建设办公室文书档案管理制度样本.doc

***********建设办公室

文
书
档
案
管
理
制
度文书档案管理制度

（一）文书管理制度
第1章 总则
第1条 为使办公室公文处理正确、立即，提升公文处理工作效率和公文质量，特制订本措施。
第2条 办公室和外界来往文书收发由综合办统一负责。
第3条 综合办指定人员负责来往文书核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印等事宜。
第2章 公文种类
第4条 企业通用公文种类
（1） 请示
向上级部门请求请示、同意事项。
（2） 汇报
向上级部门汇报工作、反应情况、提出提议、回复下级请示事项。
（3） 决定
对关键事项或重大活动做出安排。
（4） 决议
经过会议讨论或议定，要求落实实施事项。
（5） 批复
上级回复下级请示事项
（6） 通告
在一定范围内公布应该遵守或周知事项。
（7） 通知
传达、批转上级、同级、不相属部门公文；传达要求下级部门帮助或需要周知或共同实施事项；公布规章、任免聘用事项。
（8） 通报
表彰优异，批评错误，传达关键情况。
（9） 函
对同级或不相属单位相互介绍、商洽、问询、催办、回复一些问题，请相关部门同意。
（10） 会议纪要
记载和表示会议关键精神及议定事项，要求和会单位共同遵守实施。
第5条 文书保密等级划分
（1） 绝密。指极为关键而且不得向无关人员泄露内容文书。
（2） 秘密。指次关键而且包含内容不能向无关人员透露文书。
（3） 机密。指不宜向单位以外人员透露内容文书。
（4） 一般。指非机密文书。
第3章 文书收发
第6条 抵达文书全部由文书综合办接收，并按下列关键点处理。
（1） 贴文书处理签，确定拟办意见。
（2） 送关键领导阅示。
（3） 分送各责任人办理。
（4） 进行文书归档。
第7条 对于文书收发，要做好收发登记。
第4章 文书制作规范
第8条 公文格式
（1） 公文内容
① 发文字号：由发文机关代字、发文年度、发文次序号组成，在是文头和界栏线上。
② 主送机关：向上级请示、汇报，通常只写一个主送单位，需同时报送另一个上级部门，用“抄送”；对同级或下级则用“抄送”。
③ 标题：对公文关键内容概括和反应，是公文眉目。
④ 正文：公文主体部分。
⑤ 发文机关：制发文单位，在正文右下侧，应写全称或通用简称。
⑥ 公文日期：包含年、月、日，写在公文末尾，通常以印刷日期为准，关键公文以签发日期为准。
⑦ 公文印章：加印在发日期中间。
⑧ 密级：保密文件注明密级。
⑨ 附件：附件在正文以后、印章之前，注明附件序号、标题。
（2） 用纸格式
本企业公文用纸一律以A4为标准纸，左侧装订。
（3） 印装格式
① 公文均采取横书或横排。
② 在左面装订。
③ 装订用钉装。
第9条 文书签发
（1） 领导小组文书收领导小组关键领导签发。
（2） 办公室文书由办公室主任签发。
第10条 文书盖章
在正本上必需加盖印章。
第11条 文书制作注意事项
（1） 文书必需简明扼要，一事一议，语言措辞努力争取正确规范。
（2） 起草文书理由包含起因和中间交涉过程，并加以证实，附上相关资料和文件。
（3） 必需明确起草文书责任者，并署上请示审批提案者姓名。
（4） 对请示提案文书进行修改时，修改者必需认真审阅原件，而且必需署名。
第5章 文书整理和保留
第12条 文书整理和保留
全部完结文书，在结办后3天内，交综合办归存，按“完整、有序”标准对文件整理、检验，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保留年限进行整理和编辑，并在“文书保留簿”上做好登记，归档保留。
第13条 文书保留年限
按相关文书保留年限要求实施
第14条 注意事项
（1） 关键机密文件，一律存放在保险柜或带锁文件柜中。
（2） 保留期满及没必需继续保留文书，经关键领导决定，填写销毁理由和日期以后，给予销毁。机要文书一律经焚烧方法销毁。任何个人不准私自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷文件材料逐件登记报关键领导同意销毁。
（3） 销毁秘密级以上文件要进行登记，有专员监督，确保不丢失不遗漏。
（4） 假如职务或部门划分发生变更或做出调整，则必需在相关登记簿上注明变更和调整理由。
（5） 必需做好关键文书借阅登记工作，度注明归还日期。
(二) 档案管理制度
第1条 管理部门
文书结案后，原稿由综合办归档，经办人员依据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办人员保管，应经综合办同意后妥善保留，综合办以影本归档。
第2条 文件点收
文件结案移交归档时，依据以下标准点收:
1. 检验文件文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入；
2. 文件如经过抽查，应有综合办签认；
3. 文件处理手续必需完备，如有遗漏，应立即退回人员。
第3条 文件整理
点收文件后应依下列方法整理:
1. 文件以左方装订为标准；
2. 文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，。应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
第4条 档案分类
（1） 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等原因，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
（2） 档案分数应办求切合实用。假如因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三能以后增设第四级：“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
（3） 同一“小类”（或“细类”）案件以装订于一个档夹为标准，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上档类装订，并于小类（或细类）这后增设“卷次”编号，方便查考。
（4） 每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为标准。
（5） 档号表示方法以下：
A1A2 —B1B2C1C2D1—E1E2
其中A1A2为部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
第5条 档案名称及编号
（1） 档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充足表明档案内容性质为标准，而且要有一定范围，不能笼统含糊。
（2） 各级分类、卷次及目次编号，均以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多少及增加情形斟酌决定。
（3） 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”将全部分类各级名称及其代表数字编号，用一定次序依次排列，方便查阅。
（4） 档案分类各级编号风应预留若干空档，以备未来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
（5） 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必需，应事先审查讨论，并确定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第6条 档案编号
（1） 新档案。应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次次序，以此来编列档号。
（2） 档案怎样归属前案。应查明前案档号并给予同号编列。
（3） 档号经一案一号为标准，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其关键类别，再编列档号。
（4） 档号应自左而右编列，右方装订档案，应将档号填写于案件首页左上角；左方装订者则填写于右上角。
第7条 档案管理
（1） 归档文件，应依目次号次序以活页方法装订于相关类别档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，方便翻阅。
（2） 档夹背脊应标明档夹内所含案件分类编号及名称，方便查档。
第8条 保留期限
根据文书保留相关要求实施。
第9条 档卷清理
（1） 档案管理人员应该立即擦拭案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每十二个月更换时，依要求清理一次，已到保留期限者，给销毁。销毁前应造册呈关键领导核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。
（2） 保管期限届满文件中，部分经核定仍有保留参考价值者，管档人员将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁日期。
（3） 实施秘密载体统一销毁制度，对已到保留期限文件，或已无保留必需秘密载体，统一用火焚烧销毁，不得作为废品出售和作为垃圾乱丢。
第10条 调卷程序
（1） 各部门以办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅
（2） 借阅档案包含文件资料必需在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上档案文件须经经理级领导同意方能借阅。
（3） 案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档文件及资料可借出。
（4） 档案管理人接到“调卷单”应按归还日期前后整理，以备催还。
（5） 借阅期限不得超出两个星期。到期必需归还。如需再借应办理续借手续。
（6） 借阅档案人员必需珍惜档案，要保护档案安全和保密，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，不然按违反保密法追究当事人责任。
（7） 借阅档案交还时，必需当面点交清楚，如发觉遗失或损坏应立即汇报领导
（8） 外单位借阅档案应持有单位介绍信并经总经理同意后方能借阅，但不能将档案带离档案室。
（9） 外单位摘抄卷内档案应经总经经理同意，对摘抄材料要进行审查签章。
（10） 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。
第11条 调卷管理
（1）“调卷单”以一单一案为标准，借阅时间以一周为限，如有特殊情况需延长调阅期限时，应按调程度重新办理。
（2）调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必需时，也须报明原因，请管档人员负责处理。
（3）调卷人员调阅档案，应于要求期限内归还，如有其它人员调阅同一档案时，请变更调登记，不得私自接收。
（4）调阅档案应和经办业务相关，如调阅和经办业务无关之档案，应经文书管理部门主管同意。