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工程施工ERP管理系统解决方案

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2020年4月19日
文档仅供参考

中正基业工程施工ERP管理系统

解决方案(第一期)

长沙道好信息科技有限公司
6月22日

目 录
1. 系统简介 3
1.1 系统概况 3
1.2 拓朴结构图 3
1.3 设计原则 4
1.4 技术体系 4
1.5 系统运行层次结构及运行环境 7
2. 项目经理部客户端功能介绍 10
2.1 总体功能介绍 10
2.2 文件 10
2.3 工程概况 11
2.4 合同管理 16
2.5 人员管理 17
2.6 机械管理 17
2.7 材料管理 22
2.8 拌和站管理 25
2.9 工程技术 26
2.10 工程施工 28
2.11 计量变更 31
2.12 结算管理 31
3. 实施步骤 33
3.1 项目调研阶段 34
3.2 流程重组阶段 35
3.3系统上线运行阶段 37
4. 售后服务 39

1. 系统简介
1.1 系统概况
系统采用全员管理的理念,以工程实体为基础,资金结算为线索,成本控制为核心,全体员工参与管理,最大程度地发挥每个员工的责任感、积极性和主动性,用最佳的方式投入工作。
本系统与以往市场上的管理软件不同,并不只是基于合同清单,而是以工程实体为基础,自动为每个工程实体分配唯一的身份识别号码,然后录入各相关数据信息,利用计算机进行存储、查询、计算、处理,实现公路施工管理的动态检测和控制,并自动生成相关报表,经过Internet网为管理层决策提供数据支撑和依据。让各管理员运筹帷幄、决胜千里,坐在办公室轻击鼠标,就能对施工现场、项目材料、资金、人员、工程进度等方面实时动态地了如指掌。
1.2 拓朴结构图
本系统是基于云平台基础上的,共分为总公司管理客户端、项目经理部客户端及系统云平台支撑三个部分,如图示:

图1.1 拓扑结构图
系统经过网络将庞大的计算处理程序自动分拆成无数个较小的子程序,再交由多部服务器所组成的庞大系统经搜寻、计算分析之后将处理结果回传给用户。能够在数秒之内,达成处理数以千万计甚至亿计的信息,达到和”超级计算机”同样强大效能的网络服务。
1.3 设计原则
1) 所有数据库采用冗余服务技术,一旦数据丢失,能够马上启用备份。
2) 采用WCF(Windows Communication Foundation)技术,在安全、可信赖、互操作、跨平台通信等方面均具备极佳性能。
3) 采用逐级管辖负责制,各级用户在管辖范围内分配相应考评、浏览等权限。
4) 系统具备较好的全性、可扩容性、易维护性和易操作性。
5) 尽可能采用统一操作风格,只要会一个窗体操作,便能操作整个系统。
1.4 技术体系
本系统是一个完全的三层架构分布式企业级应用软件系统,采用.NET工业标准分布式技术架构,运用.NET与XML等开发技术,充分利用了其投资少、可扩展、基于互联网络、安全、稳定、可靠的技术功能与特点,使产品具有强大的技术优势。
1) 遵循.NET 开发规范
软件的设计遵循.NET、XML、WS-Security、WSDL、SOAP、UDDI、WFMC、ODBC等规范,采用分布式集成框架体系结构,能够方便地在中间层加速分布式部署,例如组件生命周期的管理、数据库连接的管理、分布式事务的支持、组件的命名服务等等。借助.NET 强大的伸缩性、开放性、安全性和简单易用等特点构建低成本的管理应用。

图1.2 逻辑结构图

2) 标准三层分布式结构
软件采用三层结构的分布式的应用程序模型,该模型具有重用组件的能力、基于扩展标记语言(XML)的数据交换、统一的安全模式和灵活的事务控制,支持 SOA 架构,有统一开放的服务管理体系,不但支持分布式应用,同时对外部系统有良好的应用集成能力,为将各类遗留系统集成到新的 SOA 应用中,提供遵循 SOA 架构的应用集成适配框架,服务包装、转换、部署等适配工具,包括在持久化层支持异构、异源、异地数据源的访问、加工和交换,在业务逻辑层支持业务流程集成、业务流程再造、业务流程自动化和业务协同,在 B/S 或者 C/S 形式的表示层支持界面集成和单点登录,由此提高遗留应用的重用率,保护已有数据并产生新的附加值。

图 1.3 程序模型图

3) 可深度二次开发技术组件与接口
系统采用组件化的开发方法,这些组件能够经过组装实现系统的有效重用,也非常方便与第三方软件的整合。

图1.4 组件接口图
l 应用功能组件:系统能够灵活选择不同组件代码部署不同应用功能模块,也能够灵活选择不同代码段进行二次开发修改,满足产品实施中的具体个性要求。
l 技术功能组件:包括图形组件、报表组件、检索组件、网络计划组件。这些组件能够提高系统的实用性和直观易用性,提高软件代码的可重复性以及软件二次深度开发和后续维护的效率。
l 接口组件:包括Excel 导入导出组件、Project 导入导出组件、财务导入导出组件。利用这些组件能够非常容易的实现与其它软件系统的无缝集成。
l 集成组件:包括短信组件、邮件组件、工作流组件、商业智能组件、数据交换组件、数据加密组件、身份认证组件、应用功能组件。这些组件都是可独立部署运行而且深度开发的子系统,能够使系统成为一个良好的可深度开发的技术和应用集成平台。
由于本软件是真正基于.NET 的组件体系结构,使得系统的集中管理成为可能,实现了统一的业务过程标准、统一的数据库管理以及统一的系统架构。对于不同的机构,能够保障各自以不同的业务流程协同工作,从而满足工程施工安全管理应用的实际情况。系统的上述集成特点便于实现这种管理模式,为系统未来的扩展提供了可能。
4) 高扩展性应用集成架构
系统构建于开放式的体系结构基础上,所遵循的是开放的体系及开放的标准,除了支持在数据库层面的集成以外,其它系统也能够经过更简单、更便宜、更无缝的方式,利用商业组件和各类工程施工安全管理的异构信息系统进行集成。

图1.5 集成架构图
1.5 系统运行层次结构及运行环境
信息系统的运行需要系统支持软件,系统支持软件主要包括:网络操作系统、数据库管理平台和软件开发平台,以下将进行详细说明。
1) 服务器与客户端要求
为了更稳定、高效地运行信息化软件,在硬件方面最低配置如下:

2) 网络操作系统
网络操作系统是该系统管理和通信的基础,是系统得以正常运行的基本保证,它应该具备功能强大、用途广泛的特点,是基于支持 INTEL 处理器的多进程、多线程的操作系统。网络操作系统技术特点和功能要求如下表:
项目
技术特点及功能描述
易学易用的操作界面
图形化的用户界面,便于用户操作和管理。
任务管理
可管理运行于系统中的应用程序的详细信息,以及在浏览时内存和 CPU 使用情况的示意图。
网络监视器
在信息包级别检查网络中与服务器的通信情况,而且捕捉这些信息进行分析。
安全性
至少具备美国国防部 C2 级安全标准。
多任务方式
支持多进程(multi-process)、多线程(multi-thread)和强占式网络操作系统。
远程访问服务器多连接通道集合
支持远程拨号用户经过 PSTN 登录系统,并支持远程回拨、信息加密和传输校验等安全机制。
点对点通道协议(PPTP)
支持 PPTP 协议,PPTP 使得用户能够在 INTERNET中简单地建立”虚拟私用网”(VPN)。
TCP/IP 协议
支持标准的 TCP/IP 协议,并能提供标准的 SOCKET编程接口。
多协议路由(MPR)
经过用户群的小型化,消除了对专用路由器的需求,从而使其成为低成本的 LAN-LAN 路由方案。 而且还提供用于 IPX/SPX、TCP/IP 和 AppleTalk 的 LAN-LAN 的路由方案。
域命名系统(DNS)服务器与动态 IP 服务(DHCP)
允许使用 DNS 名字服务来访问网络上或 INTERNET中的资源;使用 DHCP 动态分配和管理拨号用户的IP 地址。DNS 特征包括--图形管理应用程序--与通信协议的合作性
可扩展性
支持多达 5000 个同时的数据库客户连接和 100GB或更大的数据库支持常见应用程序和开发平台。
WWW,FTP,TELNET 以及 POP3
提供 INTERNET 上常见的 WWW,FTP,TELNET 以及POP3 等服务,建设和管理 INTERNET 网站手段比 较成熟和完备。
网络管理
支持 SNMP 以及 SNMP 代理,提供基于图形和图表两种形式的网络管理和分析工具。
用户与组
灵活的用户和组的管理及其权限的划分和身份的认证。
容错
支持 RAID 磁盘阵列、磁带存储器等海量存储设备,提供数据备份和恢复工具。
SMP
支持并行多处理器。
数据库
支持常见的网络型关系数据库,包括 ORACLE8、SQLSERVER7、SYBASE11、INFORMIX6 和 DB2UDB5等。

3) 数据库管理平台的要求
数据库管理平台是基于客户机/服务器结构的数据库管理系统,是专为适合网络计算环境而设计的。与桌面数据库系统相比,它具有数据容量大、多用户方式、分布式管理,数据并发处理及数据复制功能等一系列优势。数据库管理平台的技术特点和功能要求如下表:
项目
技术特点及功能描述

简单的图形化工具,使系统管理更为直观方 便
提供企业级的管理工具,它应是一个基于图形用户界面(GUI)的集成管理工具,利用它 能够配置数据库服务器、管理数据库和数据 库对象、备份和恢复数据库、调度任务和管 理报警、实现数据转换和数据复制等。

隐含的并发控制功能
利用动态锁定功能防止用户在查询和更新并发操作时相互发生冲突,动态锁定是隐含的, 用户不必关心锁定过程。

丰富的编程接口
提供支持 VB、VC、VP、PB 和 DELPH 等多种语言开发工具的编程接口,嵌入式 SQL 等开发 工具,另外它还支持 ODBC 和 OLEDB 规范,可 以使用 ODBC 接口函数访问数据库,提供 OLE 编程对象,在程序中完成数据库的管理及维 护工作。

多线程的体系结构
支持多线程操作,在多用户并发访问时,系统在产生较小额外负担的情况下能够并行处 理,从而减少内存需求,提高系统的吞吐量。 在用户数量增加时,其速度也不会明显变慢。

与网络操作系统的集成性
它与网络操作系统、办公自动化平台有机结合在一起,并充分利用她们所提供的服务和 功能(如安全管理、事件日志、性能监视器内存管理和异步 I/O 等),从而增强了数据库系统的功能,并仅占用较少的系统资源。

很好的伸缩性能。
既能运行在 WIN95/98 平台上,又可运行在WinNTSERVER 和 WinNTWORKSTATION 等操作系 统平台下,而且能够实现自动管理,自动调整对内存、锁定等资源的使用和配置,能够满足从桌面到大型分布式企业应用等不同层 次的需求。
数据仓库
提供基于 OLEDBCOM 的数据仓库功能。

INTERNET 功能
提供将数据库中的数据动态实时在网页发布的功能
在本信息系统中,基于以上指标要求的考虑,我们采用 SQLServer 作为系统的数据库平台。采用 MSSQLServer 作为系统数据平台是基于 WindowsNT/Server/AS的最优方案,由于所采用产品皆出自微软公司,与 Microsoft Office家族可实现无缝集成,具有别的基于WindowsNT平台数据库产品无法比拟的优势。

2. 项目经理部客户端功能介绍
2.1 总体功能介绍
项目经理部是施工一线,是系统的基础用户,数据要求精、细、准,主要功能如下图:

图2.1 功能模块图
项目经理部客户端菜单划分有:文件、工程概况、合同管理、人员管理、机械管理、材料管理、拌和站管理、工程技术、工程施工、计量变更、结算管理、辅助功能。

2.2 文件
1) 企业机械定额
格式参考<公路工程预算定额> JTG/T B-06-03- 标准。
2) 企业材料定额
格式参考<公路工程预算定额> JTG/T B-06-02- 标准。
3) 企业施工定额
格式参考公路工程标准施工招标文件( )。
4) 人工定额
格式参考公路工程标准施工招标文件( )。
5) 配合比定额
格式参考公路工程标准施工招标文件( )。
6) 岗位职责
配合组织结构建设使用。
7) 分项工程信息库
统一项目中的分项工程名称。
8) 注册项目经理部
用于注册多个项目经理部。
9) 设置组织机构
添加、修改、删除项目部的组织机构。
10) 企业法人库
可上传营业执照、资质证书、银行开户许可证。
11) 权限设置
提供默认权限,允许项目经理修改本项目各人权限。
12) 修改密码
本人允许修改自己的密码。
13) 退出

2.3 工程概况
工程概况宏观地反映一个项目的总体实施情况,让用户对项目的主要结构物、周围环境、施工前期预算、施工进度与产值等指标有大概的认知。
1) 施工告示牌:项目注册后,自动生成。

图2.2 施工告示牌页面图
3) 平面布置图:经过百度地图展示主要结构物、周边环境、里程等线路信息。

图2.3平面布置页面显示图
4) 动态管理图表:总体情况完成圆饼图、各单元计划完成图、S管理曲线。

图2.4动态管理页面显示图
5) 动态结构物形象进度图:将项目完成情况以立体形式直观表现。

图2.5形象进度图
6) 视频监控:软件提供高质量远程无线视频监控模块供客户进行远程现场管理
(本模块需要摄像头与监控模块支持)。

图2.6 现场视频监控图
2.4 合同管理
2.4.1 工程合同
1) 甲方工程合同
甲方工程合同是指项目经理部与业主签订的合同,系统仅管理施工合同,不对安全、廉政等合同管理,支持FTP合同上传、下载,工程量清单可导入工程量清单可导入
是否和系统内的工程量清单结合
、导出,上报公司后不允许修改。
2) 乙方工程合同
乙方工程合同是指项目经理部与施工班组签订的合同,仅管理施工合同,不对安全、廉政等合同管理,支持FTP合同上传、下载,工程量清单工程量清单模版
可导入、导出,上报公司后即进入审批流程,不允许修改。
2.4.2 人员合同
人员合同是指项目经理部外聘人员的合同,即需要项目部支付工资的外聘人员,支持FTP合同上传、下载,FTP不覆盖。允许修改基础工资每个月工资不同?
,故工资结算时采用冗余处理。人员合同需要基本信息录入后再输入。
公司内部职工的合同管理在公司人力资源处,项目经理部无权查看。
2.4.3 机械合同
机械合同是指项目经理部外租机械的合同,即需要项目部支付租金的机械,支持FTP合同上传、下载。不允许修改租金,若租金有变更,须补充合同,否则按原合同结算。设备类型有:自有机械设备、外租机械设备、拌和站设备、临租机械设备、退租设备,公司自有机械设备若需要租赁的,也归属于机械合同进行统一管理。
2.4.4 材料合同
材料合同是指项目经理部购买材料的合同,支持FTP合同上传、下载。不允许修改材料单价,若单价有变更,须补充合同,否则按原合同结算。材料发放需要扣除施工班组金额时,走乙方工程合同。如:发放混凝土,扣回300元/吨,在乙方工程合同增加一个细目,扣回混凝土款,-300元/吨。
2.4.5 其它合同
其它合同是指项目经理部其它有关资金来往的合同,支持FTP合同上传、下载。不允许修改单价金额,若有变更,须补充合同,否则按原合同结算。
2.5 人员管理
人员管理主要有:组织机构设置、进场人员登记表、考勤管理、工资表。
1) 组织机构设置:提供三级机构设置,机构名称用户自已填写,允许修改机构名称,机构下无人员时允许删除。
2) 进场人员登记表:提供导入、导出功能。此处亦可输入人员合同。
3) 考勤管理:提供导入、导出功能考勤导入,自动生成工资表
。
请提供考勤表格式。
4) 工资表:根据考勤表自动计算,提供导出功能。
请提供工资表格式。
2.6 机械管理
对机械设备租赁费、使用台班、耗材、修理费等的管理,并将数据与<公路工程预算定额> JTG/T B-06-02- 标准或企业定额对比,一旦发现出入较大,系统便提出警示,如:偷卖柴油嫌疑、车况不好修理费过高的设备、利用率不高的设备。而企业管理层经过项目部拟离场的设备清单,及时调遣设备,降低设备的闲置率。

图2.7机械管理流程图
2.6.1 机械设备工作台班记录表
机械设备明细表

注意事项:
1) <机械设备工作台班记录表>这个表格的填写要求外租赁机械设备处和集团公司机械设备处,统一采用公司制定的<机械设备工作台班记录表>。
2) 工作台班时间:指机械起动怠速运转正常投入工作起算开始,下班前机械熄火停止工作时截止。中途因其它原因待机停机等,应当扣除,扣除的时间填写为待班时间,实际工作台班时间应为起止台班时间减去中间待班时间(无待班时间＝０)。(例:压路机上午８点起动作业,中午11点30分停机熄火,其中途因等待装载机减平场地９点开始停机１小时30分后,10点30分又开始碾压。填写工作台班时间为8:00到９:00、10:30到11:30,待班时间为９:00到10:30点。实际工作台班＝３小时30分－１小时30分＝２小时。)工地现场管理人员和机材人员在工作期间检查和抽查监督,严格要求机手按要求进行台班时间和待班时间的填写。
3) 机械设备的保养时间和作业中发生故障排除故障时间,都不能记入台班时间内,应当从台班时间内扣除并填入待班拦和修理天数拦内。(工作台班时间的填写,待班时间的填写方法与上例相同。)
4) 台班必须当天工作结束后进行记录和签认,工地现场管理人员应对机手台班核实后签认。机材负责人随时进行抽查当天工作台班记录情况并审核,填写有误的应批评指出并要求改正,在台班时间内作出更正并记录。签认审核不严,当单机核算和租赁费涉及台班记录不准而造成的损失时,对签认人、审核人进行相应的处罚。需要签字审批

5) 台班表内的每格应认真填写,简要记录作业项目内容,日保养和周保养项目或检查部位,加注燃油量。汇总月工作台班总数和燃油加注消耗量合计。
6) 机手填写的台班表随时接受现场施工人员和机材负责人的检查和抽查,每月最后一天填写完成后,下月一号将台班表交机材负责人统计,并填入<机械设备单机台帐>的有关表格内。原始台班表存档,复印台班表交机手留存。
7) 机材负责人在每月填写报表时,一定要依据当月的台班表记录进行审查、复核,去除待班后按实际工作台班量填报。不按时交台班表的和无台班记录的,不认可该机工作量,视为待班处理。
8) 每日填写(后三栏不用填写),以十日计(26-4日、5-15日、16-25日)的形式生成报表,并支持FTP上传,生成报表后不允许修改。
2.6.2 设备月保养记录:考虑不重复工作,此表不填,直接上传。

2.6.3 外租设备统计台账:台账自动生成。

2.6.4 机械设备统计月报表:表格自动生成。
自有设备,为什么有租赁费用

2.6.5 机械设备使用及油耗月报表:自动生成。

2.7 材料管理1、本模块缺少项目材料,和供应商,供应商可公共使用,是否就是使用法人库的人
2、需不需要材料转移、报废处理,柴油如何处理
有没有材料采购申请,材料计划
3、库存是否需要调平,如果不调平,假设理论库存有错,那么理论库存会一直错下去

系统中材料进出与设计图纸、工程实体施工关联,对材料进出及库存进行管理,并将数据与<公路工程预算定额> JTG/T B-06-03- 标准或企业定额对比,一旦发现出入较大,系统便提出警示,如:偷工减料,倒卖材料等。

图2.8 材料管理流程图

2.7.1 材料供应明细:建议此表分开,后面六列单独制表。两节分开,分两次录入,相当于材料入库,材料单价是从合同来还是自己填写
录入频率为每天录入
添加图表需要看到哪些数据的对比,趋势

2.7.2 施工队领用材料台帐核销数量、盈亏去掉,领用时候单价自己填写,库存数量采用理论数量还是自己填写?
此功能及材料发放
录入频率为每天录入

此表的库存数量从下表读出,盈亏单价=∑(进料单价-领料单价),单价日期以领料日期为准。
2.7.3 施工队材料库存盘点汇总表材料库存如何与施工队伍关联起来,盘点操作人是谁,施工班组还是项目材料员。
盘点后的盘点单是否需要审批

盘点由施工队来盘点

施工队材料是不是直接发过来的
用到什么部位?

2.7.4 材料总台账
这里的供应单位是否指供应商

此表自动生成,入库单号列出所有的入库单(建议此列取消或移至最后),提供导出,在备注列导出后手填。
2.7.5 材料购进、发出盈亏月报表:自动生成。
购进
这里的材料分类是在什么情况下创立的

2.7.6 材料理论消耗与实际耗用盈亏月报表:自动生成。如何获取本月的理论值,本月实际领入是指施工班组领用的材料数量,实际耗用是本月实际领用+上月库存-本月库存

2.8 拌和站管理
1) 拌和站信息系统:自动生成拌和站信息拌和站信息包含哪些内容
。
2) 拌合站水泥混凝土产量台账
这里是记录每个施工班组领用的水泥混凝土数量
是领用人填写还是材料员来录入
损耗数量是自己填写还是公式计算得来

3) 拌和站水泥混凝土月生产量消耗原材料台账:每日填写,自动汇总。建议增加施工配合比单是否增加施工配合比,增加后放在哪里
,日发汇数量单独台账。

4) 拌和站混凝土生产成本与产值盈亏月报表:自动生成。

5) 拌合站机械设备费(成本)台账:自动生成。

6) 拌和站混凝土生产收入汇总月报表

2.9 工程技术
本模块主要工作是图纸审核,将施工设计图实体数据化,利用计算机进行存储、查询、计算、处理与共享,实现公路施工管理的动态检测和控制,系统根据范本,将工程分成700章进行管理。

图2.9 工程管理图
1) 单位工程注册
桥涵、隧道可输入经纬度(提供坐标与经纬度转换软件),其它不需要输入经纬度。
2) 分项工程信息
提供EXCEL导入、导出功能,一旦上报公司,不允许修改,若有工程量变化走变更流程。分项工程信息提供一级归类,如右表中的挖除旧路面、填方等,便于做月报统计。

3) 配合比:从材料定额中选择配合比原材料。
2.10 工程施工
本模块主要功能是对工程施工的计划、进度、检测等方面的管理。对每个分项工程打勾进行计划安排,系统会自动生成计算工程量、原材料等数据,并生成计划报表,供各方浏览。完成工程实体之后,打勾确认,系统自动生成进度报表与经验总结,并可绑定某一分项工程的检测结果、质检相片等信息,系统还能够根据完工信息,生成一个施工日志与安全日志。

图2.10 工程施工页面显示图
1) 工程施工:与以前相同,但要求生成施工日报统计表。

2) 周完成情况统计表:自动生成。

3) 项目进度情况报告:自动生成。

4) 工程检测:试验室检测合格的材料才允许结算。
5) 工程日志: 提供施工日志和安全日志模板,部分数据自动生成。
6) 施工经验: 统计95%置信区间的人、机成本与工期。
2.11 计量变更
1) 变更令:将已确定的变更工程量分配到各分项工程中。
2) 变更台帐:统计各变更的状态。
3) 计量台帐:按合同清单,统计工程计量状态。对已完工60天却没有计量的分项工程列出清单提示。
2.12 结算管理
本模块的主要功能是各协作单位的结算、支付管理与项目成本核算,实现一键盘赢盘亏,随时对比施工成本,了解工程的总体赢亏情况。
1) 机械设备租赁结算

系统根据供应商动态生成三级菜单。支持FTP上传。

2) 进场材料结算

系统根据供应商动态生成三级菜单。支持FTP上传。

2.12.1 工程施工结算
未提供表格,暂按原有的表格实施。
2.12.2 支付审批

所有支付必须走审批流程。
2.12.3 支付汇总

将”供应商种类”去掉,”供应商名称”改成”名称”,形成一个通用的表格。
2.12.4 项目部成本核算:实现一键盘赢盘亏。
3. 实施步骤
软件实施是一个复杂、漫长、科学的过程,其本质是经过软件公司与使用客户的密切配合,实现软件与企业流程的紧密结合,帮助客户成功应用管理信息系统。这是一个解放生产力的过程。过去的几年,道好科技实际开展了多次项目实施工作,收益颇丰,其乐无穷,并从中深酣许多软件和管理的真谛。经过思考和总结,把实施心得按照实施规范整理提炼出来,整体项目按实施流程分三部分。
3.1 项目调研阶段
也称项目准备阶段,是整个软件项目实施的基础和最初执行阶段。
万事开头难,好的开始又是成功的一半,这不是一个矛盾,不但如此,调研是整个实施阶段的关键,它的成功与否直接影响整个项目的开展,并完全体现用户对软件的信心。从基本的实施方法论角度来看问题,整个项目准备阶段共分为以下几个环节的内容。
1、企业调研
整个软件实现调研过程应当在实施前完成,由销售人员和实施顾问在实施前期就需要上门进行客户调研工作。调研过程主要了解企业的发展战略和核心需求,双方对核心需求的满足能力和步骤达成一致。同时从总体的讲,企业调研与分部门调研有很大不同,她是一个对用户核心业务和核心需求的宏观解读。能够说前期调研工作做的越充分,实施过程就会越顺利,遇到的阻力就会越少,效果就会越理想。
2、建立项目组织
项目组织,是指针对项目人员,项目目标、范围、项目计划和项目管理方式等有关初始约定的一系列相关活动。该过程是在企业调研完成后,由具体实施人员与企业领导共同讨论完成。建立富有思想力和执行力的项目组织是成功完成项目实施的重要因素。
3、建立项目实施计划
项目实施要有一个目标具体、内容详细、顺序合理、责任明确、进度积极可行、前后衔接有序的实施计划。计划必须是能够检查的,没有使人无所适从的空洞言辞。具体说明:做什么?什么时候做?什么部门谁来做?怎样做?要达到什么目标,完成什么阶段成果?实施计划是在客户领导主持下由项目小组提出,经领导小组批准后执行。
4、项目队伍培训
项目队伍培训是一个引入实施理念的阶段,这是一个对客户的管理团队,特别是与高层管理互动的过程。项目队伍培训不是对企业所有客户的操作培训,它更接近一个务虚的过程,一般在完成项目组织的建立和计划的制定之后,需要对企业高层领导及整个项目组成员组织进行实施理念培训,这是系统应用成功的思想基础,是整个实施最重要的一环,决定了整个实施的现场效果和后续品质,也是一个被企业经常忽视的阶段。项目队伍培训目的是让企业内部形成共识,理解实施原则及实施的核心价值,并对系统实施有一个正确的预期。这个阶段一般是由实施顾问主持,用户最高层亲自参与,而且是最重要的沟通对象。沟通成果应该是最高层围绕ERP管理的核心点,在理解的前提下进行表态。系统并不是万能的,它能够协助你们做很多工作,提高管理,简化流程,但需要双方合理的去执行和配合。而在实际工作中,我们更应该给用户打强心针,摆出眼前客户本身在实施软件和日后运作可能存在的管理问题,减少客户对软件本身的责任依赖。
5、项目启动
完成上述的实施项目准备,开始了整个软件的项目启动,项目启动过程会是利用企业组织的正规形式,宣布项目正式开始实施的会议。项目启动大会也代表了企业高层对项目的态度和决心。经过项目启动大会向项目实施小组和全企业传达了企业将如何开展项目实施的信息。项目启动会的主要内容有:各项目小组的成员介绍,各小组成员的工作安排,企业一把手对参会人员进行动员,实施组长介绍此次实施的计划安排,明确项目的运作、管理以及沟通方式。参加项目启动会的人员应该有:领导小组、实施小组、执行小组成员和企业其它中高层领导。
项目启动并不是一个原子过程,它却是一个好的开始。我们实施工作确实需要这样由务虚到务实的一个开始过程。在实际工作中,实施人员要非常重视这一个过程,而且建议创造一个正式的项目启动过程。而客户高层同样经常会忽略这样一个好的过程,实施人员有责任去带动和要求客户召开一个实施软件的”动员大会”。动员大会召开的目的是让客户内部各部门员工都能清晰的认识这次软件实施的重要性,强化管理意识和学习意识,也让整个实施工作更规范化进行。
软件实施是一个复杂、漫长、科学的过程,其本质是经过软件公司与使用客户的密切配合,实现软件与企业流程的紧密结合,帮助客户成功应用管理信息系统。这是一个解放生产力的过程。
3.2 流程重组阶段
指导客户在初步掌握系统标准业务处理的基础上,参照标准业务规范流程,结合企业自身特点,将企业自身的业务流程转化为能够在新系统中处理的业务流程的组织过程,并达到初步形成企业应用的新系统业务流程草案。具体工作范围共分为以下几个环节的内容:
1、分部门调研
分部门调研就是详细了解企业的各部门的日常管理和运作细节情况,特别是业务流程、人员水平及配合程度、重点需求、岗位职责以及日常工作量等资料,结合系统形成新系统的流程草案。
2、建立制度与考核指标
建立制度与考核指标是企业经营和软件管理的关键,当然我们这里提到的制度和指标主要指涉及实施相关的内容。企业有效的信息化系统应该是由人员、软件系统及制度共同构成的有机整体。没有强有力的软件应用基本制度与考核指标保驾护航,再好的软件系统其在企业的应用效果也无法体现。建立软件应用基本制度与考核指标就是建立一套机制来约束操作人员的行为、习惯运用系统,以保证信息系统安全、稳定的在企业运行。
软件应用的基本制度是业务流程正确执行、系统数据准确的保证。制度的制定应该结合新建立的流程规范,对企业每个部门、每个岗位都进行规范,并结合考核指标,成为企业员工工作考核的一个重要标准。作为实施人员应该协助客户建立与信息化有关的制度和考核指标,引导企业的信息化思考,并最终形成软件应用基本制度与考核指标文档。该制度与指标最终要经过项目领导小组的批准。
3、管理层批准流程重组结果
合理的制度和指标更需要得到企业高效的执行,因此管理层的态度和看法就显的更为出位了。实施人员完成流程重组结果后,必须将对应内容向企业管理层进行介绍和推进,领导对所有文档批准签字,实施后期的培训及上线,必须严格按照以上文档执行。如果某部门或人员对文档内容有异议,必须将所提问题及解决办法提交领导小组讨论后决定是否进行调整。
4、软件培训阶段
软件的实施培训其实是上线阶段的工作内容,但本人认为在操作上一般与流程重组关系密切,故本人将她列入本部分一起探讨。
培训阶段其实包括:实施组主要人员培训,各部门操作员培训,培训人员考核。
培养企业自己的软、硬件技术队伍,是系统有效运行的重要条件。在软件实施过程中,培训是十分重要的环节,培训工作要贯穿实施的全过程,培训工作要分层次不断深化。
实施组培训要集中实施组主要人员,包括信息主管,各部门负责人等,结合整体工作流程规范进行业务及软件使用方法的培训。该培训主要针对项目组主要人员,再由这些人员组成一个培训小组对操作员进行培训。在培训过程中如果操作员有时间也能够参与旁听。如果客户的培训接收能力比较差,不能够起到足够的培训效果,建议能够使用桌面录制工具,对培训内容进行录制,方便以后作为其内部培训材料使用。
培训使用的数据库能够使用之前进行预提升过的数据。在培训中要防止单纯讲解软件和技术问题,忽视观念更新和行为规范方面的教育。重视对人员的培训,实质上是把提高人的素质,调动人的积极性作为搞好企业管理的第一位工作。
3.3系统上线运行阶段
是ERP系统实施的正式应用阶段,整体应用应该建立在项目调研和流程重组成功执行的基础上。实施人员需要对客户的数据、环境、流程等一系列项目做统一规划后执行,以达到满足客户顺利应用广智软件的各部分管理功能应用,促进生产力。具体工作范围共分为以下几个环节的内容:
1、数据提升及处理
数据升级是使客户的历史资料及数据完整的平移到新的信息系统当中,并保证数据在新系统中的正常使用。该阶段主要针对客户使用软件是由实施人员经过检查客户的原有数据,利用工具对数据进行处理,另外对于是原来其它软件的用户,书目数据是否能全部转移直接影响到实施进度,检查确定原来的数据库是否有加密并在征求客户意见后妥善调整数据,以保证数据升级后整体的一致性。
常见工作步骤和SQL执行语句(仅做参考,实施时需根据实际情况调整):
1)、手工检查客户数据,分别整理存在风险的数据问题,合并基础资料。
2)、利用广智升级工具直接升级或者手工升级数据库。
3)、设置相应版本的报表。
4)、根据之前制定的系统基础设置规范,处理单据业务设置和零售设置。
5)、用户权限模板设置。
6)、整理或录入所有的基础资料,合并相同资料。
7)、数据升级系统初始化完毕后进行数据备份。
2、硬件及网络环境准备
网络硬件、软件环境检查是上线准备阶段非常重要的一项任务,主要是对客户方网络环境、服务器、交换机及操作终端机器的配置状况、运行情况做全面的检查记录,工作的重点是硬件及网络条件是否合适,安装调试好培训用的网络与系统环境,以保证硬件网络及软件系统能够正常使用、最终系统上线阶段的顺利开展。具体内容包括:
网络准备:保证局域网网络畅通,连锁交换电脑能够连接因特网,减少文件共享。
硬件准备:电脑操作无故障,键盘鼠标扫描枪等输入设备正常,打印机无故障。
软件准备:操作系统健康运行,相应软件执行安全补丁,防火墙杀毒软件使用正常并定时升级。
3、试运行和正式上线运行
为了确保在该阶段不出现大的数据变更或者流程调整,前期的各阶段工作尤为重要,也就是说各阶段工作有着紧密的因果关系。实施执行试运行的前提条件必须建立在:所有操作人员都经过考核;客户软硬件环境能够正常使用;系统基础数据录入完毕;各部门人员做好充分的准备;系统全面上线是主要依据流程重组及实现阶段的规划,将企业现行数据与业务切换到正式的系统之中,实现客户静态数据、动态数据的切换以及企业业务的正常运行的过程。建议实施人员在执行试运行阶段时,能够开通新旧两套版本同时运行,然后让员工快速熟悉使用新系统,以辅助其短时间内容掌握新系统各个功能模块和部门流程。
另外全面上线的前提条件:试运行期间暴露各种细节问题都得到妥善解决;企业员工岗位分工完成,责任明确;有关文档都齐备,并由领导组审核签字;客户做好正式上线的心里准备,预期执行没有问题。实施人员与客户确认全面上线时间,再进行一次数据处理,把原来系统中的库存信息转移到新系统中来,所有部门全面上线,所有业务转移到新系统中录入。全面上线时库存信息与原来系统完全相同。原来系统继续保留服务器及部门查询机器,作为查询过渡使用。
4、项目验收
在实施过程中,任何项目都必然存在预定的结束时间。经过项目的验收,标志着项目在实际的项目周期内已完成预定的项目目标,和实施顾问主导参与项目实施工作阶段的结束。信息化项目是以企业为主体实施的,项目的验收,并不意味着企业内部实施工作的结束,而是进入一个新的起点。企业内部实施人员应当在已达到的实施成果基础上,继续优化业务处理和流程,巩固实施成果。整体软件项目的验收过程可由