公司文件管理制度-(3).doc

公司文件管理制度 (3)

文件类型
管理制度
浙江名震机械制造有限公司
版本
A
文件编号
MZ/GL/HR-1502
公司文件管理制度
版次
0
管理部门
行政人事部
页次
9 / 9

浙江名震机械制造有限公司

公司文件管理制度

版本/版次： A/0

编 写： 罗佛松

审 核：

批 准：

文件修订记录一览表
序号
更改日期
版次
修订内容
制订/更改人

发布日期： 2015-5-20 实施日期：

1.目的
确保管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性，并且能够安全有效地被管理与使用。
2.范围
2.1本程序适用于下列文件的管理：
2.1.1 质量体系手册
2.1.2 质量体系程序文件
2.1.3 第三层非图纸和技术资料管理文件
2.1.4外来文件
3.权责
3.1 文件的制定
3.1.1质量体系手册：由管理者代表组织实施质量体系手册的制定、修订，管理者代表审核，董事长批准。
3.1.2 质量体系程序文件：相关部门负责人组织实施质量体系程序文件的制定、修订，部
门负责人审核，管理者代表批准。
3.1.3第三层非图纸和技术资料管理文件：相关部门负责人组织实施各种文件的制定、修订，常务副总审核，董事长批准。
3.2 技术品质部:负责质量体系文件的登记、分发、回收、和旧版/作废文件的销毁。
3.3 文件使用单位:负责建立《部门受控文件清单》，负责使用文件的保管、防损/防污，负责对旧版/作废文件的收集与交回。
4.定义
4.1 受控文件：在使用过程中随时保持是最新、有效的文件。具有制定、修订、分发的记录，其失效、废止的文件由质量部依规定回收和销毁，并随时保持最新版本。
4.2 非受控文件：分发时是最新版本，但修订时不再另行分发，废止时无须回收及销毁。
4.3 质量体系手册：是公司建立和运行符合TS16949要求的质量体系，落实质量方针和质
量目标的指导性纲要，是质量体系文件的第一层文件。
4.4 质量体系程序文件：是质量体系手册中所描述的管理重点的延伸和引用。是质量体系文件的第二层文件。是公司规定进行某项活动或过程途径的文件，是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。这一类的作业通常为跨部门的作业。
4.5 第三层文件:除《质量体系手册》和《质量体系程序文件》外的所有文件。
4.6 第三层非图纸和技术资料管理文件：包括各种管理制度、岗位职责、任职要求及各种表格等。是质量体系程序文件中的作业内容的延伸和引用；是描述各职能部门内部的某项活动的具体步骤、细节的运作文件。
4.7外来文件：上级函、电、来文，同级函、电、来文。
4.8表格：质量手册、质量体系程序文件、各种操作指导书所引用的记录，属第三层文件。包括经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。各类表格需要时在相对应的质量体系程序文件、各种操作指导书中随附。
5.流程图
（见附页）
6.作业程序
6.1编号规定
6.1.1各部门在编制各类质量体系文件或管理性文件前，向行政人事部档案管理员所要文件编号，每份编制的文件须按本程序规定的要求进行编号，每份文件只允许有唯一的编号。
6.1.2档案管理员做好文件编号发放登记，避免编号重复使用于多个文件上，编好文件后按本程序3.1的职责送相关部门审核、批准，文件一经批准即发布生效。
6.2 文件的编号方法、格式及版本
6.2.1质量体系手册（Quality System Manual）：
TS16949/SC-□□□□
质量体系手册四个□表示2012年。
例如：TS16949/SC-2012，表示浙江名震机械制造有限公司2012年发布的质量手册。
6.2.2质量体系程序文件（Quality System Procedure）
TS16949/CX□.□□
第一个□表示文件在TS16949标准中所处的章节,后两个□为表示文件在该章节的顺序号。
例如：TS16949/CX4.01，表示浙江名震机械制造有限公司程序文件，对应的标准第4章质量管理体系的第一个程序文件。
6.2.3记录表格（Quality System Record）
MZ/□□□□/JL-□□
前四个□为文件名称的代号，后两个□为表格在文件中的顺序号。
例如：MZ/WJGL/JL-04,表示浙江名震机械制造有限公司文件《文件管理制度》的第4个质量记录是《文件销毁申请单》。
6.2.4其它第三层管理文件（Quality System Instruction）
□□/□□/□□-□□□□
前两个□为公司代号，斜杆后两个□表示文件类型，再斜杆两个□表示部门代号，最后四个□为三层管理文件年份加流水号组合。
例如:MZ/PX/HR-1201，表示浙江名震机械制造有限公司行政人事部2012年2月发布的第一个培训文件。
6.2.5代号规定
6.2.5.1公司代号:MZ
6.2.5.2部门代号: 总管办：ZG，稽核办：JH,管理者代表：GD，行政人事部：HR，技术品质部：JP，市场销售部：XS，物控计划部：CG，生产制造部：SC，财务核算部：CW。
6.2.5.3文件类型代号:质量手册:SC,程序文件: CX,管理文件:GL,操作规程:CZ,质量记录:JL, 外来文件:WL。
6.2.6外来文件若已有编号，则以原有编号建立清单，统一转化为公司内部文件编码,由文件代号、收文年号和文件年度流水号组成，其表达形式如：WL-04-001 表示公司04年收到的第1个外来文件。
6.2.7 文件的版本和修改状态
6.2.7.1首版文件的版本为A版，第二版为B版，依此类推。
6.2.7.2同一版本的文件，已经修订五次，或一次修订的内容牵涉到五页(含五页)以上的
文件时，需更换版本，即提升版本号的字母，如由A版提升为B版。
6.2.7.3质量手册和程序文件等文件每页上均有“版本、版次”栏，表示该页的修改状况。其修改状态编号用阿拉伯数字表示，从0开始，每修改一次递增1，依次为“0”、“1”、 “2”、“3”……。
6.3 文件的结构
6.3.1 质量体系手册：按TS16949所要求的条款的排列顺序，编订各章节及内容项目，并明确体现本章节的内容项目所对应的程序文件、第三层文件等。
6.3.2 质量体系程序文件的格式分八个部分：
①目的
②范围
③权责
④定义
⑤流程图
⑥作业程序
⑦相关文件
⑧质量记录
6.3.3第三层非图纸和技术资料管理文件：由相关职能部门视实际需要自行制定，以有效表示内容为目的，便于阅读、理解和使用。
6.4 文件的受控状况
6.4.1文件按控制状况可分为“受控”和“非受控”两种：
1）受控文件：所有与质量有关的文件，还包括提供给认证机构用的文件，受控文件必须在文件的首页盖红色“受控文件”章。
2）非受控文件：所有公司外部的文件(包括咨询公司、顾客、上级主管部门等)，以及部门工作记录等,非受控文件在文件首页盖蓝色部门印章。
6.5 文件的制定、修订
6.5.1文件的制定
6.5.1.1根据任务或工作的需要，由提出人填写《文件制定/修订/废止申请表》（由提出人交档案管理员保存），经部门负责人审核，上级主管批准后，编写人参照文件标准格式，研究编写文件内容，并按6.1.1经档案管理员确定文件版本编号，编制完成后由编写人送权责主管审核、批准后由行政人事部档案管理员发行，登录《部门文件清单》。
6.5.1.2文件制定、批准期间的任何意见都由编写人负责完成。
6.5.2文件的修订
6.5.2.1质量手册由提出人填写《文件制定/修订/废止申请表》（由提出人交档案管理员保存），经管理者代表审核，报总经理批准后，由档案管理员组织更改、登记、发放，并保留文件更改内容的记录。
6.5.2.2程序文件、除外来文件外的三层文件的更改由相关部门填写《文件制定/修订/废止申请表》（提出人交档案管理员保存），经原编制部门审核，报管理者代表批准，由档案管理员组织相关部门更改、登记、发放，并保留文件更改内容的记录。
6.5.2.3文件更改采用“换版”、“换页”或“划改”的方式，采用换版时，应变更版本
状态，采用换页更改时，应变更版次状态，变更版次状态依次为“0”、“1”、
“2”、“3”……；采用划改时，应注明划改人、划改时间和划改处数，更改情
况应填入《文件制定/修订/废止申请表》中。
6.5.2.4文件换页或换版时，由文件发放单位在编制部门的配合下按原发放范围，进行更
改，同时回收旧页或旧版文件，并在《文件发放/回收登记表》（质量部保存）上登记，办理签收、签发手续，对旧版文件登录《作废文件清单》，以确保有效文件的唯一性。
6.5.2.5文件“划改”时，文件发放单位在编制部门的配合下应按原发放范围实施“划改”，
以确保有效文件的唯一性。
6.5.2.6质量记录的更改由编制部门采用“换页”或“划改”的方式更改。
6.6 文件的分发、领用、回收
6.6.1经批准发行的文件，档案管理员或发放单位依照《文件发放/回收登记表》上的下发名单，打印/复印适当的份数，每一页均加盖红色 “受控文件”印章后，分发各使用部门，文件使用部门的负责人或指定人员在《文件发放/回收登记表》上签收。
6.6.2因份数不够或其他原因所致，需持有某一文件的部门，以《文件借阅/复制申请单》（由档案管理员保存）经部门负责人审批后，向档案管理员或发放单位领取。
6.6.3 档案管理员或发放单位根据文件受控性质，分发给申请使用部门，文件使用部门的负责人或指定人员在《文件发放/回收登记表》上签收。
6.6.4 档案管理员建立《文件归档总清单》；各使用部门建立《部门受控文件清单》。
6.6.5 文件在修订或废止时，档案管理员负责回收相关的旧版或废止文件。对回收的失效文件，应检查数量及内容的完整性，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用,并在《文件发放/回收登记表》上签收。
6.7 文件的存档、废止、销毁
6.7.1 文件的存档
6.7.1.1发行文件的原稿（正本）均交由行政人事部档案管理员存档。
6.7.1.2档案管理员只保存每一种文件的最新版本和前一版本，前一版本的每一页的正面加盖 “作废”印章。
6.7.1.3各部门的表格及相关文件由相关部门按规定的保存期限存档。
6.7.1.4文件的贮存环境应满足文件贮存要求，做到防盗、防火、防潮、防霉烂、防虫蛀。
6.7.2 文件的废止
6.7.2.1 文件需要废止时，由提出人填写《文件制定/修订/废止申请表》经部门负责人核准后，由原制定部门会同相关部门共同研讨，在确定废止后将《文件制定/修订/废止申请表》送权责主管审核、批准，由档案管理员及时回收所有失效或作废文件，并按6.5.5执行。
6.7.2.2文件废止后的原文件编号不再使用。
6.7.3文件的销毁
6.7.3.1对要销毁作废文件,由发放部门填写《文件销毁申请单》,征得管理者代表或原审核部门领导批准后,由档案管理员统一销毁。
6.7.3.2档案管理员对回收的失效、作废文件，因为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应盖 “作废”章予以标识。
6.8 文件的管理
6.8.1 现场使用的文件必须放置到使用现场，现场暂时不用或非现场使用的文件，由使
用部门集中保管。
6.8.2 各个文件使用部门需建立《部门受控文件清单》，以利于管理及查阅。
6.8.3任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和
检索。
6.8.3 各文件使用部门的文件档案管理需纳入内部审核项目，以确保文件管理系统的正确
运行。
6.8.4 如文件以电脑媒体形式分发，在文件批准发布后，电脑资料存入公司网络上，档案管理员指定的文件夹，并设置限制使用等级。在文件修订时，电脑资料由档案管理员的文件夹发回原制定单位，进行修订。修订完成后，再重新存入指定文件夹。
6.8.5 文件的检讨
6.8.5.1定期检讨：在管理评审会议上，由管理代表报告质量管理体系的有效性、正确
性、和充分性，并决定相关文件的修订与否。
6.8.5.2不定期检讨：管理代表或相关部门的负责人如发现质量管理文件的有效性、正确
性、充分性有缺失之处时，可提议召集会议，进行文件检讨。
6.8.6 以电脑媒体记录的文件的管理按《电脑文件资料管理制度》执行。
6.9 文件的借阅、复制
6.9.1需借阅或复制者先填写《文件借阅、复制申请单》，经文件发放部门负责人批准后，由文件发放部门借阅或复制并在《文件借阅、复制登记表》上登记。
6.10 外来文件的控制
6.10.1收到外来文件的部门，先需识别其适用性并确保其有效，再交档案管理员在《文件归档总清单》登记、编号，并在文件上加盖“外来受控文件”印章并编号后，分发到使用部门。
6.10.2质量部负责收集与质量管理体系有关的政策、法规文件等，交档案管理员统一编号、加盖“受控”章后，分发到相关部门使用，把旧标准回收。并按外来文件进行登记。
6.10.3上述与质量管理体系有关的外来文件发放时，应在《文件发放/回收登记表》上登记，并纳入《文件归档总清单》。
6.11 文件控制记录由行政人事部档案管理员保存，保存期限按1-3年执行。
7．附件
7.1 MZ/WJGL/JL-01《文件归档总清单》
7.2 MZ/WJGL/JL-02《文件制定/修订/废止申请表》
7.3 MZ/WJGL/JL-03《文件发放/回收登记表》
7.4 MZ/WJGL/JL-04《文件销毁申请单》
7.5 MZ/WJGL/JL-05《部门受控文件清单》
7.6 MZ/WJGL/JL-06《文件借阅、复制申请单》
7.7 MZ/WJGL/JL-07《文件借阅、复制登记表》
7.8 MZ/WJGL/JL-08《外来文件清单》

档案管理员/权责单位
档案管理员/各职能部门
档案管理员
档案管理员
档案管理员
文件控制总清单
文件分发
流程图
权责单位
使用表单
文件制定申请
文件编写
文件编号及版本核对
提出人
职能部门
档案管理员/权责单位
文件制定/修订/废止申请表
文件控制总清单
档案管理员/各职能部门
门

文件发放回收登记表
文件借阅/复制登记表

存档
档案管理员

外来文件清单
文件借阅/复制登记表

文件发放回收登记表
文件修订
审核/批准
职能部门
文件制定/修订/废止申请表
文件检讨
管理代表
职能部门
审核/批准
部门存档
收回失效文件
销毁失效文件
文件销毁申请单
档案管理员

档案管理员