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分公司办公用品管理制度

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2020年4月19日
文档仅供参考
第一章 总则
为维护公司利益，规范办公用品管理程序，严控成本，减少浪费，特制定本制度。

第二章 办公用品管理的范围
第一条 本制度所管理的办公用品包括：
（一）办公家具
办公桌、椅子、文件柜、抽屉柜、保险柜、沙发、茶几等。
（二）耐用品
移动硬盘、U盘、录音笔、插线板、笔筒、文件架、订书机、起钉器、剪刀、裁纸刀、黑板擦、计算器、扫帚、撮箕、垃圾桶、拖把、水盆、水桶、盆栽等。
（三）消耗品
胶水、胶棒、单（双）面胶、橡皮擦、涂改液、铅笔、中性笔、签字笔、笔芯、白板笔、印泥、打印纸、墨盒、订书针、大头针、回形针、笔记本、便签纸、标签、信封、账册、长尾夹、文件袋（盒）、饮用水、纸杯、卫生纸、抹布、垃圾袋、洗涤液等。
第二条 依据本公司财务和资产管理制度，本制度所管理的办公用品不包括以下固定资产：电脑、打印机、复印机、电话机、传真机、碎纸机、投影仪、摄像机、数码照相机、音响器材、冰箱、空调、电扇、饮水机、微波炉、电视机等。

第三章 办公用品采购
第三条 申购和审批
（四）各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前填报下月的《部门办公用品申领单》（表1），各部门部长审批签字，报党政综合部（以下简称综合部）。
（五）综合部办公用品管理员汇总《部门办公用品申领单》并与办公用品库存台账（表11）核对，根据需要编制《办公用品申购计划表》（表2），经综合部部长、综合部分管领导、总经理审批签字后，由综合部定期采购。
（六）临时急需的办公用品（包括礼品）由相关部门填报《应急办公用品申购计划表》（表3），经综合部部长、综合部分管领导、总经理审批签字后，由综合部应急采购。
第四条 采购安排
（七）采购分为定期采购和应急采购，均由综合部统一采购，一般情况下其它部门不得擅自采购。
（八）综合部办公用品采购员依据审批签字后的《办公用品申购计划表》于每月底定期采购，实行两人以上共同负责制。
（九）综合部能够根据实际情况，选择固定的办公用品供应商，采取上门送货、定期结算的合作方式。综合部办公用品采购员应定期调查办公用品供应商及市场价格，及时与供应商沟通，保证最优性价比和质量。
（十）采购临时急需的办公用品（包括礼品）、特殊物品或专业物品，由综合部为主负责采购，相关部门派专业人员协助采购。

第四章 办公用品入库
第五条 入库登记
（十一）办公用品采购及验收后，办公用品采购员在《办公用品申购计划表》的备注栏中签字确认。
（十二）办公用品管理员依据《办公用品申购计划表》核对并填写《办公用品入库登记表》（表4），综合部部长签字确认。
（十三）办公用品管理员将每月的《办公用品入库登记表》备案存档，每季度统计一次当季各部门和全公司支出的办公用品费用。

第五章 办公用品领用
第六条 办公用品领用原则
（十四）办公家具和耐用品由各部门按需领用，一般情况不再增补。如重复申领，应说明原因或凭毁损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。
（十五）消耗品按需领用，厉行节约。
第七条 办公用品领用程序
（十六）同第三条第（四）。
（十七）《部门办公用品申领单》经综合部部长、综合部分管领导审批签字后，由办公用品管理员备案存档并发放申领用品。部门领用人必须在《办公用品领用登记表》（表5）上签字确认，《办公用品领用登记表》由办公用品管理员备案存档。
（十八）新员工入职按标准领用笔一支、笔记本一个、文件袋一个、卫生纸一卷，领用程序上依照第（十五）。公司副总级别以上人员领用办公用品，由综合部填写《办公用品领取登记表》并为其办理。
（十九）大型会议期间，会务组按需填写《会务组用品申领单》（表6），经会务组负责人、综合部部长、综合部分管领导审批签字后，由办公用品管理员备案存档并发放申领用品。会务组领用人必须在《会议期间物品领取登记表》（表7）上签字确认，《会议期间物品领取登记表》由办公用品管理员备案存档。
（二十）办公用品管理员依据《办公用品领用登记表》、《会议期间物品领取登记表》和每月的《办公用品入库登记表》，及时更新办公用品库存台账。

第六章 办公用品交接和回收
第八条 员工因离职、休长假或工作岗位变动等原因需要进行办公用品的交接或回收的，应及时到综合部归还所领用的办公用品(一次性消耗品除外)，否则不予办理相关手续。
（二十一）移交人需逐项列出物品清单，办公用品管理员作为监交人负责清点并核对台账。如有毁损则要求移交人书面标明，视该物品金额的大小确定是否追究移交人的责任，另行处理。
（二十二）接收人在办公用品管理员的监督下点验查收。如果办公用品因正常的工作损耗必须回收，则办公用品管理员作为接收人并负责登记入库。
（二十三）办公用品管理员依据移交人所列清单核实后，填写《办公用品交接登记表》（表8），存档备查。

第七章 办公用品日常管理
第九条 日常维护
（二十四）综合部负责对办公家具和耐用品进行编号登记。公共性办公用品，由综合部统一管理。
（二十五）对于损坏的办公家具和耐用品，报修人到综合部登记故障，由综合部统一安排维修。故障解决后办公用品管理员填写《办公用品报修登记表》（表9）并由报修人签字确认，综合部归档保存，作为保养维修费用结算的凭据。在保修期内不能维修解决的，凭购买发票、保修单退换给厂家。
（二十六）各部门办公家具和耐用品的保养，主要由各部门专人进行维护。
第十条 报废
办公家具和耐用品在使用中丧失功能，经专业维修人员鉴定签字，报综合部分管领导批准后，可报废。对于报废的办公用品要填写《办公用品报废单》（表10）。对办公家具被确认为公司固定资产的，还需履行相应的财务处理制度。
第十一条 责任规定
（二十七）公司的办公用品应为办公所用，带回家私用或带出公司不予归还者，从责任者当月工资中按双倍价格扣罚。
（二十八）公司办公用品应厉行节约，如有浪费行为，从责任者当月工资中扣罚50元。
（二十九）员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理使用造成损坏的，从责任者当月工资中照价扣罚。
（三十）公司实行扣罚连带责任制。各部门员工违反管理制度，除责任者支付罚金外，相关部门的部长须扣罚双倍罚金。
（三十一）综合部应遵章办理各项办公用品管理操作制度，如有违章办理，公司将视情节轻重给予责任者50元-500元罚款处理。

第八章 办公用品费用管理
第十二条 办公用品费用预算
（三十二）各部门需制定每季度的办公用品费用预算，并分解个人预算指标。包括：日常办公用品、临时急需的办公用品、礼品、办公用品维修等费用。
（三十三）各部门因特殊情况超过预算的，需写书面报告说明情况，报综合部分管领导审批。
第十三条 办公费用核算
（三十四）各部门办公用品的耗材及维修费用，由综合部统一管理，年终计入各部门办公用品总费用中。属多个部门共用的，按照使用人数进行分摊费用。
（三十五）办公用品采购费用实行分部门核算，计入各部门的月度费用内，由综合部每季度核算一次（见第五条）。

第九章 办公用品管理流程与工作标准

（一）办公用品管理工作流程图

部门名称
综合部
流程名称
（一）办公用品管理
审批
总经理
综合部
分管领导
综合部部长
办公用品
管理员、采购员
各部门部长
经办人
节点
A
B
C
D
E
F

审 批

审核或
审批

统筹调度

采购安排

清洁保养

采 购

入 库

领 用

结 束

审 核

开 始

填办公用品
申领单

编制单位

签发日期：

（二）办公用品管理流程与工作标准

任务名称
责 任 标 准
时 限
相关资料
备注
采 购
1、各部门所需物品每月25日提交办公用品申领单。
2、综合部统一提交办公用品申购计划表。
3、急需物品或专业性物品，由综合部为主采购，经办人协助采购。
每月一次
《办公用品管理制度》

入 库
1、每次采购物品后，所有物品必须登记入库。
2、所有入库费用、物品，须经综合部部长签字审核。
每月一次
《办公用品管理制度》

领 用
1、《部门办公用品申领单》经综合部部长、综合部分管领导审批签字。
2、部门领用人在《办公用品领用登记表》上签字确认。

《办公用品管理制度》

交接
回收
1、移交人逐项列出物品清单，办公用品管理员负责清点并核对台账。
2、接收人点验查收。
3、办公用品管理员核实后，填写《办公用品交接登记表》存档。

《办公用品管理制度》

维修、报废
1、故障解决后办公用品管理员填写《办公用品报修登记表》并由报修人签字确认。
2、经维修人员鉴定签字，报总经理批准后，可报废。办公用品填写《办公用品报废单》。

《办公用品管理制度》

费用管理
1、 各部门办公用品的耗材及维修费用，年终计入各部门办公用品总费用中。
2、办公用品采购费用实行分部门核算。

《办公用品管理制度》

盘 点
综合部每季度核算一次当季各部门和全公司支出的办公用品费用。
每季度一次
《办公用品管理制度》

第十章 附则

1、本制度由综合部负责修订并解释。
2、本制度自颁布之日起执行。

表1：部门办公用品申领单
表2：办公用品申购计划表
表3：应急办公用品申购计划表
表4：办公用品入库登记表
表5：办公用品领用登记表
表6：会务组用品申领单
表7：会议期间物品领取登记表
表8：办公用品交接登记表
表9：办公用品报修登记表
表10：办公用品报废单
表11：办公用品库存台账
表1：
部门办公用品申领单

申请部门： 年 月 日
编号
名称
数量
所需金额
预算额度
备注

部门经办人

综合部负责人

部门负责人

综合部分管领导

表2：
办公用品申购计划表

日期： 年 月 日
申请部门
品 名
库存数量
申购数量
所需金额
预算额度
备 注

综合部办公用品管理员

综合部分管领导

综合部负责人

总经理

流程：管理员填写申购计划表 → 综合部负责人签字 → 综合部分管领导、总经理签批 → 综合部采购。

表3：
应急办公用品申购计划表

日期： 年 月 日
申请部门
品 名
申购数量
所需金额
预算额度
备 注

申请部门负责人

综合部分管领导

综合部负责人

总经理

流程：申请部门填写申购计划表 → 综合部负责人签字 → 综合部分管领导、总经理签批 → 综合部采购。

表4：
办公用品入库登记表
序号
物品名称
数量
单价
金额
入库日期
采购员/备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

办公用品管理员

综合部负责人

表5：
办公用品领用登记表
序号
物品名称
数量
总价
领用部门
领用人签名
领用时间
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

表6：
会务组用品申领单

年 月 日
编号
名称
数量
所需金额
预算额度
备注

会议主题

会议时间

申请人

会务组负责人

综合部负责人

综合部分管领导

表7：
会议期间物品领取登记表
序号
物品名称
数量
总价
领用部门
领用人签名
领用时间
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

表8：
办公用品交接登记表
年 月 日
序号
物品名称
数量
总价
移交人
所在部门
接收人
所在部门
备注

流程：此表由管理员登记，负责登记入库。如办公用品回收，则管理员为接收人。
表9：
办公用品报修登记表
序号
名称及型号
故障说明
报修部门
报修人
报修时间
维修时间
报修人确认（公司/人员）
维修人签字
维修结果
经办人
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

表10：
办公用品报废单

部门： 年 月 日
项 目

型 号

数 量

单位

价 格

使用人

报废
原因

报废处理
方式

维修人

使用人

部门负责人

综合部分管领导

表11

办公用品库存台账
单位：综合部

类型：办公家具、耐用品、消耗品
序号
资产名称
资产编号
规格型号
单位
金额(元)
购货时间
存放地点
使用部门
使用人签名
备注

合计

-

采购员：
管理员：
综合部负责人：