公司用章管理制度.doc

公司用章管理制度
第一章 总 则
(一) 目 得
为了规范公司印章管理,确保公司资产得安全运营,维护公司信誉,特制定本管理制度。
(二) 适用范围
公司印章统一由行政部保管,各部门专用章由各部门负责人保管。本制度适用于整个公司日常管理工作,全体员工必须按规定严格执行。
(三) 印章使用范围
1、公司所有印章必须按规定范围使用,不得超范围使用。
2、公司行政公章得使用范围主要为:
2、1公司对外签发得文件。
2、2公司与相关单位联合签发得文件。
2、3由公司出具得证明及有关材料。
2、4公司对外提供得财务报告。
2、5公司章程、协议。
2、6员工调动。
2、7员工得任免聘用。
2、8协议(合同)资金担保承诺书。
3、公司合同专用章得使用范围主要为:
3、1对外投资、合资、合作协议。
3、2各类经济合同等。
4、公司法人私章或总经理私章主要用于需加盖私章得合同,财务及报表,人事任免等各类文件。
5、财务专用章,法人财务印章主要用于货币结算等相关业务。
6、公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用,不得对外。
第二章 职责
(四)用章管理
7、公司印章按部门职责分工,由专人保管。印章保管人员必须切实负责,不得随意放置或转交她人。如因事离开岗位需移交她人得,可由部门负责人指定专人代替,但必须办理移交手续,并填定移交登记表。为保证资金得绝对安全,财务专用章、公章、法定代表人等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用,做到一人无法签发支票、汇票,一人无法提出现金。
8、印章损坏,由公司下文件申明停止使用,办公室将印章统一登记,收缴销毁。
9、公司行政公章等重要公章被盗或丢失,需及时向当地公安部门报案,并登报申明作废。
10、印章使用必须严格遵循印章使用审批流程,按照印章使用范围,经审批后方可用章。使用公司行政公章必须经公司总经理审批后,由印章保管人盖戳。对外重大投资、合资、合作协议在盖合同专用章前,需经财务经理,总经理审批。公司法定代表人私章或总经理私章由法定代表人或总经理本人签字或被授权人签字后方可使用。财务专用章、支票专用章、法定代表人由财务部门按岗位职责权限使用。公司各职能部门专用章由部门负责人批准使用。
11、印章使用须严格执行用章管理使用流程。印章使用,首先由用章人提出用章申请,填写用章申请表(见附件一)之后交部门负责人审批,需财务经理审批得必须履行审批手续,最后由公司领导人审批通过后方可至印章保管人处加盖印章。印章保管人根据审批流程规定得使用范围审核申请表,盖章并签字。如遇紧急情况,审批人外出,审批人可电话批示印章保管人用章,但事后必须办审批与登记手续。“用章申请表”由印章保管人保管,所有盖章得文件、合同等必须备份存档。
12、未经批准不得在空白文件上加盖公司印章。
13、非特殊情况不准携带印章外出或外借。
14、印章保管人必须书面承诺严格执行公司印章管理制度,不私自使用印章,不因任何人指使、要求而违规用章。印章管理审批人必须书面承诺将严格执行公司印章管理制度,不违规审批或运用权力压服印章保管人违规用章。印章管理承诺书一式两份,一份由承诺人保留,一份交公司档案室存档。
(五) 责任追究
15、对违规刻章使用、管理得行为与行为人追究行政、经济到法律责任。
16、凡擅自私刻公司印章给予除名处理。 　 　
17、印章使用人不经批准,私盖印章得给予纪律处分;偷盖印章得给予除名;给公司造成经济损失或名誉损失得,按情节轻重,追究经济责任直至法律责任。
18、印章保管人履行职责不力,印章管理不善造成丢失得,给予除名,因管理不善,被她人偷盖印章得,给予行政处分,不经批准使用印章得,给予除名:因违规使用印章或因保管不善丢失印章,给公司造成经济损失或名誉损失得,按情节轻重追究经济责任直至法律责任。
第三章 附 则
19、本办法自公布之日起执行。
20、本办法由公司行政部负责制定、解释与执行。
附件一
用章申请单
申请人

所属
部门

用章次数

申请日期

申请原由

申请用章
名称

须盖章资料
明细
(注明份数)
资料1名称:
份数: 份
资料2名称:
份数: 份
资料3名称:
份数: 份
部门负责人意见

总经理意见

节点
相关部门/个人
财务部
行政部
公司高层
相应表单
1
提出用章需求,到行政部领取《用章申请单》

部门经理审核就是否同意盖章

财务经理审核就是否同意盖章

同 关系到资金、合同等
用章负责人审核申请表
意 同意
总经理(副总)审核签字
无问题

合作协议等
盖章

盖章人签字

备份文件存档

结束
印章上锁保管

《用章申请单》

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用章管理使用流程