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可控费用管理办法

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2020年4月19日
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可控费用管理办法

第一章 总则
1. 目的
1.1强化财务管理，规范财务制度，保证公司资金的合理、有效使用和经费正常有序支出，规范财务借款、费用报销及付款行为。依据国家有关法律、法规和规章制度，结合公司实际情况，特制订本管理制度。
2. 适用范围
2.1本制度适用于集团公司各部门人员的费用借支和报销。各分子公司可对不符合本公司实际情况的部份进行修订，并报总公司财务总监审核，总裁审批后执行。
2.2本制度所指可控费用是指能够被责任主体单位或个人的行为所控制的费用项目，主要包括：业务招待费、差旅费（含市内交通费）、办公费（含通讯费、资料打印费）、会议费、维修费、劳保费、培训费、福利费、工会费等。
2.3市场推广活动费用及营销业务人员的提成和差旅、通讯费用管理办法由营销部门另行制定，报总公司总裁审批，并交财务审核备案。
3.管理原则
3.1公司费用开支遵循从严控制、从简节约的方针；
3.2可控费用报销管理实行“预算”和“报销标准”双重控制原则。超过预算的费用报销必须报总公司预算管理委员会审议，董事长签批后方可报销。超过报销标准的费用须经总裁审批后方可报销。
4. 职责和审批权限
4.1费用控制实行谁管理、谁审核、谁控制、谁负责的原则；
4.2上述可控费用的管理责任主体为：
管理责任人
各使用部门
行政人事部
工会主席/总经理
总经理/董事长
可控费用项目
差旅费(含交通费)、招待费、办公费(含资料打印费)
通讯费、维修费、会议费、劳保费、培训费
工会费
福利费
4.3费用报销的审批权限按《审批权限管理办法》执行。

第二章 借款制度
5.员工借款实行实名制，必须由借款人填写一式两联借支单，并由借款人亲笔签名，报有权人员审批后方可借支。借款人对所借款项承担报销结账和偿还责任。
6.员工借款实行分类管理、限额控制、分级审批制度，按《审批权限管理办法》规定由部门经理、分管领导、财务负责人、总经理逐级审批。
7.借款分为会议（备用金）借支、零星采购借支、市场开发借支三类，差旅费、日常招待费用一律不予借支。借支额度分别为：
7.1采购资金原则上经过转账支付，对采购分散、种类多、单笔金额小，确实无法经过转账支付的零星采购，由经办人根据采购申请单确定的金额借支，但最高额度为10000元/人；
7.2会议（备用金）借支，包括会议、接待、单位备用金等，借支额度根据开支预算确定，最高为 0元/人；
7.3市场开发借支，市场开发因未知因素较大，为了确保公司市场开发效率，借支额度最高确定为50000元/人。
8.借支原则上要求一个月内凭有效发票平账。一人有多项借支的，借支总额度可累加。如：某人既有备用金借支、又有市场开发借支，则其借支总额度控制为60000元，依次类推。
9.借款须严格执行“前帐不清，后帐不借”的原则，确属特殊情况由公司总经理审批后方可办理，但累计借款不得超过借支限额。
10.财务部每年分别于6月和12月两次清理员工借支，借支人需无条件配合办理报销或偿还平账手续。
11.借支审批严格执行《审批权限管理办法》的权限和流程。
12.会议费借支须凭事前经审批的会议组织方案、主要议程和费用预算等资料办理。

第三章 报销制度
第一节 综合性规定
13.员工报销费用所提交财务部门的票据必须是国家财政或税务部门监制的正规发票（或政府部门监制的合法非税收据），不允许收据或白条报帐（公司食堂开支除外）。
14.员工报销费用须填写《费用报销单》（差旅费报销须填写《差旅费报销单》），将费用票据粘贴整齐附后（小票在粘贴单上依次错开粘贴，大票对齐左上角粘贴，不得使用大头针、回形针、订书针等装订，尺寸规格超出报销封面或会计凭证的要予以折叠），注明票据张数。
15.员工报销所填写的报销封面或对票据所作的签注必须使用钢笔或签字笔，字迹要工整，不得潦草，单据不得涂改，报销封面所注明的各项费用要分项填写，分项加总，原始票据要保持整洁，原始票据所需填注的相关项目必须由原出票人填注齐全、完整。凡不符合要求的报销单据和发票财务部门有权拒绝受理或退回补正。
16.报销发票原则上要求为3个月以内开具的发票，超过3个月的需说明原因。但最多不能超过6个月。
17.严禁虚假发票入账报销，一经发现若查实属恶意行为，将给予严肃处理。报销发票的规范要求见附件。
18.对专项费用（如会议费）的报销，在实际支出未超过审批金额的，由财务部门复核无误后报销；超过原审批金额的，需报集团总裁和董事长审批。
19.费用报销实行一次一单报销制，不得将多次费用、多项费用合在一张报销单中。如：不得将两次或多次出差的费用合并报销；招待费不得跟交通费合并报销；多次招待费不得合并报销等。
20. 对符合规定的费用报销单据必须及时审核，及时传递，对不符合规定的费用报销单据需及时退回报销申请人。所有费用报销单据的审批支付流程时间规定为3个工作日/人，累计审批支付流程不得超过20个工作日。审批人未按规定时间完成审批，公司将给予警示和考核；

第二节 业务招待费报销规定
21. 业务招待费实行“预算控制、招待从俭、陪餐人数从严限制”原则，且应遵循“先批后用”原则。
22.日常招待费用原则上不借支，由经办人先垫付，后凭票报销（大型接待除外）。
23.确因业务需要宴请客人，需事先征得有权审批人的同意。连续几天内因同一事项发生招待，可事先一次性预报。报销时须提供经批准的审批单，并注明用餐事由、宴请客人人数、陪餐人数、招待餐数。
24.招待用水果，根据各部门申报，统一由办公室采购，各部门签收。财务中心审核发票及各部门签收单后，予以报销，费用归集到各部门。
25.集团内公司之间、公司内部门之间、同事之间严禁公款宴请。
26.业务招待费开支标准（含陪餐人员）：
客人层级
重要客户
政府重要监管机构
普通客人
内、外部会议
用餐标准(元/人)
100
90
60
50
酒水标准（元/人）
70
60
40
20
烟（元/人）
35
35
0
0
礼品
300
300
0
0
客人住宿
300
0
0
200
注：●陪餐人员不得超过客人人数，最多不超过3人/桌；
●所有礼品开支按《审批权限管理办法》中招待费的规定报批，计入所在部门招待费用；
●超过上述标准的需报总公司总裁特别批准后，方可开支；
●住宿费原则上不作招待费报销，以差旅费或会议费的名义报销。

第三节 差旅费报销规定
27.所有人员出差前需按《审批权限管理办法》规定提出申请。副总裁以上人员出差需报董事长批准。
28.员工报销差旅费须填写《差旅费报销单》，并附出差审批单，将费用票据粘贴整齐附后，按《审批权限管理办法》要求审批后交财务部审核报销。
29.员工填写《差旅费报销单》时，应填写出差事由、出差时间、起止地点、出差路径、补助金额，出差人员若超出计划路线、计划时间应补办申请，否则，财务部门将不再退单并严格按《出差审批单》的路线及时间予以报销、计算补助。
30.差旅途中的景点门票等旅游开支，除经主管领导批准的对外招待开支，一律不得报销。
31.不同部门人员一同出差，尽量分部门填写差旅费报销单，若为不可分割费用，需注明各部门分担金额，未注明的视同填报人所在部门费用。
32.同性别的两人同行出差，须合住一个房间，报销标准就高人员的标准。
33.员工在市区内办事，公司未派车的，可凭车票据实报销一定的市内交通费。市内交通费必须按月报销，跨月不报。报销时需填写《市内交通费报销审核表》，将外出时间、起始地点、实际开支金额、办事内容等填写清楚后，附在粘贴好车票的差旅费报销单后，经部门负责人审批后报销。
34.原则上对出差地的士费（含包租车费）不予报销，确因事情紧急或特殊情况，需先报主管领导同意，并在报销时提供文字说明，经主管领导和总经理签批后凭票报销。
35.员工出差地距离超过150公里的，要求使用公共交通工具，费用按公共交通费用金额凭票报销。自驾车外地出差的车辆费用与差旅报销单同单报销，单独填报的财务不予受理（市内办事自驾的除外）。
36.员工到外地参加会议及各类学术交流活动，统一安排食宿的，据实报销会务费，但应扣除会议期间的伙食补贴，若能提供会议期间伙食自理证明的，则按规定标准给予伙食补贴。
37.出差期间招待客户用餐一次，则扣除当天伙食补贴标准的1/2。用餐两次，扣除一天伙食补助，以此类推。
38.员工在集团内异地公司之间出差，不得在当地公司或机构报销费用，不得接受当地公司或机构的公款宴请。
39.住宿费标准（按职级和出差地区确定）：单位：元/天
地区 级别
董事长/总裁
副总裁(含子公司总经理)
部门负责人(含子公司副总)
其它管理人员(含其它业务人员)
省会城市
据实
据实
240
200
一般地级市
据实
260
200
160
县城（市）
据实
220
160
120
派驻异地长期任职
据实
60平米/人或1500元/人.月
25平米/人或650元/人.月
备注：●住宿费在以上限额标准内凭票据实报销，超出部分不予报销，派驻外地任职公司租赁的房子，由公司支付租赁费，不再补助住宿费。
●长时间（10日以上）派驻外地从事项目跟进的人员(含OEM和工程项目监工)，公司未租房的，住宿费按其它管理人员标准的60%报销。
40.出差伙食补贴标准 单位：元/天
级别
总经理/董事长
其它管理人员
所有地区
据实
50
长时间出差
在一地出差时间超过10日的，餐费补助按同档次的80%报销，借调外地工作超过1个月的，餐费补助按同档次60%报销。
备注：●出差天数计算：从离开工作地起至回到工作地止，计算整天后，不足12小时的按半天计算，超过12小时的按整天计算；
●在长公司员工到集团内异地公司出差，出差地有食堂的，免费就餐，不再享受驻勤餐费补贴。
41.交通工具报销标准：
类型
级别
长途交通

市内交通
飞机
火车
轮船
汽车
自驾车
董事长/总裁
头等舱
经济舱
高铁、动车、软卧
一等舱
据实
据实报销
公司专车、公交、地铁、出租车、自驾车按1000元/月以内凭票报销
副总裁(含子公司总经理)
经济舱
高铁、动车二等座、硬卧
二等舱
据实
参照《私车公用管理办法》相关规定执行
部门经理(含子公司副总)
/
三等舱
据实
公交、地铁、自驾车（参照《私车公用管理办法》）
其它管理人员(含其它业务人员)
/
据实
备注：●标准规定的头等舱、高铁、轮船一、二等舱和短途出租车是为便利工作，应视工作需要合理选择出行，一切以节俭为原则，杜绝无故浪费和虚假瞒报，一经发现，严肃处理。
●对车船票和机票的手续费、退票费等必须由当事人写明情况，经总经理和财务负责人审核，方可报销。财务有权拒报认为不合理的该类费用。
●部门经理及以下人员因公需经常外出的，可向总经理提出申请使用私家车，并给予一定金额的费用补贴，按月凭票报销，具体金额由所在公司总经理和财务总监确定，报总公司总裁核准。

第四节 办公费报销规定
42.办公费坚持预算控制、勤俭节约、高度相关、超标不配、损坏赔偿的原则，对不是日常办公必须的用品与耗材不得采购。
43.办公室一律不得配用日常食品、水果、烟和茶叶，除税务、工商、质监、科技、等主要政府监管部门和主要贷款行来客，可由行政人事部门统一提供食品、水果、烟和茶水，其它普通客人只提供茶水。
44.日常招待用茶叶和烟控制标准为：茶叶120元/公斤以内，烟350元/条以内。
45.办公用耗材的采购和领用必须与日常办公高度相关，并按《审批权限管理办法》规定办理，其它如茶具、电子器材（计算器除外）、装饰用品等一律不得增配。
46.办公家具和电脑的配置必须先提交计划，报集团总裁批准，交采购部门比价或招标采购。
47.日常办公文件传递倡导使用电子文档，对确需打印、复印的材料及名片、宣传资料的制作费用必须执行严格的登记、审批制度，费用纳入部门预算和考核。
48.各公司行政管理部门需对现有办公用品和耗材进行重新登记、盘点，并建立办公物资购销台账，如实登记办公物资的采购、领用和库存情况。以后每年底对在用和库存办公用品进行盘点，出具盘点表报财务总监和总经理（总裁）审核。
49.员工工作调动和离职需办理好办公用品交接签认。对耐用办公用品（如移动硬盘、U盘、计算器、碎纸机、吸尘器等）领用采取以旧换新的方式领用，旧的耐用品由行政管理部门统一造表报批后处理，个人不得擅自处理。
50.为了便于员工的业务联系，公司给予员工一定的手机通讯费补贴，超标的通讯费和与工作不相关的各类定制费用不得报销。
通讯费补贴标准 单位：元/月
级别
董事长/总裁/副总裁/子公司总经理
子公司副总/营销和采购部门负责人
部门负责人/营销和采购部门副经理
部门主管/业务员
其它员工
通讯费补贴限额
200
150
100
80
50
备注：●通讯费采取限额控制，超出部分不予报销。必须采用通讯公司正规话费报销发票报销。
51.享受手机通讯补帖的人员应24小时保持开机状态。如无特殊原因无故关机、停机，影响工作开展，当月通讯费不予报销。多次发生且情节严重者，公司有权取消其通讯费补贴额度。

第五节 会议费报销规定
52.各公司内部常规性会议要求在内部会议室举行，原则上不发生会议经费。
53.对发生经费的会议，举办部门需提前制定会议方案和费用预算，并报财务负责人审核，总经理审批。审批权限和流程按《审批权限管理办法》执行。
54.会议结束后必须将会议方案、签到表、会议纪要收集完整，并作为费用报销依据。会议记录由会议组织部门存档、备查。
55.单次会议发生的费用必须一次性提供有效单据报销，财务对照方案和预算审核，对超预算的费用不予报销。
56.公司人员外出参加会议需提供会议邀请文件和外出参加会议申请报告，明确参加会议人员、时间、费用、食宿安排等；
57.发生下列会务费用，须经公司总裁批准，方可报销：
●参加各类需交纳会务费、食宿费等费用的会议，其中另交的旅游、参观、考察的费用不得报销，包含在会务费和食宿费中确实无法分割的参观、考察费用；
●加入各类社团组织需缴纳的会费及相关费用。

第六节 车辆费用报销规定
58.车辆费用包括公司公务用车的使用费和私车公用报销的费用。
59.车辆费用的报销范围为：
●公司公务用车包括：保险费、油费、路桥费、年审费、维修保养费及停车费用。违章罚款由驾驶人承担，公司不予报销；
●私车公用包括：根据行政管理部门确定的单位里程费用标准计算。凭油费、路桥费、停车费等有效发票报销。
60.各公司的车辆管理责任部门为行政管理部门，按属地原则，非公司事务不得使用公车和报销车辆费用。个人因私确需使用公车，需提交申请报告，总经理审批。
61.出车流程：行政管理部门开出派车单 抽查起始里程 出车完成交回派车单 管理责任人查验里程并登记台账 持派车单和有效发票填写报销单报账
派车单需标明出车时间、出车事由、起讫地点、计算里程、车辆类别、费用标准。
62.车辆费用报销必须凭发票和审批单打印件，报销时间要求在一个月以内，私车公用的发票有效期为三个月。
63.每月3日前行政管理部门车辆管理责任人需统计公司车辆使用情况，编制车辆使用情况报表（格式见附表），报财务审核。财务将对当月公司车辆的消耗、费用报销、充值卡的充值和结余情况进行核对，并不定期对车辆的出车记录和里程进行抽查。
64.公车维修保养必须由司机填写《车辆报修单》，报部门负责人和分管领导审核后，到指定维修点办理，维修费用报销除有效发票外，还需提供经审批的保修单和修理厂维修记录。特殊情况在外地发生的维修费，需提前电话报告，回公司后补办手续。
65.车辆的保险和事故处理等由车辆管理部门统一负责办理，保险公司和投保险种由行政管理部门经过比价方式统一选择，报集团总裁审批确定。
66.汽油费开支，由行政管理部门公车管理责任人每月按照计划统一转账到公司总油卡上。再由责任人分配到各车油卡中，禁止现金加油。特殊情况需要现金加油，必须事前报告管理责任人，并经主管领导同意，登记好台账。
67.司机市内（含长株潭）出车原则上不得报销出车补助，确实无法赶回公司就餐的，给予中餐补贴15元/次，出车外地的，按员工出差补助报销，一次一报。
68.对私车公用的，费用实行按定额标准与里程数计算报销，但车辆的违章处罚和交通事故及发生的费用，公司不负责、不报销。

第七节 维修费报销规定
69.维修费是指固定资产的中小维修和耐用消耗品的维修，包括房屋建筑物、办公和生产用设备、办公家具、电脑、电子器具及其它用具的维修消耗的配件和费用。固定资产的大修和技改适用公司《固定资产管理办法》。
70.行政管理部门是维修费的管理责任部门，相关专业部门（行政管理部门、生产部、工程部等）为资产维修的职能管理部门。所有维修均需提交申请，实行先报批后维修。
71.单笔1000元以上的资产维修需签订维修合同或协议，单笔超过5000元以上的维修需进行比价或招标。
72.资产维修需由使用部门提出维修申请，经主管领导审核后，由相关职能管理部门（行政管理部门、生产部、工程部等）核定维修项目和维修费用金额，根据审批权限（5000元以下由财务总监批准；5000元以上由总经理（或总裁）批准）报请有关领导审核批准后，由管理责任部门按规定确定维修人。使用部门和使用人不得直接安排维修或购买维修材料。
73.资产维修完成后需经资产使用人和职能部门验收并签字确认。
74.维修费报销须由管理责任部门填制费用报销单，并附审批单、有效发票、维修合同或协议（1000元以上）、比价或招标资料（10000元以上）。
75.对有维修保质期的维修费需保留10%的质量保证金，待保质期满后支付。

第八节 劳保费报销规定
76.劳保费是公司用于员工劳动保护所需的费用，主要用于劳保用品、劳保服装、防寒防暑用品的采购以及离退休人员活动经费开支，不得用于发放员工福利和补贴。
77.劳保费的管理责任部门为行政管理部门，财务负责审核与核算。
78.劳保费实行年度预算管理，预算额度内的由行政管理部门提交申请报告和费用预算，按《审批权限管理办法》要求（5000元以内财务总监审批，5000元以上报总经理审批）批准后实施。对超预算的劳保费开支，需报经集团总裁审批。
79.劳保费报销需凭经批准的申请报告、资金预算和有效发票，填写费用报销单，经财务审核后报销。
80.劳保用品采购额度超过10000元以上的，需采取比价或招标方式选择供应商供货、并签订采购合同。

第九节 培训费报销规定
81.培训费报销范围包括：公司内部组织的培训、公司外派培训、与岗位业务相关的资格证后续教育培训、购买的年度业务培训年卡、公司外派的岗位专业中、长期学习。
个人参加的学历教育和执业资格证书考试前培训不包括在内。
82.培训费的管理责任部门为行政管理部门。行政管理部门根据年度计划及预算，制定年度公司员工培训计划和教育培训方案，报总经理审批后执行。
83.参加各类培训的职工需填写《员工培训审批表》，写明培训的内容、方式、时间、地点、人数和费用计划，按《审批权限管理办法》要求（5000元以内财务总监审批，5000元以上报总经理审批）报批后实施。超过10天以上的中长期培训需报集团董事长批准。
84.公司内部组织的培训，由组织部门填写《员工培训审批表》，按《审批权限管理办法》要求（5000元以内财务总监审批，5000元以上报总经理审批）报批后实施，原则上要求在公司内部进行，不发生场地租赁和餐费、住宿、差旅等费用。
85.为职称晋升和与公司业务相关的执业资格等级考试而参加的统一考试费（不含培训费），在考试合格并取得资格证书后，可由行政管理部门核准报销。
86.学习、培训费用报销，需凭经批准的《员工培训审批表》及有效发票，填写费用报销单审批报销。
87.外出参加业务学习、培训的员工，回公司后需组织相关人员进行转训，转训不得支付授课劳务。
88.单次单项外出参加学习培训的人数不得超过3人。

第十节 工会费用报销规定
89.工会经费是按工资总额的2%计提后，单独存储、独立核算，其中40%留存待缴，60%用于公司工会组织的活动经费，不得用于公司集体福利和经营性开支。
90.工会委员会是工会活动和工会经费的组织管理人，财务部门负责工会经费的核算和监督。
91.工会委员会需在年初编制工会经费收支预算，按月提交工会经费的收支报表和报告，并接受审计部门的审计和监督。
92.使用工会费用需提交申请表（含活动方案和经费预算），经工会主席审核后按《审批权限管理办法》的要求（5000元以内财务总监审批，5000元以上总经理审批）报经审批后实施。
93.工会费用的报销需提交经审批的申请表和有效发票，填写费用报销单，经财务审核后报销。
94.工会经费必须确保收支平衡，不得超支，不得超标准计提。

第十一节 福利费报销管理规定
95.福利费是用于公司员工集体福利和员工食堂伙食开支的资金，年开支额度不得超过工资总额的14%。
96.福利费属于集体性质，不得把经营性开支和工资性津补贴、奖金计入福利费，也不得用于少数人的消费性支出。
97.福利费的管理责任部门为行政管理部门，财务部负责审核监督与核算。福利费的核算采取先提后用的方式。
98.福利费开支必须依据公司福利制度进行，并由人力资源部提交福利费开支申请报告，报主管领导审核，按《审批权限管理办法》的要求（5000元以内财务总监审批，5000元以上总经理审批）报经批准后实施。
99.对公司福利政策之外开支的福利费，需由人力资源部提出申请，经集团总裁和董事长审批同意后实施。
100.福利费需凭经审批同意的申请单和有效单据开支发放或报销。发放的福利费需按个税政策规定代扣代缴个人所得税。

第四章附则
101.本办法自颁布之日起实施。
102.本办法由财务中心负责修改与解释。