企业财务电算化管理制度.doc

企业财务电算化管理制度182020年5月29日文档仅供参考财务电算化管理制度第一章总则一、随着财务信息化建设的发展,财务网络规模不断扩大,财务工作对计算机的依赖性日益增强,财务网络安全管理日趋重要。为确保财务网络的安全,保证财务各项工作的顺利进行,特制订此管理制度。二、XXX集团财务电算化管理制度由以下管理制度组成:财务电算化岗位责任制机房安全管理制度操作规范管理制度财务电算化硬件管理财务电算化软件管理制度财务电算化档案管理制度三、本管理制度自 2月1日起实施。第二章财务电算化岗位责任制一、电算化主管岗位:负责组织协调财务电算化正常运行,协调各岗位的工作关系,负责电算化岗位设置、人员分工和设置操作权限,落实岗位责任制。此岗位可由会计主管担任,电算化主管不能兼任系统管理员,要求具备会计和计算机知识,以及相关的财务电算化组织管理的经验。二、财务软件系统管理员岗位:1、根据集团财务管理制度的规定和财务软件的功能,结合具体单位会计核算需要,负责账套初始化工作,设置会计科目和会计报表格式。2、负责财务软件操作使用的组织管理工作,设定操作人员的工作权限。3、负责对财务软件的检查及运行故障处理工作,以保障财务电算化工作的正常进行。4、组织对操作人员进行培训,帮助操作人员熟练财务软件操作技能。5、负责账套的建立、删除、恢复工作,负责日常备份工作,每天增量数据备份,每月完整备份。6、对系统操作日志进行管理,做好日常检查监督工作,发现不规范使用应及时制止,并采取措施避免同样情况再次发生。7、发现软件或硬件问题应及时解决,发生不可解决的问题时,应及时向软件公司技术人员联系尽快解决。三、数据录入岗位:1、严格按照已审核的原始凭证内容录入数据,不得擅自修改凭证数据,如发现错误应交有关责任人修正。2、根据工作需要可查询有关数据,但不得兼任审核工作。3、操作中发现问题,应做详细记录,并及时报告系统管理员。四、数据复核岗位:1、负责对已录入记帐凭证和数据进行审核,确保入帐数据完整、正确,对不符合财务会计制度和有关规定的凭证以及填制的不符合要求的凭证、金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证,要求操作人员查明原因并进行修改。2、负责过帐、编制报表,并对帐表进行打印(可由操作员兼任)。3、负责过帐后运行各阶段的数据保存工作,负责各财务模块的结账工作,负责保管备份数据盘、负责保管打印好的账表资料。五、网络管理员岗位:1、财务部网络管理员由集团网络管理员兼任。2、负责机房内服务器等硬件设备管理,财务部服务器现由K3服务器和CTBS服务器组成,每天定时将CTBS服务器开关机,定期对服务器进行定期维护,确保服务器正常工作。3、负责远程用户的增加、删除及密码修改工作,网络管理员必须监视帐户使用情况,发现帐号用于违反此管理制度的应当立即封锁删除帐户。4、负责财务网络的安全正常工作,定期杀毒和更新杀毒软件。5、网络管理员必须定期对服务器进行安全漏洞检测,升级服务器,安装必要的系统补丁。6、网络发生故障及时维修和记录备查,不能解决的问题及时与软件商联系。7、掌握最新的网络发展动态、关注新出现的病毒,及时做好软件升级、补丁工作,做到预防为主。8、对网络用户的操作日志时进行管理,监控网络运行情况,对远程终端操作情况进行监督,防范网络黑客入侵,发现异常情况,立即向负责人汇报。9、负责每天检查财务部服务器或微机是否存在共享数据,如发现存在共享数据,立即通知操作人员取消共享。六、会计档案管理员:负责管理存档的财务软件系统的数据软盘(磁带,硬盘,光盘)、程序光盘(软盘)、打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作,作好会计软件及数据资料的安全保密工作。此岗位可由除出纳以外的会计人员兼任。七、根据此电算化管理制度,控股本级及各子公司应与相关电算化岗位人员签订责任状。第三章机房安全管理制度公司计算机机房是企业网络的中心场所,其关系到企业网能否正常运行。为了确保公司计算机机房的安全,特制定以下规定:1.进出中心机房管理:非工作人员不得随意进入中心机房;危险品及可燃品不得带入机房。2.服务器运行管理:工作人员可根据需要启动或关闭服务器系统;监视并记录服务器系统运行情况,特别是出现的异常情况;监视运行的作业和信息传输情况;建立服务器运行情况登记制度。3.服务器远程操作管理:为了确保中心机房的安全,逐步实现网管人员对服务器的远程操作。4.服务器口令管理:定期更换服务器口令;工作人员不得随意泄漏口令5.特权及特权程序的管理:不得将系统特权授予普通用户,不得随意转给她人;对过期用户应及时收回所授予的权力。6.重要数据的输入及修改管理:重要数据不得外泄,重要数据的输入及修改应有专人来完成。7.重要数据的打印输出及外存介质的管理:打印输出及外存介质应存放在安全的地方8.网络及其通讯设备的安全管理:网管人员在工作时,应严格遵守有关的安全规程。9.服务器安装软件的管理:服务器上不使用外来的光盘与软盘,不装无关的盗版软件。对服务器正常运行所需软件,最好先在其它机器上进行安全运行验证。10.网络安全管理:定期评估和审核计算机系统的安全状况,关注网络安全动态,堵塞网络安全漏洞,消除网络安全隐患,确保企业网络的畅通运行;定期调整相关安全设置,进行非法入侵防范。11.中心机房内不抽烟、不会客、不做与网络安全运行与维护无关的事情。机房的设备与软件不允许随便外借。第四章操作规范管理制度 为了加强财务软件的操作使用管理,确保财务软件及网络系统的正常运行及财务信息的全面、准确与安全特制定本制度。一、 系统操作管理1、财务软件系统操作人员及其操作权限,由电算化主管提出意见,报单位主管领导批准后由系统管理员经过系统设定。系统管理员和电算化主管不得一人兼任。2、所有操作人员都要凭自己的密码,在被授权的范围内进行操作,操作密码只能本人知道,严格保密,并定期更换。出现问题按操作日志记载的有关操作人员追究责任。远程操作人员的远程登录及操作系统密码由网络管理员负责定期修改,如发现异常情况应立即修改密码或删除账户。3、健全内部控制制度,操作人员必须明确划分操作权限,互相牵制。操作人员必须严格在规定的权限范围内进行数据的输入、运算、记帐和打印、查询有关帐表。4、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作,不得随意增加、删除、修改数据,不得修改原程序和数据库表结构。5、操作人员上机前,应该作好准备,尽量减少计算机的占用时间,提高工作效率。6、数据录入人员应严格按照原始凭证的数据编制凭证并输入计算机。7、审核人员应及时检查操作人员输入的凭证的数据与原始凭证数据的一致性、合法性。若发现已输入的凭证有误,在记账前发现的,可要求凭证制作人员进行修改;在记账后发现的,要求凭证制作人员,以红字冲销纠正,再输入计算机。8、在系统运行过程中,操作人员如要离开现场,必须在离开前退出程序或使用系统中的系统封锁,以防止她人越权操作。9、任何人不得伪造、涂改财务资料,不得故意毁坏数据文件、帐册、备份光盘等财务档案资料。10、出纳人员不允许进行系统性的操作。11、各上机操作人员应详细记录说明操作失误、出现故障等情况,对操作失误应负全部责任。 12、操作人员应严格按照财务软件提供的各功能执行步骤进行操作,不得进行异常关机操作。 13、系统操作员每次工作完毕都要做好保存工作备份,以防发生意外事故。14、远程操作人员在登录操作时,不得同时进行其它上网活动。15对于正式打印的各类帐表的数据只能来源于计算机处理的各种原始数据,操作员不得用键盘直接录入数据形成或修改帐表。二、帐务处理程序1、帐务系统初始化:在初次建立财务电算化系统时,需要进行系统初始化工作,在会计主管授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。2、帐务系统更改:系统正常运行期间,任何对帐务系统的修改变动,必须得到会计主管的批准,并由系统管理员负责进行。3、日常帐务处理: 凭证处理(1)在电算化条件下,必须严格按照国家财会制度审核原始凭证。(2)直接输入原始凭证,由系统自动生成记账凭证的,在录入之前,要认真审核原始凭证的合法性、正确性。对不合规、不正确、不完整、签字手续不全的应当拒绝录入,并予以退回。机制凭证须经有关人员签字盖章。(3)输入计算机的每一笔经济业务,都要有书面凭证与之对应。(4)记帐凭证编号必须连续。编号间断时在断号后的第一张凭证上说明断号的原因并签字盖章。 记帐凭证的审核与过帐 (1) 操作人员每输入一张凭证,结束前要检查无误后再确认保存,录入下一张。 (2) 输入的记帐凭证须经审核员审核确认后,方可汇总和登记有关帐簿。同一张凭证,录入和复核不能是同一个人。 (3)计算机凭证应每月装订成册,交会计档案管理人员保管。帐表的打印和结帐。 (1) 现金、银行存款日记帐应当每天打印,并与出纳库存现金核对无误。 (2) 银行佘额调节表每月打印一次。 (3) 科目汇总表每月打印一次、总分类帐和明细帐能够按月打印或满页打印。 (4) 在结帐前应确认有关子系统是否月结。 (5) 年末必须将全部帐簿打印输出,规范装订。第五章财务电算化硬件管理制度财务电算化硬件设备是指专门用于或主要用于财务电算化的计算机、打印机、不间断电源。这些计算机设备专门用于财务电算化工作,其它部门不得任意使用或占用。为了保障财务电算化硬件设备的正常运行,加强财务电算化硬件设备的管理,特制定本制度。一、硬件设备的管理 1、财务电算化专用硬件设备由财务部门统一管理和使用,其它部门或人员一般情况下不得使用财务硬件设备,确需使用时必须经财务部门有关负责人批准,并确认不影响财务电算化的正常工作,操作使用硬件的必须进行操作登记,并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间。 2、为使财务电算化设备有一个良好的运行环境,财务部门设专门机房,机房内应保持良好的卫生环境。 3、财务电算化硬件设备专门用于运行财务电算化系统软件。任何人员不得将其用于游戏、个人文字处理,不得用于对外服务。 4、为了保证计算机不受病毒干扰,所有软盘、移动存储盘等必须先进行病毒检测和消除病毒操作才能进行其它操作。5、计算机设备必须配备不间断电源,以保其系统正常运行,保障会计数据的安全; 二、硬件设备的维护 硬件设备的维护是对计算机硬件进行检测、功能修复及零部件配置工作。1、财务部硬件设备的维护工作由集团网管人员负责进行,一般每周末对服务器进行一次全面检查,并作好检查记录。硬件发生故障时,应由专人或定点维修人员负责检修排除,做好维修记录,其它人员不得擅自拆修;2、服务器、计算机和打印机除定期全面检查外,应定期清洗计算机和打印机上的脏物3、在系统更新、扩充、修复后,由维护人员实施安装调试,直至运行正常。4、在系统运行过程中如发生异常,应及时分析,查找原因,尽快恢复系统的正常运行。如发生无法解决的故障应及时和硬件的供应商和软件的技术人员联系,以便妥善处理。三、安全与保护1、用于电算化的计算机、打印机等设备必须专用,安装与财务无关的软件,严禁在电算化设备上进行无关操作。2、财务微机禁止使用外来带毒光盘及移动存储盘,禁止玩游戏,以防感染病毒。服务器及计算机上都要配备正版杀毒软件,在使用外来光盘及移动存储盘时,应当事先进行病毒检查。3、用于电算化的计算机设备和数据严禁在互联网和局域网中共享,防止存在安全隐患。 4、为了保障计算机安全正常地运行,机房应装置空调设备,应保持适当温度。机房内不准抽烟,杜绝一切火源。为防意外事故的发生,机房内应配备灭火设备。5、操作人员离开机房时应关闭自己使用设备的电源。 6、机房CTBS服务器每天的开关工作由机房管理员负责(由集团网络管理员兼任),遇长假时K3服务器也应关机。7、硬件设备的启用必须遵照以下顺序:首先开总闸开关;其次开UPS电源设备;第三开打印机;第四开显示器,第五开计算机主机。第六章财务电算化软件管理制度财务软件是用于完成会计业务处理的软件及其有关资料。为了保障会计软件的正常运行,加强会计软件的管理,特制定本制度:一、财务软件应在软件开发商的协助下安装、调试,直至正常运行二、系统管理员应对软件进行正常维护,包括对程序、数据、编码的维护,以保证系统的正常工作,并做好维护记录备查;其它任何人员未经允许,不得对软件数据进行修改、删除;三、由于凭证填制或录入错误而导致会计帐簿数据的错误只能经过凭证更正方法进行数据的修正,不得经过库操作给予修正。 四、一般情况不允许实施数据恢复操作,只有当硬盘数据被破坏,并无法修正或更换硬件设备时才能由软件系统管理员实施数据恢复操作。五、财务部门在获得财务软件必须做好两套备份,一份存放在档案室,一份由系统管理员保管。六、用于操作的会计软件必须安装在计算机硬盘上,一般情况下不得重新安装。七、财务软件加密狗由系统管理员和机房管理员(由网络管理员兼任)共同负责保管。 八、应根据软件提供的功能和工作需要由系统管理员调整操作人员的操作权限和密码,操作人员必须对自己操作密码严格保密,不得泄露。 九、会计软件运行发生错误,系统管理人员应立即检查处理,如无法处理,需及时与软件开发商联系,弄清原因,排除故障。第七章财务电算化档案管理制度 为了加强财务电算化档案的管理,确保会计档案的安全,提高使用效率,根据财务电算化档案管理的规定,特制订本制度。一、 电算化档案包括磁盘形式会计档案和书面档案两种,磁盘式会计档案包括存储在计算机硬盘中的财务数据、以其它磁性介质或光盘存储的会计数据,书面形式档案计算打印的各种会计资料如记帐凭证、会计帐簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。二、磁盘形式的会计档案管理1、对所有会计资料必须按期和分段进行备份,硬盘备份一份,光盘备份一式二份,共三份。2、所有备份光盘须注明文件内容、日期、备份人、编号等字样,并贴上写有保护的标签。3、双份光盘片分别存放保管,须放在清洁、干燥、防热、防火、防磁的场所,由档案专人负责。财会部门存放期满后,应编造清册移交本厂的档案部门保管。4、硬盘备份数据采用根据需要定期整理硬盘数据,不准删除每一账套的年度完整备份,在清理月份备份数据时,必须确认已作光盘备份方可进行,并由财务软件系统管理员实施。5、磁盘形式的会计档案保管期限必须在三年以上,其中会计科目、总帐数据(月度、年度)必须永久保存,其它会计资料必须确认已有书面形式的档案后,根据需要三年后决定存毁。 6、光盘档案不得外借、复制,不得进行数据修改和删除。 三、书面形式的会计档案管理:1、现金日记帐和银行存款日记帐必须每日打印, 2、每月度结束后,会计凭证、帐册、报表等及时打印、装订成册,并认真填写封面,盖章封签。会计年度终了后,暂由会计保管一年。期满后将会计材料收集齐全,并做好立卷整理、编目等工作。编造清册移交学校档案部门保管,财务电算化档案与手工会计档案的保管期限一致。 3、会计档案发生缺陷时,要补充打印,并由操作人员、系统管理人员分别签章后方能存档。4、外部人员借阅需经领导同意,并做好记录,不得拆散原卷册。