办公室人员职责及标准(oriental).doc

行政办公室主任岗位职责、工作标准

一、岗位职责、
1、全面负责公司的行政、人事工作、档案、车辆管理等办公室日程工作，安排、布置、检查、监督，保证行政工作高效运转；
2、根据公司需要，及时制定、完善公司行政管理制度，检查、监督各项制度的执行；
3、审核办公用品、工程材料、车辆修理、电话费等各项费用支出；
4、协调、处理各部门的关系，牵头解决工作中的难题；
5、在授权下，代表公司处理内外关系和行政事务；
6、负责公司办公资产的管理，保障办公秩序
7、建立统计台账，做好统计报表网报工作；
8、完成领导交办的临时工作；
二、工作标准、
1、对各项工作有安排、有检查、有讲评，奖惩分明，能激励员工，调动员工的工作热情和积极性；
2、每半年对执行制度进行一次梳理，及时更新、补充、修订；每周对人事制度进行检查，发现违章违纪严肃处理，不估息迁就；
3、严格把关，比质比价，价款、数量不得有误；坚持原则，发现有损公肥私的人和事坚决处理，不徇私情；
4、对待各部门需要协调的事项，热情、认真进行响应；急事不过当日，一般事项不超过三天；不能及时解决的，要对申报部门详细说明；
5、在对外关系中维护公司利益，在对内工作中坚持原则；
6、做到账实相符，实物登记清楚、交接手续齐全，各种资料保存完好；每半年对固定资产进行一次盘点，并与财务兑账；
7、统计台账翔实、准确，在规定时内完成各种报表的网报；
8、分清轻重缓急，灵活应变，团结协作，保质、按时完成临时性工作；

人力资源主管岗位职责、工作标准

一、岗位职责、
1、全面负责公司的人力资源工作，重点做好人员招聘、培训、考核、社会保险缴纳和劳动合同的管理；
2、根据需要修订、完善员工手册以及涉及招聘、调动、晋升、奖惩等人事制度和规章，并监督执行；
3、采取多种措施控制用工成本，降低管理费；
4、加强对各部门负责人和主管以上管理层的考核、监督，形成激励机制，造就公司强有力的中高层管理梯队；
5、化解矛盾，做好思想政治工作，及时处理有关人事纠纷问题；
6、完成领导临时交办的各项工作任务。
二、工作标准
1、保证各种招聘渠道的畅通，公司急需的专业性技术人员有一定储备；定期开展入职培训和业务培训；
2、员工社会保险各项缴纳基数清楚，计算准确无差错，每月打印增减情况表，与财务核对；
3、建立劳动合同台账，实行动态管理；员工档案、信息等齐全、保管严密；
4、根据需要修订、完善员工手册以及涉及招聘、调动、晋升、奖惩等人事制度和规章，并监督执行；
5、采取多种措施控制用工成本，降低管理费；
6、加强对各部门负责人和主管以上管理层的考核、监督，形成激励机制，造就公司强有力的中高层管理梯队；
7、经常性深入员工中，了解掌握员工思想动态，化解矛盾，及时处理有关人事纠纷问题；
8、分清轻重缓，灵活应变，团结协作，保质、按时完成临时性工作；

行政人事专员岗位职责、工作标准
一、行政岗位职责
1、负责协助各部门内部文件的打印、复印、下发及传真的收发工作；
2、负责公司复印机、打印机、传真机等办公设备的维护管理。
3、负责公司各类档案资料的管理
4、负责公司行政后勤事务，包括餐厅菜金统计、干部值班表、通讯录的更新及发放、用水管理、钥匙管理、通讯快递、员工胸卡、饭卡的制作及发放；
5、负责公司统计报表的制作及报送；
6、完成领导交办的临时工作。
二、行政岗位工作标准
1、按规定对录入内容和载体做好安全、保密工作；负责规定范围内的文稿录入、校对和排版打印工作；做好文档的复印工作，保证复印质量，并准确填写复印登记表；
2、做好办公室复印机、打印机、传真机等办公设备的日常使用、维护保养，在打印、复印时保证纸张的准备工作，对不重要的、内部的文件在复印打印时可利用第二次利用纸，做到节约纸张；
3、各类档案资料的管理，做到按类归档，完整妥善保存，配合各部门及时借阅，并做好文件资料的登记工作。
4、公司内部来、发文传达（分发），在并做好来、发文登记，尤其是公司合同文件做到及时发放、归档，做好公司各类通知工作。
5、公司快递用水工作
（1）在各部门需要快递邮递文件后，及时联系快递公司，保证快递及时递送，并做好快递登记，在月末结帐时仔细核对由公司寄出的快递，对不是因工作产生的个人快递费用，在结算中给予扣除，做到帐目仔细、明了；
（2）公司用水：保证及时供应公司用水，对进水、用水及时登记。在公司用水结帐时仔细核对。
6、钥匙管理：定期对各类清理，配合各部门要使借用，并做好登记工作。
7、餐厅采金统计:每月餐厅菜金录入电脑,并按类统计,核对准确无误后上报财务。
8、统计报表报送：按时对公司各类月、季报报表及时上网打印表格，由财务填写数据，核对无误后网报报统计局。
9、胸卡、饭卡发放工作：在新员工入职后，及时填写制作胸卡协调单，交由策划部制作完后发放到给员工；每月月底及时填写、更换饭卡，并做好发放登记工作。
三、人事岗位职责：
1、负责办理公司新员工入职、离职手续；
2、负责员工档案的建立、维护和更新管理；
3、协助人事主管进行招聘；
4、负责考勤的统计、核查和对财务上报；
5、协助人事领导完成其他临时交办的工作。

四、人事工作标准：
1、严格按公司规定办理员工入职、离职手续
（1）入职手续：由新员工填写入职申请表，为新员工复印身份证、学历证、资格证书、离职证明及其他相关证件，发放饭卡，采集考勤指纹。
（2）离职手续：由拟离职员工填好离职申请表，并监督其办理工作交接，然后由各部门签字确认办理离职相关事项；统计并跟离职人员核对考勤，无误后由人事主管和主任签字确认后上交财务。
2、对员工档案信息及时更新，实施动态管理。
（1）新员工信息及时填写，离职人员做出特殊标注，保证信息的正确、真实、有效。
（2）转正后为员工建立员工档案：员工入职申请表，身份证复印件，学历证书，资格证书、照片（1寸2张）、离职证明及其他有关证件，及时更新档案。
3、协助人事主管从各种渠道筛选简历，挖掘适合我公司的人才，做到面试通知和面试引导；
4、按时统计考勤、核查加班、串休及误餐补贴，做到无遗漏、无差错，秉公无私。
（1）每月26日后提取考勤数据，与请假单、加班单、考勤签批单核对，统计员工出勤情况，于次月初上报财务。
（2）统计员工的误餐补助，汇总核对无误后上报财务。
（3）统计本月入职、离职人员，填写员工起薪、止薪表，核对无误后上报财务。
（4）统计新入职员工的银行卡号，无误后及时上交财务，保证工资按时发放。

行政专员岗位职责、工作标准
一、岗位职责：
1、负责办公用品、工程材料、设备耗材的询价、请款和采购；
2、负责公务司机的安全教育和车辆的综合管理，包括车辆调派、维修保养、购买保险、养路费等工作；
3、负责油耗、各种费用的统计、结算；
4、负责公司执照、证书、资质的年检；
5、负责员工宿舍的安排及管理；
6、完成领导交办的其它临时性工作。
二、工作标准：
1、严格按照程序，做好办公用品、急需用品、劳保用品、日杂用品、耗材、五金水暖、电工电料、专用工事具、保温防水、化工原料、各种锁具、家用电器、电线电缆等的采购管理。
接到使用部分上报的申购单，先进行询价，做到比质、比价，确定物美价的供货商，再提出采购资金的申请计划、报批；最后，根据审批的资金，三日内采购、入库。
2、严格按规定的时间和程序做好车辆的综合管理：
（1）每天根据派车单，灵活、有序地安排好各部门用车，坚持先请车的、先安排，急事、难事先安排，要求前一日报次日的用车计划；要随时掌握车辆动态，以便灵活应对突发用车。
（2）针对司机提出的车辆存在问题，安排司机到定点维修厂家进行车辆检测，由修理厂对维修项目报价。审核由司机填写、司机班班长签字确认的《维修申请单》。接到申请单二个工作日内上报请款。维修资金批准后，立即安排车辆进行维保。每次维保后做好维保记录。
（3）在车辆保险到期前，主动联系保险公司先询价，再进行请款。资金到位后，当日联系保险公司出保单。
（4）车辆的年检到期前，先安排处理车辆违章，提前进行费用预请款。批准后安排车辆进行年检及尾气检验；
（5）车辆税费的缴纳；养路费6月、12月请款，车船税12月请款交纳；
（6）每月一次上网查询车辆违章，查询后通知相关责任司机，并打印存档；
（7）每月底前统计上月实际消耗的油票，并与加油站核对无误后，进行结结算请款；对个别月份出现的油耗异常进行详细分析，找到原因，及时提出降耗措施。
（8）每月对各个车辆的花费进行统计，做好车辆花费的统计报表。
（9）司机的停车费、过路费的报销。
（10）每月一次协调司机班长针对车辆卫生及安全进行检查，有问题及时发现，尽早解决。
3、了解、掌握公司所有执照、资质证书的年检时间。提前进行资料的准备。在规定时间内先进行网上申报，再填写报表，做到准确、无误，一次通过。杜绝出现年检过期或资质过期未审核的情况。
4、了解、掌握员工宿舍的动态，对申请住宿的新员工进行资格审核（主要是内保及餐厅、中控室、工运部单身员工），再按照宿舍的实际情况，统筹安排、办理入住。协肋各宿舍长每两月对各宿舍进行卫生和安全检查。提出、、离宿手续

董事长文档秘书岗位职责、工作标准
一、岗位职责
1、负责公司档案的查询，包括开发文件、合同文件、车辆文件、租赁合同、工程文件的查询。
2、负责公司周、月计划的收取、打印、下发；
3、负责各类会议纪要的整理；
4、负责公司各类重要合同的下发；
5、公司项目资料的准备；
6、负责处理公司业务电话、接待来访客人；
7、完成其它日常工作
二、工作标准
1、建立档案目录、实行查询登记制度，做到查询准确、及时，不泄露公司商业秘密；
2、月计划提前一周制定、打印、下发，周计划提前每周五下发，做到重点突出、计划的时间、内容清楚，便于考核；
3、整理各类会议纪要、文案等方案文字材料，要重点突出，言简意骇，杜绝语句不通畅和错别字；
4、建立重要合同目录，各类重要合同的下发要有签收记录，以便查阅；
5、对公司新办项目资料的准备做到齐全、清晰、保密，不丢失；
6、根据需要妥善处理来电来访，既要热情周到，又要能够灵活处理不必要的来电来访业务电话的接打；
7、每日整理余总办公桌，团结协作，完成其它临时交办的工作。

董事长行政秘书岗位职责、工作标准
一、岗位职责
1、全面负责董事长日常行政事务的安排、布置
2、负责每日文件的呈递、批办的落实、下发；
3、负责印鉴、证件的借阅管理；
4、合同会签单及票据的签收及签发；
5、负责处理公司业务电话、接待来访客人；公司业务电话的接打；
6、完成其他临时性工作。

二、工作标准
1、安排董事长的日程行程、并及时提醒；提前做好酒店、机票的预定以及董事长办公室文件、资料的清理、保管等事项；
2、各部门的请示、报告，急办的当日呈递董事长，一般事项，三日内要有信息反馈。特殊情况需要立即批示的，要及时通报董事长，不能延误；行政事务要做到日清日结；
3、建立印鉴、证件的借阅登记，严格履行借阅手续，不得擅自动用公章、印鉴等；
4、建立合同会签单及票据的签收、签发登记，对董事长批办的事项进行催办、检查和监督，完成情况及时向董事长反馈；
5、根据需要妥善处理来电来访，既要热情周到，又要能够灵活处理不必要的来电来访业务电话的接打；
6、每日整理董事长办公室，团结协作，完成其它临时交办的工作。

前台岗位职责、工作标准
一、岗位职责
1、负责来客登记和通报，并协助人事专员完成应聘者的申请、登记；监督员工上下班的打卡记录；
2、接听、转接电话，视情况过滤不必要的电话；解答客人的疑难问题，对外宣传公司；
3、负责公司员工印制名片的联系、交接、结算；
4、负责与绿植公司的联系，做好租摆花木的更新、养护和管理工作；
5、完成公司公务来信来函的登记、送达及4S店信件、报纸的分发工作；
6、协助行政办做好 “一站式”客户资料的复印、接收传真工作；
7、完成领导临时安排的各项工作。
二、工作标准
1、登记所有来客，按需要和联系情况予以通报，杜绝来客来访私自进入办公厅区。监督员工上下班的打卡记录，不徇私情；
2、接听电话声音洪亮、吐字清晰，对不必要的电话婉言谢绝；解答客人提问耐心、细致，达到宣传公司的目的；
3、熟悉掌握员工名片的版式、详细信息，认真记录印制的数量、检查印制质量，按月结算；
4、每周两次监督绿植公司上门养护花木，并做好记录；发现花木枯萎及时通知更新，拖延不办的要做好记录，在按季结算中予以扣除；
5、来信来函登记完整、报纸的分发准确无误，通知和送达及时，无丢失和投诉；
6、复印客户资料、接收传真认真细致、无遗漏、无丢失，让客户满意；
7、发扬团结协作精神，保质、按时完成临时性工作；

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