公司档案整理规范.pptx

企业档案概念及种类：企业档案概念及种类：n n档案：企业在社会活动中形成的具有各种形式的历史记录n n企业各类档案整理标准：文书：GB9705 科技:DA/T22 会计:GB/T11821、财会字【1998】32号 人事:劳力字【1992】33号文件归档范围：文件归档范围：n企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围不归档文件范围不归档文件范围（一）（一）（一）（一）n n上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；n n同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；n n下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。不归档文件范围不归档文件范围（二）（二）n n本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；归档文件来源：归档文件来源：n n本企业形成的文件n n本企业引进项目、外购设备等接收的文件n n所属单位及参股企业应向本企业提交的文件n n本企业参加的合作项目。合作单位按要求应向本企业提交的文件n n本企业执行、办理的外来文件文件归档时间文件归档时间（一）（一）n n经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作中形成的文件一般在办理完毕后第二年归档n n科研开发、项目建设类文件按周期的长短可分阶段或定期归档文件归档时间文件归档时间（二）（二）n n会计类档案应在会计年终后由会计部门专门存档，保管一年后移交档案室保管文件n n电子文件逻辑归档宜定时进行，物理档案应与相应门类或类容的其他载体归档时间一致。n n磁带、照片类应在工作结束后及时归档。归档文件保管期限归档文件保管期限n n归档文件保管期限分为永久、30年和10年，根据文件本身的重要程度，具体情况具体分析。n n对文件的保管期限的确定，大家可以参照档案常用规范文件选编第257页企业文件归档基本范围与保管期限参考表。归档文件整理的八个步骤归档文件整理的八个步骤n n区分年度n n分类n n清理和装订n n单份文件的排列n n编制档号n n编目n n编制备考表n n装盒一、区分年度一、区分年度n对不同年的的文件首先应按年度分类，同一年的文件按类别分类二、分类二、分类n n按照中华人民共和国档案行业标准企业档案工作规范企业档案细分为十大类：经营管理类 生产管理类 行政管理类 党群管理类 产品生产类 科研开发类 项目建设类 设备仪器类 会计业务类 职工管理类分类方法：采用“机构(问题)-年度-保管期限的方法三、清理和装订三、清理和装订 正确理解“件”的概念，并不是指单独一份文件，以下的七种情况下，应当将文件保存为1件。件:归档文件的整理单位。归档文件的整理单位。原则上每份文件单独计算为一件。原则上每份文件单独计算为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；转发文与被转发文为一件会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件来文与复文为一件，来文与复文为一件，来文与复文为一件，来文与复文为一件，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件则将所有的来文、复文分别作为一件则将所有的来文、复文分别作为一件则将所有的来文、复文分别作为一件归档文件应按件装订 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种版本在后。有文件处理单的，可放在最前面版本在后。有文件处理单的，可放在最前面较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方法,成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持原貌不变四、单份文件排列四、单份文件排列n n按单位级别排列：级别高的排在前n n按时间排列：同一级别的按时间先后顺序排列n n事由特征比较突出的情况下，把同一事由的文件集中排列。五、编制档号五、编制档号 档号包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等内容，其中全宗号、年度、保管期限和件号是必备项。五、编制档号五、编制档号遵循五个原则：唯一性原则：一个档号指向一个件；合理性原则：与整理分类体系相适应；稳定性原则：一经确定，不随意改变；扩充性原则：留有适当空间，以便扩充；简单性原则：编号项目应精简，以节省存贮空间，提高存贮效率。五、编制档号五、编制档号n n首先按机构或问题分开，每一类中分三个保管期限。每一保管期限中从“1”开始编年度小流水。n n比如：2000年n n第一个机构“办公室”中，有永久、长期、短期三个流水号，分别从1开始。n n“人事处”中同样有永久、长期、短期三个流水号，分别从1开始。n n到2001年，又分别从1开始编件号。六、编目六、编目1 1、件号、件号、件号、件号 在最低一级目录中从在最低一级目录中从001001开始。年度小流水，每开始。年度小流水，每年从年从“001001”开始。开始。分馆编件号和室编件号两种，一般用室编件号，分馆编件号和室编件号两种，一般用室编件号，进馆都可以继续沿用。进馆都可以继续沿用。2 2、责任者、责任者、责任者、责任者 指制发文件的组织或个人，即文件的发文单指制发文件的组织或个人，即文件的发文单位或署名者。可以是一个单位或者单位内部的一位或署名者。可以是一个单位或者单位内部的一个机构，也可以是几个单位或者是一个人或若干个机构，也可以是几个单位或者是一个人或若干人。人。填写责任者时一般应使用全称或通用简称。填写责任者时一般应使用全称或通用简称。不要使用不要使用“本部本部”、“本局本局”、“本公司本公司”等含等含义不用、难以判断的简称。义不用、难以判断的简称。六、编目六、编目3 3、题名、题名 是最重要的检索途径。是最重要的检索途径。由责任者、问题、文种三个部分组成。例如由责任者、问题、文种三个部分组成。例如国家档案局关于加强档案安全保管的通知国家档案局关于加强档案安全保管的通知。一般情况下，只录入正题名。一般情况下，只录入正题名。4 4、日期、日期 文件的形成时间，即是文件的落款时间，八位文件的形成时间，即是文件的落款时间，八位数字表示，例如数字表示，例如20102010年年1010月月2727日，标为日，标为2010102720101027；20102010年年1 1月月1 1日，标注为日，标注为2010010120100101 六、编目六、编目5 5、页数、页数 填写一个文件的总页数，用于统计和核对。以填写一个文件的总页数，用于统计和核对。以文件中有图文的页数为一页，空白页不计算页数。文件中有图文的页数为一页，空白页不计算页数。多份文件为一件时，按各文件页数相加一起计算。多份文件为一件时，按各文件页数相加一起计算。6 6、备注、备注 用于填写归档文件需要补充和说明的情况包括用于填写归档文件需要补充和说明的情况包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等，填写密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等，填写不下时，可加注标志不下时，可加注标志*号，填入备考表中。号，填入备考表中。六、编目六、编目n n归档目录与盒内文件应相符；n n目录一式4份，一份装盒，另外三份装订后，自身存一份，向档案馆移交两份。n n归档目录要求打印，不能手写。六、编目六、编目七、编制备考表七、编制备考表n n备考表放在盒内所有文件之后，用于对盒内归档文件进行备考表放在盒内所有文件之后，用于对盒内归档文件进行必要的注释说明。需要填写的项目如下：必要的注释说明。需要填写的项目如下：（1 1）盒内文件情况说明：对盒内归档文件收集的齐全程度，）盒内文件情况说明：对盒内归档文件收集的齐全程度，文件本身的状况（字迹模糊、缺损等）均应在备考表中加文件本身的状况（字迹模糊、缺损等）均应在备考表中加以说明。以说明。（2 2）整理人：负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确）整理人：负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。责任。（3 3）检查人：检查归档文件整理质量人员的姓名，由负有）检查人：检查归档文件整理质量人员的姓名，由负有检查职责人员填写，由其对归档文件齐全完整情况进行监检查职责人员填写，由其对归档文件齐全完整情况进行监督检查。督检查。（4 4）日期：整理完毕的日期。（第二年的第二季度完成整）日期：整理完毕的日期。（第二年的第二季度完成整理）理）备考表格式：备考表格式：八、装盒八、装盒n n按件号顺序装盒，切勿把不同年度和不同保管期限的混装。（整理技巧：可将相同文号的装在一起）n n背脊及封面的填写：要求整洁，美观。（1）封面上的立档单位名称可盖章，或定制印刷（2）背脊尽量不用手写，可用数字章或整体打印后贴在背脊上。档案盒的封面：用全称或规范化的简称标明全宗名称档案盒盒脊：档案盒盒脊：项目有：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒项目有：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。号。其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用的件号，中间用“”连接。盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止连接。盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写件号、盒号在进馆时再按要求填写 谢谢大家！谢谢大家！