中药材采购管理制度.doc

中药材采购管理制度

文件编号
FCG-PA-001
文件版本
1.0
文件名称
中药材采购流程制度

生效日期
2017-03-06
页 码
第9页 共11页

№
修 订 内 容 摘 要
修订者
修订日期
备 注
制订
审核
核准
1.

2.

3.

4.

一、目的：
为进一步完善、细化中药材采购工作，规范采购流程，提高采购工作的效率，保障销售部所需产品及时到货，确保购进产品质量达标，控制采购成本等，特制订本制度。

二、 范围：适用于本公司采购管理。

三.内容：
1. 采购管理基本流程：销售需求订购单→采购计划→采购部联系货源、各子公司采购报价→询价、比价、议价→集团采购部确认采购货源价格→采购洽谈→采购合同签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）→建立供应商资料→法务、财务审核→通知供应商发货到指定地→交货验收→计划对帐→财务按约结算→采购通知供应商开票。

销售需求
采购流程图如下：

↓

采购计划

↓

联系货源、采购报价

↓

确认货源价格、质量

↓

采购洽谈

↓

法务审核合同责任条款

财务部确认付款条件及帐期
→
←
合同的签订

↓
↓

运营中心总监审批
通知供应商发货

↓

←
↓

不合格
合格
→
董事长审批
交货验收

↓
↓
↓

入库
计划对帐

按合同要求处理或退货
↓

财务按约结算

↓

供应商开票

2.具体流程制度及要求如下：
（一）、采购购进要求
（1）采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。直发中药材应根据销售部提供的直发品种计划，报运营总监签字审核，总监传达给采购部长，采购部长把采购计划下发到集团采购部和下属各子分司报价，然后订好采、销价格拟好合同，交财务部和法务部审批后备案下令采购供货，物流员开始交入跟踪货物。各子公司收到报价单后，必须当天报价完毕回传集团公司采购部。
（2） 采购员于每月30日将物料在途数量提供给集团采购部并上报，为次月采购计划的下达做好准备；同时对在途品种严格监督，确保在途物料及时到货。
（3） 采购部根据需货计划、物料在途及各物料库存情况，于每月5日前制定当月中药材采购资金预算表，并核对无误后上财务。
（4）填写中药材物料采购四联单，本部门保留一份，仓储部一份作为物料接收的依据，财务部一份（标明单价）作为审核发票的依据；追加计划要确保数量按实时采购价格及时下达，并填写追加中药材物料采购四连单，以保证物料的数量及价格不会出现超量或高价问题。
（5）编撰当月中药材到货明细表，跟踪各供应商发货情况，对销售急需品种提前与供应商联系，通知提前将该品种发货；仓储部根据采购四联单进行接收，在没有接到特殊通知，来料数量不符的，仓储部有权拒收并通知采购部。
（6）交货验收：验收员采购员必须确定货物品种数量、质量、交货期的正确无误，以采购员的确定和合同为验收依据。货物验收不合格的需按排补救和退换货。处理近效期、包装破损、质量不达标等问题产品。与供应商、销售部互通信息，最大限度减少公司成本。
（7）建立供应商目录表、月购进目录表，便于后期查询统计。

（二） 、供应商资料收集与审核制度
（1）企业用户：新供应商的开发要严格按照GSP合格供应商评定及管理办法实行，对想要成为我公司供应商的公司，首先在企业资质上审核，资质不合格的绝对不可以成为我公司的供应商；资质合格的还要对其企业声誉、资金承受能力、与我公司合作态度做进一步了解，对怀有不良目标的供应商不予以供货资格；新供应商的考察期为3个。
药品生产首营企业应提供以下资料：加盖生产企业原印章的《营业执照》和《药品生产许可证》复印件；加盖生产企业原印章的GMP认证证书等企业质量认证情况的有关证明；销售人员的身份证复印件；质量保证协议或质量承诺书、开票信息、开户许可证。
药品经营首营企业应提供以下资料：加盖经营企业原印章的《营业执照》和《药品经营许可证》复印件；加盖经营企业原印章的GSP认证证书等企业质量认证情况的有关证明；加盖经营企业原印章、企业法人代表签章的法人委托书，并标明委托授权范围和有效期；售人员的身份证复印件；量保证协议或质量承诺书；开票信息、开户许可证。
以上均需填写“首营企业审批表”“首营品种审批表”（如下表A、B），附上述有关资料，并提出是否进行实地考察的意见，经本部门主管加盖意见后，依次送质量管理部门和企业经理审批。
（2）中药材收购业务：种植人身份证复印件、地产证明、《收购合同》、银行帐号以上必须与种植人姓名一致。

（三） 、合同管理及签订制度
（1）买卖双方经过询价、报价、议价比价及其他过程，最后双方签 订有关协议、合约即告成。采购合同的签字要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、有无返利政策、采购方针的不同，需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
（2）所有采购合同必须表格登记，归档保存。登记内容包括：登记时间、签订起至效限、供应商、品名、采购量。对年度性为目标的合同需关注合同有效期、任务量及返利政策，以便后期续签，跟催申请返利。

四、税票收集管理制度
（1) 付款后7日内要求供应商开具增值税专用发票，接收到供应商开具的增值税发票，要认真核对开具的品种名称、数量、单价、金额、税号，是否与采购金额、数量一致，如有差异及时联系供应商对开具错误的发票及时退回该公司换票处理。无误后连同到货入库单一起整理好，交总经理签字确认，送各子公司财务入账。
（2）建立税票登记明细表。对所有收集的税票进行登记，包括收集日期、开票日期、开票单位、品名、规格、税率、金额、税票号，以以便于汇总、统计。

(五） 、采购管理制度
序号
商品名
供应商
可供应数量（kg)
供应价
产地
联系人电话
地址
可提供服务
1
百部
XX有限公司
1000
10-15
**
张某153*******
**省**市**区

（1）建立供应商信息档案库。采购人员应随时搜集市场价格信息，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。以便在需要时候能随时找到相应的供应商，以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息（如下表).

(2)必须建立各子分司驻地采购，组织实施中药材采购市场和网络调研、预测，熟悉各产地产品的供应渠道和市场变化情况，建立几个以年度为合作期限的大型药材种植合作供应商。
(3)建立同一类货物的货比价格目录，建立建全比价制度。向3家以上供应商询价，保证采购产品的质优价廉。
(4)建立采购购进明细表。于每月4日前上报上月直发品种的到货明细汇总表，以便对该月份计划总结和对各供应商进行评定。(如下表)

采购日期
付款日期
商品名
规格
数量（kg)
供应商
到货日期及情况
2017-1-1
2017-2-28
金银花
统
1000
**公司
2017-2-5齐

（5）每月5日之前将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结,并提出下月用款计划.
（6） 职责分离:采购人员不得干预及参入渠道销售，销售人员也不得参入公司货源采购渠道，采购人员应当对公司的采购报价、销售报价进行保密。
（六） 、中药材样品管理制度。
（1）设立样品陈列柜。按照国家GSP管理要求，设置样品柜的高、宽、厚,内分为2至3个隔,每隔做3个阶梯,其高度以不遮盖样品瓶标签为度,按顺序编号。外装玻璃门,以便于管理、观察和存取。
（2）设样品瓶。样品瓶分三种:用于存放全草类及长条形的药材,宜用sx25em、lox3oem的园柱形样品瓶,用于存放籽粒类及小团状药材,宜用50Oml的磨口广口瓶,鲜样品宜用玻璃缸。(规格视药材大小而定。)
（3）贴制标签。 标签规格以sx10cm为宜。说明标签的设计包括品名、产地、规格、收集者、收集时间、产品编号。产品编号由品名+产地+编号组成，品名和产地分别由每个字的第一个字母组成。
以样品陈皮为例：
品名：陈皮 产地:四川 规格：统条 收集者:李兵-四川分公司 收集时间:2017-3-4
编号: CP - SC - 001
（4）建立样品电子登记表或手工查询本。所有样品收入公司必须进行电子或手工登记，登记内容包括：收集时间、收集者、样品品名、规格、产地、编号、领取人、领取时间、用途。
（七）、建立廉洁制度
所有采购人员必须做到:
（1）、热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本。
（2）加强学习，提高认识，增强法治观念。
（3）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。
（4）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
（八）、采购部主管职责
1.直配供应商的引进及维护
2.采购部日常管理，主要包括：
（1）部门工作安排（日、周、月）
(2)供应商谈判、引进和开发
（3）相关工作流程的制定和调整
（4）突发事件的处理
3.订单的审核、参考安全库存和销售
4.应付款的管控
5.与法务部、财务部、销售部、物流员的协调与沟通
6.库存需求统计、采购计划的制定，审核并调整周月采购计划的需求
7.日常订单的制定和跟进
8.退货等质量问题产品处理
9.货品残损、滞销月报表

附　录　A
（资料性附录）
首次经营企业审批表
表A.1　 企业首次经营品种审批表
企业名称

注册地址

拟供品种类型
（ ）药品 （ ）医疗器械 （ ）食品 （ ）其他
许可证类型
（ ）药品生产许可证（ ）药品经营许可证（ ）卫生许可证（ ）医疗器械（生产）经营许可证（ ）医疗器械备案表（ ）其它
许可证号

经营期限

经营范围

营业执照
注册号

经营期限

经营范围

法人代表

经济性质

传 真

联系人

电 话

电子邮件

质量保证情况
质量机构名称

质量认证情况

采购部意见

质量管理部意见

领导审批

附　录　B 企业首次经营品种审批表
供货单位 ： 申报时间： 年 月 日 编号：
品 名

注册商标

储存条件
第一联：采购 第二联：验收

规 格

装箱规格

批 发 价

生产企业

有 效 期

供货报价

批准文号

质量标准

结算方式

商品性能、用途

市 场 价 格

核定
价格
购进价
调拨价
厅 价

物价部门意见
年 月 日
采 购 部 意 见
年 月 日
质量管理部意见
年 月 日
领导审批意见
年 月 日
注： 1、本表一式二份，验收员凭此表验收首次经营商品。
2、申报时供货单位必须提供商品样品以及加盖红章的如下资料：
（1）质量标准；（2）检验报告书；（3）物价批文；（4）法人委托书。药品最小包装盒、标签、药物说明书。

申请人：

【 受控文件严禁私自影印 】