项目工程文件资料管理标准.doc

项目工程文件资料管理标准
项目工程文件资料管理标准

1 范围
1.1 本标准规定了风电项目部工程文件资料管理的有关内容。
1.2 本标准适用于项目部工程资料文件的管理。
2 工作依据
2.1《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008
2.2《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002（本条是针对属国家重大建设项目的工程）QfNYV。
2.3《重大建设项目档案验收办法》（国档发[2006]2号）
2.4《电力工程达标投产考核标准（2006版）》（工程档案篇）
2.5《电力工业企业档案分类规则及分类表》（国家电力公司2002版）
2.6《照片档案整理规范》GB/11821-2002
2.7《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002
2.8《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229-2005
3 管理内容
3.1 文件和资料收集的范围
3.1.1 国家标准、部颁标准、规范及相关质量标准。
3.1.2 工程设计文件：包括设计施工图、厂家图纸、设计修改通知单、设计变更联系单及与工程有关的资料。3rc9r。
3.1.3 工程安装文件：包括施工任务手册、施工组织设计、施工现场临时建筑设计文件、施工机具资料、施工作业指导书、工作联系单。JRLbW。
3.1.4 工程验收文件：包括工程安装记录、质量验收单、验收签证书、竣工资料。
3.1.5 管理性文件：包括质量手册、程序文件、涉及产品质量和技术管理性文件。
3.1.6 合同文件：包括施工合同、分包合同、订货合同、招投标文件。
3.1.7 其他资料：包括施工过程中的见证资料、声像资料、工程总结等。
3.1.8 注意技术文件资料的保密性。即对外复印或拷贝时应请示主管领导，防止技术资料的商用价值的损失。e3pbh。
3.2 文件和资料归口部门
承建工程归档文件划分表
序号
归档文件
责任部门
协作部门
备注
1
工程设计资料
项目工程部
-

2
工程建设文件
项目工程部
-

3
工程监理；质量监督文件
项目安全质量部
-

4
会议纪要
项目工程部
各形成部门

5
工程阶段性汇报、考核
项目安全质量部
-

6
工程合同；协议
公司市场经营部
项目经营部

7
招投标文件
公司市场经营部
项目经营部

8
工程概决算；工程概预算；工程定额
公司市场经营部

9
施工组织设计
公司工程部
项目工程部

10
开、竣工报告
项目工程部
-

11
技术要求；施工图会审；施工记录
项目工程部
项目安全质量部

12
施工勘测；土岩试验报告
项目工程部
项目安全质量部

13
基础处理
项目工程部
项目安全质量部

14
焊接记录；试验报告
项目工程部
项目安全质量部

15
调试、校记录；调试报告
调试单位
项目安全质量部

16
质量验评
项目安全质量部
-

17
事故、缺陷记录和处理报告
项目安全质量部
-

18
原材料、构件和设备出厂证明书
项目工程部
-

19
原材料抽检理化试验报告
项目安全质量部
-

20
设计变更；材料设备代用记录
项目工程部
项目安全质量部

21
分部试运和整套启动调试运行记录
调试单位
-

22
竣工图
各专业部门
项目工程部

23
竣工验收文件
项目工程部

24
工程总结
项目工程部
-

25
工程创优评定
项目安全质量部
项目工程部

26
光盘、照片和声像资料
项目工程部
项目安全质量部

4 管理内容与要求
4.1 整理与归档要求
4.1.1 应遵循项目文件的形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。CwAWb。
4.1.2 施工文件以单位工程为单位进行整理，按分部或分项工程次序依次组卷。
4.1.3 案卷及卷内文件不应有重份，不同保管期限的文件为一卷时，期限从长；不同载体的文件分别组卷。
4.1.4 编制声像档案时，应进行著录。即附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容。
4.1.5 所有工程文件资料应如实反映，不得擅自修改、伪造或事后补做。
4.2 质量要求
4.2.1 归档文件必须字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。
4.2.2 打印件字体、字号必须统一，符合字迹的耐久要求。
4.2.3 归档的施工文件应为原件，应有责任人亲笔签名，不能以盖章和打印代之，并要注明日期。
4.2.4 电子文件的制作应使用不可擦写型光盘。
4.2.5 竣工档案案卷的装订、制成材料和卷皮规格必须符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》。
4.3 工程文件资料的管理程序
4.3.1 施工作业指导书、施工技术措施的编制、审核工作由项目工程部归口管理。施工作业指导书、施工技术措施由各专业工程师编制。工程部组织相关部门会签，经批准后配置，发放至相关单位，原件存资料室（原件必须是统一规定的打印件，原件内容不得用笔随意更改或添加）工程完毕后整理归档。LNQXa。
4.3.2 备料计划由施工单位编制，工程部审核，总工批准，发送至风电公司本部资产管理部采购，资料室留存备查。OIlBt。
4.3.3 其它与工程有关的文件、会议纪要、记录、合同、协议、传真等由经办部门送交一份给资料室存档。
4.3.4 厂家设备开箱由工程管理部归口，开箱后的厂家资料原则上由业主方档案室归口。若有多份原件资料，由业主方提供1份原件资料给施工方资料室；仅一份原件资料，由业主方提供复印件给施工方资料室。hhU8U。
4.3.5 各级技术人员应做好施工原始记录[工程师（质检员）日志]。记录应详细，要具体到每一个项目的工作内容、土建交安情况、工程量、进度及工日、人员、技术、质量、材料、机具使用的各方面情况，做到有据可查，重要的施工项目原始记录必须进入竣工档案资料内，统一由资料室归口，整理成档交公司档案室。施工技术人员的原始记录待工程完毕必须上交项目部资料室归档。dzGUq。
4.3.6 工程部专业工程师应将本专业范围内各方面重要情况做好记录，包括对外（设计）相关因素、环境因素均应记录，对重要工序的进展及存在的问题（缺陷）提出申请并协同摄影人员做好工程摄录像，并对录像和照片进行整理归档。UTtGi。
4.3.7 声像电子实物分别由项目工程部、安全质量部及综合经营管理部归口管理，各自负责分管范围内的进度（各主要控制点）、质量、安全及现场文明施工等方面的照片、底片及声像电子材料收集整理工作。声像材料必须详细记录时间、地点、人物、摄录人。声像资料的收集要完整，各种文字说明要准确。归档的声像材料必须是原版、原件。工程竣工后，由项目资料室整理成档移交公司资料档案室。cW8GR。
4.3.8工程大事记是一个工程整体的体现，大事记内包含具体工作内容、日期、气候、气温、设计、土建、设备、材料、质量、安全等其它问题。要求工程部、指定专人每天作好记录，各单位工程大事记每月及时返馈回资料室保存。工程施工完毕由工程部整理作为工程资料存档。jX79S。
4.3.9 各部门和施工单位管理好科技档案的同时也应做到电子版本的拷贝、汇总和整理工作。CMIS服务器中所有数据在项目竣工时用不可擦写光盘制作交公司档案室保存。3iX9k。
4.4 工程资料管理流程（见附图）
5 竣工档案资料的移交
5.1 根据《重大建设项目档案验收办法》组成3-5人的项目档案验收组。
5.2 项目部应根据工程档案整理情况向公司总经理工作部申请档案验收并填写《建设项目档案验收申请表》（见附录C）；项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。O20fo。
5.3 项目档案验收以召集验收会议的形式进行。
5.4 检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于100卷（指重大建设工程），或按1000卷以上按15%、1000卷以下按30%的比率抽查；抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。j11az。
5.5 工程全部竣工后，经验收合格，向业主方和公司档案室移交。
5.6 移交时间：项目投产后1.5个月内移交业主或建设方；2个月内移交公司档案室。
5.7 移交业主或建设方为一式二份（原件）或按合同规定；移交公司档案室为一份原件。
6 施工技术资料的使用
6.1 施工技术资料的使用，必须建立健全的借阅制度，根据不同密级，履行相应的审批手续，借阅人员必须办理借阅、抄录、复制等手续。施工技术资料一般不向外单位借出，若外单位需借阅或对外交流，则必须经项目总工程师批准。GSZMS。
6.2 科技资料管理人员对借阅或归还的技术资料，应详细检查、登记（或注销）。
7 作废文件资料的管理
7.1 经修改的文件、资料由归口管理的职能部门发放到持有原文件的单位，并应及时收回原文件。
7.2 文件（图纸）作局部修改时，以“该文已局部修改见：”或“该图已局部修改见：”标识，并在冒号后标注其修改的来源。K7cgM。
7.3 经文件发放的主管部门回收的作废文件应进行统一处置。需保留用作备查或参考的作废文件，必须在封面盖上“该文件已作废”印章。Ejgyd。
8 信息化管理
8.1 由于计算机的普及和信息化管理的要求，各管理部门必须切实作好项目部内部局域网的建设和规划工作，所有上网信息必须及时更新，并加强电子版本的拷贝工作。1GW43。
8.2 科技档案中都附带相应的电子版本，特别是竣工资料，内容必须与电子版本一一对应，项目部工程管理部负责做电子版本的拷贝、汇总和整理工作。skqsB。
8.3 工程竣工档案的每一条信息都要进入CMIS系统，图纸、相片可进行扫描后作为附件存入系统，工程档案的移交必须在CMIS系统中完成。tWoIs。
9 技术标准及专业图书等管理
工程管理部负责有关国家标准、部颁标准、规范及专业图书等的订购、发放、回收。资料室存放一套完整的，以便各管理部室的借阅。借阅者使用一段时间后应及时归还。孤本书不外借。M8keL。

附图：
工程资料管理流程图

编 目
保 管
提供利用
移交公司档案室
做好发放、借用（归还）、查阅、复制记录
发

放
由主管领导对工程资料进行配置后再发放

借

用
归 档

查

阅
复

制
根据湖南省火电建设公司《档案管理标准》进行编目

登 记
整 理
分 类

根据国家电网（6-9大类）总文档[2002]29号《火电企业档案分类表》进行分类
按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB /T11822-2000；《建设工程文件归档整理规范》GB / T 503 28-2001进行整理和组卷

组 卷
来源登记
工程资料
收 集
从业主方、监理方、设计院、设备厂家、收资、会议等渠道收集

根据国档发[1988]4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》；国电电源[2001] 218号《火电机组达标投产考核标准》进行收集、整理和组卷
根据湖南省火电建设公司制订的《承建工程档案管理标准》的要求进行归档

形成竣工档案
经档案部门验收后
naXWX。