商务及库管培训文件.pptx

库管及商务库管及商务工作操作流程工作操作流程相关流程及处罚制度相关流程及处罚制度公司内部货物调拨公司内部货物调拨（一）、同一事业同一地区的调拔：1、南京总库与门店间调拔：各门店用QQ或者电话告知库管需求货物明细，库管根据实际库存进行配货，做同价调拨单，并核对所发货物是否和同调单一致（核对事项：调出仓库、调入仓库、商品、数量等），核对一致后点击过账，打印同调单一式两份，让收货人签字确认，红联收货方商务（店长）保存，白联库房留存，当天下班之前对本库房主机进行盘存，做到帐实相符。公司内部货物调拨公司内部货物调拨 2、各门店间调拔（含调货到总库）：发货方登记调拨机型、数量、门店，并让收货方签字，及时进A8系统，做同价调拨单，收货方商务登记清楚同调入的信息以备查阅，当天下班前核对A8同调是否属实；如果对方未及时调拔，催其做同调。3、南京总库与常州间的调拔：在A8系统中做同价调拨单，细则参考第1条细则，打印的同价调拨单红联，需总库库管放与打包的箱子内，常州库管根据同价调拨单验收货物，并到A8中查看单据是否一致。公司内部货物调拨公司内部货物调拨（二）、同一事业部不同地区间的调拨：如南京、合肥地区调拨货物，在A8系统中做分支机构调拨出库单，出库仓库选“南京总库”，入库仓库选“合肥过渡库”，商品数量和单价询问产品经理。做好分支机构调拔出库单后，按照分支机构调拔出库单进行配货，并将“分支机构调拔出库单”放在箱子里随货同行。公司内部货物调拨公司内部货物调拨n（三）、不同事业部间的货物调拨：如成都新索（索尼）发来货物，新索在A8系统中做销售出库单，往来单位选“联想江苏关联”，过帐后自动生成一个关联入库单，南京收到货后进行清点，在A8草稿中找到这张关联入库单的草稿，加上经手人过帐即可。n（四）、优配货物的入库：入库流程同普通商品一样，需注意的是供应商先“集团供应商广州优配数码科技有限公司（优配、优源）”。公司内部货物调拨公司内部货物调拨同调单需要重点关注的是：1、所有的调拨均需要收货人在原始单据上进行签字确认。2、货物调拨都必须及时，准确。3、各门市自备一个登记薄，记载货物进出的日期、商品名称、数量、调入仓库、调出仓库、经办人，以备查验是否同调。公司内部货物调拨公司内部货物调拨n处罚细则：n 1）、发货方未核对同价调拨单是否属实就发货，每笔错单罚款20元；n 2）、相关收货签字确认人，未认真核对同调单是否属实就签字确认，每笔错单罚款20元；n3）、相关门店业务人员到总库提货，未及时将同价调拨单交与商务的，每笔罚款10元；n4）、商务未对当天同价调拨进行核对，后期出现因同价调拨出错的，每笔罚款50元；库存管理库存管理二、盘存频率盘存频率 基本要求：1、零售店面的大件物品和主营产品，必须保持每天盘存（华海店由商务负责，其它店面由店长负责）2、零售店面的零星货物（配件），每周不得低于两次的盘存频率3、由公司财务部门按照一定的时期对店面进行抽查，其抽查的形式不定，时间不定，项目不定，其频率不得低于每月一次（由财务按照多个仓库进行安排）。库存管理库存管理n处罚细则：n1）、未做到每天对大件盘点的，处罚10元；n2）、未做到每周全面盘点的，处罚10元，n3）、财务部组织的盘点，发现账实不符，如商品混淆下账造成的，需要通过盘盈盘亏进行调账处理的，每笔罚款10元；n4）、其他盘盈盘亏，按照公司财务部规定，盘盈做公司营业外收入，盘亏按照公司成本价由相关责任人进行赔付；库存管理库存管理货物盘亏具体赔付办法：货物盘亏具体赔付办法：1 1、有明确责任人的，由相关责任人承担全部赔付。2、对店铺的存货遗失，无法判定具体责任人的（责任人不明确的），由店面商务承担40%，店长承担40%，店面其他人员承担20%。（没有商务的承担比例：60%，其他40%）3、凡是货款遗失（现金，刷卡单，支票）。由店面商务如是店长代理商务的，分别由商务和相应店长承担100%。因此需妥善保管货币资金。店面商务细则店面商务细则n商务作为财务延伸段，在店面应行驶财务管控、监督的角色，严格按照公司财务部规定工作，主动拒绝违规操作，并对店面业务人员违纪、违规行为即时上报给财务部乃至地区总经理。商务的账务操作流程商务的账务操作流程一、采购入库1、公司从外单位统一采购物品：由库管上A8系统办理采购入库单（备注是否带增票）打印入库单加盖收货章交供货商作为结款依据，带票的一份交财务催票。2、门市从外单位采购物品：由店面商务（无商务的店面由总库库管负责）上A8系统办理采购入库单（备注是否带增票）打印入库单加盖收货章交供货商作为结款依据。3、从外单位采购退货：上A8系统办理采购退货单，办理该单据时，直接“引用入库单”关联生成采购退货。同时收回“采购入库单”。4、从本公司关联单位采购：由关联出库方上A8办理“销售出库单”，采购方直接到A8的“业务草稿”中去查找该单据对应生成的“采购入库单”，然后过帐该“采购入库单”。商务的账务操作流程商务的账务操作流程采购业务中需要重点关注的是：采购业务中需要重点关注的是：1、凡是进入公司的货物（包括供货商摆样），必须办理入库手续，否则严惩；2、货物入库都必须及时，准确3、不管采购时是否支付了货款，在做入库单时都不要选付帐户和付款金额商务的账务操作流程商务的账务操作流程n二，销售出库事项：n 1）、要求店面业务人员每笔销售均应详细填写销售单据，填写事项包括：客户姓名、电话、主机型号，并标注主机机身号前10位（如：ES04625919）,配件具体商品名称，收款事项，开票事项（开票标注A，不开票标注为B）n 2）、销售实现后，商务即时到A8中处理好当天的销售出库，并核对每笔A8中销售单是否和手工销售单一致，经手人”填写该单销售员姓名（非本店人员到店面支持时，经手人为实际销售人员，店面选被支持店面，部门改为被支持店面），在每笔A8销售单中，备注栏必须标示：收款事项、开票与否、销售单据号、销售主机必须标注机身号码；n 3）、欠款销售：基本流程同“现款销售”，所有的欠款销售，不选择“收银帐户”，同时也不填写“收款金额”。n n关于销售单据标注主机编号的重要性说明：n1）、如果联想进的机子要报号，库管忘记扫号，可以很容易知道；n2）、机子出现问题，也可以很清楚知道是哪里进的货，好进行保内维修；n3）、客户机子出现问题，可以清楚是否是在我公司购买的；n 商务的账务操作流程商务的账务操作流程销售退货的流程办理：报零售经理同意收回购货发票（或收据）店面商务打印原销售单零售经理签字财务主管签字店面商务上A8做“销售退货单”草稿业务部会计过帐。如遇到退货时，相关人员没在，应电话知会相关负责人，同意后再补签字。4）、销售退货：店面商务上A8办理“销售退货单”，选择完客户与经手人后，点击“引用出库单”选择对应的销售出库单据。由店面商务将“销售退货单”生成草稿。n。商务的账务操作流程商务的账务操作流程三、回扣业务和多开票业务1、凡是有回扣的销售，开票金额大于实际销售金额，销售人员必须向客户说明多开票收税的规定，以免发生不快，多开票金额按照不低于8%比例收取。2、回扣业务办理流程：回扣业务必须先知会零售经理，财务经理确认该笔业务的利润情 况经手人配送单上标注回扣金额，收税点金额商务办理 A8销售单（体现应收为负数）经手人办理好返款申请单相关人员签字后财务备案客户到公司领款（每周二，五）。所有回扣均需客户自行到公司领取。如需打卡的，事前必须报备业务和财务经理，否则不予办理。商务的账务操作流程商务的账务操作流程n四、收款单的办理：n 1）、现款销售收款：店面商务上A8办理“销售出库单”，该业务为现款销售类型时，选择“收款帐户”和“收款金额”，且收款金额与销售金额一致，即可“过帐”。n 2）、欠款销售收款：店面商务上A8办理“收款单”，其“收款单”的收款金额必须与应收金额一致或低于该金额（不得高于应收额度），即可“过帐”。n3）、收取定金或多收款项（回扣）：店面商务上A8办理单独的“预收款单”。商务的账务操作流程商务的账务操作流程五、货款上缴：五、货款上缴：1）、商务上A8录入完当天的销售单后，每天清理本门市的收银帐户和现金，两者保持必要的核对。（收银帐户在A8财务管理-财务报表-现金银行余额表-门市收银帐户）2）、每天下午5:30到出纳处交纳当天的营业款，5：30后的营业款由店长代为交到出纳处，次日做款项的结清；基本要求：基本要求：1、零售店面原则上必须收取现金，凡是客户支付类型为支票时，必须要求该项业务的经手人到客户的开户行进行顺进，店面商务凭回单办理收款手续。2、零售店面的欠款收取，如果不能按期收回，必须要求业务经手人办理延期收款申请手续，一笔欠款业务只能办理三次延期，超过收款时间，按资金利息对经手人进行收取。商务的账务操作流程商务的账务操作流程六、付款单的办理：1、采购付款核对：商务将采购入库单的原始单据罗列的商品给予核对是否已经销售，（统一进货由库管核对，店面由商务核对，无商务的店面由店长核对）并且确定所购货品是否带增票进入。并在收回的入库单上签上“已售”字样，签上对单人的姓名（必须完整）2、采购支付：商务将打印出的入库单 交产品经理，产品经理核对价格后交财务核对，财务核对完毕后直接交出纳，由出纳按照实际资金安排，上A8系统做对应付款单，并按公司结款时间给予款项的支付。商务的账务操作流程商务的账务操作流程支付要求：支付要求：1、长期供货商家可以采用周结款方式，结款时间为每周星期二。2、凡是单个供货商单位结款金额超过1000的，需要支付支票，1000 以下的原则上可以支付现金。3、零星购货的支付原则是必须已经销售了的，方可进行结款。4、产品经理需对进货价格进行审核，凡是财务审核核对出相同时期相同商品有不同的价格差异时，可拒绝支付款项。5、各零售店铺商务原则上不允许用销售款支付货款，所有的货款必须到公司进行领取、支付。但是支付金额在备用金额度以下的，店面可以先用备用金垫付，交款时到出纳处支取货款，备用金额度以上的支付需要财务经理的同意方可支付。商务的账务操作流程商务的账务操作流程n七、其他工作职责：n1）、每天到A8中清理应收，对赊销款项即时向相关业务人员催收，对时间较长赊销，应上报给财务部作出处理；n2）、做好客户开据发票的所需提供资料的讲解，对已经开据增值税专用发票的客户，即时向相关业务人员催收收货收票回执单；n3）、每日早上，整理店面货物，配合店面人员做好清洁卫生，查看防盗设施是否启用，当天销售单据是否领用齐全；n4）、配合店面销售，做额度范围以内的零星配件采购，在做好本职工作后，应主动帮助业务人员做店面销售辅助工作；八、自有商品使用八、自有商品使用 基本流程：基本流程：1 1、到办公室填写“请购单”（备注为门市自有库存商品）2、“请购单”中相关人员签字同意后，店面商务在行政部领取“自用商品报损申请单”。3、“自用商品报损申请单”相关人员签字完毕后，到行政部填写“领用单”。4、凭签字后的“自用商品报损申请单”到财务处办理，门店商务做A8“报损单”草稿，财务见签字同意后的申请单过账。“领用单”交行政部进行登记管理。基本原则：公司任何员工不得擅自开箱使用公司的库存物品，也不得未办理完毕自用商品报损手续就使用公司的库存物品。n n罚款细则：n1）、销售人员未填列主机编号，每笔罚款10元；n2）、销售人员销售单据未填写清楚所售商品，或者漏写商品，每笔罚款10元；n3）、商务未按照销售单据入账，下账错误，每笔罚款10元；n4）、未及时清理应收，财务部事后发现异常应收，对商务每笔不低于10元的罚款；n5）、零星采购，即时办理入库，在A8中做采购入库单，未及时办理入库事项的，每笔罚款10元；n其他罚款细则：上班时间不得上与工作无关的网站，不得用公司电话打个人电话，违者每次罚款10元，第二次累加罚款。n关于炒货机型的采购：必须先向店长申请，再向产品经理申请，经过一致同意后，方可进行采购，但如果所购机型我公司没有进项发票，不得向客户开据发票，如有未经过同意进行采购，商务没有进行阻止，没有向上级部门通告，处以每次100元 的罚款。九、工作移交基本原则：所有工作岗位在变换工作人员时，必须严格办理移交手续，（表格）且移交内容必须完整。基本要求和责任划分：1、在移交手续不完整的情况下，移交人和接交人均可提出异议，并要求对方给予及时更正。2、如双方在移交手续和内容上不完善，同时也未提出异议的，则视为默认，由接交人承担全部责任。3、店面商务与店长或代理库管移交的内容有：库存商品、备用金、应收欠款单、未使用完的单据、及时交纳的费用时间，以及其他需要特殊说明的移交内容。