用到表间取数?有两种情况会用到表间取数,一种是在当前编辑的表内的合计栏,如前面所编辑的”资产负债表”中最后一行的”资产合计”和”负债合计”两栏,这时就能够用”表间取数”来解决;另一种情况是,要取另外一个表中的数,这时也能够经过”表间取数”来达到。操作方法如下:
A、进入公式向导界面后,首先选择到”表间取数”页面,如下图:

B、光标选择”报表名称”,如果是取当前表中合计栏公式,必须选择报表名称为”当前编辑的报表”(用鼠标点一下),指定会计年度为本年、会计期间为本期、起始行(就是算合计的起始行)、截止行(算合计的终止行)和列号(算合计的列),如下图中所示:

如要在上表中的第三列(年初数)的第30行填一个合计公式,假设要从第一行加到第29行,而且中间没有小计,则起始行应该设置为1,截止行设置为29,列号设置为3,这样公式就是:= BBN(NN,999,1,29,3) ,这里要注意,如果在第3列的第1行到29行的中间第15行(是第1行到第14行的合计,它的取数公式是:= BBN(NN,999,1,14,3) )和第29行(是第16行到第28行的合计,它的取数公式是:= BBN(NN,999,16,28,3) )有小计,则不能这样,最后的合计应该取两个小计之合,即它的公式是:= BBN(NN,999,15,15,3)+ BBN(NN,999,28,28,3) ,或者也能够是:= BBN(NN,999,1,14,3)+ BBN(NN,999,16,28,3) 。这其中的道理很简单,其实就是不要合计重复了。
C、然后按”填入公式”按钮,公式即显示在界面上方的公式栏。允许一个单元的取数公式由几个表间取数公式相加或相减或乘除一个常数。
注意:
1、单元的行列号,以鼠标点击单元(单元的底色变为兰色),界面上方”公式F”按钮左边的文本框中显示的为准。
2、如果在”表间取数”中是选择取非当前编辑的报表的数,则在实际取数(生成报表)时,被取数的报表必须先于本表生成数据报表并已经保存。否则取不到。例如:资产负债表分成两个表,如果要在后一个表(续表)中要取前一个表中的资产部份合计数,则第一个表必须先生成数据,然后在界面报表上按右鍵弹出的菜单中选择”保存”,这样在第二个表生成时才能取到第一个表中的合计数。
(3) 现金流量表:首先选择到”现金流量表”页面,按”查F”按钮选择”现流项目”,指定会计年度、会计期间,然后按”填入公式”按钮,公式即显示在界面上方的公式栏。允许一个单元的取数公式由几个取数公式相加或相减或乘除一个常数。界面如下图:

当填完公式后,按”确定”按钮,即退出公式界面,返回到报表编辑界面,然后按”√”按钮确认,公式即填入报表单元中。
注意:填入报表单元格后,取数函数前面