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行政部各岗位职责说明

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2020年4月19日
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行政部 各岗位职责、素养、技能/能力及招聘需求

办公室主任:

一、工作职责:
1 、热爱公司,爱岗敬业,自觉维护公司的和谐、团结和稳定,自觉维护公司良好形象。
　　 ①严格履行公司岗位职责,全面完成各项工作任务。
　　 ②严禁任何恶意破坏公司形象的言行,如散布谣言、拉帮结派、制造混乱。
　　 ③严禁以任何方式恶意对抗公司管理。
2 、负责做好执行董事的跟踪服务、活动安排及文案服务。
3 、负责综合和协调下属公司的工作。
4 、负责执行董事召集的会议的组织、记录、印发纪要。
5 、负责牵头股东会、董事会资料组织和会务筹备。
6 、负责高管层工作督办和 KPI 考核。
7 、负责董事会印章、总经理办公室印章的审批、用印及登记。
8 、代表执行董事协调公司内、外部各单位各部门之间的关系。
9 、完成领导交办的临时性工作。

二、职业素养:
1、在日常工作中不需要她人指派,主动承担相应的工作;
2、自觉地融入团队,与同事合作共同完成工作任务的意识;
3、希望更好地完成工作或达到某一绩效标准的持续性愿望;
4、以诚实、善良的心态行使权力、履行义务;
5、善于从对方立场考虑问题,满足对方需求意识;

三、知识素养:
公司知识
洞悉行业状况重大变化与趋势,能基于公司整体战略规划以及战略步骤对公司运流程与制度提出系统、科学的建设方案,以支持、保证战略目标的实现。

管理知识
掌握管理学、人力资源管理、组织行为等相关管理知识,能够进行下属员工工作分配、落实工作计划、对工作结果进行考核评价等管理工作。

行政管理知识
1、精通日常行政事务处理、公文处理、档案管理、后勤服务管理等相关专业知识;
2、能够运用自身掌握的行政管理知识妥善处理日常行政管理事务。

办公自动化知识
1、熟悉电脑操作系统、网络安全知识,防止电脑被病毒侵袭;
2、能够运用Office办公软件完成绘图等领导特殊要求的工作任务。

四、技能/能力
问题解决能力
1、对于问题发生的原因有比较清晰的认识;
2、对于经常性问题能够很快想出解决方案;
3、对于突发性问题,根据自己的经验或知识能够在第一时间做出判断。

团队领导能力
1、根据团队成员的特点能够有针对性地分配任务,并全力保证组织目标的达成;
2、能够采取一定的激励手段,保证团队成员的工作积极性;
3、在关注团队工作成果的同时,最大限度地凝聚团队力量。

下属激励能力
1、对下属的工作及时地提供正确的反馈与指导;
2、对下属的能力与技能水平有准确的判断,能够根据下属不同特点为其定制职生涯发展规划,并为下属提供自我学习的机会、工具、辅导以及各种资。

关注细节能力
1、经过制定制度、改进审批流程等方式,能够最大限度的降低细节问题发生的概率;
2、比较全面的掌握改进工作细节的方法,并及时给她人以指导;
3、经过对行政工作中发生的细节问题进行分析,能够准确预测企业可面临的风险,并提出相应的应对策略;

培养她人能力
1、根据组织的战略需求能够明晰组织的竞争力,把握员工个人职业期望和企业业务发展间的平衡;
2、在团队中或部门内创造学习环境,提供各种有挑战性的学习机会。

行政事务处理能力
1、根据行政事务的轻重缓急能够独立自主地处理行政事务,并指导下属行政事务工作开展;
2、能够对相关部门提出的比较复杂的、棘手的行政服务需求给予适当的满足;
3、根据直接领导的决策,策划、组织整个公司的大型集体活动。

决策能力
1、面对有竞争性的方案时,能够及时地做出决定;
2、在本职工作领域内能够客观分析形势,并做出初步判断;
3、能根据相关程序和上级及相关资源的需求,对日常性、一般性的问题做出决定,并采取行动。

沟通能力
1、能以开放、真诚的方式接收和传递信息;
2、了解交流的重点,并经过书面或口头的形式用清楚的理由和事实表示主要观点;
3、尊重她人,能在倾听别人意见、观点的同时适时地给予反馈;
4、在沟通中,能够理解、使用日常专业和非专业词汇。

协调能力
1、对于组织内外部产生的不和谐行为有一定的调节能力,尽量将矛盾消灭在萌芽状态;
2、在处理组织内外部矛盾过程中能够获得大多数人的拥护与支持。

应变能力
1、能够认识到外界环境变化可能给企业带来的影响,并能够提供一些应对方案;
2、对于外界的变化能够自觉采取相应的应对措施,并获得一定的积极效果。

五、招聘需求

前台:

一、工作职责 :
　　 1 、热爱公司,爱岗敬业,自觉维护公司的和谐、团结和稳定,自觉维护公司良好形象。
　　 ①严格履行公司岗位职责,全面完成各项工作任务。
　　 ②严禁任何恶意破坏公司形象的言行,如散布谣言、拉帮结派、制造混乱。
　 ③严禁以任何方式恶意对抗公司管理。
2、 负责公司前台接待工作。
3、 负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作。
4、 负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印。
5、 日常文书、资料整理及其它一般行政事务。

二、职业素养:
1、以诚实、善良的心态行使权力、履行义务;
2、在工作中善于站在对方立场上思考问题,满足对方需求的意识;
3、在日常工作中不需要她人指派,主动承担相应的工作;

三、知识素养:
办公自动化知识
1、熟悉电脑操作系统、网络安全知识,防止电脑被病毒侵袭;
2、能够运用Office办公软件完成绘图等领导特殊要求的工作任务。

行政管理知识
1、精通日常行政事务处理、公文处理、档案管理、后勤服务管理等相关专业知识;
2、能够运用自身掌握的行政管理知识妥善处理日常行政管理事务。

管理知识
掌握管理学、人力资源管理、组织行为等相关管理知识,能够进行下属员工工作配、落实工作计划、对工作结果进行考核评价等管理工作。
公司知识
洞悉行业状况重大变化与趋势,能基于公司整体战略规划以及战略步骤对公司运流程与制度提出系统、科学的建设方案,以支持、保证战略目标的实现。

四、技能/能力:
培训她人能力
1、能够向下属及时反馈工作完成情况;
2、对员工给予具体的指导、建议以及工作示范,为下属提供更具体的指导和帮助。

问题解决能力
1、对于问题发生的原因有比较清晰的认识;
2、对于经常性问题能够很快想出解决方案;
3、对于突发性问题,根据自己的经验或知识能够在第一时间做出判断。

关注细节能力
1、对她人提供的行政文书、文件等存在的细节问题有一定的认知能力;
2、能够指导她人更好、更细致地完成行政服务工作;
3、能够分析行政工作中经常发生的细节问题,确定企业运营存在的问题,并提出改进意见。

下属激励能力
1、能与下属就其工作表现进行及时地沟通与反馈,并给予适当引导;
2、当下属遇到问题时能提供帮助,与其共同解决难题。

沟通能力
1、能以开放、真诚的方式接收和传递信息;
2、了解交流的重点,并经过书面或口头的形式用清楚的理由和事实表示主要观点;
3、尊重她人,能在倾听别人意见、观点的同时适时地给予反馈;
4、在沟通中,能够理解、使用日常专业和非专业词汇。

应变能力
1、能够认识到外界环境变化可能给企业带来的影响,并能够提供一些应对方案;
2、对于外界的变化能够自觉采取相应的应对措施,并获得一定的积极效果。

五、招聘需求:

行政事务部文秘岗位职责 :
1 、热爱公司,爱岗敬业,自觉维护公司的和谐、团结和稳定,自觉维护公司良好形象。
①严格履行公司岗位职责,全面完成各项工作任务。
②严禁任何恶意破坏公司形象的言行,如散布谣言、拉帮结派、制造混乱。
③严禁以任何方式恶意对抗公司管理。
2 、负责公司传真收发管理、报刊、杂志、函件订阅发送管理,保障通讯系统畅通。
3 、负责文电传递处理; 负责公司文件的归档和保密, 定期收集、整理公司重要档案文书,保持档案的整洁,使档案室建设及档案管理达到国家规定的水平。
4 、负责公司的对外接待工作。包括督办接待计划审批程序、重大接待活动组织、分管领导接待费用计划控制、公司公务接待费用和专项接待费用的审批报销、统一采购烟、酒、礼品等物资,以及接待费用的结算。
5 、 负责公司办公用品的计划、采购、领用、保管、结算和成本控制管理以及相关办公设备的维修维护。
6 、 负责公司免票管理,按照公司免票管理规定做好公司接待免票和员工家属免票的管理。
7 、 负责公司管理层员工的考勤管理、节假日值班安排,进行公司机关作风稽查和 水电使用管理稽查 ,并编发稽查通报及时上报公司领导。
8 、 定期组织好与景区企业的联谊活动。
9 、 完成领导交办的临时性工作。

1、调整自己的行为使其符合组织要求和组织利益的愿望和能力;
3、在日常工作中、生活中经过承担对她人、对企业、对社会、对自己的责任所形成的责任意识;
4、以相关的规章制度、法律条文作为自己做事、做人的准则;

7、了解公司所有产品的名称、性能与特点、主要优点、销售状况、与其它公司产品相比的优劣势、价格特点等;
8、精通日常行政事务处理、文件处理、档案管理、后勤服务管理等方面知识;
9、熟悉公共关系对象、公共关系行为主体、公共关系过程管理等方面;
10、经过文档管理的规划与设计最大限度地满足相关部门对文档的需求;
11、根据自身掌握的写作技能,保质、保量地完成相关文案的编写工作;

小车司机岗位职责:
1 、 热爱公司,爱岗敬业,自觉维护公司的和谐、团结和稳定,自觉维护公司良好形象。
①严格履行公司岗位职责,全面完成各项工作任务。
②严禁任何恶意破坏公司形象的言行,如散布谣言、拉帮结派、制造混乱。
③严禁以任何方式恶意对抗公司管理。
2 、服从上级管理,不推诿转嫁份内工作,接受工作任务不讲价钱、不谈条件;
3 、严格遵守交通规章,不盲目快车,安全意识强,确保车辆行车安全;
4 、服从上级统一调度,不得擅自出车,不得叫人代开,严格遵守公司办公车辆管理制度,确保车辆公车公用;
5 、负责搞好车辆卫生,及时做好车辆保养保洁,营造良好的车辆服务形象;
6 、负责车辆维修管理,严格履行报修制度,在公司指定地点进行维修,保持清正廉洁,严禁弄虚作假;
7 、 完成领导交办的临时性工作。

二、岗位等级制:
单位:元/月
网络技术人员
一级
高级工(任职满三年以上,完全独立完成工作指标,并能自己带领团队完成任务)
二级
中级工(任职满二年以上,有网络工程师级别证书,并能带领新进员工)
三级
初级工(已经对工作有一定的认识,并能独立完成指标)
四级
实习级(新入职人员,特别是应届生)

会计人员
一级
高级工(高级会计师,对公司的财务有效处理并能带有良好的财政政策)
二级
中级工(任职满二年以上,有网络工程师级别证书,并能带领新进员工)
三级
初级工(已经对工作有一定的认识,并能独立完成指标)
四级
实习级(新入职人员,特别是应届生)

业务员
一级
业务主管级别,能够带领团队并能独立完成任务
二级
业务达到公司所投标准,并能出众完成
三级
业务只能达到公司所投标准
四级
新进员工