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明科物业软件操作手册

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明科物业软件操作手册

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目录
第一章 系统管理 3
1.1系统设置 3
1.1.1参数设置 3
1.1.2单据号设置 4
1.1.3分页设置 5
1.1.4修改密码 5
1.1.5数据备份 6
1.1.6上机日志 7
1.2权限设置 7
1.2.1用户管理 7
1.2.2角色管理 10
1.2.3角色权限设置 10
1.2.4用户委派角色关联 11
1.2.5项目/楼栋权限分配 12
1.2.6预警权限管理 12
第二章 物业基础 14
2.1物业概况 14
2.1.1项目信息 14
2.2房产管理 15
2.2.1楼宇信息管理 15
2.2.2单元资料管理 16
2.2.3房间查询 17
2.3住户管理 17
2.3.1业主信息管理 17
2.3.2家庭信息 19
2.3.3业主查询 20
2.3.4住户变迁管理 20
2.3.5租户信息管理 21
第三章 财务管理 22
3.1基础设置 22
3.1.1收费参数 22
3.1.2收费项目定义 22
3.1.3项目权限 23
3.1.4模板信息 24
3.1.5模板权限 24
3.1.6数据接口 24
3.2收/欠费管理 25
3.2.1费用生成 25
3.2.2单户缴费 26
3.2.3应缴费信息 28
3.2.4批量缴费 29
3.2.5欠费查询 29
3.3能源维护 30
3.3.1能源表设置 30
3.3.2能源表维护 31
3.4费用统计 32
3.4.1日报统计 32
3.4.2月报统计 33
3.4.3年度统计 34
3.4.4项目费用统计 34

第一章 系统管理
1.1系统设置
功能包含: 参数设置、 单据号设置、 分页设置、 修改密码、 数据备份、 上机日志
1.1.1参数设置
功能说明: 主要设置加密锁和显示预存记录等, 如图1.1.1-1所示

<图1.1.1-1>
( 1) 、 加密锁功能: 如设置为YES,需要明科软件购买加密狗硬件, NO表示不启用, 客户操作慎重。如图1.1.1-2所示

<图1.1.1-2>
( 2) 、 预存记录功能: 在财务管理模块下, 预存节点下预存记录的次数如图1.1.1-3所示:

<图1.1.1-3>
( 3) 、 会话时间功能: 就是登入时间的设置如图1.1.1-4所示

图1.1.1-4
1.1.2单据号设置
( 1) 、 单据号管理: 缴费单的单据号设置分手工输入和系统自动生成, 流水号按单据类型, 项目编码, 年, 月, 日, 流水号的位数的表示如图1.1.2-1所示

<图1.1.2-1>
( 2) 、 单据号的系统生成如图所示, 应用效果如图1.1.2-2所示

<图1.1.2-2>
1.1.3分页设置
功能说明: 每个页面显示数量多少条, 系统默认的是7条, 如图1.1.3-1所示

<图1.1.3-1>
1.1.4修改密码
功能说明: 修改当前登录用户的密码。
操作步骤:
第一步: 打开菜单【系统管理】, 进入【更改密码】。
第二步: 在用户名称里自动显示当前所在的用户, 输入原密码、 新密码, 确认密码, 点击【确认】按钮, 系统提示你修改成功, 如果不需要修改密码, 点击【返回】按钮。如图1.1.4-1所示

<图1.1.4-1>
注意事项: 新密码与确认密码必须一致。
1.1.5数据备份
功能说明: 备份数据至所选择的文件存放目录下面, 如图1.1.5-1所示

<图1.1.5-1>
( 1) 、 查找文件如图1.1.5-2所示

<图1.1.5-2>

( 2) 、 系统也能够选择其它文件夹名称或创立文件夹备份数据如图1.1.5-3所示

<图1.1.5-3>
1.1.6上机日志
功能说明: 按操作员和开始日期和截止查询显示登入时间和IP地址, 如图1.1.6-1所示

<图 1.1.6-1>
1.2权限设置
功能包含: 用户管理、 角色管理、 角色权限设置、 角色分配 、 项目楼栋分配、 预警权限置
1.2.1用户管理
功能说明: 注册新用户、 设置( 修改用户名、 修改密码) 、 删除用户;
操作步骤:
第一步: 点击系统管理中用户管理菜单, 进入如图1.2.1-1界面。用鼠标点击 【新增】按钮,

<图1.2.1-1>
第二步: 用鼠标点击【新增】按钮, 在图1.2.1-2中填写用户名、 姓名, 并输入密码、 密码确认, 确认所填信息无误后, 点击【确定】按钮, 所填用户信息保存到系统里, 新建用户名将出现在左侧列表中最上面。如果要取消新建用户, 可点击的【取消】按钮, 所填用户信息将不保存到系统里。
第三步: 如果需要继续新建用户, 请重复第一、 二步; 如果不需要新建用户, 【关闭】按钮后, 退出用户管理菜单。
注意事项: 修改密码时, 必须输入的”密码”与”密码确认”保持一致, 才能保存。

<图1.2.1-2>
( 1) 、 修改操作步骤:
第一步: 点击系统管理中用户管理菜单。从左侧用户列表中点击所要修改的用户名后, 该用户信息自动显示, 然后用鼠标点击【修改】按钮, 进入修改状态;
第二步: 在图1.2.1-3中, 对用户名, 姓名, 密码三项均可单独或全部更新, 确认无误后, 点击【确定】按钮保存, 则所修改数据保存到系统中; 如果要取消修改, 请点击【取消】按钮, 修改数据将不被保存到系统中。

<图1.2.1-3>
第三步: 如果需要继续修改用户, 请重复第一、 二步; 如果不需要修改用户, 点击黄色【关闭】按钮后, 退出用户管理菜单。
注意事项: 修改密码时, 必须输入的”密码”与”密码确认”保持一致, 才能保存。
( 2) 、 删除操作步骤:
第一步: 在菜单【系统管理】选中【用户管理】, 从左侧列表中选取需要删除的用户, 用户信息显示在右侧框内, 用鼠标点击【删除】按钮, 系统提示信息”确定要删除数据吗? ”如图1.2.1-4:

<图1.2.1-4>
第二步: 如果确定要删除该用户, 点击如上图1.2.1-4中的【确定】, 该用户从系统中永久的删除, 如果不想删除该用户, 点击【取消】按钮恢复以前的状态。
第三步: 如果继续删除用户, 请重复第一、 二步, 如果不需要删除用户, 点击黄色按钮【关闭】, 退出【用户管理】菜单。
注意: 删除用户后数据不能恢复的, 【用户管理】菜单功能权限要谨慎使用。
1.2.2角色管理
功能说明: 相当于部门之类, 角色增加之后是不允许修改, 要么删除, 再增加角色如图1.2.2-1

<图1.2.2-1>
1.2.3角色权限设置
功能说明: 指角色关联所对应的模块。
操作步骤: 打开菜单【系统管理】, 进入【权限设置】—【分配角色权限】如图1.2.3-1所示。

<图1.2.3-1>
1.2.4用户委派角色关联
功能说明: 用户赋予角色, 并拥有该角色拥有的权限。用户跟角色关联打上勾, 如图1.2.4-1所示

<图1.2.4-1>

1.2.5项目/楼栋权限分配
功能说明: 根据用户分配, 一个用户能够管理多个项目和楼栋, 如图1.2.5-1所示。

<图1.2.5-1>
1.2.6预警权限管理
功能说明: 根据项目和用户来分配预警权限( 比如客服管理报修提醒欠费预警设备预警) 。
操作步骤: 打开菜单【基础信息管理】, 进入【预警权限设置】, 如费用预警按天数算, 在下面方块打上勾跟用户关联就生效。如图<1.2.6-1>所示

<图1.2.6-1>

第二章 物业基础
2.1物业概况
功能包括: 项目信息
2.1.1项目信息
功能说明: 对项目信息、 发展商资料、 设计单位、 施工单位的资料进行维护。
操作步骤:
第一步: 打开菜单【物业基础】, 依次进入【物业概况】→【项目信息】, 如图2.1.1-1所示:

<图2.1.1-1>
第二步: 点击【修改】按钮, 如图2.1.1-2,根据自己小区的实际需要, 修改项目名称, 项目类型, 项目位置及相关的基本信息, 点击按钮, 将自己需要的小区, 点击【保存】按钮, 数据保存到系统中, 如果对修改的内容不保存点击【取消】按钮。如果关闭当前窗口, 按【退出】按钮。

<图2.1.1-2>
2.2房产管理
功能包括: 楼宇信息管理、 单元资料管理
2.2.1楼宇信息管理
功能说明: 将楼宇进行划分, 并根据每一划分的楼宇指定相应的设计单位和宇施工单位, 也就是说每一楼宇可能有一个或多个设计单位及一个或多个施工单位;
操作步骤:
第一步: 打开菜单【基础信息管理】, 进入【房产管理】, 点击【楼宇信息】。如图2.2.1-1所示:

<图2.2.1-1>
在图2.2.1-1, 点击【新增】按钮, ,输入楼宇资料如楼宇代码, 楼宇名称, 楼宇类型, 使用土地面积, 建筑层数等基本信息, 点击【保存】按钮, 数据保存到系统中, 并在左侧列表中显示, 点击【取消】按钮, 输入的数据不保存, 恢复到浏览状态。如果继续增加楼宇资料, 操作步骤重复第二步。如图2.2.1-2所示:

<图2.2.1-2>
第三步: 在如图2.2.1-1中的左侧中选取需要修改的楼宇名称, 点击【修改】按钮, 根据需要将一个或多个数据进行修改, 点击【保存】, 数据保存到系统中, 如果不需要保存数据点击【取消】按钮, 系统恢复到浏览状态。如果继续修改楼宇资料, 操作步骤重复第三步。

<图2.2.1-3>
2.2.2单元资料管理
功能说明: 将每一楼宇生成房间信息; 如图所示:

< 图2.2.1.4>

操作步骤:
第一步: 打开菜单【基础信息管理】, 进入【房产管理】, 选取【单元资料管理】, 如图2.2.2-1:

<图2.2.2-1>
第二步: 从左边楼栋列表中选取楼宇, 点击【增加】按钮 , 输入房间编码, 房间类型, 朝向, 房间类别, 所在楼层, 户型, 建筑面积, 使用面积, 用途, 点击【提交】按钮, 数据保存到系统中, 如果不需要保存数据点击【取消】按钮。如果继续增加房间资料, 操作步骤重复第二步。如图2.2.2-2所示

<图2.2.2-2>
2.2.3房间查询
功能说明: 按各种条件查询
操作步骤: 打开菜单【基础信息管理】, 进入【房产管理】点击【房间查询】如图2.2.3-1所示:

<图2.2.3-1>
2.3住户管理
功能包括: 住户信息管理、 住户家庭信息、 业主档案查询、 业主变迁、 租户信息。
2.3.1业主信息管理
功能说明: 实现房间资料与业主挂钩, 主要包括: 业主信息、 家庭信息、 业主档案、 查询业主、 变迁租户信息
操作步骤:
第一步: 打开菜单【物业基础】, 进入【住户管理】, 选取【业主信息】。如图2.3.1-1

<图2.3.1-1>
第二步: 在左上侧列表中, 在每列标题用鼠标点击, 查询到需要的房间资料, 用鼠标点双击击该行, 输入业主类型( 选择公司或个人) , 输入业主代表的名字, 输入联系电话, 单位名称, 单位地址, 单位联系电话( 如果选择公司时, 能够输入单位名称, 单位地址, 单位联系电话) , 输入交楼时间, 入住时间, 收费起始时间, 收费模板, 开户银行, 银行帐号, 预存款额, 联系地址, 点击【确认】按钮, 点击【取消】, 当前数据不能保存, 恢复以前状态, 继续交楼, 步骤重复第二步。
第三步: 用鼠标点击【关闭】按钮, 关闭当前窗口, 结束当前交楼工作。
( 1) 、 如在业主信息里选择一条记录用鼠标双击打开显示业主所有信息如2.3.1-2所示

<图2.3.1-2>
( 2) 、 如修改业主信息选择入住功能系统提示如图2.3.1-3所示

<图2.3.1-3>
( 3) 、 业主信息能够导出和导入功能,查询按条件查询, 如图2.3.1-4所示

<图2.3.1-4>
2.3.2家庭信息
功能说明: 将业主家庭信息资料进行管理。
操作步骤: 第一步: 打开菜单【基础信息管理】, 进入【住户管理】, 选取【住户家庭信息】, 如图2.3.2-1

<图2.3.2-1>
第二步: 在左上角列表中经过找到已交楼的业主, 用鼠标点击该行, 右上角自动显示业主的家庭信息, 如果需要增加家庭信息, 点击【增加】按钮。
2.3.3业主查询
功能说明: 将业主资料进行查询管理。
操作步骤: 第一步: 打开菜单【基础信息管理】, 进入【住户管理】, 选取【业主档案查询】, 如图2.3.3-1
按楼栋名称, 按业主类型, 房间号, 业主姓名, 工作单位, 性别, 历史等功能查询

<图2.3.3-1>
2.3.4住户变迁管理
功能说明: 选择一个业主点击变迁, 输入迁往地址, 业主姓名, 时间点击保存如图2.3.4-1,

<图2.3.4-1>
2.3.5租户信息管理
功能说明: 选择一个业主点击增加租户相关信息, 如图2.3.5-1所示,

<图2.3.5-1>

第三章 财务管理
3.1基础设置
功能包括: 收费参数、 收费项目定义、 收费项目权限、 模板管理、 模板权限、 数据接口
3.1.1收费参数
功能说明: 各模块需要的参数集中管理;
操作步骤:
第一步: 打开菜单【财务管理】, 进入【收费参数】。应生成款方式: 如暖气费和物业费等, 如图3.1.1-1所示

<图3.1.1-1>
a) 参数一: 收费精确单位( 分, 角, 元) , 在应收款生成时使用;
b) 参数二: 应收款生成方式( 1、 按制定期间生成,; 2、 第一年到当年年底, 以后按自然年; 3、 按自然年生成; 4、 按整年生成; 5、 第一年按整年, 第二年到当年年底, 以后按自然年) ;
c) 参数三: 主要为设置暖气费的延迟天数和基数;
d) 参数四: 设置税率;
e) 参数五: 设置滞纳金。
3.1.2收费项目定义
功能说明: 设置各种收费项目
操作步骤:
第一步: 打开菜单【财务管理】, 进入【基础设置】, 选取【收费项目定义】。如图3.1.2-1:

<图3.1.2-1>
第二步: 点击【新建】按钮, 输入项目名称, 项目类别, 收费周期, 收费单价, 计算方式, 备注等信息, 点击【保存】, 数据保存到系统中去, 如果不想保存, 点击【取消】, 恢复到原状态, 如果继续新建收费项目定义信息, 操作步骤重复第二步。
注意: 在计算方式里系统支持对计租面积和地下面积的收费计算
3.1.3项目权限
功能说明: 按用户或者角色分配从左选择右保存即可如图3.1.3-1

<图3.1.3-1>
3.1.4模板信息
功能说明: 选择新增模板名称, 选择收起引用里的收费项目名称打上勾点击保存也能够复制模板修改单价保存如图3.1.4-1所示

<图3.1.4-1>
3.1.5模板权限
功能说明: 根据用户和角色关联的, 与收费项目权限一样,如图3.1.5-1所示

<图3.1.5-1>
3.1.6数据接口
功能说明: 能够业主以前的欠费、 已缴但欠、 已缴费用等其它条件导入系统里。
操作说明:
第一步: 新增数据接口名称保存, 点击下一步, 选择增行( 蓝字段必须的填的) 。

< 图 3.1.6-1>
第二步: 选择数据内容保存到在Excel里按上面顺序填表头即可, 选系统导入如图

〈图3.1.6-2〉
3.2收/欠费管理
功能包括: 物业应收款管理、 单户缴费、 缴费明细、 缴费历史记录、 批量缴费、 欠费查询。
3.2.1费用生成
功能说明: 根据前面定义的物业收费项目, 进行应收款记录生成;
操作步骤:
第一步: 打开菜单【收费管理】, 进入【费用生成】。如图3.2.1-1: 依次选择”项目”→”楼栋”→”业主”

<图3.2.1-1>
第二步: 勾选”项目”, 然后选择模板或项目, 点击确定即可, 如图3.2.1-2

<图3.2.1-2>
第三步: 点击”生成”

3.2.2单户缴费
功能说明: 用户缴费窗口, 根据用户的实际缴费情况生成缴费单据并打印;
物业缴费管理操作步骤:
第一步: 打开菜单【收/欠费管理】, 进入【单户缴费】。如图3.2.2-1:
经过输入房号或姓名就能快速查找到需要缴费的用户, 用鼠标点击, 然后点击【缴费】按钮, 录入缴费数据, 点击【确定】, 本次业务缴费完成, 生成一条新的缴费记录, 放弃本次业务点击【取消】
1） 服务期限的开始日期与终止日期同年度期间的开始日期与终止日期一致
( 默认的) , 主要用于划转服务期
2） 实缴金额=应缴金额+补缴金额-减免金额, 收款时间能够录入的
3） 缴费方式: 现金, 支票, 银行, 预付。按项目应缴信息汇总如图下

<图3.2.2-1>
第二步: 查询缴费历史记录

<图3.2.2-2>
【收费管理】à【物业缴费管理】如图3.2.2-3在找到需要打印的用户, 用鼠标点击然后点击【打印】按钮→缴费单, 也能够选择【打印】→缴费单更新。

<图3.2.2-3>

3.2.3应缴费信息
功能说明: 根据项目名称、 楼栋和年度信息, 显示客户的收费项目和应缴费的信息。
操作步骤:
第一步: 依次打开【收/缴费管理】à【应缴费信息】, 选择项目名称和楼栋等信息, 如图3.2.3-1

<图3.2.3-1>
第二步:点击”查询”并输入查询条件, 确定即可。如图3.2.3-2:

<图3.2.3-2>

3.2.4批量缴费
功能说明: 按楼栋或者多个房间批量缴费, 如图3.2.4-1所示

<图3.2.4-1>
3.2.5欠费查询
功能说明: 按收费状态, 房间, 收费项目等其它条件查询,如下图3.2.5-1所示

<图3.2.5-1>

3.3能源维护
功能包括: 能源表设置、 能源表维护。
3.3.1能源表设置
功能说明: 主要用于水电费抄表底。
操作步骤:
第一步: 在收费项目定义里节点找到能源类建立水费和电费单价保存。倍率等如图3.3.1-1所示:

<图3.3.1-1>
第二步: 能源表设置: 新增按楼栋或者房间增加能源表选择收费项目和默认表 一旦选择默认表系统就不可改变。如图3.3.1-2所示:

<图3.3.1-2>
3.3.2能源表维护
功能说明: 根据能源表的数据, 系统自动算出相应的收费项目, 并转入财务系统。
操作步骤:
第一步: 选择能源表维护功能: 选择增加某个房间只需要本次表底, 系统自动算出费用保存系统自动转入下一个业主如图, 系统里有导入和导出功能,如图3.3.1-3所示

<图3.3.1-3>
第二步: 费用转入按第一步保存状态是未转入, 点击财务装入, 状态变为欠费。如图3.3.1-4所示

<图3.3.1-4>
3.4费用统计
功能包括: 日报统计、 月报统计、 年度统计、 项目费用统计。
3.4.1日报统计
功能说明: 实现按房间, 楼栋等其它条件查询。
操作步骤:
( 1) 、 依据查询条件统计, 如下图3.4.1-1所示

<图3.4.1-1>
( 2) 、 日报导出明细和汇总如图3.4.1-2所示。

<图3.4.1-2>
3.4.2月报统计
按收费项目统计查询如图3.4.2-1所示

<图3.4.2-1>
功能说明: 实现各时间段的缴费情况统计并以图表的方式显示。
物业收费统计操作步骤:
第一步: 打开菜单【收费管理】, 进入【物业月度收费统计】;
第二步: 统计方式能够有三种即按月份, 按费用类别, 按年份。房间统计合计方式有两种即楼栋名称, 收费期间, , 点击【查询】按钮, 物业缴费情况你显示查询结果及需要显示的合计模式和统计模式。将结果图形化,如下图3.4.2-2所示;

<图3.4.2-2>
3.4.3年度统计
功能说明: 按年度, 项目, 楼栋, 房间统计查询如图3.4.3-1所示

<图3.4.3-1>
3.4.4项目费用统计
功能说明: 按年度, 收费项目统计, 多个项目部统计楼栋房间百分比。如下图3.4.4-1所示

<图3.4.4-1>

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