学校档案制度汇编.doc

学校档案制度汇编

65
2020年5月29日
文档仅供参考

学校
档案制度汇编

综合档案室
二○○九年十二月

目录
学校档案综合管理制度 2
学校档案分类编号方案 5
学校文书档案归档制度 7
学校文书档案归档范围和保管期限表 9
学校基建档案立卷归档制度 12
学校教学档案归档制度 17
学校教学档案保管范围及期限表 21
学校设备、仪器档案归档制度 24
学校设备、仪器档案归档范围及保管期限表 27
学校声像档案归档制度 28
学校声像档案归档范围及保管期限表 30
学校实物档案归档制度 31
学校实物档案归档范围及保管期限表 32
学校综合档案室职责 33
学校档案保管制度 34
学校档案保密制度 35
学校档案鉴定销毁制度 36
学校档案借阅利用制度 37
学校档案库房管理制度 38
学校档案员岗位责任制 39
学校档案员考核办法 40
学校档案综合管理制度
学校档案是广大教职员工在教育管理、教学实践和教学研究活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,是学校各项工作活动的历史记录,也是学校领导决策和教育、教学的必要依据,档案是师生员工智慧的结晶,是国家的宝贵财富,是学校历史的鉴证。为了加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其它各项工作中的作用,根据<中华人民共和国档案法>的规定,制定本制度。
第一条 基本任务
一、 贯彻执行档案政策、法规、规划全校档案工作。
二、 建立健全全校各类档案工作规章制度,并监督、指导、检查执行情况。
三、 负责各类档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作。
四、 督促和指导各科室、组正确收集、整理归档文件资料。
五、 鉴定并处理已过保管期限和并无保存价值的学校档案。
六、 对已经收集归档的档案要注意发挥其为学校各项工作服务的作用。
七、 制定学校的档案管理制度,严格执行有关规定,维护档案的完整和安全。
第二条 第二条 档案工作人员
学校档案人员必须政治立场坚定,政治理论、思想作风和职业道德水平较高,具备一定的基础知识、专业知识和相关知识,较强的工作能力。
第三条 立卷归档制度
一、 归档范围
详见各类档案归档范围及保管期限表。
二、 归档时间
1、 党务工作类、政务工作类、教代工团类、财务会计类、基本建设类等,应按照年度归档立卷(每年的1月1日至12月31日止),次年六月底立卷完毕,移交综合档案室(财务会计类保管一年后移交综合档案室)。
2、 教学管理类、教学研究类、学籍类档案应按照常年归档立卷(9月1日至次年8月31日)。
三、 归档要求
3、 我校档案是由党支部、校长室、教导处、总务处、工会、大队部、团支部、教科室等部门产生的。因此,原则上哪个部门产生的文件材料就由其部门相关人员负责收集整理,归档立卷。
4、 凡应归档的文件材料要尽量做到文件完整、准备、系统,并具有参考应用价值,能够起历史凭证作用。
5、 凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰;不能使用易褪色(如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等,字迹必须端正清楚,不得重写)、易变质的材料书写;不能有金属物装订。
6、 特别珍贵的档案,从安全与保管条件等方面考虑,能够随时归档。
7、 各部门向综合档案室移交档案,必须填写移交清单一式两份,交接双方签字盖章。归档单位与综合档案室各一份分别保存。
第四条 档案统计制度
做好档案的登记和统计工作,使档案家底清楚,账务相符合,以便改进工作,提高档案管理水平。
一、 准确统计我校各类档案的数量,库存档案的构成状况和变换以及提供利用情况,每年统计一次。财务档案的各类上年的财务账册、报表、凭证年末整理后交综合档案室保管。
二、 由专人做好统计工作,实行统一的统计方法。
三、 加强对统计数据的综合分析,掌握利用动态、规律,根据利用的信息反馈内容,研究和改进工作,促进档案管理水平的提高。
四、 填写档案利用情况统计表,做好档案利用效果的统计。
五、 做好查阅登记、借阅登记以及各类归档的总账登记。
第五条 档案的保管制度
一、 综合档案室对每年归档应按照永久、长期、短期分别编号存放。排放整齐,并编制必要的检查工具,为翻检利用创造条件,达到调卷迅速、准确。
二、 档案库房应单独设置,不得兼办公室或其它用处。未经档案员允许,任何人不得擅自进入库房。
三、 档案室必须保持清洁,必须符合防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀、防水等要求;定期检查保管情况,发现问题及时向校有关领导汇报、及时处理。
四、 档案室对库存档案定期检查,及时改进工作缺点,补救问题。对超过保管期限,需销毁的档案材料进行清理造册,经分管领导同意,报主管部门批准方可销毁。销毁时必须由档案室和有关部门共同派员监销。
第六条 档案的保密制度
执行〈保密法〉,严格遵守国家工作人员保密守则,非档案室人员,未经许可,不得擅自进入档案室。
第七条 档案的开放制度
一、 我校档案室保存的材料可供各处、室、组和外单位查阅使用,可是必须办理查阅手续(外单位人员持单位介绍信),填写查阅档案登记表。
二、 档案原则上不外借,特殊情况需经分管领导书面批准,借阅时间一般以三天为期限,并办理借阅登记手续。
三、 查阅者只准查阅所需范围内的档案材料,不准查阅所需范围以外的档案材料;如需摘录、复印,事先需经档案室人员同意,但只准摘录有关部分,抄写在专门纸上,并妥善保管。不得将档案私自带出,不得转借她人,不得扩散档案内容。
四、 前来查阅者必须遵守保密制度,爱护档案,严禁在档案上任意涂划、删改、涂点、剪插、撕页等。
五、 归还档案材料时,档案管理人员应对档案作详细检查,发现问题要当面指出,并问明情况及时处理。
六、 室藏档案属下列情况之一者不开放:
1、 涉及党和国家秘密的;
2、 涉及专利或技术秘密的;
3、 涉及个人隐私的;
4、 档案形成部门规定限制使用的。
学校档案分类编号方案
为了统一本校档案实体分类,以适应档案管理、利用的需要和档案分类整理、排列、检查、编目标准化与规范化要求,根据广东省档案局印发的<广东省机关档案分类方法>和省、市档案局的要求,结合我校档案工作实际情况,制定本方案。
第一条 分类原则
一、 以本校工作活动形成的全部档案为对象,根据档案内容及其载体形态的特点进行科学分类。
二、 本校综合档案室的档案分为七大类,大类采用英文字母为代号,大类以下的属类用阿拉伯数字代号,从左到右依次为一级属类,二级属类等,有类设类,无类空类。
第二条 大类设置
一、 党政工团档案(简称文书档案,代字:A)
二、 基建档案(代字:B)
三、 设备、仪器档案(代字:C)
四、 会计档案(代字:D)
五、 声像档案(代字:F)
六、 教学档案(代字:G)
七、 实物档案(代字:H)
第三条 分类编号方法
一、 文书档案
文书档案采用单件归档的方式归档,一年设三个目录,按永久、长期、短期分类。例如:
永久 0001……n
长期 0001……n
短期 0001……n
每件文件加盖档号章,样式如下:
全宗号

类别号
A
期 限
永久
年 度

机 构

件 号
0001
二、 基建档案
基建档案按工程项目编案卷顺序号,其结构模式为大类代字+项目代字+案卷序号。例如:
B 001 - 0001
案卷号
项目代字
大类代字
三、 设备、仪器档案
设备、仪器档案(C),按种类编案卷顺序号,其结构模式为大类代字+属类代字+设备代号+案卷号。属类代字分别为:①、多媒体设备;②、实验室设备; ③、办公设备。例如:
C 1 · 01 - 0001
案卷号
设备代号
属类代字(多媒体设备为1)
大类代字(设备档案)
四、 会计档案
会计档案(D),按种类编案卷顺序号,其结构模式为大类代字+属类代字+目录号+案卷号。属类代字分为:①、报表;②、帐簿;③、凭证;④、其它。例如:
D 3 · 1 - 001
案卷号
目录号
属类代字(凭证为3)
大类代字(会计档案)
五、 声像档案
设二级属类代号:照片为F1;底片为F2;录音带为F3;录像带为F4;机读材料(包括计算机磁盘、光盘、幻灯片、缩微胶片等)F5。按属类、形成时间编流水号。例如:
F 1 · 1 - 0001
案卷号
目录号
属类代字(照片为1)
大类代字(声像档案)
六、 教学档案
教学档案包括:教学管理档案为G1;学籍档案为G2;教学科研档案为G3。采用单件归档的方式归档。按”年度—保管期限”分类,每件文件加盖档号章,样式如下:
全宗号

类别号
G1
期 限
永久
年 度

机 构

件 号
0001

七、 实物档案
实物档案根据载体形式不同,分类如下:H1奖牌,H2 奖杯,H3奖状,H4荣誉证书,H5奖旗,H6题词书画。
H 1 - - 0001
案卷号
年度
属类代字(1为奖牌)
大类代字(实物档案)
学校文书档案归档制度
为保证本校档案的完整性,加强文书归档工作,特制定本制度。
第一条 归档的文件材料必须按年度归档,本校各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别归档。
第二条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。办完后及时交部门本专(兼)职档案员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
第三条 文件材料的收集管理
一、 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职档案员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知校综合档案室。
二、 凡本校缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由本校办公室统一收集管理。
三、 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
第四条 各部门专(兼)职档案员的职责:
一、 了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
二、 认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将上年度归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
三、 承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
第五条 归档范围
一、 党务、组织类材料。
二、 宣传教育类材料。
三、 工会类材料。
四、 团委类材料。
五、 行政、综合类材料。
六、 德育工作类材料。
第六条 归档
为统一归档规范,保证归档质量,归档工作由相关部门兼职档案员配合,综合档案室档案员负责编目。
一、 归档要求
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
1、 归档的文件材料份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2、 凡是原来文件上有生锈的金属物,归档时都必须去掉,并用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝(粘)合,破损的文件应裱糊,字迹扩散的应复制与原文一并存档。
3、 凡文件尺寸大于A4纸规格的,要按A4规格进行折叠或或裁剪,小于16开规格及破损的要进行托裱。
二、 归档方法
1、 顺其自然,单件归档。即顺应文件形成时的原来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档。
2、 单份文件,一份文件为一件;各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件;正本与定稿、正件与附件,两件作为一件;文件处理单(表)与被处理文本合为一件。
3、 归档的文件按年度——保管期限逐级进行分类。
4、 在分”年度”时,应遵循以下方法:一般的文件材料,放在其形成年度归档;计划、预决算、总结、报告、统计报表等,应放在文件内容针正确年度;长远规划应放在文件内容针正确头一年;多年的总结、报告,应放在文件针正确最后一年;跨年度的案件,应放在结案的一年。不同年度的文件应分开排放。
5、 归档的文件先将归档文件材料按三个保管期限分开,而且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。
6、 同一文件的不同稿本,正本在前,定稿在后;不同文字的文本,原文本在前,译文本在后。
三、 档案的编号
1、 归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章,并填写有关栏目的内容。
2、 档号章的内容包括全宗号、类别号、期限、年度,机构、件号。其中件号指以年度为界线,一个保管期限编一个大流水号。
3、 在每年归档工作结束后,如发现有其它应归档文件材料未归档,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
四、 档案装盒
1、 档案编号后,要按照编号顺序装入档案盒,并在盒的背脊上填上相关内容。
2、 填写盒内备考表(主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可暂不填写。)
五、 编制档案检索工具
编制<档案目录>,包括”目录夹封面与脊背”、”归档说明”、”归档文件目录”三部分构成。
1、 ”归档说明”的内容包括:本年度立档单位主要工作概况,本年度内设机构及校领导变化情况;本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等)。
2、 ”归档文件目录”应汇编一式二份,其中一份是作为今后进馆的移交目录。目录包括以下基本项目:机构、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注,需要时还可增加其它项目。
学校文书档案归档范围和保管期限表
序号
归档范围
保管期限
一
党务综合

1
上级党组织有关党的建设的文件材料

1．1
针对本校的
永久
1．2
一般的
长期
2
本校党代会文件材料

2．1
党代会通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表、情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复
永久
2．2
提案及办理情况、会议简报、会议情况、小组会议记录
长期
2．3
参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样
短期
3
校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会的会议记录、纪要、决议等文件
永久
4
党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结
永久
5
党委发布的决定、指示、批转、通报和通知
永久
6
以党委名义召开的工作会议材料
永久
7
校党委和上级组织调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
永久
8
党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级有关会议的发言稿
永久
9
党委工作简报
永久
10
党委大事记
永久
11
党群系统启用印章的文件和印模
永久
12
党群系统重要统计材料
永久
13
党委与有关部门、协商工作的来往文件
长期
14
党委及上级表彰的优秀党员、先进支部材料
长期
15
党员处分、复查材料
长期
二
组织

1
上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报
长期
2
本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料
永久
3
本校组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知
永久
4
落实政策的有关材料
长期
5
干部任免、调动和离休的报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)
永久
6
副处级以上干部名单
永久
7
总支、支部改选报告、审批材料
长期
8
各总支、支部委员名册
长期
9
党员名册
长期
10
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
长期
11
发展新党员、预备党员转正的名册
长期
三
宣传教育

1
上级政府、教育机关关于宣传工作的文件
长期
2
本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
永久
3
教职工政治思想工作动态及调查材料
长期
4
理论学习的决定、通知、计划、总结
长期
5
反映本校重大活动的剪报及图表
永久
四
工会

1
上级有关工会工作的文件
长期
2
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计
永久
3
教职工代表大会文件材料
长期
4
会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发害等文件)
长期
5
表彰工会先进集体个人的材料、名单
长期
6
处分会员的有关材料
长期
7
工会委员会议记录、纪要
短期
8
基层工会干部名单
长期
9
会员名册
长期
10
会员会费、福利费管理
长期
11
工会活动
短期
12
妇女工作材料
长期
五
团委

1
上级关于团的工作文件
长期
2
本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、大会发言及大会经过的文件)
永久
3
团委工作计划、报告、总结及规章制度
永久
4
团委工作典型调查材料、优秀团员的材料
长期
5
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
长期
6
处分团员的材料及复查材料
长期
7
批准入团、离团材料及名单
长期
8
团干部名单
长期
9
团员名册
长期
10
团委会议记录
长期
11
学生会文件、材料
长期
12
本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
长期
13
团委牵头进行的重大活动的有关材料
长期
14
社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料
长期
15
团内情况统计年报表
永久
六
综合行政

1
上级政府、教育机关关于学校管理的来文、会议文件
永久
2
学校管理的各项制度
长期
3
校歌、校训
永久
4
学校行政分工、岗位职责
永久
5
学校年度、学期工作计划、工很安排、报告、总结
永久
6
学校学期月工作计划、日程安排
短期
7
学校评估资料、年报表及统计
长期
8
学校组织沿革、大事记、情况介绍
永久
9
学校教育规划、计划及上级批复
永久
10
学校重大活动文件材料
长期
11
学校下发的各种通知
长期
11．1
重要的
长期
11．2
一般的
短期
12
学校与国内单位签订的友好协议、合同等材料

12．1
有历史意义和长远利用价值的
永久
12．2
一般的
短期
13
校史、校友工作材料
永久
14
校庆工作材料
长期
15
学校承办各种大型会议的文件材料
长期
16
学校编印的报纸、刊物、画册、简报及杂志等
永久
七
办公室工作

1
办公室及下属各处学期工作计划、工作总结
永久
2
办公室人员岗位职责
短期
3
有关招生工作的文件
长期
4
转学、退学学生统诊
短期
5
上级有关人事工作的文件
长期
6
本校人事工作的规章制度
永久
7
表彰、奖励先进教职员工的文件材料
长期
8
处分教职员工的材料的复查、撤消处分的决定
长期
9
人事统计报表
永久
10
教职员工名册表
永久
11
教职员工转正定级的文件材料
长期
12
教职员工的录用、调入的文件材料(包括转移行政、工资关系介绍信)
长期
八
总务工作

1
总务工作的各类规章制度
永久
2
总务工作计划、总结、报告等文件材料
长期
3
设备仪器购置计划、报告及主管领导批复、批示
长期
4
医务室关于学生健康、视力等统计表
长期
5
膳食科伙食调查及分析报告
长期
6
总务部门与外单位签定的合同、协议
永久
7
学生宿舍管理的规章制度
长期
九
德育工作

1
学校德育工作领导机构、会计记录
永久
2
学校、部门德育工作计划、总结、活动情况记录
永久
3
学校有关德育方面的制度(如职业道德规范等)
永久
4
学校贯彻<中学生行为规范>、<中学生守则>的措施、制度、检查、评比记录
长期
5
班会活动情况记录
短期
6
学生会、班会计划、总结、会议记录、经段等
长期
7
后进生档案,帮教后进的措施、制度、总结
长期
8
学生劳动教育和社会实践教育的计划、安排、总结
永久
9
学校对学生及集体的表彰、奖励、处分材料
长期
10
学生校外获奖记录,学生作品在校外发表情况记录及复印件
永久
11
师生为贫困地区或个人捐款名单及金额
永久

学校基建档案立卷归档制度
第一条 为了做好本校基本建设项目档案资料管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、工程维护和改建中的作用,根据<中华人民共和国档案法>和国家档案局、国家计委颁发的<基本建设项目档案资料管理暂行规定>,结合本校实际,制定本制度。
第二条 基建档案是指本校基本建设项目从酝酿决策到建成使用的全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料等不同形式的历史记录。
第三条 基建档案作为本校档案全宗的组成部分,直接反映本校基本建设工作情况,应集中统一管理,以确保其完整安全和有效利用。
第四条 每一项基建工程从研究决定兴建乃至建成过程中形成的具有保存价值的各种文件及材料均须归档。
具体范围:
一、 报建文件材料:依据性文件材料、项目建议书及批复、可行性研究、项目评估等。
二、 设计基础文件材料:设计基础文件材料、选址报告、水文气象、供水供电等。
三、 设计文件材料:设计文件材料、初步设计、技术设计等。
四、 工程管理文件材料:征地文件、红线图、各种合同、协议书。
五、 施工文件材料:施工组织设计、监理、开工招标等。
六、 竣工文件材料:项目竣工验收报告、全套竣工图、声像材料、竣工验收会议文件等。
第五条 基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责。基建档案管理工作,要与基本项目建设进程同步,从项目申请立项起,即应开始进行基建档案材料的积累、整理和审查工作。项目竣工后,完成基建档案材料的收集工作。
第六条 基建档案的归档要求。
一、 范围:是指在一个单位内,哪些科技文件材料应该归档。
二、 时间:基建档案应在项目竣工验收后三个月内,将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求整理好后,向档案部门移交,移交时双方办理交接手续。
三、 份数,确定归档份数时应考虑三种情况:
1、 满足日常查找利用的需要;
2、 保护档案原件的需要;
3、 报送专业档案馆的需要。
第七条 基建档案材料的归档整理工作。
一、 基建档案整理工作的内容
基建档案整理工作的内容包括文件材料形成、积累的指导;收集;整理;保管;鉴定;统计;利用以及归档后档案的修改、补充的监督检查工作。
二、 基建档案材料的立卷整理工作由基建档案收集人负责整理。每个项目可根据档案材料的数量及保存价值、不同的保管期限分别归档。
三、 文件材料应按项目建设程序进行排列,图纸要折叠整齐。图纸折叠一般采用正面折叠法,并把图纸标题栏露在右下角。
四、 每个项目内按照先重要后一般的顺序排列归档。
五、 基建档案的保管期限分为永久和长期两种。长期保管的基建档案材料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。
六、 基建档案的整理步骤
1、 分类:先分项目,后分阶段,项目的准备阶段、项目设计、施工、竣工验收、使用维护。
2、 组卷
l 应归档材料的排列
①、按阶段。立项审批、报批报建,设计基础,设计文件,工程管理,施工,竣工,维护。
②、文字材料在前,图表在后,声像材料另立卷。管理性文件按问题、按时间。
③、保管期限长的在前,短的在后。
l 编制要求
①、同一项目
②、同一阶段
③、同一期限
④、厚度适中
l 卷内文件的排列
①、文字在前
②、按原图目录排列
③、无目录的,总的在前,分项在后,建施在前,结施在后,土建在前,其它专业在后。
l 文字材料的装订。与文书方法一样。
l 图纸的折叠。按规格为210×297mm 进行折叠。
l 加盖档号章
不装订的案卷在每件文件材料右上角加盖档号章,档号章内容如下:
档号
件号

档号:分类号+案卷号
件号:每个案卷的件号从”1”开始,顺序编号。
l 编页码。
装订的案卷一律编页码,科技材料页号在”右下角”和”左下角”,如图纸不装订,则加盖档号章或件号章,顺序均从1 开始,一页一号。
l 编写卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页次
备注

有些图纸原已有图纸目录的,应保留其目录,不用再编制卷内目录。
l 填写案卷封皮。编制内容包括:档号、题名、编制单位、编制日期页(份)数、期限、备注。 档号------B001—001;题名:工程项目名称+阶段(内容)特征+文种,如”XX镇办公楼报批文件、红线图及竣工图、竣工验收证明等基建文件材料”;编制单位:施工图填写设计单位,竣工图填写施工单位,前期(或依据性)文件填写建设单位和主管部门;编制日期:填写卷内文件材料的起止日期;施工图为短期;管理性文件为永久;竣工图为永久。密级一般不填。卷脊一定要填写:档号,案卷题名(从右到左)。
l 编目:
①、案卷的排列,按阶段依次排列。
②、编档号:全宗号+目录号+案卷号。
③、打印分类目录、总目录。
l 底图整理:底图整理时可把同一项目的底图纸目录顺序排列,装入大牛皮纸袋中平放或卷成筒装入硬纸筒保存。每个项目应以张为单位编底图目录,编制内容包括:序号、归档时间、档号、底图名称、幅面张数、编制单位、编制日期、备注。
第八条 根据需要编制科学实用的检索工具。加强基建档案的利用服务工作。
第九条 对超过保管期限的基建档案,可按照规定组织鉴定和销毁。
学校基建档案归档范围及保管期限表
序号
归档范围
保管期限
一
可行性研究

1
项目建设书及批复
永久
2
可行性研究报告
永久
3
项目评估
永久
4
环境预测、调查报告
永久
5
设计任务书、计划任务书
永久
二
设计文件

1
初步设计
永久
2
技术设计
永久
3
施工图设计
短期
4
技术秘密材料、专利材料
永久
5
设计计算书
长期
6
关键技术试验
永久
7
总体规划设计
永久
8
设计评价、鉴定及审批
永久
三
工程管理文件

1
征用土地批准文件及红线图、拆迁补偿协议书
永久
2
承发包合同、协议书、招标、投标租赁文件
永久
3
施工执照
永久
4
环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书
永久
四
施工文件

1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
短期
2
原材料及构件出厂证明、质量鉴定
长期
3
建筑材料试验报告
长期
4
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批
永久
5
施工定位测量、地质勘察
永久
6
土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图
永久
7
隐蔽工程验收记录
永久
8
工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
永久
9
分项、分部、单位工程质量检查、评定
长期
10
交工验收记录证明
长期
11
竣工报告、竣工验收报告
永久
五
竣工文件

1
项目竣工验收报告
永久
2
全部竣工图
永久
3
项目质量评审材料
永久
4
工程现场声像材料
永久
5
竣工验收会议决议文件
永久
六
涉外文件

1
询价、报价、投标文件
短期
2
合同、合同附件
永久
3
谈判协议、议定书
永久
4
谈判记录
长期
5
谈判过程中外商提交的材料
短期
6
出国考察及收集的有关材料
短期
7
国外各设计阶段文件
永久
8
各设计阶段审察议定书
永久
9
技术问题往来函电
短期
10
国外设备材料检验信设计联络
永久
11
国外设备存储、运输
短期
12
开箱检测记录、商检及索赔
永久
13
国外设备、材料的防腐、保护措施
短期
14
外国技术人员现场提供的文件材料
长期
七
财务、器材管理

1
财务计划、年度计划
短期
2
工程概算、预算、决算
永久
3
主要材料消耗、器材管理
短期
4
交付使用的固定资产
永久
八
其它材料

1
有关的国外技术标准
短期
2
有关的专利说明
短期
学校教学档案归档制度
为贯彻执行省教厅、市教育局关于加强学校教学档案管理的规定,结合学校教学工作的实际情况,制定本制度。
第八条 教学管理档案归档要求
一、 教学活动是学校工作主要部分,教学工作全过程所形成的各种文字材料、图表,必须收集齐全,整理归档,形成学校的教学档案。
二、 教学档案归档的具体范围:
1、 教导处、科组的教学计划、总结、班主任工作计划、总结。
2、 校历表、学科设置和授课时间表。
3、 班主任、各科任课教师名单。
4、 课堂教学典型教案、公开课及评讲记录。
5、 教学研究,教研活动和教学经验材料。
6、 各科考试成绩统计、对比、分析等材料。
7、 毕业生质量调查材料,升学考试成绩统计。
8、 录取名册、学号册、毕业生名册、升学名单。
9、 教师个人教学业务材料、班主任工作笔记及经验总结。
10、 学生学籍册、入学报考登记表。
11、 学生转学、复学文件材料。
12、 三好学生、优秀学生干部名册、登记表
13、 学生参加学科竞赛和体育竞赛获奖的文件材料。
三、 教学档案材料的收集
1、 教学档案数量大,内容多,涉及到全校老师。因此,教学文件材料的收集工作十分重要。教导处兼职档案员必须注意加强平时教学文件材料的收集工作,务必把应归档的材料收集齐全。
2、 教学计划、教学总结、典型教案等要求用统一规格的纸张打印。手抄的材料要用统一规格的稿纸,留出装订线写上姓名和日期,以便于整理、装订及归档。
四、 教学档案材料的归档时间。
考虑教学工作的特点,教学档案材料的移交应安排在每年结束后的三个月内。教学部门应将上年的教学文件材料整理立卷,移交综合档案室。
五、 编制科学、实用的检索工具,加强教学档案的利用服务工作。
六、 对超过保管期限的教学档案,由学校档案负责人按照规定组织鉴定和销毁。
第九条 学籍档案归档要求
一、 学籍档案是指学生自入学之日起,在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕(结)业等情况的重要凭证。
二、 学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分,要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档,移交档案室永久保管。
三、 学籍档案的归档范围:
1、 新生入学登记表。
2、 学生学籍卡片。
3、 学生成绩总册。
4、 在校学生名册。
5、 学生学籍变更材料。
6、 学生奖励、处分材料(奖学金、优秀学生、先进班级)。
7、 学生处分材料。
8、 其它具有保存价值的材料。
四、 归档材料的质量要求:
1、 手工书写应用不褪色的黑色、蓝黑色材料,字迹要求工整清晰。
2、 学生休学、复学、退学、转学、升级、留级、奖励、处分、意外事故等情况要在学籍表的备注栏中注明。
3、 学籍表中的照片要用原件。
五、 归档时间与归档单位
1、 归档时间:学籍档案于学生毕业的第二年暑假前归档。
2、 归档单位:统一移交给校综合档案室归档。
六、 归档手续。做好移交清单,一式两份,移交双方各保存一份。
第十条 教学科研档案归档要求
一、 学校科研档案工作的基本原则
1、 凡在学校开展的科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属科研档案。
2、 科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全、利于开发利用。
3、 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作”四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案馆出具科研课题归档情况的证明材料同步。
4、 要努力实现学校的科研档案工作从经验管理向科学管理转变,并逐步采用先进管理技术手段,大力开发档案信息资源,为学校建设和发展服务。
二、 科研文件材料的归档范围
1、 归档原则
① 归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会具有参考价值和凭证作用。
② 归档的科研文件材料,必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统。
③ 归档的科研材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。
2、 归档内容和重点
归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报