2019年电大【办公室管理】复习题.doc

电大【办公室管理】复习题
一单项选择题
1办公室顾名思义是办公的场所下面诸项中B应不属于办公室范畴
B实验室
2请示是文员工作上有疑难无法处理时向上司请求指示或无权处理时向上司请求批准下面请示中C是不当的
C越级请示
3以下关于办公室职能的说法那一种是正确的C
C办公室管理具有集中性和整体性
5邮件的寄发不要考虑以下哪项因素D
D爱好
10以下餐巾的使用方法正确的是B
B用来擦嘴唇嘴角
1文员传达上司的指示时哪一项做法是不适宜的B
B传达能够依据上司主要意思溶入自己对问题的意见
2以下关于文员管理好时间的说法哪一个是错误的D
D把零散工作安排在安静有效的时间段里去做
3有时应上司要求文员参和会见或会谈以下哪些内容不是文员的任务B
B发表意见
4传真机最好用来传送以下哪种邮件A
A通常的图纸
5文员打印寄往欧美国家的信封收信人内容的打印顺序应该是C
C姓名部门地址国名
6下面接受名片时唯一正确的做法是A
A接受名片时要用双手
7以下哪一种类型适合自由谈话或是收集创意的会议B
B圆桌型
8按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论45CM120CM应该是A
A个人区
9文员协助举行宴会时不用考虑B
B有无休息室
10上司参加各种应酬和会议有时需要更换服装文员应A
A通知上司家人把衣服送达
1以下哪点不是办公室事务管理的特点B
B决策性
2办公室布置要注意DD各种沟通保密
3文员在进行办公室布置时以下哪些行为是不适宜的CC较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上用标签贴在各种物品的下方
4以下关于文员对办公室布置的情况哪一个是错误的B
B办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐东西可放得满一些
5在办公室里D的位置是上座D靠近窗户
6传真机的使用哪一项是不对的BB随时随地可向对方发送
7在使用复印机的过程中以下哪项内容是不恰当的AA接通电源可立刻复印操作
8以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的AA录音时需将监听开关至于ON位置
9以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的D
D应设置电脑的桌面屏幕保护功能
10以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责BB制造
11以下文员订购和储备办公用品的行为中哪一项是不适宜的BB让员工们随意领取办公用品
12以下文员的工作顺序中哪一项是正确的BB文员也应具有适当判断情况机智应对的应变能力
13文员按照优先顺序处理工作以下哪一项是不适宜的DD能够按照文员自己的习惯进行工作
14文员必须管理好自己的时间以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的CC每日把工作安排得超出工作时间给自己压力
16以下文员对办公室零用现金管理的行为中哪一项是不适宜的C
C标准的零用现金单据有一个签名
18文员必须具有合作精神以下合作方法中哪一项是不适宜的BB应该有自己的个性尽可能使别人服从自己
19以下接打电话的行为中哪一项是不适宜的CC应随时使用手机在飞机上饭店里大剧院等进行联系
20以下哪个接打电话的行为是错误的A
A受到通话对方极大的责难应针锋相对回击
21文员在接打电话时正确的做法是B
B在电话机旁随时放着电话记录单和笔一有留言就能立刻记录下来
22以下文员应遵守的电话礼仪中哪一项是不适宜的BB打出电话而对方无人接听等铃声响了二三下可挂电话
23以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的C
C按私人公务标准分拣24文员在拆邮件时错误的做法是A
A拿到信件后在桌子上磕几下然后用手撕开
25文员假如误拆了非本公司的信应该A
A在信封上注明误拆写上自己姓名的缩写并把信重新封好并退回去
26邮件送到单位所租的信箱由文员开启取出邮件带回办公室以下哪项事情和文员的工作要求不一致D
D应提高办事效率把取邮件和其他事一起办
27邮件的寄发不要考虑以下哪个因素DD爱好
28文员打印寄往欧美国家的信封收信人内容的打印顺序应该是C
C姓名部门地址国名
30以下关于握手的礼节错误的是C
C双方有很多人时能够交叉握手
31文员在处理信访工作时由收信人单位复信的情况是以下哪一种A
A初次写信或有过激言行的
32文员从事信访工作在处理顾客或其他人的来信时不应C
C处理信件按照分级负责归口办理原则进行转办交办或自办
33在会议开始前和进行过程中文员的以下哪项活动是不恰当的C
C作会议记录时离开会议室接听电话
34文员进行会议的计划和准备时不应该做的是B
B什么日期时间召开会议应要考虑议题的紧急程度
35文员做会议记录时能够在会议记录中C
C和发言者用词不一致但意思完全一致
36会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理这时文员应D
D征求主持人意见停止笔录关录音机
37上司决定参加某个会议时文员不应该AA只在便笺上写好会议名称
39以下关于交互式电话会议的功能中哪一项是不具备的A
A审查功能
41文员依据上司指示向对方要求约会时以下哪种做法是错误的D
D假如上司出差能够在他回来的当天安排约会
42文员制作日程安排计划表时以下哪一种情况应避免D
D日程安排计划笔记本假如已经使用一年以上能够废弃
43在某些情况下文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任取决于两点一是掌握足够的知识了解业务的轻重缓急另一是具有B了解要求约会者的心理B说话的技巧
44以下关于确认上司日程安排计划的行为中哪一项是不适宜的AA以电话方法决定面谈或开会的重要预定计划不用再以书面形式确认
45文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作以下哪一项是不适宜的BB代替上司制定约会计划
46以下关于预订工作的行为中哪一项是不适宜的DD不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明
47上司出差文员预订机票时以下哪一种做法错误D
D不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认
48照料上司身边琐事的说法哪一种是错误的D
D应酬需要更换衣服这是上司个人的需要不必给予协助
49以下关于名片的使用方法哪项是错误的D
D各自只能当面递送寄去是不礼貌的
50文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字应DD请教对方可否请问一下这个字怎么念
51以下关于交际礼仪的举止行为哪一项是比较适宜的DD穿着短裙的下蹲姿势应跨前半步后腿虚跪上身保持挺直蹲下时慢悠悠地弯下腰
52社交场合很讲究次序礼仪通常B
B以右为尊
53当文员获知婚丧喜庆的消息后首先应DD查证消息的可靠性
55以下说明宴会的种类和形式的内容哪一项是正确的CC工作餐是非正式宴请形式早午晚举行均可
56以下关于文员的宴会礼仪中哪一项是正确的DD吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起再用汤匙轻轻由里向外舀去
57以下餐巾的使用方法是正确的CC用来擦嘴唇嘴角
59以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中哪一项是不适宜的CC未用完一道莱时应将刀叉平行排放在盘了上右侧叉尖向上刀刃向内
61以下关于说话的要领中哪一项不适宜BB由过程先说
62接受忠告的正确反应是D
D切勿感情用事
63办公室人员在社交活动中应怎样选择话题哪些是属于合适的话题A
A有共同利益的话题
64将同文多页沿边取齐后均匀错开从首页到末页在页边加盖一完整公章能够证明文件各页的确是同时形成以杜绝日后篡改之嫌疑这是AA骑边章
65值班人员不应该做以下哪类事情A
A签发文件
66文员要做好档案收集应该收集的文书资料是A
A下级单位报送的报告统计报表等
67以本单位和外单位就某些问题的往来文书为标准立卷如问函和复函等用A
A按通讯者特点立卷
68文书立卷归档要求遵守一定的制度包含以下方面B
B归档范围归档时间归档耍求
69文书立卷的归档制度包含三方面归档范围A和归档要求
A归档时间
70为了防止办公室出现"瓶颈现象"下面做法中哪项工作应该改进D
D工作人员工作尽可能专门化单一化
71文员在收取邮件时错误的做法是D
D为提高办事效率应带着邮件去办理其他事情
73在办公室的布置方面A的位置是上座
A离入口最远
74在公务专用信件书写礼仪方面通常在收函单位或个人称呼后习惯用D
D"台安""钧安"
76对新情况新问题无章可循时上司又没有明确的指示文员可参照有关政策作出合乎情理的处理这是采纳的C方法
c变通
77文员在为上司筛选电话时以下做法错误的是D
D来电者寻找您的上词应弄清对方的身份再通报上司
79文员必须管理好金钱学会节约开支以下行为中哪一项是不恰当的A
A最好到价格便宜的商店去购买质量并不重要
二判断题
1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度∨
2办公室的灯光照明要避开自然光最好用人工灯光×
3在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机效果不受影响×
4没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的但像核对文员的日志和上司的日志的事项是否一致则是典型的工作∨
5文员第一次做一项工作时应该快一些假如错误能够再做一遍×
6善于合作指每一个文秘人员都要谦虚谨慎对同事尊重和理解即不能违反同事的意愿×
7文员对支票管理要谨慎支票簿和印章应该一同锁入抽屉×
8文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心支票簿和印章应该一起收藏以避免被盗用冒领×
9文员传达上司信息时能够把上司的话语加多或减少以个人的口吻来转达×
10文员代替上司传达不利消息时因为当这个信差很困难所以要拖到最后一刻行动因为上司震怒自己转达口信的语气也应该变成上司的语气×
11假如文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长您跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话告诉上司要找的人立刻就会来听电话让上司直接和对方通话∨
12文员对报纸和杂志的处理能够挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上其他的放在报刊架上供大家阅读∨
11小办公室的配置打字复印间应离上司办公室稍远一些√
13文员应避免不必要的通信和邮寄尽可能频繁的联系集中起来分批进行∨
14文员在工作时间如需要补妆应随时随地进行×
15文员在工作时间如需要补妆应该去洗手间∨
16男女之间男士先伸手了女土才能和之相握×
17按英美国家习惯文员接待来访者应该站起来和来访者讲话×
18假如需要和来访者确定会面时间应先征求来访者方便的时间查看上司的时间表假如这一时间有空就可答应下来×
19假如会客室的门是拉开的文员进入会客室后才能让客人进入×
20假如会客室的门是拉开的先让来访者进入会客室后文员立刻换手握住室内的门把手以轻盈的步伐进入室内轻轻关上门∨
21假如会客室的门是推开的文员应先小步走进会客室等客人进入后再轻轻关上门∨
22介绍地位相同的人时应按照到职的先后先介绍新进的职员若同时到职就先介绍年纪较轻的人∨
23文员作介绍应先介绍地位高的人再介绍地位低的人×
24文员作介绍若年龄地位都相同应从较亲近的人开始介绍∨
25同时介绍很多人时可从右至左按顺序介绍∨
26假如是您主持会议则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹假如以后出现问题能够查看笔记证实某一天您曾给某人安排了某件工作等∨
27为来自外地的和会者安排宾馆住宿最方便的安排是在同一家宾馆为和会者预定房间只要弄清有多少人数即可×
28假如上司不准备参加某个会议应立刻将会议通知丢掉以免干扰其他事情×
29假如会议气氛紧张且对上司立场不利时文员可借奉茶为名态度和蔼轻柔缓慢地端出茶点以消除紧张的气氛∨
30会议租用的设备文员必须确保宾馆或其他供应者把所需用设备都送过来并在会议开始前有足够的时间布置好这些设备应由文员具体操作和负责×
31代表会议依法定期召开和会代表必须达到法定人数方为有效因此文员应仔细核对出席人数∨
32假如上司一年之中交往很多但很难记住每一个人和每一次见面的情况文员应把有关资料输入电脑准备交往提示文件∨
33受到直属上司以外的指派时假如是文员自己能够安排办理而且不会影响到直属上司所指示的工作就能够接受否则要向直属上司请示后再作决定∨
34假如不小心发生日程安排计划重复的情形就要排定能够动用的空档自己决定优先顺序×
35上司自己安排的约会忘了事先告诉您出现约会冲突解决方法是让上司先见他自己安排的那一位×
36文员因为已经打过电话并给对方留了言即是已经完成任务了做过某项工作和完成某项工作是完全相同的×
37对于误投邮件文员可先拆开看看然后在信封上写上该地址不对并把它退回去×
38假如对方所要求的日期已经被预约除非有相当的确认文秘人员切不可独断地拒绝应该问明上司的意思因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情∨
39拜访长辈或地位较高人士时可先请人递上您的名片以作通报∨
40当上司要求文员协助私人事务时就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务∨
41即使是上司私人的应酬文秘人员也应该积极乐意地去协助∨
42假如是沿着人行道走两个人并行尊贵的位置是在右边三个人并行则在中间∨
43文员坐下时脚尖在膝盖垂直线以内也可稍向左侧后右侧膝盖和大脚可分开×
44女性文员坐下后臀部在椅子上只坐三分之二后背离椅面有一个拳头大小距离∨
45当和人擦肩而过或越过长辈上司前面或因事中途离坐时都要招呼一声∨
46交际应酬要讲求时效若时机错过再来补救不但无法表达诚意还会破坏彼此关系∨
47宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯但必须有反映中国传统风味的土特产品如茅台等烈性酒×
48不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论也不可评论菜肴的优劣∨
49用叉匙进食西餐时可将餐具的整体放人嘴里或用舌头去舔×
50宴请的请柬通常要提前一至二周发出以便客人及早安排已经口头约定的就不要补发请柬了×
51无论何种礼服都应考虑宴会的地点时间形式请帖上指定打黑领结便表示穿无尾正式礼服∨
52鸡尾酒会通常要安排好座次在请柬上注明对着装的要求×
53口头语言视时间场合对象的不同而有所不同对上司或长者说话应文雅些对通常同事或顾客说话就可通俗×
54要发问或有意见时应该等上司说完话之后再发问能够提出自己的看法假如上司不加采纳应说服上司×
55假如要拒绝别人最好是依照自己和对方的人际关系程度分别使用表示方法以避免因为拒绝而发生不必要的困扰×
56合适的话题能够有双方都感兴趣的有共同利益的话题比较高雅的话题和夸耀自己的话题×
57凡是单位撤消原公章应立刻停用不用通知有关单位×
58监印员可把印章携带出办公室去其他地方盖章×
59介绍信的正本和存根必须一致能够出具空白介绍信×
60值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理×
61面对突发事件值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施×
62办公室人员值班工作的制度有交接班制度请示报告制度和安全保密制度但没有岗位责任制度×
63列入保密范围的公文应在产生的同时由制文机关确定密级和保密范围密级和保密期限的变更和解密∨
64注办是指文秘人员在【文件处理单】上或文尾的下角注明公文办理的结果∨
65档案是指使用过的文件中所指事情已经办理完毕具有保存价值的文书∨
66即使客观形势发生变化也不应变更档案的密级期限×
67文书部门立好的案卷必须逐年移交给档案室集中保管称为归档有归档范围和要求但没有期限×
68文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目将已经处理完毕的文件随时按类目上的对应条款归人卷内即为年终归卷工作×
69办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是"样样事必躬亲"×
70两个电话铃同时响时文员要同时对两个电话讲话×
71上下级之间握手下级先伸手后上级才能相握×
72文员应有效利用时间能够把重要工作如写报告等和其他工作安排在一起去做×
73日常交往中的上下级角色关系不应谈化×
74无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送因而文员传递信息应首选传真X
75办公室桌椅特别是客人的椅子应放在直对光源的地方×
76请示和报告能够合并使用如"关于xxxx问题的请示报告"×
77办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作√
78小办公室的优点是节省空间空气流通联系方便×
79对于紧急而重要的事文员应作书面请示留档备查×
80文员在接听电话时假如投诉者无端辱骂可把他使用的字眼写下来以做证据再慢慢地向他解释邓先生假如您一直说脏话我就没有办法再跟您谈下去了√
81女性文员应留短薄式的发型以免妨碍工作×
82假如两位来访者均未预约应该按照先来后到的原则引见给上司√
83文员对于在值班期间发生的重要情况能够等交接班后再报告上司×
84文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务私事方面的协助财物管理及其他活动√
三简答题
22请简单说明提高会议效率的一些基本做法
答1遵循法律法规2合理确定会议目标3确定必要的和会者4减少会议数量5缩小会议规模6简化会议程序7缩短会议时间8控制会议经费9分析会议成本
21文员在处理上司指派的工作时首先要仔细制定计划简要说明制定计划时应注意的几个要点
答1充分了解即将开始的工作内容2思考以什么方法进行效率会最佳3上司分派两项以上工作日才必须为工作排定优先顺序
1什么是受意受意有几种办公室人员应怎样运用受意方法
答1受意是文员接受和领会上司意图
2一种是直接受意另一种是间接受意
3文员要善于领会上司意图按上司意图办事但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意把上司的质疑设问误认为上司的指示要做到备好记录本记录下指示要点注意倾听用心判断指示的用意必要时能够提问直至明了意图为止但不要打断谈话如有不同意见能够公开提出但要言之有理并要注意方法态度接受指示后要不失时机地贯彻实施
2文员进言是指什么进言具有什么作用方法和要求是什么
答1进言是指文员主动对上司提出意见建议批评或规劝
2参谋作用
3补缺作用
4增进关系作用
5适事紧急的事重要的事上司需要知道的事
6适时考虑时机
7适地看场合
8适度要注意掌握分寸
3来信受访的范围包含哪些受理和处理的程序和基本要求是什么
答1受理的范围是国家机关主管部门或新闻单位转来的信件职工群众直接给机关单位领导的信件
2及时拆封拆封时不要损坏邮票邮戳和其他书写内容的地方对急信要信或有过激言语的来信要处理及时报告上司还要以有效方法通告有关单位紧急处理拆开后在装订时信纸在前信封在后要一并装订3认真阅读把握信中的主要内容也可用颜色笔为领导标明信中的重点或在信纸的空白处注明参阅某卷宗或可和前信印证等提供领导复信所需要的资料
4逐项登记用钢笔将写信人的姓名职业单位或住址写信时间收发日期主要内容要求收信单位人以及承办后的情况结果和立卷存档号等详细记载便于统计查找和催办5认真处理处理信伺应该按照分级负责归口办理的原则进行转办交办或自办
6及时复信复信是取信于职工群众的有效措施增加职工群众对组织的信任复信可采取收信人单位复信或承办人单位复信两种方法进行4文员受上司指示向对方要求约会时应注意哪些要点决定时间地点时要注意什么
答1要获得上司的许可
2假如用写信的方法在等到对方收到信后再怛大会给对方的文秘人员以确认
3要正确告知对方赴约者的姓名职务目的时间地点方法早餐会餐会等所需要的时间等等
4约定好以后一定要向上司汇报并填写在日程安排计划表上还应该准备约会所需要的文件资料
5周一早上周末即将下班之前午餐前后不要安排约会
6对方的休息日节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会
7公司有重大活动的那一天不宜安排约会
8地点选择对方比较方便的地方还应考虑约会的礼仪规格是否需要保密是否需要就餐等因素
5文员利用提示系统提醒上司的工作有哪些提示系统具体做法是怎样的
答有电子提示系统和人工提示系统
电子提示系统的做法在电脑中设置日程表报警系统一周计划以及其他提示事项文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息人工提示系统的做法设置基本办公日程表固定活动日期一览表使用提示性备忘录准备约会表准备特殊提示卡准备交往文件
6文员所作的完整的会议记录应该包含哪些事项
答1会议名称
2会议记录人的姓名盖章
3时间开始时间结束时间
4会议地点
5议题
6主持人主席
7出席者名单
8会议的经过情形及结论
9相关的资料
10下次会议预定日期
7提高会议效率能够有哪些做法
答遵循法律法规合理确定会议目标确定必要的和会者减少会议数量缩小会议规模简化会议程序缩短会议时间控制会议经费分析会议成本
8文员所作的口头报告的基本方法是怎样的有什么要求
答1不要失去报告的适当时机报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时但有时也要在尚未完成之时先作期中报告有时因上司太忙不妨预先约好时间2不要弄错报告对象及顺序要直接向指示工作的人上司报告
3报告的顺序基本上是先说结论接着依照必要说明理由及经过如结果是这样理由有三个一是
4一定要简短扼要流畅5如报告过于复杂应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏
6假如觉得仅仅以口头报告对方对方不易明了或报告项目很多时能够制作报告备忘录提出来
9办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做要领有哪些
答1清楚地知道在所说的事项中最想说什么以逻辑分析自己的意向并对目的效果重要性关联性等抓住重点
2说服时要尽量具体客观使对方产生了解的动机
3偶尔也需要引用某些权威人士专家的意见或用图表资料经验谈等等
4要具体了解对方的立场和意向先注意聆听对方所说的话切勿以自己主观的方法进行谈话要掌握对方不能了解的地方努力加以说服
5主动发问了解对方的想法对方有关信息的种类和数量以及背景怎样等等
6以诚恳的态度为对方着想而发言不要使用另对方反感的言词
7让对方打开心扉使对方对自己的看法产生兴趣让对方认同自己
8不可伤害对方的自尊心
10单位印章主要有哪些印章的刻制和使用有哪些规定
答1单位印章套印章
2钢印领导人签名章其他印章
3刻制公章有两种情况一种是由上级主管机关刻制颁发
4另一种由法人代表申请经主管部门批准公安部门登记后由专门刻制厂刻制
5公章通常由指定的文秘人员统一使用其他印章也应专人专用
6加盖公章是哪一级的公章须经哪一级的负责人批准并审核签名
7将盖用文件名称编号日期签发人领用人盖章人等项详细登记
8加盖印章必须做到用力均匀使印章端正完整不歪斜更不能颠倒
9凡以单位名义发出的公文信函等都必须加盖单位公章方能有效
11按照2000年【国务院行政机关公文处理办法】的规定国务院规定的行政公文共有几类几种
答1命令令
2决定
3公告通告
4通知通报
5议案
6报告
7请示
8批复意见
9函
10会议纪要
12公文的完全格式包含哪几项请写出这些项目
答1版头发文字号印刷顺序号
2密级紧急程度
3签发人姓名
4公文标题
5主送机关
6正文附件
7发文机关成文日期机关印章
8注释阅读发送范围
9主题词
10抄送单位印发说明13文员依据单位需要向外或向内发文需要经过一系列程序即为发文处理过程请说明这一系列过程
答1拟稿
2核稿是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实
3签发是指机关领导人员对文稿的最后审定签字发出
4编号已经签发的文件由文秘人员统一编排发文字号
5缮印对已经签发的文件定稿进行誊清复印或排版印刷
6校对指将文件的誊写稿打印稿或清样按定稿核对校正
7用印是指在完成的文件上加盖机关印章
8登记
9分发指对准备发出的文件进行分装和发送
14什么是文书的立卷特点通常能够按照哪几种特点立卷
答1文秘或档案人员把文书按照某些共同特点组合成案卷称为立卷特点
2按问题特点立卷
3按作者特点立卷
4按文种特点立卷
5按时间特点立卷
6按地区特点立卷
7按通讯者特点立卷8在运用六个特点立卷时需要运用两个或两个以上的特点组合每一个案卷
15什么是文员的挡驾方法主要的挡驾法有哪几种通常应怎样做
答文员的挡驾方法是指对于上司不必要接见的来访者不必要参加的邀请性活动不想接听的电话由文员出门阻挡或谢绝文员没有必要把真正原因告诉对方只需要礼貌地委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可
主要的挡驾法有
1电话挡驾上司不愿接的电话文员要告诉对方暂时不能接或上司不在将内容记下转告上司上司不能接的电话要另约时间或将内容转告
2来访挡驾先问清来由判断有无必要引见给上司或先作请示
3会议活动挡驾对必必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝
16文员处于社交场合时引出的话题哪些是属于合适的哪些是不合适的答1谈话双方都感兴趣的有共同利益的话题
2通常人喜闻乐见的话题
3显示地方或民族色彩的话题
4比较高雅的话题如中外名著展览会等
5积极健康的生活体验的话题风趣幽默的小故事元伤大雅的笑话
不合适的话题
1应当忌讳的话题
2令人不快的话题过于敏感的话题
3自己不甚熟悉的话题夸耀自己的话题
4庸俗的色情的话题
5不宜谈论的保密的话题
17简要说明会议纪要的概念会议纪要有什么作用形式是怎样的答会议纪要是用来记载传达会议情况和议定事项的一种正式公文它是在会议记录的基础上概括提炼而成择要反映会议的精神和情况
会议纪要具有沟通情况交流经验统一认识指导工作的作用
能够用于向上级汇报会议情况也能够分发给平级或下属单位以传达会议精神和议定事项或要求和会单位共同遵守执行
有两种形式
1议决性会议纪要是和会者经过商议对某些问题作出→致决定需要共同遵守执行时写下的文字依据
2周知性会议纪要用于传达会议情况传播信息交流经验而作的纪实性文件
18简要说明会议纪要有什么作用有哪两种形式答会议纪要具有沟通情况交流经段统一认识指导工作的作用
能够用于向上级汇报会议情况也能够分发给平级或下属单位以传达会议精神和议定事项或要求和会单位共同遵守执行
有两种形式
1议决性会议纪要
2周知性会议纪要
四设计题
1小李是刚到公司的文员公司办公室内有各种文件柜储物架书报架办公室主任给她配置了带锁的办公桌电脑电话机还给了她新的文件架文具用品盒各种笔胶水剪刀参考书需要翻译的资料公司印章印盒墨水复印纸2刀要求小李整理好办公桌把东西分门别类放置在适当的位置小李应该怎么做
答1电话放在办公桌左边便于左手摘机右手做记录电脑放在右边2新文件夹放需要翻译的资料在文件夹上贴上相应的标识条3各种笔胶水剪刀印盒等文具分门别类放在文具用品盒内参考书应该放在桌子上面或伸手能够拿得到的抽屉里4公司印章放人办公桌带锁的抽屉内5墨水放置在储物架底层复印纸放在下面几层
2安徽某企业欲和上海某企业合作上海以品牌技术入股利用安徽比较便宜的原材料和人工共同生产国内紧缺的产品上海代表团一行10人将于8月下旬来访商议合作的具体事宜办公室主任请小李作好准备假如您是小李您怎样设计这个接待方案
答1接受任务2了解来宾3制订计划4预订食宿5迎接来宾6商议日程7安排会谈8陪同参观9送别客人10接待小结
24某中外合资公司总部德方总经理来访恰逢生日上司要求文员小陈购买礼物赠送小陈应怎样办要考虑哪些因素
答1清楚德方总经理的爱好文化背景性格习惯等2征求上司意见或同意在允许的钱款额度范围内选购礼物3比较合适的生日礼物是有中国特色的总经理又比较喜欢的物品4赠送的礼物应去掉包装上的标价并应请商店用精美包装纸重新包装一下5附上贺卡写上中国公司的名称让上司亲自送给德方总经理
23文员面对所谓"有问题"的来访者通常是怎样的文员应怎样应对
答1固执任性的来访者死搅蛮缠出言不逊文员应毫不妥协但要注意礼貌〉地反复进行解释并提出建议坚持说您没有权利更改规章制度可保证假如对方写信给上司上司一定会看到这封信
2进行威胁的来访者悄悄地告诉老板打电话保安部门不要和蛮横无理可能带来危险的来访者直接冲突
3情绪激动的来访者假如来访者是男性女文员应该找男的帮忙假如是女性女文员可能会使她平静下来如不行找一个成熟的女同事来帮忙
4骗人的老手他们①介绍的产品或服务价格低得离谱②公司经营时间不长③个人或公司没有通讯地址或电话号码有疑问必须保护公司和上司的利益
24作为办公室文员在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务
答1清楚德方总经理的爱好文化背景性格习惯等2征求上司意见或同意在允许的钱款额度范围内选购礼物3比较合适的生日礼物是有中国特色的总经理又比较喜欢的物品4赠送的礼物应去掉包装上的标价并应请商店用精美包装纸重新包装一下5附上贺卡写上中国公司的名称让上司亲自送给德方总经理
3康桥宾馆位于本市南京西路45号是个中型宾馆有会议室餐饮停车场等某企业准备在11月15日早晨900到1200召开全厂中层干部大会讨论第二年产品发展和销售计划地点就在康桥宾馆的12楼会议室这次会议由总经理办公室负责安排办公室主任让小付拟一个会议通知他应该考虑哪些问题
答1会议的名称2出席会议者的姓名或组织部门的名称3日期时间开始到结束的预定时刻4地点具体在几楼几号会议室5议题或议事日程6主办者的联络处电话号码等7开会所在地建筑物名称几楼电话号码必要时可附上地图8注意事项是否备有餐点有否停车场或当天应备的资料等
5麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力以制定合适的价格打入市场决定召开专家座谈会对新产品进行评估办公室人员应该怎样准备和开好这次座谈会
答1座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者能独立思考有主见又敢于发表意见者2座谈会以小型为主人数以七八人为宜3座谈会上文秘人员应和主持人密切配合4主持人负责引导组织可不做记录5详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做6座谈会的时间不必严格规定可长可短7会场应准备些饮料茶点边吃边谈可使气氛轻松
6某个下雨天在利达公司内召开的新产品推介会结束了公司的大型会议室有很各种会议用品室外有接待处公司还租了汽车来接送来宾为圆满结束这次会议办公室人员在会后应该做些什么工作
答1要替搭车回去的人安排车子2在接待处暂时代为保管的衣物不要遗失或被人错领冒领3有留话时切记务必传达4检查会场有无物品遗漏5要为参加会议的人员送行6文秘人员离去前要检查烟灰缸字纸篓有无易燃的东西如有则必须加以熄灭7桌椅早先若和移动必须还原洗涤烟灰缸茶具等如有则必须加以熄灭8携带进会场的资料和会议用品要记得带回9关紧门窗并上锁10通知会场的管理单位会议已经结束
7科达公司召开中层干部扩大会议参加人员为总经理副总经理各职能部门的正副经理办公室正副主任和职工代表等共46人会议文秘人员和其他服务人员4人会议时间为5小时参加会议人员月平均工资为2400元其他收入600元假设一个月工作30天一天工作8小时会议后勤费用开支有文件材料费200元饮料费100元因会议紧张安排午餐餐费每人10元请计算会议的成本
答1会议成本2×3[GS×T]n后勤开支6GSTn后勤开支
2G----参加会议人员的每小时人均工资数每个人每小时平均工资为10元2400÷30÷8
3S参加会议人员每小时人均其他收入数其他收入为25元600÷30÷8
4T参加会议人员人均到会时间为5小时
5n参加会议人数为50人464
6后勤开支等于支票开支现金开支和实物开支的总和为80020010010×50
7会议成本一6×1025×5×5080018750一-800
19550元
8旅行结束后文员应主要完成哪些工作请予以设计
答1整理好旅行过程中全部的单据凭证送上司审阅签字后向财务部门报销或结算预支的出差费用2回到公司上班后应将出差过程以及有关事务写出工作汇报假如是和上司同行的可依据上司的原始记录整理出报告送上司过目或批准然后存档备案3尽快恢复正常工作和生活状态继续做旅行前未完的工作4把在出差时结识的有关人士单位等情况做好记录以便将来有用5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员分别去函或去电表示感谢
9文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目履行哪些职责
答1准备旅行计划和旅馆信息旅行计划表要说明出发和到达地点是乘飞机还是汽车火车或轮船出发和到达的日期及时间座位情况旅馆情况2制定约会计划约会计划表包含城市名和省州名假如是国外旅行写明城市名和国家名日期和时间和上司约会者的姓名公司和地址电话号码3为商务洽谈收集资料4决定旅行用品把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单5考虑行李问题通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息为每件行李准备识别标签6安排差旅费7建立旅行旅馆信息资料库随时和旅行社联系建立最新信息充实自己的资料库8办理旅行保险如意外伤害保险等
4文秘人员怎样主持会议应注意哪些细节
答文秘人员假如在会议上要发言应该先把要讲的内容彻底考虑一下做一个总结结构的构思简略记下发言的要点条理清楚重点突出会议上始终保持平稳挺直的姿态和愉快热忱的表情用规范的语言和抑扬顿挫的响亮声调说话并控制发言的时间必要时可用目光扫视听众以引起他们的注意也能够在某些时候作一停留以给听众思考的余地
10某公司成立三周年准备举行大型宴会办公室人员应该怎样做好准备要做哪些工作
答1客人的选择确定名单再请上司核定2确定时间假如是涉外宴请宴请时间应该按照国际惯例征询客人的意见要避免选择对方的重大节假日
3会场的选择要考虑宴会的性质客人的数目以及预算费用等考虑宴会的形式和气氛
11文秘人员常常要代替上司选择礼品向他人赠送礼品在处理这些事情应考虑什么怎样做
答1在赠礼前必须搞清赠礼目的如是为周年庆典生日结婚荣升乔迁或是圣诞节中秋节等2还要清楚赠礼对象身份爱好文化背景性格习惯等3在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意时间怎样取决于当地的购物环境4还应熟知以下规则除非上司有特殊的要求不必送太昂贵的礼物只要用心为对方选择适当的礼物即可5要看对方的实际情况选择礼品做到恰如其分适合对方6赠送的礼物应去掉包装上的标价并应请商店用精美包装纸重新包装一下7假如不是亲自送礼应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片贺卡8文秘人员应准备一张节日礼物名单上司能够在上面作一些增减表示是否同意您提的建议或提出一些其他的意见以及标明价格范围9为了避免所送礼物的重复文秘人员应该为全部接受上司礼物的人做一张卡片记录
12上海某企业欲和德国某企业合作德国以品牌技术入股利用上海比较便宜的原材料和人工共同生产国内紧缺的产品德国代表团一行9人将于8月下旬来访商议合作的具体事宜办公室主任请小李作好准备假如您是小李您怎样设计这个接待方案
13某中外外资公司总部德方总经理来访恰逢生日上司要求文员小陈购买礼物赠送小陈应怎样办要考虑哪些因素
答清楚德方总经理的爱好文化背景性格习惯等
征求上司意见或同意在允许的钱款额度范围内选购礼物
比较合适的生日礼物是有中国特色的总经理又比较喜欢的物品
赠送的礼物应去掉包装上的标价并应请商店用精美包装纸重新包装一下
附上贺卡写上中国公司的名称让上司亲自送给德方总经理
14总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付小付应该怎样做
答小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内钥匙随身携带
每次用毕应将印章加锁存放随印随锁
如因事外出须经批准交他人代管
加盖单位公章须经总经理批准并审核签名
并要将盖用文件名称编号日期签发人领用人盖章人等项详细登记
加盖印章必须做到用力均匀使印章端正完整
15办公室主任吩咐文员小李设计一份电话记录单您若是小李应怎样设计答
来电单位来电号码
来电者姓名分机
来电时间 年月日
时分 手机
内容摘要
上司批示
处理结果记录人
16总经理要和A公司总裁谈某项业务工作文员替总经理安排这个约会应该怎么做
答首先用写信的方法定约等对方收到信后再打电话给对方的文秘人员确认
其次正确告知总经理的姓名目的时间地点方法早餐会午餐会等所需要的时间等日期的确定应有弹性告知您或总经理的
第三决定时间地点时要注意
一星期一早上周末下午即将下班之前午餐前后对方的休息日节假日或有特殊政治和宗教意义的日子公司有重大活动时不要安排约会
二地点必须选择对方比较方便的地方还应考虑礼仪规格是否需保密是否需就餐等
三〉如对约会地点没有充分把握应事先调查路线怎样前往房间太小桌子的配置等
四〉约定好后向上司汇报并填写在日