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公司物资采购管理制度及工作流程

公司物资采购流程
公司各部门：
根据公司高管办公会议研究决定，迁入新厂后按照新制定的采购流程采购生产及办公物资，采购物资遵循节约资金、严控成本、质优价廉、统一归口的采购原则。非公司授权部门不得自行采购物资，如有违反财务部不予审核报销，并由人力资源部按照《管理人员绩效考核办法》对责任人进行考核，对数额巨大的将进行经济处罚。现将公司授权履行采购职责的部门及采购范围明确如下：
一、 采购部门采购范围
1、 生产用原辅料、药材、包装材料；
2、 生产劳保用品（含工作服）及消耗材料；
3、 五金配件、电工电料、生产工器具（原生产部采购员划归采购部）；
4、 组织采购工程器材、生产设备设施、质量分析大中小型仪器；项目部、生产部、质量部有优先建议权，并参与选型及考察过程；
5、 生产用清洁用品类（含洁具、消毒洗涤用品等）；
6、 化验用试液、试剂、标准品、特殊管理药品及易制毒化学品。
7、 其他由总经理批准的采购项目。
二、 办公室采购范围
1、 办公用品（笔墨纸张、名片、耗材类）；
2、 办公设备、器材、清洁用具等；
3、 办公家具、电器、饮用水；
4、 食堂物资及宿舍楼维修维护材料；
5、 其他由总经理批准的采购项目。
三、 请购及审批程序
1、 各部门需要采购的物资，由部门经办人填写请购单，部门经理初审、分管总监签字审核后，提交总经理批准，重大项目或大宗物资需执行董事或董事长核准后，由采购部门开展采购业务。
2、 特殊商品如专业书籍、杂志、报刊、专用账册等非常规物资经部门请购，总经理批准后可由提出请购需求的部门采购。
3、 印字包装材料变更按照专用程序进行审批和采购。
特此通知，请各部门遵照执行。

附：采购流程图

有限公司
二〇一五年五月二十八日

附件一：生产物料采购管理流程
编号：采购-1-步骤表/流程图 编制日期：2015-05-28
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
由销售部门出具月度/季度要货计划，交生产部制定生产计划。
采购部、公司领导
财务部
步 骤 2
采购部根据生产计划结合库存及预警量制定合理采购计划。
步 骤 3
采购部将采购计划发送至不少于3家供应商询价，必要时索取样品送厂检。
步 骤 4
采购经理将比价表及质量情况对比提交执行董事审核，并签署批示意见
步 骤 5
审核不通过，重新返回议价程序，通过则呈报董事长核准后下订单采购。
步 骤 6
凭订单编制采购合同，协定付款方式及到货期限、物料标准等。
步 骤7
到货初验、质量部检验合格入库，不合格退货，根据入库手续提交财务挂账或付款。
审批人：总经理 执行董事、董事长、 审核：财务部 制作人：采购经理
流程图： 采购主管 采购经理 公司领导 财务审核

开始
营销中心
要货计划
生产部
生产计划
采购部
库存报表
采购预警量
中药材采购计划
原辅料采购计划
包材采购计划
A
供应商
B供应商
C供应商
采购计划
询价议价比质、检验样品

报价单
A供应商
B供应商
C供应商
A供应商
B供应商
询价议价比质、检验样品

报价单
报价、议价、制作小样、技术审查批准

报价单
执行董事审核
采购成本分析
董事长批准
签订采购合同或下订单
到货验收，质量检验合格入库
药材、包材开发票、挂账
原辅料付款
按合同付款
结束采购

附件二：食堂物资采购管理流程
编号：行政-1-步骤表/流程图 编制日期：2015-05-28
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
厨师长填写一周菜谱和《食材请购表》交办公室主任审核，分管总监批准。
相关部门、行政办公室
步 骤 2
C类食材采购：食堂管理员询价比价，两家供应商报价，发样品照片。
步 骤 3
管理员下订单给供应商，
步 骤 4
生鲜肉类食材验收：办公室一人，其他部门临时抽调一人共同过秤、验收签字。
步 骤 5
A类大宗米面油类，由办公室前往粮油市场总代理粮油公司选取两家具备资质的供应商，协议供货，财务每月审计一次
步 骤 6
B类辅料调味品类：选择品牌代理配货，协议供货，财务每月审计一次。

审批人：行政总监、办公室主任 制作人：食堂管理员
流程图： 食堂管理员 行政办公室 其他部门参与 财务审核

食堂管理委员会名单：9人

开始
厨师长请购单
A类米面油
B类副食调料品
C类生鲜蛋肉菜
食堂管理员审核
行政总监确认菜谱及请购清单
自行询价采购
管理员询价
自行询价采购
固定两家以上供应商，协议采购
A商户报价
B商户报价
C商户报价
每月滚动结账
管理员下达月度订单
供应商送货到厂
财务、食管会成员、机动人员抽查验收过秤
管理员入库
行政总监、执行董事、管理员确认价格
及食材品牌、选定供应商（不通过则重新询价）
管理员审核
下达送货
行政总监、食管会抽查、财务核价
办公室、机动验收员
厨师长三方验收、过秤
入库、记账
财务审核食堂账务
月度滚动结账
D类设施设备、餐具等
不通过重新询价

附件三：五金配件及工器具类采购管理流程
编号：采购-2-步骤表/流程图 编制日期：2015-05-28
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
由车间提交请购单，交生产部汇总本部门请购计划，分管总监签字审核。
采购部、公司领导
财务部
步 骤 2
采购部根据五金备件库库存情况制定合理采购计划。
步 骤 3
采购部将采购计划发送至不少于2家供应商询价，必要时现场查看确认。
步 骤 4
采购专员将比价表及质量情况对比提交采购部经理审核，由总经理核准。
步 骤 5
审核不通过，重新返回议价程序，通过则下订单采购，并申请采购经费。
步 骤 6
凭订单编制采购合同，协定付款方式及到货期限、验收标准等。
步 骤7
到货初验、库管员验收合格入库，不合格退货，根据入库手续提交财务挂账或付款。
审批人：执行董事、董事长、 审核：财务部 制作人：采购经理
流程图： 采购专员、主管 采购经理 总经理 财务审核

开始
请购单（车间）
生产部汇总计划
分管总监审核
总经理批准计划
采购部受理请购
采购经理编制计划
采购专员询价
A报价单
B报价单
采购经理批准
采购下达订单，合同
实施采购
到货验收
入 库
财务审核备案
付款
使用部门确认材质型号
不通过返回

附件四：办公用品、器材采购流程
部门月度请购计划
部门紧急采购单
部门经理审核签字
分管总监审核
总经理批准
办公室执行采购
行政专员制定采购计划
分管总监审核
办公室主任审核或调整计划
行政总监批准
内勤执行询价，预算资金
A客商报价
B客商报价
内勤负责采购
行政专员验收入库
凭领料单发放
凭计划借款
紧急采购
凭发票入库单报销
不通过返回询价流程

备注：
1、 办公用品除非紧急业务外，日常办公用品只受理各部门每月请购计划，部门计划上报日期每月为30日，逾期不予受理。
2、 车间请购由生产部统一汇总后上报。
3、 为降低采购成本、如本部门月请购计划不周、漏报项目补充请购单移至次月采购。
4、 紧急采购按照紧急采购程序执行。
5、 请购单必须注明建议或指定型号、规格、材质、厂家品牌等项目。
6、 为节约资金，行政部有权调整压缩日常办公用品的采购量。