公司办公用品管理制度(2).doc

公司办公用品管理制度(2)

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2020年4月19日
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办公用品管理制度

为加强公司办公用品的管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，根据我公司实际情况，特制定本制度。
一、办公用品分类管理规定
规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。
固定资产包括办公设备和办公家具。
办公设备是指办公耐用品。包括：电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、饮水机、照相机等。
办公家具是指公司用于日常办公的各种木、铁、钢、皮、玻璃以及各种新型材料质地的用品。包括：各种文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、沙发、茶几等。
一般办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品两类。
一般消耗品包括：笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、长尾夹、记号笔、电池、白板笔等。
耐用消耗品包括：笔筒、文件盒、文件架、订书机、起钉器、直尺、剪刀、美工刀、插线板、印台、黑板擦、U盘等。
二、办公用品采购计划
（一）办公家具、办公设备的采购计划
办公设备、办公家具的采购由部门负责人向办公室提出采购计划，办公室统一报行政办公会审批，经过后由办公室负责统一采购。各部门自用的特殊办公设备、办公家具报行政办公会审批后可自行采购。
（二）一般办公用品的采购计划
1、各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日前报下月计划，填写《办公用品申购单》（表一），经部门负责人审批签字后报办公室。办公室内勤将各部门申购计划汇总后，办公室主任提出办公室审核意见，经分管领导审核同意后方进行申购。
2、办公室内勤核对办公用品申购单与办公用品台账库存后，编制《办公用品申购计划表》（表二），由办公室主任确认，分管领导审批签字同意后，由办公室专人进行采购。
3、急需的办公用品由部门负责人提出申请，填好《急需办公用品申请单》（表十一）经办公室主任确认，分管领导签字同意后购置。
三、办公用品管理
办公家具、办公设备、一般办公用品的采购，均由办公室统一负责管理。采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，以保证性价比和质量。
（一）办公设备、办公家具的管理。
1、验收
验收办公设备、办公家具原则上由办公室负责验收，核对品种、规格、数量与品牌，无误后，在送货单上签字确认以示验收合格。各部门自购办公设备、办公用品由各部门自行验收，办公室统一进行台账登记。
2、管理
办公设备、办公家具的领用、保管和维修。
公司购入的办公设备、家具必须设立分类台账；填好《固定资产台账》（表三），根据购货合同或送货单载明的货品种类、规格、数量、金额、购货时间等项目，准确设置台账。办公设备、办公家具的使用部门应指定负责人在领用单位一栏签字确认。办公室负责按设备和家具的品类、数量进行编号登记。对于损坏的办公家具、办公设备报办公室后由办公室统一维修。办公设备、办公家具应在每年12月28日前进行盘点。盘点工作由办公室负责牵头，财务部协助，盘点要求做到账物一致，如不一致应查明原因，然后调整台账，使两者一致。填好《固定资产盘点表》（表四）。
（二）一般办公用品的管理
1、办公用品采购员根据《办公用品申购计划表》于次月月初完成采购并发放。
2、办公室负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作，同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及保管，各部门负责人对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。
3、办公室内勤应认真、仔细、负责地分月做好办公用品出入库台账（表五、表六），做到每一批办公用品进出有章可循、有据可查。在每年12月30日前做好办公用品出入库总台账。
四、办公用品管理流程
（一）一般办公用品的管理流程
各部门办公用品管理员每月25日前填写《办公用品申购单》表一
部门负责人审批签字
采购人员每月月初完成采购并发放。
办公室后勤每月30日前填写 《办公用品申购计划表》表二
临时急需的办公用品由申请部门负责人申请，办公室主任确认。
分管领导审批
办公室内勤登记出入库
各部门办公用品管理员领取办公用品，经登记后，由办公室内勤发放。
新员工、公司副总级别以上人员办公用品，经登记后发放。

（二）办公家具、办公设备的管理流程

办公室报行政办公会审批
各部门自用的特殊办公设备、办公用品
各部门负责人提出采购申请

各部门自行采购
办公室采购

五、一般办公用品的发放及领用
（一）个人办公用品的发放
1、新员工入职按标准配备笔一支、笔记本一个、文件夹一个等。
2、公司副总级别以上人员领用办公用品，由办公室登记后领用。
3、除以上情况以外，其它人员不得领用本月未申购的办公用品。
（二）部门办公用品的领用和发放
由各部门办公用品管理员，填好《各部门办公用品领用登记表》（表七）后领用。
1、耐用消耗品的领用和发放
订书机、起钉器、计算器、直尺、剪刀、美工刀、插线板、电话分机、印台、黑板擦、U盘等为部门公用品，根据部门需要进行配备，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭毁损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。
笔筒每人一个，文件盒、文件架等按需领用。
2、一般消耗品的领用和发放
笔芯、铅笔每人每月限领一支。
铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件夹、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、长尾夹等按需领用。
记号笔、白板笔、电池需报废后登记领用。
3、会议期间办公用品的领用，由各部门填写《会议期间物品领取登记表》（表八），会议结束后，将领用物品交办公室清点入库、办理移交手续。
六、办公用品的交接与回收
员工因离职或工作岗位变动时，需进行办公用品及办公设备的交接或回收。
1、移交人需逐项列出物品清单，填写《办公用品移交登记表》（表九），办公室派专人清点核对台账，确定办公用品损耗程度，移交接收人或回收办公室。
七、办公用品的报废
办公设备、办公家具在使用过程中，失去使用功能，并经专业维修人员鉴定签字后，报总经理批准后，可报废。对于要报废的办公用品、要做好登记，在报废清册上写清用品名称、价格、数量、报废处理方式及其它事项。对办公设备、办公家具被确认为公司固定资产的，还需履行相应的财务处理制度。《办公用品报废单》（表十）。
八、其它事项
1、公司的办公用品应为办公所用，私用或私自带出公司者，公司将按办公用品两倍价格从当月工资中扣除，并给予50元的罚款处理。
2、公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费现象，经发现，予以责任者50元罚款处理。
3、员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理使用造成损坏应照价赔偿，并予以责任者50元罚款处理。
4、办公用品管理员应遵章办理各项办公用品管理操作制度，如有违章办理，经发现公司，将视情节轻重给予50元-500元罚款处理。
为了加强办公用品管理制度的贯彻实施，公司实行扣罚连带责任制。各部门员工违反管理制度，除罚金处理外，部门负责人追责双倍罚金。
本制度自公布之日起实施。

附件：
表一：《办公用品申购单》
表二：《办公用品申购计划表》
表三：《固定资产台账》（包括办公家具、办公设备）
表四：《固定资产盘点表》
表五：《办公用品入库单》
表六：《办公用品出库单》
表七：《各部门领用办公用品登记表》
表八：《会议期间物品领取登记表》
表九：《办公用品移交登记表》
表十：《办公用品报废单》
表十一：《急需办公用品申购单》

表一
办公用品申购单

申购部门

申请人

申请日期

项目
数量
单位
规格（型号）
用途说明

部门主管
签字

注：申购时需填写此表格，并交办公室采购人。
表二
办公用品申购计划表

**公司 年 月 日
序号
项 目
规 格
申请数量
单位
库存量
申请部门
备 注

主管领导确认签字

表三

固定资产台账
单位：**公司

类型：办公家具(或办公设备)
序号
资产名称
资产编号
规格型号
单位
金额(元)
购货时间
存放地点
使用部门
使用人签名
备注

合计

-

使用部门负责人：
财务部复核：
购买人：

表四

四川综保实业有限公司固定资产盘点表
单位：**公司

盘点日期： 年 月 日
序号
固定资产名称
固定资产编号
规格型号
单位
账面数
原值（元）
实盘数
盘盈
盘亏
存放地点
使用人签字
备注

使用部门负责人：

财务部复核：

盘点人：

表五
办公用品入库单

序 号
项 目
规 格
单 价
入库数量
单 位
入库时间
备 注

**公司 年 月 日
入库人： 确认人：

表六
办公用品出库单

**公司 年 月
序号

项 目
规 格
数量
单 位
备 注
1
部门名称

2

3

4

5
部门名称

6

7

8

9
部门名称

10

11

12

13
部门名称

14

15

16

17
部门名称

18

19

20

21

表七
各部门领用办公用品登记表

部门
领用物品
数量
单位
领用时间
领用人签字
（部门名称）

表八
会议期间物品领取登记表

会议主题

会议时间

部 门
项 目
规 格
数量
单位
领取人
归还数量
备 注

领取人确认签字

归还人确认签字

表九
办公用品移交登记表

**公司 年 月 日
序号
项目
规格
数量
单位
移交人
接收人
备注

接收人确认签字

接受人确认签字

表十
办公用品报废单

**公司 年 月 日
项 目

型 号

数 量

单位

价 格

使用人

报废
原因

报废处理
方式

维修人

使用人
确认签字

部门负责人签字

分管领导
确认签字

表十一
急需办公用品申购单

申购部门

申购人

申购时间

项 目
数量
单位
规格
用途说明
备注

部门负责人签字

分管领导
确认签字