浅谈中小企业内部控制的构建.docx

浅谈中小企业内部控制的构建【摘要】加强和完善企业的内部控制，已成为当前理论界和实务界的共识。而我国大多数中小企业由于自身的局限性，没有一个健全而完善的内部控制。本文从分析中小企业内部控制现状入手，对中小企业的内部控制的构建提出几点看法。【关键词】 内部控制实际运作控制我国的中小企业已经成为支撑经济增长、吸收就业人口、维护经济和社会稳定的重要力量，其作用和地位随着国有经济战略性调整而日益突出。根据国家经贸委发布的2001年中国中小企业发展报告，我国中小企业以其的资产，安置了的职工就业，创造了的社会销售额，还为国家创造了的税收。但是，中小企业的内控管理不容乐观。一、中小型企业内部控制的现状1.企业对内部控制认识不足很多中小企业对内部控制的认识还停留在比较原始的阶段，认为内部控制就是内部监督，企业大多把内部控制看作是一堆堆的手册、各种文件和制度；也有的企业把内部成本控制、内部资产安全控制等视为控制；有的企业甚至对内部控制的认识还未理性化。 管理者素质低，内部控制环境差中小型企业管理者由于文化水平、眼界的限制，往往认为凭个人的直接控制和直接观察来评价企业经营成果就可以了，不必依靠现代管理技术来监督经营的全过程。小型企业容易推行家长式管理，下属也往往按习惯办事，长期养成不讲制约、不讲监管、不讲授权的办事方式。比如有的小企业现在还在推行采购员一竿子到底的工作方式，有的小企业银行印鉴及支票还由一人掌管，认为办事方便。在这种管理哲学和企业文化氛围下，推行内部控制的环境较差。 公司治理机制不完善内部控制作为由管理当局为履行诸管理目标而建立的一系列规则、政策和组织实施程序，与公司治理及公司管理是密不可分的。内部控制框架与公司治理机制的关系是内部管理监控系统与制度环境的关系。在经营权和所有权未曾分离的状况下，中小型企业内部控制结构的建立还有待时日。有的小企业形式上虽也建立了董事会、监事会，但真正的法人治理机构并未到位，董事会和经营班子基本上是一套人马，一年开次董事会在形式上过过堂，顾不上什么授权和监管，也谈不上内部控制。讲到强化企业管理，企业经营管理人员十分认同，但谈到要加强内部控制，好像被蜇一样，总认为监督、监管会增加人员，增添麻烦。很多公司或者没有内部控制机构，或者建立的内部控制机构没有发挥应有的作用。 机构设置简单，管理权责不清中小型企业因为规模小、资产少，着重眼前效益，为了节减开支，往往不设置内控机构，或者机构设置过于精简，一人多岗甚至兼职兼岗，所以实施内部控制的难度较大，内部控制的内涵也较窄。二、中小企业内部控制应着重于实际运作控制中小型企业的组织体系通常采用垂直管理模式，管理跨度小，管理幅度窄。由于受规模、财力、人力等限制，中小型企业内部控制机构(岗位)的设置和职责划分容易产生交叉重叠现象，影响企业的经营和发展。因此，应当根据企业自身的特点和经营管理的需要，避繁就简、避虚务实，从经济性、实用性出发，注重实际运作控制。实际运作控制亦称“应用控制”，是指在企业内部实际经营操作过程中实施的各项控制。主要包括批准控制、会计控制和实物控制。1批准控制批准控制是指在某项经济业务发生之前，按照既定程序，对其正确性、合理性、合法性加以核准，并确定是否让其发生所进行的控制。批准控制系事前控制，可将一切不合法的经济业务控制在事发之前，具有预防作用。小型企业的正常经济业务较多，因此，可采用一般批准方式，授权给较低层次管理人员，由其根据既定的预算、计划、制度等标准，在授权范围内行使批准权。这样做，既能提高工作效率，又能保证经济活动的灵活性和主动性。2会计控制会计控制是指通过企业内部会计活动对经济业务实施的控制。为保证内部控制的有效性和可靠性，会计控制应具备以下内容：恰当的岗位设置。根据中小型企业的特点，会计核算宜采用集中核算的方式，即由会计机构统一办理。一般可设会计主管兼总账会计、明细账会计兼稽核、出纳3个岗位。严密的凭证制度。主要有3项：一是设计合适的凭证格式及传递程序。企业的每一笔经济业务，都必须填制凭证，并按照规定的程序传递。二是所有凭证都要预先依次编号，以便查证。三是对所有凭证，无论是自制的还是外来的，在入账之前必须经过认真审核，以保证每项经济业务入账的正确性及合法性。合理的会计记录程序。为使会计控制顺利进行，可根据企业实际情况，建立一套合理的会计记录程序，包括凭证填制、传递、审核、账簿登记、报表编制等。在保证满足所需核算资料和必要控制手续的前提下，尽可能地简化手续，以增强可操作性。严格的日常核对制度。包括账证核对、账账核对、账表核对、账实核对等。日常核对制度对保证会计记录的真实、完整、正确，保证会计控制的有效性，具有至关重要的作用。3实物控制实物包括企业的资产、物资以及会计资料等。实物控制是指为保护各种实物的安全完整，防止舞弊行为而进行的控制。主要包括限制接近、实物保护和实物清查。限制接近。实物的限制接近是减少实物被盗或毁损机会、划分责任、保护实物实体的重要措施。根据各种实物的性质和管理特点，合理确定允许接近的人员，并对限制接近的遵守情况进行严格的检查监督。比如，货币资金仅限于专职的收银、出纳人员，并与有关账簿记录人员相分离。出纳人员要严格按照国家有关货币资金管理的规定保管和使用。实物保护。实物保护是指为使实物免遭盗窃、损伤及其他意外损害，确保实物的完整性而采取的各种措施。一般来说，应对各种安全防范措施定期检查，消除隐患，减少实物受损机会。实物清查。结合企业自身特点，采取定期盘点或轮番盘存的方法，清查财产物资的实有数量，妥善处理盘盈盘亏，确保账实相符。三、加强中小企业内部控制的几个对策1.优化控制环境一个企业的内部控制不可能在真空中进行设计、执行和评价，它必然受到组织结构、职工的胜任能力及忠诚度、分权与责任表达、预算与财务报告、组织牵制与制衡等多种因素的影响。控制环境是对控制程序和控制技术的选择及其有效性有着重要影响的各种因素的总和，包括外部环境和内部环境两大类，但外部环境超出了企业的控制能力，因而不能作为内部控制系统的组成部分。内部环境主要包括组织和人员两个方面：组织 。内部控制机制发挥作用的硬件要素是企业有一个健全的组织机构，在组织机构的首要组成部分法人治理结构中，重点应完善董事会组织的建设。企业应根据其经营管理特点、规模、最高当局的管理理念和经营战略、外部环境等因素综合分析，在职责分解的同时，搞好整合，使整个企业的组织体系在相互制衡的前提下协调高效地运行。人员。 企业的全体员工是本企业内部控制思想的塑造者，其诚实状况、敬业精神、业务知识与工作技能、创新能力等方面素质的优劣，是内部控制科学有效与否的重要决定因素。 明确控制目标内部控制目标是内部控制所要实现的目的或收到的效果。企业内部控制的目标与其经营目标紧密相关，内部控制的目标主要有维护资产安全、完整及有效使用，保证各种管理信息的存在、可靠与及时提供，尽量减少不必要的成本、费用以求盈利，保证下放的各种职责得到圆满履行，提高各项作业的效益或效率，预防或查明错误和弊端，为管理政策的制定寻找依据和履行各种法律义务。要实现上述内部控制目标，应确定单位内部每一管理阶层所应达到的具体目标，进行目标分解，并且内部各阶层应协调合作才能达到预定目标。 建立健全与业务规模相适应的组织机构与权责分派体系企业要有效地从事各项业务活动，必须设置相应的组织机构，行使管理与控制的职能。中小企业在设置组织机构时，首先要根据自身特点，按照不同的管理幅度划分不同的管理层次，设计不同的组织机构，做到简单、高效、协调，确保控制目标的实现。其次，要根据责、权、利相结合的原则，明确规定各职能机构的权限与责任，根据各职能机构的经营任务与特点划分岗位系列，确定需要的岗位，根据岗位的需要选择合适的人才。最后，要规定各层次主管人员不仅要履行自己的职责，而且要对其下属进行有效的监督和检查，保证各层次目标的实现。组织结构要有利于上下级信息的沟通，避免机构重复，以最小费用取得最大效果。 根据岗位选择合格的人才，不断培养适合自身的人才人力资源是企业的第一资源，企业设置的各个岗位，必须要有能履行其职责的人来胜任。目前，中小企业中关键岗位的人才还主要依靠外聘，要善于挑选能力突出、经验丰富、具有职业精神的高端人才为己所用，充分发挥其才智。此外，要着手培养自己的人才，逐步建立适合自身特点的员工培训体系，加强职业道德教育和技能技术教育，促进本企业各类人才的快速成长。 设立一个良好的信息与沟通系统一个良好的信息和沟通系统可以使企业及时掌握企业营运的状况和组织中发生的事情。信息系统的好坏直接影响到企业内部控制的效率和效果。比如，企业会计系统的每一个环节都是一个控制的过程。一般而言，企业的信息系统包括企业的财务信息系统和管理信息系统。企业的财务信息系统以会计为主，提供有关企业财务方面的信息，而管理信息系统还提供很多非财务的信息。一个健全的信息系统应该能够提供质量较高的信息，所谓高质量，是指内容适当、及时、正确且可取得。