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街道档案管理制度

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2020年4月19日
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第一章 总 则
　　第一条 为了加强街道办事处档案管理工作,充分发挥档案在日常工作中的作用,根据<中华人民共和国档案法>的有关规定,结合我办档案管理工作实际,特制定本制度。
　　第二条 本制度所称的档案,是指我办在工作中形成、搜集起来的,经过整理具有保存价值的各种公文、电报、电传、传真、电话记录、图表、簿册、会议记录、出版物原稿、录音、录像、照片(含底片)、磁盘、光盘等不同门类、不同载体的历史记录。它是公务活动历史和现状的真实反映,是做好基层工作的必要条件,是机关档案的重要组成部分,对提高工作效率和质量有着重要作用。
　　第三条 街道办事处的档案管理工作实行统一领导,分级管理原则,在工作活动中形成的文书、会计、科技、声像档案均由本单位档案室集中统一管理。专门档案由各业务科室保管,目录移交一份给档案室保存。
　　第四条 街道办事处必须加强档案工作的领导和科学管理,建立健全各项档案工作制度。
　　第二章 档案工作机构和任务
　　第五条 街道办事处应根据工作需要配备专职档案员１名,管理本单位的档案工作。档案(文书档案、会计档案、专门档案、科技档案、声像档案)由党政办公室集中统一管理,明确一名副主任分管,办公室主任主管,档案员具体负责。
　　第六条街道办事处档案工作人员须具备高中以上文化程度和专业知识,政治上可靠,能够胜任档案工作。档案工作人员要保持相对稳定。
　　第七条 档案工作人员要坚持党的四项基本原则,认真执行党和国家的各项方针、政策,热爱档案事业,刻苦钻研业务,努力提高政治思想觉悟和业务水平,以保证档案工作任务的顺利完成。
　　第八条 档案管理人员的基本任务是:
　　㈠负责管理本单位的全部档案和与本单位活动有关的参考资料,建立科学的管理制度,积极提供利用,为街道办事处各项工作服务;
　　㈡指导各科室和各社区的文件材料整理归档工作;
　　㈢定期向东区档案局移交永久保存的档案;
　　㈣贯彻执行党和国家的保密制度,确保档案材料绝对安全。
　　第三章 归档文件整理制度
　　第九条 在我办公务活动中形成的,记录和反映本办工作情况、具有查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料(包括图表、簿册、声像材料、软盘等)均属收集归档范围,任何部门和个人不得据为己有或拒绝移交归档。
　　第十条 接收、收集的档案材料必须完整、齐全、准确地反映工作活动的过程和结果。档案材料的格式符合国家有关规定,载体材料要有利于长期保存。收集的档案材料应为原件,并按照文件材料的有机联系,区分保存价值,分类整理。
　　第十一条 文书档案著录符合<归档文件著录要求>,属本单位的发文必须挂接电子全文。编制科技档案符合国家标准。文书档案实行随时办随时归档。
　　第十二条 会计档案由本单位财务室按要求整理完毕后,于次年2月底前移交档案室。
　　第十三条 证书档案由有关部门自行负责搜集材料、组织立卷、编写目录、整理归档。归档目录一式二份,一份留本部门存档,另一份交档案室保存。
　　第十四条 基建档案由负责基建项目的人员在项目竣工、验收后3个月内整理、编目、造册,集中统一移交档案室。
　　第十五条 设备档案由设备采购部门或人员在设备到货后,由档案人员一起参加开箱验收,并登记、及时归档后再提供利用。
　　第十六条 录音、录像、照片、底片等档案由承办人员及时编写说明(单位、时间、内容、地点、摄影、录音、录象等)后,向档案室移交归档。
　　第十七条 外出学习、开会、考察等活动中带回的档案资料,应在差旅费报销前移交档案室。
　　第十八条 档案材料移交时,应出具移交清单一式两份．双方清点核对后签字,各存一份备查。
　　第四章 资料收集制度
　　第十九条 本制度所称的资料是指:反映本机关工作的期刊、杂志、报纸、情况反映等,并对本单位的业务工作有查考利用价值的参考资料。
　　第二十条 以街道办事处的名义征订的上述资料,均属资料收集的范围。各部门要协助党政办公室的档案人员搞好收集工作,确保资料的齐全完整。
　　第二十一条 资料收集的时间定于每年的12月集中向综合档案室移交,对拒不移交的部门或个人次年将不再征订、发放资料。
　　第二十二条 资料的整理工作有综合档案室人员负责,应编制基本的检索目录。
　　第二十三条 对区档案局所征集的资料,要积极协助区档案局办理移交、登记等手续,发挥资料的最大效用。
　　第五章 电子文件的归档管理制度
　　第二十四条 本制度所称的电子文件是指:在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网上传送的文件。
　　第二十五条 归档的电子文件是具有保存价值的电子档案,必须纳入档案管理的范畴。
　　第二十六条 电子文件实行文档一体化管理的方式,由党政办公室负责对电子文件进行管理,坚持前端控制与全程管理的原则,即收发、鉴定、归档各环节统一。
　　第二十七条 电子文件必须按规范要求著录到配套的档案管理软件,并同时对本单位归档的发文进行全文挂接(统一挂接PDF格式文件)。
　　第二十八条 为维护电子数据的安全,每年对归档的电子文件要备份处理,若有条件可刻录成光盘,异地保存。
　　第二十九条 配合区档案局做好电子数据的移交工作,并办理相关手续。
　　第六章 单位重大活动档案管理制度
　　第三十条 单位重大活动档案是指:在公务活动中,由单位承办或协助办理的在全国、全省、全市、全区有影响力的各项活动中,所形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。
　　第三十一条 单位重大活动档案由本单位的办公室负责管理,主持重大活动的机构或负责人,应经常与党政办公室负责人沟通信息,确保本单位重大活动档案的齐全完整。
　　第三十二条 为保证单位重大活动档案的齐全完整,单位负责重大活动的部门或个人,要积极配合党政办公室做好相关文件材料的制作、收集、归档、整理工作。
　　第三十三条 积极接受区档案局的业务指导及监督,按规范要求整理好单位重大活动档案。
　　第三十四条 若需移交进区档案馆,经单位的领导同意后,办理必要的移交手续。
　　第七章 档案保管制度
　　第三十五条 建立档案的登记台帐,及时记载档案的收进、移出等变动情况,每年检查、核对一次,做到帐实相符。
　　第三十六条 设置专用档案库房,编制档案存放示意图。
　　第三十七条 对破损、褪变和载体材料不宜长期保存的档案,要及时进行修复、抢救。声像档案要做好防磁、防老化、防粘结等工作。
　　第三十八条 采取有效措施,做好安全保管和科学保护等工作。
　　第三十九条 建立全宗卷,存放立卷说明、全宗介绍(大纲、交接凭据、档案工作大事记)。
　　第四十条 档案人员工作变动,必须办好档案的清点、移交手续后,才能离开档案工作岗位。
　　第八章 档案保密制度
　　第四十一条 不断加强档案的保密观念,认真遵守保密纪律,严格执行<保密法>。
　　第四十二条 按照有关规定,对室藏档案适时予以划密、降密和解密。
　　第四十三条 秘密以上的档案,必须妥善加以保管,如需借阅,必须经有关领导批准。
　　第四十四条 严禁携带档案进出公共场所。因公外出携带档案必须符合有关规定。
　　第四十五条 严守档案机密,查阅档案者不得向无关人员谈论档案内容。
　　第四十六条 因工作需要而摘抄或复印的档案材料,必须妥善加以保管,工作完毕立即移交档案室。
　　第四十七条 结合安全保密检查,不断加强档案保密工作,发现问题及时报告。
　　第九章 档案鉴定、销毁制度
　　第四十八条 根据国家有关档案保管期限的规定,对保存期满的档案,3-5年鉴定1次,销毁无继续保存价值的档案。
　　第四十九条 开展档案鉴定工作由分管档案工作的副主任,主管档案工作的办公室主任、档案人员和有关部门人员共同组成鉴定小组,提出鉴定工作意见。在主管领导组织下,直接地、逐件(卷)地、准确判定档案的价值;鉴定结束后,向区档案局写出鉴定报告,经批复同意销毁后,方可销毁。
　　第五十条 拟销毁档案,要编制销毁清册。销毁时,要2人以上监销,并在销毁清册上签字。
　　第五十一条 已销毁的档案,应从原案卷目录和有关检索工具中除去或加以注明。
　　第五十二条 经鉴定后仍需继续保存的档案或文件材料,应视情况作相应调整。
　　第五十三条 鉴定工作形成的全部文件材料,即鉴定工作的组织安排、报告、销毁清册等归档为长期保存,同时,其复印件进入全宗卷管理。
　　第十章 档案统计制度
　　第五十四条 建立、健全档案总登记簿、借阅登记簿、利用效果登记簿等登记、统计台帐,及时收集、积累档案业务工作的有关数据。
　　第五十五条 及时、准确填报档案工作统计报表,拟写档案工作情况(如档案数量的增减变化借阅、利用等)统计分析。
　　第十一章 档案借阅、利用制度
　　第五十六条 凡借阅、利用档案者,必须逐项填写借阅登记表和利用效果表。
　　第五十七条 查阅档案必须在档案阅览室,若档案外借,应经有关领导批准。
　　第五十八条 借阅档案者必须保护档案,不得转借、遗失、拆卷和损毁档案。严禁在档案原件上划线、圈点、白抹、涂改、污损。未经许可,不得摘抄或复制档案。
　　第五十九条 室藏档案,原则上不对外借阅,兄弟单位若需借用,须持单位介绍信,并经办公室主任同意。
　　第六十条 机关内部各科室查阅自己职能范围内的档案,填写借阅登记单即可。若借阅其它范围内的档案材料,须经双方分管领导批准。
　　第六十一条 对借出后归还的档案,必须逐件、逐页、逐卷检查,发现问题立即报告、处理。
　　第十二章 档案库房管理制度
　　第六十二条 配置必备设施,切实做好防火、防盗、防尘、防虫、防鼠、防潮、防阳光、防高温等”八防”保护措施。
　　第六十三条 坚持库房温湿度测量、记录和安全检查,发配问题及时报告、解决。
　　第六十四条 保持库房的清洁、整齐、卫生,严禁在库房内吸烟、点火,存放易燃易爆物品和其它和档案无关的杂物。
　　第六十五条 无关人员不得进入库房。离开库房时,需关闭门、窗、灯等设施。
　　第十三章 档案人员岗位职责
　　第六十六条 专职档案员职责
　　㈠努力学习政治理论,坚持党的四项基本原则;忠于职守,遵纪守法,刻苦钻研,不断提高政治、业务、文化素质;认真学习、宣传、贯彻<档案法>>等档案法规,及时举报违法事件,同违法行为作斗争。
　　㈡认真履行档案业务规定和机关<档案管理办法>,切实做好档案材料的收集、整理、保存、鉴定．统计等基础业务工作。
　　㈢拟写档案工作计划、总结、全宗介绍、大事记等有关材料,及时向领导汇报工作情况。
　　㈣认真履行对各科室和所属单位档案工作的监督指导职责,维护机关档案管理的正常秩序。
　　㈤采取有效措施,做好档案的安全保管和科学保护工作,维护档案的完整与安全。
　　㈥熟悉室藏档案,编制必要的检索工具和适用的参考材料,积极主动做好利用服务工作。
　　第六十七条 兼职档案人员职责
　　㈠负责本科室各类文件材料的收集归档工作;
　　㈡负责本科室各类文件材料移交前的保管和利用;
　　㈢认真学习档案业务知识,严格遵守本制度,积极做好文材料管理工作。