合同管理制度(附流程图).doc

合同管理制度(附流程图)合同管理制度1 目的为加强经济合同管理，减少失误，提高经济效益，根据合同法及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。2 范围本标准规定了公司经济合同的订制、批准权限、履行、变更解除及纠纷处理相关内容。本标准适用于公司各部门对外签订的各类经济合同一律适用本制度，经济合同包括买卖（销售和采购）合同、租赁合同、承揽（加工、定作、建、工程）合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同等与企业经营业务有关的一切合同。3 规范性引用文件1 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本均适用于本标准。 合同法4 职责4.1 各职能部门经办本部门职责范畴内的合同签约作业。4.2 监察审计部负责合同评审。4.3 公司法律顾问负责对合同条款进行审查。4.3 董事会、总经理或由总经理授权委托人负责合同审批。4.4 各职能部门负责本部门合同执行管理。经济合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好经济合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导及有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各相关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的经济合同管理工作。5 合同管理5.1经济合同的签订5.1.1 签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。5.1.2 对外签订经济合同，除法定代表人或总经理外，其余必须是经总经理授权者，被授权者必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。5.1.3 签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权及经营范围、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。5.1.4签订经济合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。5.1.5 签订经济合同，如涉及公司其他部门的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。5.1.6 经济合同除即时结清外，一律采用书面格式，并必须采用统一的经济合同文本，其余有关修改合同的文书、图表、传真、电子邮件等均视为合同的组成部分。5.1.7 合同双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是： a.部首部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。 b.正文部分，注意：产品名称应具体写明生产厂家、型号、规格、等级、花色等；技术质量要求明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理磅差及自然损耗率等；包装、运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价金确定按公司有关规定确定；违约责任中的违约金应具体写明。 c.结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章-公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。5.1.8 签订经济合同，除合同履行地（包括交货地点、履行地点）在我司所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区人民法院管辖。5.1.9 签订购货合同应以现货为主；付款尽可能采用托收承兑，如需预付货款或定金按十五条规定办理。签订供货合同应以现款为主，不准赊销；确需赊销或代销的，按十五条规定办理。5.1.10 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋 取私利，违者依法严惩。5.2 经济合同的审查批准5.2.1 经济合同的正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。5.2.2 经济合同审批权限如下：5.2.2.1 各部门对外签订的经济合同，除按规定须上报董事会审查批准者外，其余由总经理或其授权人审批。5.2.2.2下列合同由董事长审批：a.固定资产投资1万以上；b.各类联营、合资、合作、投资合同。5.2.2.3 合同标的超过公司资产1/3以上，投资额度100万以上的合同由董事会审批。5.2.2.4 法律顾问负责对下列合同进行审查：董事长、总经理委托审查的合同；内容复杂、较难掌握，各企业要求提供法律帮助的合同。法律顾问主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。5.2.3 经济合同审查的要点是： a.合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。 b.合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。 c.合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。5.2.4 根据法律规定或实际需要，经济合同还应当或可以请公证处公证。5.2.5 经济合同的审批程序如下：a.签约人在授权范围内将草拟合同，同时填写合同评审表后，一并交由部门经理审核，部门经理核对后交主管副总审核，由主管副总审核后交监察审计部审查，再由董事长或总经理审批，则合同成立。b.根据公司实际情况，合同较多较频繁的签约单位可按客户、供应商信用C、B、A分级程度进行按季、半年度、一年度评审复核，详见客户信用度评审表。c.合同经审核同意后即由签约人签字并加盖公司印章，并将合同正本一份送监察审计部，一份送财务部备案。5.2.6 各合同评审部门、人员均应按合同评审单相关栏目要求认真审核有关内容并签署审核意见。5.3 经济合同的履行5.3.1 经济合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。5.3.2 合同履行完毕的标准，应按合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。5.3.3 各签约人及各级领导应随时了解、掌握经济合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成经济合同不能履行或不能完全履行的，要追究有关人员的责任。5.3.4 每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，各有关人员应及时将上述有关资料整理清楚，交档案管理人员存档。5.4 经济合同的变更、解除5.4.1 在经济合同履行过程中碰到困难的，各级人员首先应尽一切努力克服困难的，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。5.4.2 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。5.4.3 变更、解除经济合同，必须符合合同法的规定，并应在公司内办理有关手续。5.4.4 变更、解除合同的手续，应按本制度（5.2）规定的审批权限和程序执行。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证。5.4.5 变更、解除经济合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律不得作为变更、解除合同的依据。5.4.6 变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。5.4.7 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。5.4.8 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。5.5 经济合同纠份的处理5.5.1 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按合同法等有关法规和本制度规定妥善处理。5.5.2 合同纠纷由签约部门负责处理。涉及公司几个部门的，可以协商或由公司确定一个部门为主负责。签约人对纠纷的处理必须具体负责到到底。5.5.3 处理合同纠纷的原则是： a.坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。 b.以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。 c.因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我 方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清责任，合情合理解决。5.5.4 各部门在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。5.5.5 法律顾问处理合同纠纷的范围是： a.董事长交办的； b.经各部门（公司）处理解决不了的； c.其他需由法律顾问处理的。4.5.6 提请处理合同纠纷的程序是： a.承办人仍填写“合同审核单”，并注明系纠纷合同按本制度第十八条的规定程序报批。b.法律顾问对合同纠纷，在必要时可提前介入。对无法协商解决或无必要协商解决的合同纠纷，经集团领导同意，可提交有关部门依法处理。 5.5.7 合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够时间。5.5.8 凡由法律顾问处理的经济合同纠纷，相关人员（部门）必须主动提供下列证据材料的复印件： a.经济合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等； b.送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证； c.货款的承付、托收凭证，有关财务帐目； d.产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告； e.有关违约的证据材料； f.其他与处理纠纷有关的材料。5.5.9 对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。5.5.10 各部门（公司）对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，有关部门出具的法律文书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的情况或履行。对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。5.5.11 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法律顾问配合各单位向人民法院申请执行。5.5.12 在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门（人员）应认真调查对方的财产状况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应经相关领导审批，同时制作协议书并按协议书规定办理。5.5.13 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关部门，并将有关资料汇总、归档，以备查考。5.6 经济合同的管理5.6.1 本公司对经济合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，合同专用章制度及基础管理制度。5.6.2 本公司经济合同的二级管理具体是：5.6.2.1公司由总经理总负责，分管副总经理具体负责，a.公司主管内贸的副总经理负责审核内贸合同。 b.公司主管市场副总经理负责审核外销合同。 c.公司主管生产副总经理负责审核面辅料采购合同。d.公司主管职能部门的副总经理负责审核维修、固定资产合同。5.6.2.2 归口管理部门为监察审计部。主要职责是： a.负责管理公司的各类合同； b.负责检查各类合同的合法性，实行法律监督；对公司审批或签订的合同负责把关，对下属企业审批的合同负责抽查，提供法律帮助； c.负责考评合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平； d.配合办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项； e.配合处理合同纠纷；f.配合新签约合同订立前期查询、确认工作。5.6.2.3 各部门合同管理的 主要职责是： a.负责管理本部门签订的合同； b.负责审查本部门签订合同的合法性、完整性和可行性；对须报请集团公司或签证机关审批、见证、签证或公证的合同，办理申报手续，提出初步意见； c.负责处理本部门合同纠纷；对各类经济合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作。5.6.3 总经理授权签约人5.6.3.1 主要职责是： a.在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿； b.对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责； c.对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责； d.对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好； e.负责保管好本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后应立即将资料上交归档。5.6.3.2应具备的条件： a.政治思想好。能自觉遵守国家的法律政策，遵守公司各项规章制度；能拒腐蚀，不贪污贿，不假公济私、损公肥私。 b.业务工作好。熟悉本职工作，能够良好地完成本人的业务工作，并以公司利益为重，择优签约，严格履约，节约资金，增加收益，取得一定成绩，无遗留问题。 c.法律意识强。对合同法等经济法规认真学习，初步掌握并能运用有关法规。5.6.3.3 总经理授权签约人应于每年终重新审核一次。审核的主要内容是：总经理授权签约人在本年度的工作、学习及思想情况，取得什么成绩，发生什么问题，有无违纪行为等。审核后，总经理可根据情况分别作出：维持授权范围、变更授权范围、撤销授权等决定。5.6.3.4 法人委托证书应妥善保管，防止遗失。不准将法人委托证书转借他人或用作其他证明，否则，除吊销其法人委托证书外，还要追究相应的责任。5.7 签订合同专用章制度。5.7.1 公司对外签订合同所加盖的印章，除公司的公章外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，还可以予以处罚。5.7.2 合同专用章由公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。5.7.3 合同专用章应严格按授权的范围使用，不准混用、代用或借用。5.7.4 合同专用章由指定部门保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。5.8 公司各部门都必须认真做好经济合同管理和基础工作。5.8.1 建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、合同评审表、合同分批履行的情况记录、变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应存档。5.8.2 建立合同管理台帐。各公司应根据合同的不同种类，建立经济合同的分类台帐和总台帐。每个公司必须设一个总台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。5.8.3 填写“经济合同情况月报表”。应在每月5日之前将上月月报表填好后报送总经理，同时抄报计划财务部和监察审计部。6 记录合同评审表7 附录7.1本合同管理办法适用于集团及各子公司，先在集团公司及*有限公司试行。7.2 本办法自发布之日起实施。7.3合同签订流转程序不同意监察审计部主管副总部门经理授权签约人草拟合同意见反馈 同意法律顾问监察审计部 1财 务 部 3履行合同部门 2盖章部门授权签约人 不同意 同意 总 经 理董 事 长