广西建筑工程有限公司发文管理制度.doc

广西建筑工程有限公司发文管理制度

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2020年5月29日
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广西创新港湾工程有限公司发文管理办法发文管理办法
第一章 总则
第一条 为规范和严肃公司发文工作,提高发文效率、保证发文质量,保证文书的安全、及时传递,特制定本管理办法。
第二条 公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。
第二章 行文规则
第三条 公文的种类
公文类别主要有:通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。
第四条 公文格式
公文格式一般包括:标题、主送部门(领导)、正文、附件、发文单位(单位公章)、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
1. 标题:公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。
2. 主送部门:指公文主要送达的单位(领导)或部门,凡是向上级报送均为主送部门;一般只写一个主送部门,不得多头主送。如需要,同时报送另一上级,能够用抄报的形式。
3. 正式公文的主体:文字简明扼要、条理清楚、实事求是。
4. 发文单位:写在公文下面偏右,要写全称,如以领导个人名义行文,应冠以职务身份。
5. 发文日期:公文必须注明发文日期,以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开,要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。
6. 抄报、抄送单位:属上级的列入抄报,平行或下级列入抄送。
7. 文件版头:正式公文一般都有版头,版头以红色大写印上”广西创新港湾工程有限公司文件”,下面加一道红线,一般称为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。
8. 公文编号:一般包括编字、年号、顺序号。
9. 机密等级:机密公文应当根据机密程度划分等级,分别注明”绝密”,”机密”,”秘密”,”普通”字样。
10. 附件:公文如有附件,应当在正文之后,发文部门之前注明附件名称和件数。
11. 其它:公文排版要求详见附件。
第五条 行文要求
1. 行文须严格区分公文类别,并严格按相应格式书写、排版;
2. 明确发文权限。属于全面的,重要的方针政策性问题,以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题,以有关部门名义行文。
3. 公文由主办部门经办人拟稿,经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的,经办单位负责组织相关部门会签后,再上交办公室。
第六条 关于公司的公文编字
为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅,将公司公文编字明确为:
发文部门或人员
编字
说明
执行董事
桂新董字
1、发文由办公室统一编号;
2、发文字号3号仿宋体;序号为3位;年份用六角括号”〔　〕”如”桂新办字〔 〕第001号”;
总经理班子
桂新总字
经营部
桂新经字
办公室
桂新办字
人力资源部
桂新人字
财务部
桂新财字
生产中心
桂新生字
总工室
桂新工字
供应部
桂新供字
第三章 发文程序及要求
第七条 发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。
(一)公文的草拟、打印、校对。
1. 经办人负责公文的起草(包括录入、排版)。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸(见附表三),起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确,时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等,不得用简称。
2. 起草公文后,到办公室统一打印、输出。办公室秘书负责核对公文符合公文格式后加盖”拟文专用章”。
3. 公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。
(二)公文审核。
文件起草后,由经办部门经理审核、签字。如涉及其它部门,经办部门送相关部门会签。把”文件呈批单”(具体格式见附表),同文件一并交办公室。
(三)公文的核稿。
所有公文呈批前由办公室负责核稿。核稿的主要内容包括:
1. 文件呈批单是否填写准确,完整。所有相关部门是否都已签字。
2. 公文打印、排版格式是否符合公司要求;
3. 公文意思是否得表示清楚、准确。
如核稿不合格,办公室签署修改意见后交经办人重新办理。
(四)公文的呈批。
办公室核稿经过后,在”文件呈批单”上填写公文编号和密级,签署处理意见。在”发文登记表”上登记后,由办公室主任根据事情的轻重缓急,在文件呈批表上加盖”特急”和”急件”字样。按审批权限、业务性质分类,分别呈相关领导审批。
办公室不得积压文件,要及时呈批或下发。
(五)公文批阅。
公司相关领导批阅文件,”特急”文件须马上批办,”急件”须当天批办。所有文件的必须在两个工作日之内阅批完毕。
公司相关领导认为文稿与原意不符,由办公室退回拟稿人重写。如果仅涉及文字问题,直接由办公室负责修改。
拟稿人重写后,再次送签时必须附上修改前的所有原稿。办公室负责核对修改稿与原稿,确保公文严格按领导意见进行了修改,而且经办人已经告知相关部门经理(由办公室秘书电话查询)。
(六)公文打印。
公文签发后,交办公室主任。办公室主任审查后交办公室秘书登记、打印正式文稿;打印前办公室秘书浏览文件内容,检查所打印文件的合法性、并在打印登记簿上详细登记文件名、份数、页数、经办人等,具体见<打印登记簿>;
对于不需要盖章的文件,在打印正式文稿后,由办公室秘书填写”发文登记簿”后,进行发文,同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。
对于需要盖章的文件见下一步;
(七)公文盖印、登记。
需要盖章的文件,打印后由办公室秘书履行盖章手续。对两张以上的文件另外加盖骑缝盖。”文件呈批单”由办公室秘书留存备查,办公室秘书须在文件呈批单上签字。
文件盖章后,将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。同时由办公室秘书填写”发文登记表”后发文。
(八)发文。
对外发文要求:
1、办公室秘书通知经办人到办公室办理文件领用手续后,由经办人带文件外出自行办理(特殊情况下,如绝密文件须有她人陪同前往);领取文书的当事人必须在登记簿上签名。
2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的,统一由办公室秘书办理。
对内发文要求:
1、对内发文采取在公司局域网上公布或加盖”对内发文章”后向相关部门发文(纸质文件)两种方式;
2、对于在公司局域网上公布的公文,由办公室秘书通知相关人员及时上网查阅,并在发文登记簿上登记;
3、对于确需发纸质文件的,只发复印件。并由办公室专人在文件上加盖”对内发文章”并复印后,通知相关部门到办公室办理文件领用手续,领取复印件。
第八条 公文的借阅和清退按<档案管理办法>有关规定执行。
第九条 公文的立卷、归档和废除按<档案管理办法>有关规定执行。
第四章 附则
第十条 本管理办法由办公室负责解释。
第十一条 本管理办法的拟定或者修改由办公室负责,报总经理批准后执行。
第十二条 本管理办法自颁布之日起实施。
附表一、办文呈批单
办文呈批单

文件标题
( )
文件编号
桂新 字〔 〕 号
密级

附件

拟稿人

日期
年 月 日
公司领导

办公室主任

经办部门经理

相关部门经理

拟 稿 说 明

办公室秘书签字
附表二、发文登记簿
发文登记簿
日期
文件类别
编号
文件名
经办部门
对方单位
呈批时间
审批人
下发时间
回复确认
备注

附表三、公文格式及要求
公文格式及要求
项目
性
质
字体
字号
行距(倍)
字距
页边距(cm)
用纸规格
其它注意事项及要求
标
题
正
文
标
题
正
文
上
下
左
右
草
稿
黑
体
幼
圆
三
号
五
号
WPS字处理软件3毫米
标
准
2.8
2.8
1.5
6.0
A4
1. 标题与正文之间空一行;
2. 落款下正文之间空3空
3. 每页标注页码注明:
4. 落款之后注明:
注释:(1)此件为草稿(第*稿);
(2)拟稿人:(签名) 审核:(签名) 打印人:(签名)
正
式
文
稿
华文中宋(加粗)
仿
宋
体
二
号
四
号
WPS字处理软件2毫米
标
准
3.7
3.5
2.5
2.6
A4
1. 上报公文需识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧,发文字号居左空1字,签发人姓名居右字空1字;”签发人”用3号仿宋体字,姓名用3号楷体字标识;
2. 正文中小标题用3号黑体字;
3. 每一自然段首空2格;
4. 正文与附件之间空1行(附件的标注方法附件:1、2、…)
5. 公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,不得采取标识”此页无正文”的方法解决,应采取调整行距、字距加以解决;
6. 每页标注页码,页码用数字格式标于页脚居中位置。如”第3页 共20页”;
7. 公文装订标准左侧装订整齐牢固不掉页数量准确

附表四、打印登记簿
打印登记簿
日期
部门
经办人
文件名称
份数
页数
打印人
备注

附表五、复印登记簿
复印登记簿
日期
部门
经办人
文件名称
份数
页数
复印人
备注