合同管理系统功能说明样本.doc

资料内容仅供您学习参考，如有不当之处，请联系改正或者删除。合同管理系统功能说明1 合同审批有合同要签订时, 能够起草新合同发起审批, 提交给相关部门相关领导进行审批, 以便检查合同相关信息以及合同条款等是否正确, 审批经过之后审批结束。1.1 合同起草合同信息录入, 主要包括合同基本信息、 合同正文、 合同双方履约义务、 合同收支计划以及合同风险这几个部分。1.1.1. 合同基本信息包括合同的收付方向( 收款、 付款、 收付款) 、 合同类型、 执行人信息( 执行部门、 执行人、 联系电话) 、 是否关联主合同、 核算币种以及金额( 收款方向金额、 付款方向金额) 、 合同附件、 合同期限( 开始时间、 结束时间) 、 合同监控人员、 其它相关信息( 所属项目、 客户信息、 供应商信息) 。1.1.2. 合同正文提供word录入, 能够编辑合同正文信息。1.1.3. 履约义务包括我方履约义务和她方履约义务两个部分。每个履约义务都有对应的履约时间, 能够录入多个履约义务。能够设置履约责任人并指定提醒方式(短信、 邮件、 RTX), 在合同监控中, 依据履约时间和履约义务的执行状态( 未完成、 完成、 逾期、 逾期完成) 发送提醒信息。1.1.4. 收支计划包括收款计划和付款计划两个部分。收款计划的总金额和付款计划的总金额要分别和合同核算金额一致。收款计划包括计划收款时间、 计划收款金额、 实际收款时间、 实际收款金额这几个方面。能够录入多个收款计划, 在合同起草时编辑计划收款信息, 实际收款信息在做收款管理时再进行录入。在收款管理中, 依据这个计划收款时间和实际收款信息判断该收支计划的执行状态( 完成、 逾期完成) 。付款计划包括计划付款时间、 计划付款金额、 实际付款时间、 实际付款金额这几个方面。能够录入多个付款计划。在合同起草时编辑计划付款信息, 实际付款信息在做付款管理时再进行录入。在付款管理中, 依据这个计划付款时间和实际付款信息判断该收支计划的执行状态( 完成、 逾期完成) 。能够设置收支责任人并指定提醒方式(短信、 邮件、 RTX), 在合同监控中, 根据收支计划的执行状态发送提醒信息。1.1.5. 风险管理包括风险类型、 风险名称、 应对措施、 风险等级、 风险状态这几个方面。合同风险能够录入多个。在合同监控中, 能够对合同风险进行管理, 调整风险状态( 未发生、 已识别、 已跟踪、 已关闭) 。1.2 合同审批合同起草完成之后, 进入审批流程。合同审批项包括: 合同基本信息、 合同正文、 履约义务、 收支计划、 风险管理、 流程跟踪表单。2 合同履行阶段2.1 合同监控合同审批流程结束之后, 进入合同履行的监控阶段。在合同监控中能够查看合同基本信息以及审批流程、 维护合同履约义务执行状态、 调整收支计划, 调整合同风险状态( 未发生、 已识别、 已跟踪、 已关闭) 。2.1.1 合同概览查看合同起草时录入的合同基本信息。2.1.2 合同审批查看合同审批流程信息。2.1.3 履约义务对履约义务进行管理。显示合同起草时填写的履约义务信息, 可修改履约义务执行状态( 未完成、 完成、 逾期、 逾期完成) 。2.1.4 收支情况对收支计划进行管理。显示合同起草时填写的收款计划和付款计划信息。收款计划的实际收款信息在收款管理中进行维护, 在合同监控中可查看。付款计划的实际付款信息在付款管理中进行维护, 在合同监控中可查看。2.1.5 合同风险对合同风险进行管理。在合同监控中, 能够修改风险状态( 未发生、 已识别、 已跟踪、 已关闭) 。2.1.6 监控提醒在合同起草时, 指定履约义务与收支计划的被提醒人以及提醒方式, 在合同审批结束之后, 依据规则, 将提醒信息写入至提醒表中。在合同监控阶段, 根据提醒表中的记录, 实现消息提醒功能。提供邮件提醒, 可扩展。其它提醒方式与具体实现, 可由用户根据实际需求进行扩展。提醒规则如下。2.1.6.1 一次性提醒在履约义务和收支计划到期的前一周, 按照合同起草时指定的提醒方式, 向相关责任人发送到期提醒, 提醒责任人关注。只提醒一次。2.1.6.2 周期性提醒在履约义务和收支计划到期之后, 按照合同起草时指定的提醒方式, 向相关责任人发送逾期提醒, 提醒责任人尽快处理, 每天都进行发送。当履约义务和收支计划的状态已经变更为完成( 完成、 逾期完成) 之后, 消息提醒不再发送。2.2 收款管理对已经审批完成的合同, 依据收支计划中的收款计划, 对收款流程和收款情况进行管理维护。收款信息包括: 执行人信息( 执行部门、 执行人) 、 相关合同信息、 收款金额、 核算币种、 收款时间、 收款方式( 现金、 支票、 电汇、 其它) 、 发票信息这几个方面。一个收款流程, 能够对应多个合同的多条收款计划, 收款计划的金额总和必须和收款金额一致。合同每条收款计划不能被重复使用。在收款流程结束之后, 根据收款信息, 更新合同收款计划的实际收款时间、 实际收款金额以及状态, 实际收款金额应与计划收款金额一致。2.3 付款管理对已经审批完成的合同, 依据收支计划中的付款计划, 对付款流程和付款情况进行管理维护。付款信息包括: 执行人信息( 执行部门、 执行人) 、 相关合同信息、 付款金额、 核算币种、 付款时间、 付款方式( 电汇、 银行委托、 现金、 虚拟、 其它) 、 供应商信息、 发票信息这几个方面。经过审批和财务确认之后, 进行实际的付款操作, 付款完成之后结束付款流程, 并根据付款信息, 更新合同付款计划的实际付款时间、 付款金额以及状态。2.4 交货管理对交货确认流程和实际交货情况进行管理。对已经进入履行阶段的合同, 有实际产物要进行交付时, 能够发起交货确认申请。填写交货内容、 相关合同信息、 我方信息、 她方信息等发起交货流程进行审批, 审批经过之后, 由实际交货人编辑交换清单( 交付物、 规格、 数量等信息) 结束交货流程。2.5 开票管理对开票申请流程和实际开票信息进行管理。对已经进入履行阶段的合同能够发起开票申请。需要对合同做开票时, 填写开票内容、 相关合同信息、 开票金额、 交税金额等信息发起开票申请进行审批, 审批经过之后, 由实际开票人编辑开票清单( 开票时间、 发票号、 发票金额) 结束开票流程。3 统计查询查看、 检索合同信息以及合同已经履行的收支、 开票信息。3.1 合同明细列出合同的概要信息, 可根据合同信息进行搜索。3.2 合同统计以合同为依据, 列出合同的已收款金额、 已付款金额、 已开票金额。可根据合同信息进行搜索。3.3 合同收支明细以合同为依据, 列出合同的收支明细信息, 包括计划收款时间、 实际收款时间、 执行状态、 收款金额这几个方面。可根据合同信息进行搜索。4 合同模板管理提供合同模板的上传、 下载功能, 实现对合同模板的管理维护。4.1 合同模块管理对合同模板进行管理, 能够添加新模板, 编辑、 删除已有模板。4.2 合同模板查看能够查看所有的合同模板, 用户能够下载所需的模板。5 信息管理5.1 供应商信息管理5.1.1 新增供应商信息编辑供应商编号、 供应商名称、 供应商地址、 联系人信息、 传真、 邮编、 供应商类型, 能够新增一个供应商。在合同起草时, 能够从供应商列表中进行选择。5.1.2 供应商信息维护对已有的供应商进行维护, 能够更新地址、 联系人等信息, 能够设置供应商的状态( 是否启用) 。能够删除。5.2 客户信息管理5.2.1 新增客户信息编辑客户编号、 客户名称、 客户地址、 联系人信息、 传真、 邮编、 客户类型, 能够新增一个客户。在合同起草时, 能够从客户列表中进行选择。5.2.2 客户信息维护对已有的客户进行维护, 能够更新地址、 联系人等信息, 能够设置客户的状态( 是否启用) 。能够删除。5.3 项目信息管理5.3.1 新增项目信息编辑项目编号、 项目名称、 项目执行部门、 项目负责人, 能够新增一个项目。在合同起草时, 能够从项目列表中进行选择。5.3.2 项目信息维护对已有的项目进行维护, 能够更新项目的状态( 是否启用) 。能够删除。6 与其它系统的接口6.1 ERP系统供应商、 客户等合同管理中所需的信息不在本系统中进行管理时, 能够根据第三方提供的数据接口获取信息。6.2 财务系统收款管理、 付款管理方面, 需要与财务系统进行交互的, 能够根据第三方提供的数据接口获取信息进行流程审批操作。提供数据导入入口, 在流程审批之后, 将相应的收付款信息导入至财务系统。6.3 单点登录企业内部有多套IT管理系统时, 能够配置单点登录, 方便用户在各系统之间切换。