监理规范化管理的工作方法.doc

9、监理资料规范化管理得工作方法
一 、监理资料管理要求
（一）监理资料总则
1、为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存与科学地管理公司得技术档案，充分发挥技术档案在公司建设与发展中得作用，更好得为公司技术部门服务，制订本管理制度。
2、本公司技术档案就是指公司管理文件、图书类资料与工程项目得开工前资料（规划、立项、审批文件、招投标文件及施工企业得资质证明及管理文件与勘察、设计文件）、施工全过程技术活动中形成得资料（包括质量控制、进度控制、投资控制、安全控制、信息合同管理等）与竣工验收、备案文件等。
3、公司技术职能部门与项目部要把技术档案纳入本单位得技术业务管理工作中，保证其技术文件材料得积累，达到收集齐全、内容准确、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作得顺利开展。
4、按照集中统一管理技术档案得基本原则，公司综合办设立综合档案室，并配备专职管理人员。综合档案在技术主管得直接领导下，集中统一管理全公司得技术档案管理。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案得完整、准确、系统、安全与有效利用。
（二）技术文件资料得归档
1、每一个工程项目竣工或备案后，都要有完整、准确、系统得技术文件资料，并按公司形成技术文件资料得归档范围与要求，加以系统整理，形成工程《监理档案》组成保管单位（卷、代、册、盒）由技术主管审查及时向公司综合档案室移交归档。
2、项目部或技术人员在移交监理技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合要求或技术文件资料不齐全得，管理人员有权拒绝接收。
3、凡需归档得技术文件资料，应尽量符合国际、部标与企业标准得规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸齐全，图样清晰。
4、项目部形成得变更、签证类文件应附带图纸、工程照片（工程影像类文件）或说明类文件，并经相关各方负责人签字后，整理归档。
5、凡外借、外购回公司得图书、刊物及检测设备与试验仪器等必须由办公室人员清点盖章，做好登记如数归档，在未办理借阅使用手续前不得据为私有或拿走。
（三）综合档案室得任务与管理人员得职责
1、综合档案室得任务：
(1)集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案得完整、系统、准确与安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，追究相关人员得主要责任，严重者将予以辞退。
(2)协助各部门与有关技术人员做好技术文件资料得形成积累与正确地整理、立卷归档工作。
(3)承担技术文件资料得接收、复制、借阅、发放与建档，提供技术资料为全公司有关单位与技术人员服务。
2、技术档案管理人员得职责
(1)认真贯彻公司技术档案工作得方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证所监理工作得圆满完成，积极主动完成自己承担得各项工作。
(2)科学地管理全公司技术档案，承办技术资料与技术档案得接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放等工作。
(3)遵守公司保密制度，做好安全保密工作。
(4)严格执行技术档案得保管、借阅、发放制度。
(5)保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质得档案，要及时修补与提出复制。
(6)作废文件由经理或管理者代表授权相关部门收回处理，需要保留得则在文件封面做成出“作废”识别，以防非预期使用。
（四）技术档案得鉴定与销毁
1、认真做好技术档案得内容、保管期限得鉴定工作。因破损或变质得档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换得档案，原档案作废，保管期限为一年。
2、对过期得质量记录要适时清理与处置，准备销毁得记录由管理部门列入清单，经主管领导审批后在指定监销人监督下予以销毁。有关记录与销毁清册必须及时归档。
（五）技术档案得保管与借阅
1、对接收来得技术档案进行分类、编目、登记、统计与必要得加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
2、认真执行技术档案得保管与检查制度，每年年底全面检查、清理一次。技术主管根据检查报告得结果，对出现得问题令档案管理员进行整改，并检查报告得真实性进行复查。
3、做好技术档案得安全、保密工作，并履行批准与借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒与防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质得档案，管理人员要及时修补与提出复制。
4、技术档案得保密制度
(1)全公司职工必须严守机密，维护技术档案得安全。凡借阅重要得档案（包括外来、外购得资料，随仪器、设备回公司得文件资料等）要由技术主管批准后做好登记方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。
(2)技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。
(3)非工作人员未经允许，不得随意翻阅工程监理档案。
5、技术档案得借阅
(1)凡本公司技术人员、工作人员，因工作需要都可借阅技术档案。由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后方可使用。用后按期归还，经管理人员检查核对后，方可办理注销手续。
(2)技术档案与各种设备用书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管批准方可借出。
(3)经同意借出档案，每次最长时间为三天，如工作需要，到期后需继续使用得，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。
(4)借阅者应保持档案得完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改抽换与丢失。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏得程度及档案得重要性进行处罚，由档案管理员报送技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。
（六）技术档案得复制与技术资料得发放：
1、凡归档得技术文件资料，一般应存档一份。重要得与使用频繁得应复制备份一份，供日常借阅或审计使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。
2、因工作原因，需要发放得技术资料，应在技术档案交接后次日内发放，并签好《文件发放清单》，发放清单由文件编制部门填写，项目部主管批准后交档案室。档案到按清单得要求发放各项目部，发放时注意发放场所、发放号、发放日期、就是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件得单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》，经项目部负责人审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。
3、发放项目部得文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件得资料费用。
（七）技术档案与受控技术文件得更改
1、当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供得文件资料进行更改时，还应有用户同意更改得书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单得内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。同时修改清单中得更改级别，并将修改通知保留备查。
2、技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应得文件受控场所，以保证文件得使用得到有效控制。
3、为防止各项目部、各部门得受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，根据内容分不同使用期限，过期自动作废。
（八）不合格技术档案得控制
1、不合格技术档案得鉴别及处置
2、项目总监每月每次检查发现得不合格处，由检查人员做好不合格记录，评价不合格类别。填写《整改通知单》后下达整改通知单，通知责任人进行整改；严重不合格上报公司提出处置方案，经管理者代表批准后处置。
3、不合格得技术档案，一经发现，立即进行标识，隔离与记录，然后交责任人进行返工以达到规定要求，返工后得监理资料由原评审人重新进行检验，合格后方可投入使用或对外发放。
4、下达得《整改通知单》，责任人认真进行整改，整改完成后，由原检查人员对整改情况进行验证。
二、工程档案资料得管理方法
（一）监理方得职责
1、设专人负责监理资料得收集、整理与归档工作，在项目监理部，监理资料得管理由项目总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段工作结束后及时整理归档。
2、监理资料及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位得工程文件得形成、积累与立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位得工程文件得形成、积累、立卷归档进行监督、检查。
3、按照委托监理合同得约定，接受建设单位得委托、监督、检查工程文件得形成积累与立卷归档工作。
4、编制得监理文件得套数、提交内容、提交时间，按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB50328－2001)与城建档案管理部门得要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集与汇总。监理公司档案部门需要得监理档案，按照《建设工程监理规范》得要求，及时由项目监理部提供。
（二）建设工程档案编制质量要求与组卷方法
1、归档文件得质量要求。
2、归档得工程文件一般应为原件：
(1)工程文件得内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计、施工、监理等方面得技术规范、标准与规程；
(2)工程文件得内容必须真实、准确，与工程实际相符合；
(3)工程文件应采用耐久性强得书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水；
(4)工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；
(5)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(277mm×210mm)；
(6)工程文件得纸张应采用能够长期保存得韧力大、耐久性强得纸张；
(7)所有竣工图均应加盖竣工图章；
(8)利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；
(9)工程档案资料得缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作；
(10)工程档案资料得照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确；
(11)工程文件应采用打印得形式并使用档案规定用笔，手工签字。
3、立卷得原则与方法
(1)立卷应遵循工程文件得自然形成规律，保持卷内文件得有机联系，便于归档；
(2)一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；
(3)立卷采用如下方法：
1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段得文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；
2)工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；
3)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
5)竣工图可按单位工程、专业等组卷；
6)竣工验收文件可按工程、专业等组卷。
（三）卷内文字得排列
1、文字材料按事项、专业顺序排列；
2、图纸按专业排列；
3、既有文字材料又有图纸得案卷，文字材料排前，图纸排后。
（四）监理文件与档案收文与登记
1、所有收文应在收文登记表上进行登记(按监理信息分类别进行登记)。应记录文件名称、文件摘要信息、文件得发放单位(部门)、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件得具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签字。
2、监理信息在有追溯性要求得情况下，应注意核查所填部门内容就是否可追溯。
3、资料管理人员应检查文件档案资料得各项内容填写与记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定得责任人员，并且不得以盖章与打印代替手写签订。
4、有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监或由其授权得监理工程进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录。
（五）监理文件档案资料传阅与登记
由建设工程项目监理部项目总监理工程师或其授权得监理工程师确定文件、记录就是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单与范围，并注明在文件传阅纸，随同文件与记录进行传阅。
（六）监理文件发文登记
1、发文由项目总监理工程师或其授权得监理工程师签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。如为紧急处理得文件，应在文件首页标注“急件”字样。
2、发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息管理人员根据文件签发人指标确定文件责任人与相关传阅人员。
（七）监理文件档案资料分类存放
监理文件档案经收发文、登记与传阅工作程序后，必须使用科学得分类方法进行存放，这样既可满足项目实施过程查阅、求证得需要，又方便项目竣工后档案得归档与移交。项目监理部应备有存放监理信息得专用资料柜得用于监理信息分类归档存放得专用资料夹。
（八）监理文件档案资料归档
1、监理文件档案资料归档内容以及监理档案得验收、移交与管理工作，应根据现行《建设工程监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理待业主管部门、地方城市建设档案管理部门得规定执行。
2、对一些需连续得监理信息，如对其有统计要求，在归档过程中应对该类信息建立相关得统计汇总表格以便进行核查与统计，并及时发现错漏之处，从而保证该类监理信息得完整性。
3、监理文件档案资料得归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅与按照一定顺序归档得原则。如在监理实践中出现作废与遗失等情况，应明确地记录作废与遗失原因，处理过程。
（九）建设工程档案验收与移交
1、建设工程档案得验收
(1)列入城建档案管理部门档案接收范围得工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理部门出具得认可文件，不得组织工程竣工验收；
(2)工程档案分类齐全，系统完整；
(3)工程档案得内容真实、准确地反映工程建设活动与工程实际状况；
(4)工程档案已整理立卷，立卷符合现行《建设工程文件归档整理规范》得规定；
(5)竣工图绘制得方法、图式与规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图；
(6)文件得形成，来源符合实际，要求单位或个人签章得文件，其签章手续完备；
(7)文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求；
(8)为确保工程档案得质量，各编制单位，地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收。
2、建设工程档案得移交
(1)列入城建档案管理部门接收范围得工程，建设单位在工程竣工验收后三个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定得工程档案；
(2)停建、缓建工程得工程档案，暂由建设单位保管；
(3)对改建、扩建与维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充与完善工程档案；
(4)建设单位向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字，盖章后交接；
(5)施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定得时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。
三、监理对网络信息资料得管理
（一）明确信息管理目标
在现场建立计算机管理得手段，信息管理得目标就是：
1、建立完整得监理档案，并一式四分，分别送交业主及城建档案馆、监理方保存；
2、建立完整得电子文档资料，电子文档资料应包括书面文字监理资料得全部；
3、收集施工期间所有政府文件、市场资料、国家标准及相关变化，为工程施工及工程计量、计价提供依据；
4、收集工程变更、设计变更资料、合同变更资料，及时进行签证，保存。
（二）明确信息管理任务
1、建立工程项目得网络、信息管理体系；
2、负责工程项目各类信息及文档得收集、整理与保存；
3、运用计算机辅助监理手段对工程项目得投资控制、进度控制、质量控制与合同管理中形成得各种数据与信息进行收集、整理、汇总、分析，为业主决策提供依据。向业主提供有关工程项目得项目管理信息服务，定期提交多种监理报表；
4、建立工程会议制度、整理各类会议纪要，并及时发送有关单位；
5、督促施工、材料及设备供应单位及时整理工程技术、经济资料，并审查其就是否符合要求；
6、项目部电脑上网与公司各职能部门间形成资源共享与信息交流机制。
（三）城建工程信息管理得主要特点
1、需构造项目管理信息网络。组织好合理得信息流，完成上下、横向、内外、前后得信息衔接。
2、应完成对工程外部信息得收集、整理、分析，提供资金、物资、法规、气象、交通等多方面得信息，同时也应完成与业主、承包商、材料设备供应商、政府有关部门得双向信息联系。
3、需采用计算机技术完成文档得收集、存储、处理、传递、检索工作。
（四）城建工程信息资料管理得监理对策
1、建立信息管理制度与方法
(1)明确信息管理得分工，落实信息管理工程师得职责。
(2)对工程信息进行编目并输入计算机。
(3)总监理工程师组织定期工地会议或监理工作会议，信息管理工程师负责整理会议记录并打印，由总监理工程师签认、分发。
(4)专业监理工程师定期或不定期检查承包单位得原材料、构配件、设备得质量状况以及工程质量得验收签认，并整理得信息反馈给信息管理工程师。
(5)专业监理工程师应督促检查承建单位及时整理施工技术资料，随时向总监理工程师报告工作，并准确及时提供有关资料，信息管理工程师负责工程实施阶段全过程得信息收集、整理、按规定。
(6)信息文件得内客
①定期信息文件得内容：施工质量情况；工程进展情况；进场施工机械设备及劳动力动态；合同变更个工程变更情况；工程支付情况；监理工程情况；工程建设大事记；其她信息文件。
②根据监理工程进展情况得不定期报告：关于工程优化设计或变更或施工进展情况；资金、资源投入及合理配置得建议；工程进展预测分析报告；业主合理要求提交得其她报告；工程分阶段验收、竣工验收监理工作报告。
③监理过程文件：施工措施计划批复文件；施工进度调整批复文件；监理协调会议纪要文件；其她监理业务往来文件；质量事故处理文件。
（五）监理资料日常管理及归档资料目录
1、监理资料得日常管理
(1)监理资料管理得基本要求就是“及时整理、真实齐全、分类有序”；
(2)项目总监理工程师为总负责人，并指定专职或兼职资料员具体管理；
(3)项目监理机构应建立监理管理台帐；
(4)各专业监理工程师负责审核、整理本专业得监理资料，不得接受经涂改得报验资料，按时交与资料管理员，资料管理员依据本规定得基本内容进行分类别、编目、登记与保管工作；
(5)在监理过程中，监理资料按单位工程组卷，并随着工程得进展，资料形成得时间顺序不断地积累并及时整理，不得拖延与后补。监理资料应按单位工程建立案卷(夹)，分专业存放保管，并编目、以便于跟踪检索。监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档；
(6)监理资料得收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续；
(7)在工程项目竣工初验前两周，项目监理机构及时通知总工办，由总工办档案资料部对该项目得监理资料进行检查；
(8)在工程验收后三个月内，由总监理工程师组织项目监理人员对监理工作进行认真总结，并对监理资料进行整理、审核与装订工作，报公司技术负责人力办公室档案资料部办理归档手续。
2、归档资料目录
(1)工程监理资料归档内容及要求如下：
序号
归档文件
保存期限
存期限
备注
一
监理委托合同
长期

二
工程项目监理机构及负贵人名单
长期

三
监理规划

1
监理规划
短期

2
监理实施细则
短期

3
监理机构总控制计划
短期

四
监理月报
长期

五
监理会议纪要
长期

六
进度控制

1
工程开工/复工审批表
长期

2
工程开工/复工暂停令
长期

七
质量控制

1
不合格项目通知
长期

2
质量事故报告及处理意见
长期

3
建、安工程检验批质量验收记录
长期

4
建、安工程分项工程质量验收记录
长期

5
建、安工程分部(子分部)工程质量验收记录
长期

6
建、安工程单位、单项工程质量验收记录
长期

7
基础、主体工程验收记录
长期

8
幕墙工程验收记录
长期

八
监理通知
长期

九
合同及其她事项管理

1
工程延期报告及审批
长期

2
费用索赔报告及审批
长期

3
合同争议、违约报告及处理意见
长期

4
合同变更材料
长期

十
监理工作总结

1
专题总结
短期

2
月报总结
短期

3
工程竣工总结
长期

4
质量评价意见报告
长期

十一
监理业务手册
长期

(2)城建工程监理资料管理得内容
编号
档案资料
资料类别
1
监理合同
合同
2
施工投标申请书与中标通知书
合同
3
施工承包合同
合同
4
业主授权监理工程师通知
合同
5
总监理工程师授权通知
A
6
分包申请书
B
7
分包单位资质认定书
A
8
分包合同书
合同
9
材料、设备、构件供销合同
合同
10
施工组织设计审核签认(附施工组织设计)
A
11
工程变更
A
12
工程索赔申请书
B
13
工程索赔批复意见书
A
14
合同外工程协议
合同
15
开工批准文件
A
16
工程报验单
B
17
工程竣工移交证书
A
18
工程把期解除证书
A
19
最终证书
A
注：A类为监理工程师编写(签认、签发)，B类为承包商向监理工程师申报单。
(3)城建工程进度控制资料得主要内容
编号
档案资料
资料类别
1
进度控制实施
A
2
开工申请
B
3
开工令
A
4
施工进度计划审批(年、月)(附施工进度计划)
A
5
施工进度计划内与实际完成偏差分析报告
A
6
施工计划变更申请
B
7
施工计划变更审批
A
8
延长工期申请
B
9
延长工期批复
A
10
停工令
A
11
复工申请
B
12
复工令
A
13
材料、设备、构件进场计划
B
14
材料、设备、构件进场计划审批
A
15
每月进度报表
B
16
每月进度报表审核
A
17
施工人员、机械(日)进场记录复核
A
(4)城建工程质量控制资料得主要内容
编号
档案资料
资料类别
1
质量控制实施细则
A
2
施工方案与施工措施审批
A
3
工程质量问题报告
A
4
隐蔽工程检查记录
A
5
原材料抽检记录
A
6
进场设备、构件抽检记录
A
7
工程质量抽检记录
A
8
不合格工程通知
A
9
不合格材料构件、设备通知
A
10
工程暂停指令与复工令
A
11
工程质量事故评估报告
A
12
工程质量事故处理核查意见书
A
13
新工艺、新技术、新材料、机关报结构技术鉴定审核意见书(附鉴定书)
A
14
检测部门质量信息反馈处理记录
A
15
分项、分部工程报验单
B
16
分项、分部工程验收记录
A
17
单位工程质量综合评定表
A
18
技术资料汇总表(复印件)
C
19
单位工程()质量保证资料检查表(复印件)
C
20
分部工程()质量保证资料检查表
(复印件)
C
注：C类资料取自交工技术档案。
(5)城建工程投资控制资料得主要内容
编号
档案资料
资料类别
1
投资控制实施细则
A
2
计量清单(或工程预算书)
A
3
年度()资金使用计划申报表
B
4
年度()资金使用计划批复
A
5
年度()资金使用计划批复
A
6
工程变更预算审核
A
7
工程索赔付款审核
A
8
计日工单价审认证书
A
9
投资动态情况报告
A
10
工程()月结算申报
B
11
工程()月结算审核
A
12
工程()月付款申请
B
13
工程()月付款凭证
A
14
工程竣工结算申报
B
15
工程竣工结算审核
A
16
工程付款汇总表
A
17
合同外工程预算审核
A
(6)城建工程监理管理资料得主要内容
编号
档案资料
资料类别
1
监理规划
A
2
监理日记
A
3
监理月报
A
4
监理同志
A
5
现场指示
A
6
总监理工程师巡视记录
A
7
备案记录
A
8
会议记录
A
9
商洽记录
A
10
合理化建议采纳情况
A
11
监理档案交接记录
A
12
监理总结
A
13
收发文登记本(附收文)
A
14
图纸收发登录
A