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上市食品饮料企业文秘职务说明书

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2020年6月23日
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某上市食品饮料企业文秘职务说明书
岗位名称
秘书、 档案、 宣传
岗位编号

所在部门
总裁办公室
岗位定员

直接上级
总裁
职系

直接下级
无

所辖人员
无
岗位分析日期
3月
本职:
负责有关文件和重要文字材料的起草, 负责院部的文书、 行政事务和其它程序性工作,提升院档案管理的专业化水平, 承担对各类档案的收集、 登记、 归档和档案编研工作,协助下属公司进行产品的广告宣传

职责与工作任务:
职
责
一

职责表述: 起草计划、 总结和有关重要文字材料, 落实信息的收集、 整理工作, 在部长指导下, 完成院有关会议的纪要工作,
工作时间百分比: 45%
工作
任务
起草院年度工作计划, 起草(半)年度工作总结, 起草年度职工代表大会院长的行政工作报告, 起草由院部归口上报的有关材料
汇总并整理院内、 外及政务信息, 整理并编撰大事记, 整理并记录院史,
对院内和院外宣传中的文字介绍、 院网主页、 公开电话、 传真、 网址等进行审定、 监督与管理
落实《某上市食品饮料企业说明书》的设计、 制作

职
责
二
职责表述: 负责公文处理工作, 完成日常行政事务工作, 落实文件、 印、 信管理, 打字复印工作, 负责对打字、 复印设备的日常维护
工作时间百分比: 30%
工作
任务
办理来、 发文登记, 填写文件传阅单, 上交院部副部长, 传递及催办( 根据登文记录和时间) 办公室文件, 办理上级主管部门及其它下属单位的文件交换

职
责
三

职责表述:
工作时间百分比: 20%
工作
任务
参加院联席会、 院务会 、 院长办公会等会议并负责整理会议记录、 纪要
职责四
职责表述: 完成院部部长交付的其它工作
工作时间百分比: 5%
权力:
有权阅读有关重要文件
有权督促、 检查院各部门按时上报有关信息

工作协作关系:
内部协调关系
某上市食品饮料企业各职能部门、 研究室
外部协调关系
无
任职资格:
教育水平
大学本科及以上学历
专业
文秘专业、 中文专业或者其它文科类专业
培训经历
经过文秘及相关专业的培训
经验
3年以上工作经验, 1年以上相关专业工作经验
知识
具备相应的行政管理知识、 秘书知识、 文书撰写知识
技能技巧
具有较高的写作水平和表示能力; 能够熟练使用办公软件, 具备基本的网络知识
其它:
使用工具设备
办公自动化设备
工作环境
一般办公环境
工作时间特征
正常工作时间
所需记录文档
通知、 简报、 汇报文件、 计划、 总结、 院文件、 某上市食品饮料企业大事记
备注