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给联合办公装上智能大脑，整个空间都是你的管家 联合办公行业的系统服务商 联合办公空间正在全世界范围内经历爆炸性的增长。根据Emergent Research的估计，到2020年， 全世界范围内的联合办公空间将达到近30000家，全世界将有近400万人在联合办公空间里工作。在中国，联合办公同样经历了巨大的成长。2016中国创新创业报告显示，自1987年中国的第一家科技企业孵化器出现，截至2016年年底，2016年底众创空间的数量超过4000家。在空间数量爆发的同时，空间的运营和服务水平势必成为空间差异化的重要因素。无论是对新型办公空间的目标人群需求的细分和运营体制的标准化完善，还是管理系统的信息化，办公环境的智能升级，都成为这个行业的从业者迫切的需要。类似于酷办这样的联合办公管理系统产品也应运而生。共享空间的智能大脑酷办是一家致力于用科技帮助办公空间从业者提升管理效率，提高空间智能化，让办公更美好的创业公司。酷办并没有一间自己运营的实体物理空间，而是通过和空间运营者合作，专注于利用互联网和物联网技术，开发简单，实用，有效的360度管理系统。从大趋势来看，一方面随着大数据，人工智能，虚拟现实，物联网各种技术手段的成熟，另一方面随着国内地产行业从增量经济转型存量地产服务的趋势，科技与地产将越来越紧密结合，拥有先进的管理系统和智能化办公系统将为空间从业者带来服务水平上的质的飞跃。通过这篇文章我们希望把一年来对于地产+科技模式的思考和实践与读者分享。1空间系统产品的定位虽然联合办公空间经历了三年的快速发展，但是目前在整个办公地产的市场份额仍然只有1左右。 在目前大多数空间首先需要解决空置率，实现盈利和提高对入驻企业的服务水平的现状下，高度垂直细分的联合办公领域出现的信息化系统该如何定位自己？我们认为，办公系统的信息化和智能化是大势所趋，但应该不仅仅是解决运营效率的工具。任何工具都具有一定的学习成本，如果仅仅是作为替代传统的管理和协同工具例如Excel 和其它通用型办公OA软件，管理系统所能带来的价值是十分有限的。相反，它应该融入标准化管理的最佳实践，同时具有丰富的可定制性，为联合办公空间实现灵活的商业模式，提升服务体验，在激烈的市场竞争中树立自己的独特性。从空间运营者，入驻企业管理者，入驻用户等空间生态中的各个人群的实际需求出发，设计人性化，多角度的整体系统是产品成功的关键所在。对于空间运营者而言，解决招商困难，提高销售转化率，树立空间品牌，提升运营效率的同时有更多人性化的服务，引进增值服务，活跃社群人气等等都是每个从业者面对的难题。对于入驻的用户而言，除了在舒适的办公环境下工作之外，方便顺捷的共享会议场地，文印资源，掌控自己的个性化设置，进行休闲，工作，社交等都不可少。传统的办公场所管理软件往往缺乏面向客户的考虑，而智能办公系统除了难以安装和定制的缺点之外，缺乏统一的用户信息和数据的基础，造成体验上的割裂。面向办公空间的管理系统应该把后台的运营与前端的办公体验结合在一个有机体系之内，同时具有开放的特性，可以不断的插入新的模块，不断的提升管理效率和用户体验。2客户关系管理客户关系管理（CRM）已经成为行业招商必不可少的工具。优秀的客户管理工具不仅可以帮助空间运营者管理潜在客户，及时跟进客户流程，提高客户转化率，并且在此基础上获得客户洞察，对客户的来源，跟进速会议场地智能化管理度，各个分店的租赁情况，甚至如何对空间进行进一步的改造升级都提供了非常丰富的数据和分析。使用简单的Excel表格跟进客户影响协同效率的同时也很难获得如此丰富的洞察，而通用型的CRM缺乏对行业的定制使得体验感偏差，使用成本上升。酷办系统的CRM针对地产租赁行业而设计，减少使用工具的复杂度，并且因为招商系统和其它系统是一个统一的整体，对客户的生命全周期进行完善的记录和分析，通过各个环节的提升促进了空间的入驻率，延长客户的租期。3合同租约管理同时掌握入住率联合办公的租户偏向于小微企业，创业企业或是个人自由职业者。相比于传统写字楼租赁，租期灵活，面积细分是联合办公的优势，但是也给管理上带来了巨大的挑战。针对长租，短租，日租和会员制等各种商业模式，合同租约的信息化管理是运转良好的联合办公空间的刚需。同时，合同的审批流程又带有企业OA软件的特点。良好而灵活的合同租约体系必须包括涵盖合同模版管理，合同租期定制，开放和私有办公室的不同租赁方式，以及其它资源的配置的功能，方便运营者高效的控制入驻率。通过账单自动生成，催缴方式的灵活定制大幅度降低租金的逾期率，对空间的盈利状况有根本的改变。同时，优秀的合同管理系统还会对空间的使用情况进行精确的分析，实时地掌握空间资源的利用情况，颗粒度细致到每个会员，每个工位，从而帮助发掘资源和商业模式上的更新。4场地预定管理共享空间的本质是把原来不常利用的资源例如会议室，茶水间，文印，作为可以共享的资源实现分时利用。一个对入驻用户体验友好，可以随时查找和预订场地的管理系统可以避免会议室使用冲突，或者无法预租重要场地的苦恼。优秀的场地预订系统不仅可以允许用户预订场地，而且可以发出邀请，建立日程表，丰富的管理员确认和取消会议权限功能，把资源的共享和入驻用户的工作安排协同起来。同时，后台强大的数据分析功能帮助运营者更好的调配会议室比例，在不损害用户使用体验的同时扩大空间使用效率。除了公共场地的预订之外，单个工位或者会议室的灵活预订也有非常重要的意义。Wework的一些空间之所以入驻率可以高达100%就是因为除了固定的长租之外，还有少部分的日租工位供会员临时租用。场地管理系统需要对工位的库存进行实时性的掌控，同时区分各种会员机制才能实现最高效的利用。目前大多数的联合办公空间还是比较粗放型的管理工位，但是随着经营的改善和会员体制的成熟，精细化管理所有工位，办公室，会议室必将成为现实的需要。5智能门禁解决方案门禁是空间的刚需，使用智能门禁不仅为入驻用户提供具有科技感的体验，也极大的方便了空间运营管理。传统的一卡通系统通常使用繁琐，无法和会员身份打通，安全管理极其容易疏漏，并不适宜联合办公类高度流动的场所。例如和酷办系统集成的蓝牙门禁解决方案提供了手机摇一摇开门，靠近自动开门等适合90后的科技感十足的开门方式，把开门时间降低到1秒以下，同时也可以支持扫二维码，绑定IC卡等传统开门方式，适用于不同场景和客观条件。另外，门禁作为资源管理的权限工具，智能化也具有十分重要的意义。例如会议室的门禁就可以和预订系统联动，平常处于关闭状态，只有在预约时段才有权限打开。6智能办公设备除了智能门禁之外，现代化的办公环境将利用物联网，大数据，人工智能提供更加个性化的办公体验。例如智能WIFI不仅给每个用户分配不同的密码，同时可以更好的分配有限的带宽资源，为办公带来良好的体验。而智能照明，智能插座可以降低能源消耗，提供更加绿色的办公环境。打印系统也是联合办公空间共享打印的必须。酷办系统通过集成各种智能设备，与后端的管理系统相结合，每一个智能设备的控制，使用和数据分析都能够帮助提高运营效率，最大化利用资源，并做出合理的分配。7企业服务和社群平台除了物理空间资源的管理，企业增值服务是空间价值的重要体现。对于入驻企业而言，工商财税法，融资招聘技术行政等各种服务都是必须的，空间提供服务对接是顺其自然。然而目前大多数的服务平台由于小微企业的客单价低而复杂度并没有减少很多而难以聚集优秀服务商的精力，而大型的服务商也容易忽视小的联合办公空间的需求。在此形势下，空间花费大量人力对接服务往往收效甚微。空间管理系统作为线上服务平台，可以极大的减少对接成本，空间运营者只需要注意去关注服务流程，收集服务反馈，进一步甄选适合入驻企业的服务商。另外，入驻企业的社群建设也是空间管理系统的重要功能。空间提供了物理上的交流和接触机会，社群系统提供了线上的沟通和交流。相比于目前常用的微信群沟通，线上社群更容易定向发布信息，标签化寻找匹配的人群或企业，同时也减少了很多噪音，更适合职业社交和资源匹配。Wework高估值的背后也是目前8万多会员组成的线上社群提供的无限可能。对于国内的众创空间，建立线上社群需要依靠一套强有力的信息系统和运营经验。8定制品牌和多渠道支持一个强有力的品牌是实现空间价值大幅提高的重要因素。每一个品牌的背后都是优质的服务，强大的系统和对客户的无比尊重。拥有自己定制化的App则是延续品牌价值传达的重要一环。酷办系统满足品牌定制化的需求，使入驻用户使用空间自身品牌App实现办公的各种需求，势必留下更为深刻的印象。除了App之外，也需要对各种不同用户做出场景的区分。例如官网一般是给需要了解社区风格，预约参观空间的用户使用，微信服务号则更倾向于满足会员的轻度使用需求，例如一般的资讯信息，场地的快速预订，活动的参与和企业服务的查询都可以通过微信服务号来完成。而常驻空间的用户更倾向于使用App获得完整而良好的体验。一个优秀的空间管理系统可以同时支撑这几种不同的使用场景，实现用户群体的全方位覆盖。8用户体验和安全性另外值得提出的是，随着企业软件的消费者化，现代的空间管理系统应该在设计上充分注重用户体验，简单，极致，优美的产品设计与快捷，高效的技术手段相结合，让使用者不需要复杂的培训就可以上手使用是每一个系统完善的目标。在软件的背后是对使用者的深刻洞察。企业软件不可避免面临的问题是标准化和定制化的取舍，而真正优秀的设计需要兼顾两者，在更高维度搭建架构，使得用户既可以方便的使用产品，又可以根据自己实际情况定制功能。在这一点上，系统设计不再是简单的Excel表格的复制，而是对运营体系各个部分及其联系的深刻了解。另外，作为空间管理的中心系统，软件和硬件安全不可忽视。尤其随着软件即服务（Software as a Service）的兴起，大部分的软件功能开始建构于云平台。传统的软件可以实施私有化部署，但实际上私有化部署也不能等同于更加安全，因为只要软件暴露于公有云网络之中，就同样易于受到攻击。系统安全性应该由以下几个方面来考量：数据存储是否安全，敏感数据是否二次甚至三次加密，传输路线是否通过HTTPS，不同客户之间的数据是否良好隔离，公司内部人员权限是否有分层分颗粒设置，与系统提供商是否有健全的法律保密协议以及服务商内部是否有安全守则规范员工行为。事实上，尊从良好的安全规范的SaaS系统远比传统软件更加安全。而且由于SaaS的部署可以做到实时，修复安全漏洞的速度远远高于私有化部署的软件。目前，全球范围内SaaS已经无可争议地成为软件的发展方向。在中国，SaaS在联合办公空间这个新兴领域也越来越被人们所接受。空间酷点评“用了酷办以后，社区管家们从许多繁琐的行政任务解放出来了，可以用更多心思做社区建设以及客户服务。提高的效率直接转化成了客户的粘性，无界要做最有温度最有活力的办公社区，酷办为我们添了一把火”韩昕锜（无界空间联合创始人兼COO）“酷办系统了解运营办公空间的实际需求，有效地提高了空间的运营效率，并且也为空间的入驻会员提供了更加便捷和高效的办公环境；将会使整个空间的运营更加自动化和智能化。酷办系统可以说是办公空间的360度云端管家。”王彧（Funwork北京总经理）“酷办系统从空间规划、财务管理，再到空间事无巨细的日常运营，不仅大幅度地提高了工作效率，更帮助空间运营者积累和沉淀了大量的真实数据，对未来新老空间的运营提升，甚至整体空间的战略发展方向都有着不可估量的作用。”Ryan（wedo联合创业社联合创始人）结语总之，随着联合办公空间的发展，精细化运营和数据留存越来越成为空间从业者需要考虑的问题，同时，智能化办公的趋势越来越明显，各种智能硬件和数据系统的融合将应用于办公系统之中。酷办作为一家专注于提供空间管理和智能化系统的科技公司，拥有无界空间，Funwork，Wedo创业联合社，星库空间，龙湖一展空间等国内多家知名联合办公空间客户，帮助空间成为企业办公服务平台，同时每家空间也可以根据自身特点定制发展自己独特的优势。未来的空间系统是一个建立在SaaS基础上的开放系统，通过不同空间，各种软硬件的结合实现资源的实时调配，分时共享，连接人与人，人与环境是构建办公管理系统的终极目标。内容总结（1）给联合办公装上智能大脑，整个空间都是你的管家 联合办公行业的系统服务商 联合办公空间正在全世界范围内经历爆炸性的增长（2）2客户关系管理客户关系管理（CRM）已经成为行业招商必不可少的工具（3）3合同租约管理同时掌握入住率联合办公的租户偏向于小微企业，创业企业或是个人自由职业者（4）在中国，SaaS在联合办公空间这个新兴领域也越来越被人们所接受