OA系统管理规定.doc

OA系统管理规定102020年4月19日文档仅供参考巧妈妈食品（韩国）株式会社有限公司OA系统管理规定制定部门：行政人事部编制日期： 核准： 审核： 编制：1、目的为确保巧妈妈协同办公系统（以下简称“OA系统”）安全、畅通运行，充分发挥OA系统的作用，以提高工作效率，持续推进无纸化办公，特制定本规定。 2、范围适用于巧妈妈OA系统的运作及管控。3、总则3.1 OA系统经过中文姓名或员工工号和密码进行身份管理和验证，首次登录OA系统时使用人员需修改初始密码后方可登录。3.2 OA系统内容包括公告栏、文档管理、问卷调查、图片新闻、个人通讯、个人办公、个人设置、流程管理、BBS平台、后台管理及常见工具等功能，旨在实现信息、公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率。 3.3 OA系统以事件为部门，从申请、协助、签批、至办结，均需进入OA系统运转，运转过程中，OA系统将对每一步流程操作自动留痕，以作为管理资料备查，并对每步流程操作进行效能督查。4、系统管理 4.1 公告管理：发布公司相关通知及信息，由行政人事部负责发布及管理。4.2 文档管理：发布公司各单位可公开的相关管理规定及学习材料，由行政人事部负责发布及管理。4.3 图片新闻管理：发布公司新闻图片、培训图片及其它各类活动图片，由市场部、行政人事部负责发布及管理。4.4 流程管理：查询、启动、新增、修改公司OA流程，由行政人事部维护管理。4.5 人员管理：组织架构，人员增删等人员管理功能，由行政人事部负责维护管理。4.6 系统管理：OA系统维护、备份及其它系统管理功能，由行政人事部负责维护管理。4.7 其它功能模块：根据公司需要后期开发后指定管理部门。4.8 使用人员在工作时间内，原则上2个工作时最多不超过4个工作时登录一次OA系统并保持在线状态，确保及时接收相关信息及流程办理。4.9 BBS论坛提供发布公司相关事务主题，版主以主题为中心发布相关细节信息，OA使用人可针对BBS各主题提出针对性意见或建议，由行政人事部统一进行信息管理。4.10 行政人事部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署、分级管理，其它模块指定的责任部门或责任人应履行相关维护和管理责任。 4.11 OA账户新增：由行政人事部在办理员工入职手续后将新入职人员相关信息发送至信息主管，由信息主管负责开通并告知使用人。4.12 OA账户删除：信息主管签署离职人员的离职交接表后，账号应即刻删除。5、流程管理 5.1为最大化实现无纸化办公，已公布实施的OA流程单，均取消手工纸质单方式，实施OA流程单。5.2 特殊机密文件可选纸质呈报。5.3流程审批按各流程相关规定执行。5.4 呈批流程禁止申请人可撤消功能，如需撤消请将流程ID号报备给信息主管撤销。5.5 流程协助角色定义：她人协助、工作代理人、财务审核人员、总经理助理、副总及行政相关事务协助处理员等，角色变更需根据岗位职责或命令通知进行更改。5.6 流程审批岗位定义：总经理、副总经理、人力总监、财务总监、中心领导、部门经理及直接主管。5.7 阅读查看流程权限人员：系统管理员、总经办、财务总监、财务相关审单人员、人力总监、行政人事部相关协助处理人员及临时授权人员。5.8 流程分类规范5.8.1 “人力资源”分类下的流程使用范围：所有厂区工作人员，适用于人事相关的事务。5.8.2 “日常办公”分类下的流程使用范围：所有厂区工作人员，适用于日常办公相关的事务。5.8.3 “营销业务流程”分类下的流程使用范围：所有营销系统的工作人员，适用于营销系统相关的事务。5.9 OA授权签批流程：5.9.1公司所有人员出差期间不允许授权她人代办OA流程，须自己登陆OA审批。5.9.2事假、病假期间允许授权她人代办OA流程，但被授权人审批OA流程时，须请示授权人，得到授权人的同意方可审批，被授权人在授权期间不得登录授权人的账号进行审批, 应使用自己的账号进行审批处理。5.10 “呈批”流程签批规范：5.10.1 OA流程“呈批”申请事项如涉及其它中心或需权责部门审批会签（如行政人事部、财务中心等审核），签核流程为：申请人填写呈批交上级主管逐级审核中心负责人审核转相关中心负责人审核（可同时转多个中心同时评审或审核，填写意见）各中心填写审核建议后直接返回发起中心领导发起中心负责人评估是否采纳各中心意见，同时需针对不同意见在呈批中明确回复后报总经理批准。5.10.2各中心在填写“呈批流程”时，应认真审核且考虑完整，针对同一事项，原则上要用一份“呈批”完成申请，如有遗漏事项需要重新申请，则须在新的呈批上注明原已批呈批的ID号，并注明是对原呈批的增加申请；针对重新申请的流程，须在新的呈批上注明原已批呈批的ID及括弧备注已批总金额，并注明对原呈批申请作废。5.10.3各中心务必遵循先申请后实施的原则，杜绝先实施后补单，违者按公司制度予以处分。5.11 新流程开发和现有流程更改5.11.1 属于中心或部门专用流程，由使用中心或部门提出申请，提供流程制作的相关依据和表单，经中心领导签字确认，协助行政人事部信息主管规划流程图，开发形成最终发布版流程。5.11.2 属于公共类流程，由行政人事部负责梳理相关制度和表单，规划流程图，经行政人事部总监签字确认，开发形成最终发布版流程。5.11.3 旧流程撤消删除：如流程已经不符合相关制度或已不适用，经行政人事部评估确认可取消后，由信息主管负责删除。6、效能督查 6.1 流程办理应按指定的环节考核时间内处理完成，考核时间根据在工作时间内并按上一环节完成时间至本环节完成时间计算，系统将自动记录并做查询依据。6.2 以下协助人员（工作代理人、返回申请人、退回申请人修改、流程中转协助人、行政相关协办人员、她人协助及其它会签人员）的考核时间为 4个工作时。6.3 协助报价人员（报价处理员）的考核时间根据岗位职责制度及岗位工作要求时效进行审批，可参照采购管理规定进行。6.4 审批环节（主管、经理、中心领导、人力总监、财务总监、总经理助理及其它相关审批人员）的考核时间为4个工作时。6.5 各审核、协助环节人员，需按规定时限完成签署意见转入下一流程，在流程执行中有不同意见的只允许往返签批两次，超过两次的则需升格至该流程更高一层管理者进行协调，以此类推，最终按本制度5.10.1条款执行，即：由申请中心最高领导评估是否采纳。6.6 审批人员如因工作离岗或参加会议等原因无法及时登录的应交代平时工作代理人协助处理OA事务。6.9 流程审批经过的后续竣工流程将纳入考核，后续流程办理人员需按本职工作时效性进行处理，最长不得超过三个工作日，以确保流程启动至竣工的完整性。6.10流程启动每个当前环节处理完成后应知会下一环节处理人，启动流程者应跟踪流程处理进度，一经审批经过或被退回流程均需按实际情况进行处理，不得长期停留或不按流程考核规定时间处理。6.11 使用人应及时撤消、删除失效或错发的信息及流程。7、保密与安全 7.1 个人应保管好个人账号及密码，不得借用及外泄。7.2 文档管理人员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，并在公司相关规章制度及可公开的文章知识发布后及时的上传至相关文档模块中，系统自动生成不可下载、不可复制、不可打印的管控效果供查阅，如需提供下载的相关表单应使用压缩方式上传供下载使用，使用OA人员不得将文档信息涉密。7.3 从外网联入OA系统(:8081)的计算机，应安装杀毒软件，以防病毒入侵。 7.4 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在OA系统中的任何模块(如:网络硬盘)。7.5 使用人员应严格执行有关操作规程，不得侦测、盗用她人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息等机密内容。 8、系统维护 8.1 信息主管应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除。 8.2 服务器出现故障，导致系统无法正常运行等其它无法正常使用的，应及时通知使用人员并尽快查明原因、排除故障，恢复正常。8.3 信息主管负责对OA系统数据进行本机备份，每月末对OA系统完整数据进行一次异地备份。 8.4 BBS论坛管理员应定期归档讨论区内容；文档管理人员应定期整理和实时更新知识管理栏中的文档资料，及时删除过期无效文档。 9、奖罚 9.1未按规定进行规范使用、提供数据不准确，对工作造成不良影响的，将视事务的后果情况进行处理。9.2 未及时撤消、删除失效或错发信息而造成滞留情况，将给予流程延误环节责任人记警告处分一次。9.3 对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用单位或使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。 9.4 对泄露机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。 9.5 对考核时间内违反处理事务周期的使用人，根据延误后果视情给予行政处分，如第一次给予记警告处分一次，累计至第三次时则加重一级处理，以此类推。9.6 OA呈批流程严禁单个项目分两次申请，违者将追究申请人及直接上级责任，给予各记警告处分一次。10.附则10.1 本规定由行政人事部负责制定、修改，经公司总经理签批后生效。10.2 行政人事部保留对本规定的最终解释权。