招投标标准化管理探索模板.doc

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建设项目招投标工作标准化管理的探索
国家对于基本建设项目招投标工作有全面、 详细、 严格的法律、 法规, 相关行业也有较多规范和细则要求。自觉执行招投标法规, 按照相关程序进行, 我们在外高桥建设项目的基础上, 在临港海工基地建设中, 对建设项目招投标工作进行标准化管理探索, 并不断改进和完善。考虑每个项目的通用性和特殊性, 结合国家对招标管理的大框架要求, 我们从实际工程建设出发, 细化具体的操作流程, 建立标准的作业程序, 既提高工作的高效性, 又保证招标的准确性, 便于在庞大繁杂的项目管理中理清头绪, 避免工作中的偏差和遗漏, 以利工作的有序、 顺利开展。
一、 项目招标清单管理:
基建项目投入的资金大、 涉及的专业工种多。对一个新建项目就招投标工作就是一个局部的系统工程, 在启动前就要按国家和集团公司的要求对其分析, 编制招标工作清单。招标清单内容涵盖工程建设的全过程, 主要有咨询服务类、 工程类、 工艺设备类, 我们结合建设周期编制标准化管理清单, 落实招标计划和责任人( 见下表) 。
项目招标清单一览表
类别
工作内容
启动时间
完成时间
工作重点
责任人
备注
技术咨询服务类
勘察

设计

环境影响报告书编制

劳动安全预评价

职业卫生预评价

监理

检测

职业卫生效果报告

劳动安全使用评价

工程竣工结算审计

竣工电子档案编制

竣工影像资料编制

工程类
工程施工

市政( 水、 电、 气) 子项

特种专项资质子项

甲供材料

工艺设备类
工艺设备

进口设备

二、 招标工作流程管理:
现代企业都特别强调管理的规范化、 制度化和标准化。国家有法律法规, 集团公司、 外高桥公司也有一系列的规章制度对招投标工作有详尽的要求, 主要要做到决策层和执行层的分开, 并引入监审机制, 做到决策、 执行和监督三项权利既互相协调, 又相互制约。为了规范操作, 我们编制了建设项目招标流程表( 见下表) 。
建设项目招标流程表　

工作内容
启动时间
预完时间
实完时间
责任人
备注
资料准备阶段
项目建议书批复/可研报告批复

项目报建卡

施工图审图合格证

项目招投标启动签报批示

实施阶段
招标文件定稿
内部审核

专家审核

监管部门审核

工程量清单定稿
内部审核

监管部门审核

招标公告发布

招标文件发售

业主专家确定

邀请监管人员

开标

回标分析

评标

评标结果确定
公司内部审核

监管部门审核

上报集团

中标公告发布

发出中标通知书

合同签订

总结阶段
招标工作评估

三、 招标文件编制管理:
招标文件编制分商务和技术部分, 根据招标内容属性, 采用通用性条款和专用性条款相结合的方法, 即提高招标文件编制的效率, 又保证了文件的准确性、 连贯一致性, 又符合项目的实际需求。
1、 通用条款确定:
项目招标文件编制前, 召开由工程管理、 预算、 财务、 法律、 前期规划、 纪检、 使用部门、 公司专家等专业人员参加的讨论会, 对项目招标的通用性条款进行商讨, 形成标准格式。
2、 专用条款确定:
因工程的类别复杂多变, 侧重点不一, 专用条款较难有固定格式, 我们一般采用专家讨论法、 头脑风暴法、 对比法、 分析法等, 经过几个轮次的讨论, 然后形成各个子项目专用条款。这项工作一般需要静下心来集中讨论几次, 我们一般放在周末进行。为便于讨论, 招标单位先做好基础工作, 然后组织逐条讨论。在招标技术文件和专用条款讨论时, 均邀请中船九院设计专业人员和管理公司人员参与, 专业人员经过长兴、 龙穴等几个大项目的历练, 具有丰厚的实战经验。做好该项工作关键是广听善纳, 不断完善细化。
3、 招标文件分析设立:
项目开始招标活动前, 先对招标类别进行分析。技术咨询服务类侧重于专业人员的配置、 技术的适宜性、 类似成功业绩、 属地性等; 工程类侧重于专业的管理团队、 关键设备、 专业的技术方案、 类似成功业绩等; 设备类侧重于技术的成熟性, 成功业绩等, 稳中带新, 以稳为主。对于我们这种成熟型大型企业, 设备的稳定可靠是优先考虑的, 尽量采用成熟产品, 减少和避免试制产品。分析行业发展和拟投标市场状态, 摸清情况, 对技术要求合理定位, 即控制建设项目、 设备产品质量, 又控制投资, 还要考虑符合招标公平性,
建立合格供应商和材质品牌清单。经过在公司内部已有项目的实施情况, 和集团兄弟单位成功经验的调研, 市场的反馈, 长期的观察积累, 对品质、 服务、 信誉良好的材质和设备进行推荐或指定。为保证公平、 公正, 必须对质量或技术有要求的材料进行客观的评价, 建立档案, 经过论证, 且推荐或指定品牌不得少于三家, 引入监督机制, 做到竞争的有效性。
然后进行工程特点分析。哪些是我们追求的, 哪些是必须保证的, 哪些是应该兼顾的。追求的设立重点监控工作: 技术的高精尖、 质量的高标准、 安全的低风险, 管理的高要求等。保证的一般是量大面广的监控内容: 技术难度不高, 但对工程造价、 工期影响较大。兼顾的是容易出现差错的内容: 按常规方法施工管理、 但经常造成质量通病的部位, 容易出现遗漏、 偏差的部位, 如标段间界面划分的清晰度, 外场管线起始部位, 道路、 绿化、 特种作业资质的等零星内容。说是兼顾, 但要求我们经常去梳理, 时时去关心, 才能确保不出问题。
四、 招标文件审查:
招标文件的审查是一个关键环节, 一是保证文件正确、 全面, 二是客观公正, 做到公平竞争, 三是符合国家法规要求。
建立招标文件审查记录表。我们采取请招标代理公司做工程量清单, 九院做施工图预算, 公司资财部做成本预算分析, 三者各自独立工作。建设项目部负责汇总核对, 组织审查会, 逐项审查, 重点检查子项数量、 特征、 材质要求等。三者数据或要求若有偏差, 当场分析, 确定工程实际所需参数, 并在审查清单上做好记录, 以备复查。同时与历史招标偏差记录汇总表进行补漏核查, 经过几道程序以求达到精准的效果。
招标文件审查记录表
审查人员签名:

审查文件名称:

审查时间:

序号
类别
偏差内容
发现人
整改状态
备注

对于招标文件的法律符合性, 公司法务室、 纪检等专业人员共同参与审定; 对于标书中的评分方法、 投标方的资质、 资金等要求, 在公司专家、 使用部门专业人员、 招标小组成员的共同商讨的基础上确定; 同时工程类的招标文件还要报送政府部门的主管机构审查。经过上述措施层层把关, 确保招投标工作的顺利实施。
五、 认真组织招标答疑和踏勘:
认真组织每个项目的答疑和现场踏勘工作, 决不流于形式化, 这对项目的投标、 评标和日后项目管理至关重要。
招标文件由招标方编制, 必然考虑招标方的利益, 但站在投标方角度和视角, 无论招标文件编制如何完善, 投标方必有疑问。如果投标方理解不透招标文件的关键点, 提不出问题, 或者招标方的解答有时不清晰、 过于笼统, 或回答问题答非所问、 显得高深莫测, 就不能使投标方在短时间内对工程、 对招标方的关切、 意图有较好的理解, 甚至对招标文件中的疏漏也会将错就错。
常言道百闻不如一见, 对项目的描述无论多么详尽, 现场的环境、 条件、 工程地貌对投标方的决策都有至关重要的影响。由于投标队伍良莠不齐, 对现场踏勘有些不重视, 有些可能是陪标没有压力, 出现走过场, 降低了踏勘的重要性。
另外普遍存在项目实施周期短, 卖标书、 踏勘、 答疑时间间隔太近, 投标方无法在短时间内发现问题, 而招投标的项目对招标方异样重大, 涉及费用高, 合作时间长, 若双方没有充分必要的了解, 双方难免在合作中出现理解的矛盾, 引起纷争。
根据上述情况, 我们设计标准的踏勘、 答疑表格, 要求投标方无论是否有疑问, 是否到现场踏勘, 都必须按表格内容书面回复招标文件和现场踏勘中的意见, 从中能够发现招标中的问题, 便于我们在事前给予改正, 同时能够判断投标方的认真态度和专业水平, 为选择合适的队伍打好基础。
XXX项目招标情况回复表
投标法人/投标委托人签名:

投标项目经理签名:

时间:

序号
招标文件疑问内容/现场踏勘
备注

六、 回标分析审查:
回标分析是整个招标工作最重要的环节, 毫不夸张地说寻找一个好的合作单位, 是项目成功实施的一半。但招标方组织的内部回标分析只能对投标文件说”NO”, 不能说”YES”, 意思是只检查投标方对招标文件的理解, 是否有缺漏项, 重大偏差及错误, 是否真实响应了招标方的要求和条件等。因为专家组评标时间相对较短, 经过回标分析做点细致的基础工作, 为专家做准确决策提供依据。
建立回标分析审查表。我们召集原班招标文件审查人员, 邀请业主方的评标专家, 对投标文件逐项审查, 编制回标分析审查表, 不但审查商务部分, 同时分析技术文件, 经过回标分析专用软件, 列出各投标方的报价对照表。在招标审查阶段, 已经对项目各子项的重要性进行了分类, 比对重点监控内容、 保证监控内容、 兼顾监控内容, 分别进行数据统计, 同时对偏差较大的分析原因。一般来说招标内容或图纸表示越清晰, 偏差越小。故必须将招标文件做到详实, 控制投标文件的偏差度是检查招标文件精度的一项指标。
集体讨论形成公司意见。经过审查组的商讨, 对比分析找出符合度、 响应度高的单位作为重点关注对象, 结合技术标的方案、 人员配置、 材料、 设备设施等指标。再对符合条件( 按照招标文件入围) 的两三家重点单位进行详细分析, 筛选, 帮助业主专家形成优选排序。
七、 招投标工作评估:
1. 招投标差错对照分析:
项目竣工验收后, 组织原招标小组成员进行回顾总结, 对建设全过程中出现的投资、 质量、 安全、 进度、 管理等问题进行分析。
投资控制结合结算中出现的各种索赔情况, 对施工过程中发生的签证、 变更等情况进行分类, 判断是设计遗漏或缺陷、 招标文件描述不清、 工程量清单编制误差、 合同条款约定不严密等引起的索赔, 商讨出避免再次发生的方法, 形成应对措施和方法。
质量控制根据工程出现的质量问题、 判断是否材料、 规格、 材质、 设备型号等原因, 继续完善合格材料清单; 若是施工工艺或设计缺陷引起, 反馈设计并完善施工要求。
安全、 管理问题进一步提出约束施工方的条款, 确保安全和5S文明工地的投入, 加强管控力度。进度控制做好精心组织, 考虑不利因素影响, 加强协调, 平衡好生产与施工的矛盾。
建立招标差错一览表, 从而汇总积累, 落实专人收集保管。每次新项目的招标文件编制, 必须进行差错对照表封闭流程, 针对以前出现的问题、 犯下的错误, 在新项目中是否将出现, 以及如何封闭控制, 避免同一个问题犯两次错误的情况发生。

工程招标历史偏差汇总表( 档案)
序号
项目内容
出现偏差概述
出现情况
累计损失
备注
次数
发生时间

2. 项目管理综合评分:
工程竣工后, 对项目参建各方综合点评, 采用定量的方法进行评价, 逐渐建立公司级的合格合作方, 考虑在评标办法中适当增设诚信合作方有加分的条款, 进一步促使投标方负责任, 讲信誉, 把招投标工作做好, 建品牌工程, 配合政府部门完善诚信行为记录平台。
项目管理综合评分表( 总计100分)
考核名称
考核内容
自评结果
考评结果
安全
30分×( 1-S1×100%-S2×20%-S3×1%-S4×1%) , 其中S1是指: 发生安全死亡事故的次数; S2是指: 发生安全轻伤事故的次数或人数( 取大值) ; S3是指: 以施工过程中甲方向施工单位或乙方发出的安全问题整改通知单进行统计, 每一条计算一次进行累加; S4是指: 甲方对本工程施工期间乙方安全监督工作的评定扣分。

质量
30分×( 1-Q1×100%-Q2×20%-Q3×1%-Q4×1%) , 其中Q1是指: 因质量问题导致甲方100万元以上( 含100万元) 损失或返工的次数; Q2是指: 因质量问题导致10万元以上( 含10万元) 返工的次数; Q3是指: 以施工过程中甲方向施工单位发出的质量问题整改通知单进行统计, 每一条计算一次进行累加; Q4是指: 甲方对本工程施工期间乙方质量监督工作的评定扣分。

进度
5分, 根据项目计划划分5个里程碑节点, 每个节点实际完成日期比计划日期延迟超过一周, 扣除进度1分,

造价
25分×( 1-10×M) , M是指: ( 工程结算总价-合同价) /合同价, 如最终结算价格超过工程施工合同总价的10%, 则该项为零。

文明工地
10分×( 1-B1×100%-B2×10%-B3×5%-B4×1%) , 其中B1是指: 政府主管部门发出的有关文明工地问题的整改通知单( 或罚款单) 的次数; B2是指: 甲方主管部门发出的有关文明工地问题的罚款单( 金额大于5000元) 的次数; B3是指: 甲方主管部门发出的有关文明工地问题的罚款单( 金额小于5000元) 或整改通知单的次数; B4是指: 以施工过程中甲方向施工单位发出的有关文明工地问题整改通知单中的整改问题个数进行统计, 每一个问题计算一次进行累加;

招投标工作是建设项目的一个常规的工作, 但要真正做好实际很难, 回顾总结以往项目情况, 总是有一些遗憾和不足。经过不断探索, 不断总结, 不断改进, 努力将工作做细做实, 逐步形成标准化、 模式化, 能够提高效率, 减少偏差, 尽可能将工作做得日趋完美。

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