公司文件管理制度-(3).doc

公司文件管理制度 (3)文件类型管理制度浙江名震机械制造有限公司版本A文件编号MZ/GL/HR-1502公司文件管理制度版次0管理部门 行政人事部页次9 / 9 浙江名震机械制造有限公司 公司文件管理制度 版本/版次： A/0编 写： 罗佛松 审 核： 批 准：文件修订记录一览表 序号更改日期版次修订内容制订/更改人发布日期： 2015-5-20 实施日期：1.目的 确保管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性，并且能够安全有效地被管理与使用。2.范围2.1本程序适用于下列文件的管理：2.1.1 质量体系手册2.1.2 质量体系程序文件2.1.3 第三层非图纸和技术资料管理文件2.1.4外来文件3.权责3.1 文件的制定3.1.1质量体系手册：由管理者代表组织实施质量体系手册的制定、修订，管理者代表审核，董事长批准。3.1.2 质量体系程序文件：相关部门负责人组织实施质量体系程序文件的制定、修订，部门负责人审核，管理者代表批准。3.1.3第三层非图纸和技术资料管理文件：相关部门负责人组织实施各种文件的制定、修订，常务副总审核，董事长批准。3.2 技术品质部:负责质量体系文件的登记、分发、回收、和旧版/作废文件的销毁。3.3 文件使用单位:负责建立部门受控文件清单，负责使用文件的保管、防损/防污，负责对旧版/作废文件的收集与交回。4.定义4.1 受控文件：在使用过程中随时保持是最新、有效的文件。具有制定、修订、分发的记录，其失效、废止的文件由质量部依规定回收和销毁，并随时保持最新版本。4.2 非受控文件：分发时是最新版本，但修订时不再另行分发，废止时无须回收及销毁。4.3 质量体系手册：是公司建立和运行符合TS16949要求的质量体系，落实质量方针和质量目标的指导性纲要，是质量体系文件的第一层文件。4.4 质量体系程序文件：是质量体系手册中所描述的管理重点的延伸和引用。是质量体系文件的第二层文件。是公司规定进行某项活动或过程途径的文件，是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。这一类的作业通常为跨部门的作业。4.5 第三层文件:除质量体系手册和质量体系程序文件外的所有文件。4.6 第三层非图纸和技术资料管理文件：包括各种管理制度、岗位职责、任职要求及各种表格等。是质量体系程序文件中的作业内容的延伸和引用；是描述各职能部门内部的某项活动的具体步骤、细节的运作文件。4.7外来文件：上级函、电、来文，同级函、电、来文。4.8表格：质量手册、质量体系程序文件、各种操作指导书所引用的记录，属第三层文件。包括经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。各类表格需要时在相对应的质量体系程序文件、各种操作指导书中随附。5.流程图（见附页）6.作业程序6.1编号规定6.1.1各部门在编制各类质量体系文件或管理性文件前，向行政人事部档案管理员所要文件编号，每份编制的文件须按本程序规定的要求进行编号，每份文件只允许有唯一的编号。6.1.2档案管理员做好文件编号发放登记，避免编号重复使用于多个文件上，编好文件后按本程序3.1的职责送相关部门审核、批准，文件一经批准即发布生效。6.2 文件的编号方法、格式及版本6.2.1质量体系手册（Quality System Manual）：TS16949/SC-质量体系手册四个表示2012年。例如：TS16949/SC-2012，表示浙江名震机械制造有限公司2012年发布的质量手册。6.2.2质量体系程序文件（Quality System Procedure）TS16949/CX.第一个表示文件在TS16949标准中所处的章节,后两个为表示文件在该章节的顺序号。例如：TS16949/CX4.01，表示浙江名震机械制造有限公司程序文件，对应的标准第4章质量管理体系的第一个程序文件。6.2.3记录表格（Quality System Record）MZ/JL-前四个为文件名称的代号，后两个为表格在文件中的顺序号。例如：MZ/WJGL/JL-04,表示浙江名震机械制造有限公司文件文件管理制度的第4个质量记录是文件销毁申请单。6.2.4其它第三层管理文件（Quality System Instruction）/-前两个为公司代号，斜杆后两个表示文件类型，再斜杆两个表示部门代号，最后四个为三层管理文件年份加流水号组合。例如:MZ/PX/HR-1201，表示浙江名震机械制造有限公司行政人事部2012年2月发布的第一个培训文件。6.2.5代号规定6.2.5.1公司代号:MZ6.2.5.2部门代号: 总管办：ZG，稽核办：JH,管理者代表：GD，行政人事部：HR，技术品质部：JP，市场销售部：XS，物控计划部：CG，生产制造部：SC，财务核算部：CW。6.2.5.3文件类型代号:质量手册:SC,程序文件: CX,管理文件:GL,操作规程:CZ,质量记录:JL, 外来文件:WL。6.2.6外来文件若已有编号，则以原有编号建立清单，统一转化为公司内部文件编码,由文件代号、收文年号和文件年度流水号组成，其表达形式如：WL-04-001 表示公司04年收到的第1个外来文件。6.2.7 文件的版本和修改状态6.2.7.1首版文件的版本为A版，第二版为B版，依此类推。6.2.7.2同一版本的文件，已经修订五次，或一次修订的内容牵涉到五页(含五页)以上的文件时，需更换版本，即提升版本号的字母，如由A版提升为B版。6.2.7.3质量手册和程序文件等文件每页上均有“版本、版次”栏，表示该页的修改状况。其修改状态编号用阿拉伯数字表示，从0开始，每修改一次递增1，依次为“0”、“1”、 “2”、“3”。6.3 文件的结构6.3.1 质量体系手册：按TS16949所要求的条款的排列顺序，编订各章节及内容项目，并明确体现本章节的内容项目所对应的程序文件、第三层文件等。6.3.2 质量体系程序文件的格式分八个部分：目的范围权责定义流程图作业程序相关文件质量记录6.3.3第三层非图纸和技术资料管理文件：由相关职能部门视实际需要自行制定，以有效表示内容为目的，便于阅读、理解和使用。6.4 文件的受控状况6.4.1文件按控制状况可分为“受控”和“非受控”两种： 1）受控文件：所有与质量有关的文件，还包括提供给认证机构用的文件，受控文件必须在文件的首页盖红色“受控文件”章。 2）非受控文件：所有公司外部的文件(包括咨询公司、顾客、上级主管部门等)，以及部门工作记录等,非受控文件在文件首页盖蓝色部门印章。6.5 文件的制定、修订6.5.1文件的制定6.5.1.1根据任务或工作的需要，由提出人填写文件制定/修订/废止申请表（由提出人交档案管理员保存），经部门负责人审核，上级主管批准后，编写人参照文件标准格式，研究编写文件内容，并按6.1.1经档案管理员确定文件版本编号，编制完成后由编写人送权责主管审核、批准后由行政人事部档案管理员发行，登录部门文件清单。6.5.1.2文件制定、批准期间的任何意见都由编写人负责完成。6.5.2文件的修订6.5.2.1质量手册由提出人填写文件制定/修订/废止申请表（由提出人交档案管理员保存），经管理者代表审核，报总经理批准后，由档案管理员组织更改、登记、发放，并保留文件更改内容的记录。6.5.2.2程序文件、除外来文件外的三层文件的更改由相关部门填写文件制定/修订/废止申请表（提出人交档案管理员保存），经原编制部门审核，报管理者代表批准，由档案管理员组织相关部门更改、登记、发放，并保留文件更改内容的记录。6.5.2.3文件更改采用“换版”、“换页”或“划改”的方式，采用换版时，应变更版本状态，采用换页更改时，应变更版次状态，变更版次状态依次为“0”、“1”、“2”、“3”；采用划改时，应注明划改人、划改时间和划改处数，更改情况应填入文件制定/修订/废止申请表中。6.5.2.4文件换页或换版时，由文件发放单位在编制部门的配合下按原发放范围，进行更改，同时回收旧页或旧版文件，并在文件发放/回收登记表（质量部保存）上登记，办理签收、签发手续，对旧版文件登录作废文件清单，以确保有效文件的唯一性。6.5.2.5文件“划改”时，文件发放单位在编制部门的配合下应按原发放范围实施“划改”，以确保有效文件的唯一性。6.5.2.6质量记录的更改由编制部门采用“换页”或“划改”的方式更改。6.6 文件的分发、领用、回收6.6.1经批准发行的文件，档案管理员或发放单位依照文件发放/回收登记表上的下发名单，打印/复印适当的份数，每一页均加盖红色 “受控文件”印章后，分发各使用部门，文件使用部门的负责人或指定人员在文件发放/回收登记表上签收。6.6.2因份数不够或其他原因所致，需持有某一文件的部门，以文件借阅/复制申请单（由档案管理员保存）经部门负责人审批后，向档案管理员或发放单位领取。6.6.3 档案管理员或发放单位根据文件受控性质，分发给申请使用部门，文件使用部门的负责人或指定人员在文件发放/回收登记表上签收。6.6.4 档案管理员建立文件归档总清单；各使用部门建立部门受控文件清单。6.6.5 文件在修订或废止时，档案管理员负责回收相关的旧版或废止文件。对回收的失效文件，应检查数量及内容的完整性，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用,并在文件发放/回收登记表上签收。6.7 文件的存档、废止、销毁6.7.1 文件的存档6.7.1.1发行文件的原稿（正本）均交由行政人事部档案管理员存档。6.7.1.2档案管理员只保存每一种文件的最新版本和前一版本，前一版本的每一页的正面加盖 “作废”印章。6.7.1.3各部门的表格及相关文件由相关部门按规定的保存期限存档。6.7.1.4文件的贮存环境应满足文件贮存要求，做到防盗、防火、防潮、防霉烂、防虫蛀。6.7.2 文件的废止6.7.2.1 文件需要废止时，由提出人填写文件制定/修订/废止申请表经部门负责人核准后，由原制定部门会同相关部门共同研讨，在确定废止后将文件制定/修订/废止申请表送权责主管审核、批准，由档案管理员及时回收所有失效或作废文件，并按6.5.5执行。 6.7.2.2文件废止后的原文件编号不再使用。6.7.3文件的销毁6.7.3.1对要销毁作废文件,由发放部门填写文件销毁申请单,征得管理者代表或原审核部门领导批准后,由档案管理员统一销毁。6.7.3.2档案管理员对回收的失效、作废文件，因为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应盖 “作废”章予以标识。6.8 文件的管理6.8.1 现场使用的文件必须放置到使用现场，现场暂时不用或非现场使用的文件，由使用部门集中保管。6.8.2 各个文件使用部门需建立部门受控文件清单，以利于管理及查阅。6.8.3任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。6.8.3 各文件使用部门的文件档案管理需纳入内部审核项目，以确保文件管理系统的正确运行。6.8.4 如文件以电脑媒体形式分发，在文件批准发布后，电脑资料存入公司网络上，档案管理员指定的文件夹，并设置限制使用等级。在文件修订时，电脑资料由档案管理员的文件夹发回原制定单位，进行修订。修订完成后，再重新存入指定文件夹。6.8.5 文件的检讨6.8.5.1定期检讨：在管理评审会议上，由管理代表报告质量管理体系的有效性、正确性、和充分性，并决定相关文件的修订与否。6.8.5.2不定期检讨：管理代表或相关部门的负责人如发现质量管理文件的有效性、正确性、充分性有缺失之处时，可提议召集会议，进行文件检讨。6.8.6 以电脑媒体记录的文件的管理按电脑文件资料管理制度执行。6.9 文件的借阅、复制6.9.1需借阅或复制者先填写文件借阅、复制申请单，经文件发放部门负责人批准后，由文件发放部门借阅或复制并在文件借阅、复制登记表上登记。6.10 外来文件的控制6.10.1收到外来文件的部门，先需识别其适用性并确保其有效，再交档案管理员在文件归档总清单登记、编号，并在文件上加盖“外来受控文件”印章并编号后，分发到使用部门。6.10.2质量部负责收集与质量管理体系有关的政策、法规文件等，交档案管理员统一编号、加盖“受控”章后，分发到相关部门使用，把旧标准回收。并按外来文件进行登记。6.10.3上述与质量管理体系有关的外来文件发放时，应在文件发放/回收登记表上登记，并纳入文件归档总清单。6.11 文件控制记录由行政人事部档案管理员保存，保存期限按1-3年执行。7附件7.1 MZ/WJGL/JL-01文件归档总清单7.2 MZ/WJGL/JL-02文件制定/修订/废止申请表7.3 MZ/WJGL/JL-03文件发放/回收登记表7.4 MZ/WJGL/JL-04文件销毁申请单7.5 MZ/WJGL/JL-05部门受控文件清单7.6 MZ/WJGL/JL-06文件借阅、复制申请单7.7 MZ/WJGL/JL-07文件借阅、复制登记表7.8 MZ/WJGL/JL-08外来文件清单档案管理员/权责单位档案管理员/各职能部门档案管理员档案管理员档案管理员文件控制总清单文件分发流程图权责单位使用表单文件制定申请文件编写文件编号及版本核对提出人职能部门档案管理员/权责单位文件制定/修订/废止申请表文件控制总清单档案管理员/各职能部门门文件发放回收登记表文件借阅/复制登记表存档档案管理员外来文件清单文件借阅/复制登记表文件发放回收登记表文件修订审核/批准职能部门文件制定/修订/废止申请表文件检讨管理代表职能部门审核/批准部门存档收回失效文件销毁失效文件文件销毁申请单档案管理员档案管理员