建设办公室文书档案管理制度.doc

建设办公室文书档案管理制度- 10 -2020年4月19日文档仅供参考*建设办公室文书档案管理制度文书档案管理制度(一)文书管理制度第1章 总则第1条 为使办公室公文处理准确、及时,提高公文处理的工作效率和公文的质量,特制定本办法。第2条 办公室与外界来往文书的收发由综合办统一负责。第3条 综合办指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印等事宜。第2章 公文的种类第4条 公司的通用公文种类（1） 请示向上级部门请求请示、批准的事项。（2） 报告向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。（3） 决定对重要事项或重大活动做出安排。（4） 决议经过会议讨论或议定,要求贯彻执行的事项。（5） 批复上级答复下级的请示事项（6） 通告在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。（7） 通知传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规章、任免聘用事项。（8） 通报表彰先进,批评错误,传达重要情况。（9） 函对同级或不相属单位相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题,请有关部门批准。（10） 会议纪要记载和表示会议重要精神及议定事项,要求与会单位共同遵守执行。第5条 文书的保密等级划分（1） 绝密。指极为重要而且不得向无关人员泄露内容的文书。（2） 秘密。指次重要而且涉及内容不能向无关人员透露的文书。（3） 机密。指不宜向单位以外人员透露内容的文书。（4） 普通。指非机密文书。第3章 文书的收发第6条 到达文书全部由文书综合办接收,并按下列要点处理。（1） 贴文书处理签,拟定拟办意见。（2） 送主要领导阅示。（3） 分送各负责人办理。（4） 进行文书归档。第7条 对于文书的收发,要做好收发登记。第4章 文书制作规范第8条 公文格式（1） 公文内容 发文字号:由发文机关代字、发文年度、发文顺序号组成,位于是文头与界栏线上。 主送机关:向上级的请示、报告,一般只写一个主送单位,需同时报送另一个上级部门的,用”抄送”;对同级或下级则用”抄送”。 标题:对公文主要内容的概括和反映,是公文的眉目。 正文:公文的主体部分。 发文机关:制发文的单位,位于正文的右下侧,应写全称或通用简称。 公文日期:包括年、月、日,写在公文末尾,一般以印刷日期为准,重要公文以签发日期为准。 公文印章:加印在发日期中间。 密级:保密文件注明密级。 附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。（2） 用纸格式本公司公文用纸一律以A4为标准纸,左侧装订。（3） 印装格式 公文均采用横书或横排。 在左面装订。 装订用钉装。第9条 文书的签发（1） 领导小组文书收领导小组主要领导签发。（2） 办公室文书由办公室主任签发。第10条 文书的盖章在正本上必须加盖印章。第11条 文书制作注意事项（1） 文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。（2） 起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。（3） 必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。（4） 对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,而且必须署名。第5章 文书的整理与保存第12条 文书的整理与保存全部完结的文书,在结办后3天内,交综合办归存,按”完整、有序”原则对文件整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在”文书保存簿”上做好登记,归档保存。第13条 文书的保存年限按有关文书保存年限的规定执行第14条 注意事项（1） 重要的机密文件,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。（2） 保存期满及没必要继续保存文书,经主要领导决定,填写销毁的理由和日期之后,予以销毁。机要文书一律经焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报主要领导批准销毁。（3） 销毁秘密级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失不遗漏。（4） 如果职务或部门划分发生变更或者做出调整,则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由。（5） 必须做好重要文书的借阅登记工作,度注明归还日期。(二) 档案管理制度第1条 管理部门文书结案后,原稿由综合办归档,经办人员根据实际需要留存影本。如因业务处理需要,原稿须由经办人员保管,应经综合办同意后妥善保存,综合办以影本归档。第2条 文件点收文件结案移送归档时,根据如下原则点收:1. 检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入;2. 文件如经过抽查,应有综合办的签认;3. 文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回人员。第3条 文件整理点收文件后应依下列方式整理:1. 文件以左方装订为原则;2. 文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形,。应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。第4条 档案分类（1） 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分,然后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。（2） 档案分数应办求切合实用。如果因案件较多、三级分类不够应用时,须在第三能之后增设第四级:”细类”。如案件不多,也可仅使用”部门”及”大类”或”小类”二级。（3） 同一”小类”(或”细类”)的案件以装订于一个档夹为原则,如案件较多,一个档夹不够使用时,可分为两个以上的档类装订,并于小类(或细类)这后增设”卷次”编号,以便查考。（4） 每一档夹封面内首页应设”目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个”目次”编号为原则。（5） 档号的表示方式如下:A1A2 B1B2C1C2D1E1E2其中A1A2为部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号,D1为档案卷次,E1E2为档案目次。第5条 档案名称及编号（1） 档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表明档案内容性质为原则,而且要有一定范畴,不能笼统含糊。（2） 各级分类、卷次及目次的编号,均以十进制阿拉伯数字表示,其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。（3） 档案分类各级名称经确定后,应编制”档案分类编号表”将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。（4） 档案分类各级编号风应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。（5） 档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。第6条 档案编号（1） 新档案。应从”档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序,以此来编列档号。（2） 档案如何归属前案。应查明前案的档号并予以同号编列。（3） 档号经一案一号为原则,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档号。（4） 档号应自左而右编列,右方装订的档案,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。第7条 档案管理（1） 归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用”见出纸”注明目次号码,以便翻阅。（2） 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。第8条 保存期限按照文书保存相关规定执行。第9条 档卷清理（1） 档案管理人员应该及时擦拭案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽。每年更换时,依规定清理一次,已到保存期限者,给予销毁。销毁前应造册呈主要领导核准,并于目录附注栏内注明销毁日期。（2） 保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员将”收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁的日期。（3） 执行秘密载体统一销毁制度,对已到保存期限的文件,或已无保存必要的秘密载体,统一用火焚烧销毁,不得作为废品出售和作为垃圾乱丢。第10条 调卷程序（1） 各部门以办人员因业务需要需调阅档案时,应填写”调卷单”,经其部门主管核准后向管档人员调阅（2） 借阅档案包括文件资料必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅,秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。（3） 案卷不许借出,只供在档案室查阅,未归档的文件及资料可借出。（4） 档案管理人接到”调卷单”应按归还日期先后整理,以备催还。（5） 借阅期限不得超过两个星期。到期必须归还。如需再借应办理续借手续。（6） 借阅档案的人员必须爱护档案,要保护档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏,否则按违反保密法追究当事人责任。（7） 借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏应立即报告领导（8） 外单位借阅档案应持有单位介绍信并经总经理批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室。（9） 外单位摘抄卷内档案应经总经经理同意,对摘抄的材料要进行审查签章。（10） 档案归还时,经档案管理人员核查无误后,档案即归入档夹。”调卷单”由档案管理人员留存备查。第11条 调卷管理(1)”调卷单”以一单一案为原则,借阅时间以一周为限,如有特殊情况需延长调阅期限时,应按调程度重新办理。(2)调卷人员对于所调档案,不得抽换增损,如有拆开必要时,也须报明原因,请管档人员负责处理。(3)调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其它人员调阅同一档案时,请变更调登记,不得私自接受。(4)调阅的档案应与经办业务有关,如调阅与经办业务无关之档案,应经文书管理部门主管同意。