文件和资料控制程序(9个记录表格)汇总.doc

XXXXXXX 服 饰 有 限 公 司

文件和资料控制程序

受控印章 受控副本章

文件编号

HJ-OP-001
文件版次
A0
发布日期

生效日期

拟 制

审 核

批 准

批准日期

文 件
名 称
文件和资料控制程序
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文件编号
HJ-OP-001
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3/9
1.0 目 的
确保公司质理管理体系中的所有文件和资料均能得到有效控制，所使用的文件和资料是最新有效版本。
2.0 范 围
指质量手册、程序文件、作业指导书、表单、外来文件、外发文件、技术文件。
3.0 定 义
3.1 文 件
3.1.1 文件：由信息和承载媒体构成；
3.1.2 文件承载媒体具体表现形式是纸张、磁片、光盘、电子媒体、照片、样板等。
3.2 受控文件：分为正本和副本两种文件。正本为手签本，盖“受控正本”印章，由文控中心统一管理，副本盖有“受控副本”印章，由使用部门管理。
3.3 非受控文件：
3.3.1 盖有“非受控文件”印章或未盖任何识别章的文件；
3.3.2 分发时是最新版本，但修订后不再另行分发，废止后无须收回及销毁。
3.4 质量手册：是公司建立符合ISO9001：2000要求的质量管理体系的，是落实质量方针、目标的指导性纲领及最基本的文件。
3.5 程序文件：质量手册中管理重点所延伸引用的下一级文件，是质量管理体系活动中跨部门运作流程的最主要文件，用于描述公司部门与部门之间的管理接口和运作流程。
3.6 作业指导书：程序文件中作业内容所延伸引用的下一阶文件，是质量管理体系的重要补充性运作文件。这一类的作业通常都针对单一部门性质或单一工作岗位较为复杂的作业而制订的。
3.7 表单：包括各类记录格式、表格、图表、或经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。
3.8 外来文件：来自公司外部的文件，如来自客户图表、资料、供应商的产品规格说明书、国家标准、国际标准、法令、法规等。
3.9 外发文件:发放给供应商、客户或第三方机构的公司内部资料文件。

4.0 职 责
4.1 文件的编制、修订、审核和审批。
4.1.1 质量手册
A) 人事行政部组织编制修订；
B) 副管理者代表审核；
C) 总经理批准。

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4.1.2 程序文件：
A) 责任部门主管/经理/总监编制修订；
B) 副管理者代表审核及相关责任部门经理/总监会签；
C) 管理者代表批准。
4.1.3 作业指导书：
A) 责任部门主管/经理组织编制修订；
B) 编制修订部门经理/总监审核；
C) 总经理批准。

4.2 文控中心负责：文件的登录、分发、回收及旧版/废止文件的销毁，确保使用有效版本；
4.3 各文件使用部门负责：建立文件一览表，本部门文件的有效管理，配合文控中心的文件管理工作。
5.0 流程图
作业流程 责任部门 记 录

文件制、修订、废止
各部门 《文件制修订申请表》
《文件废止申请表》
文件编号（版本号）
《封面标准格式》
文控中心 《发放范围及修改记录标准格式》
讨论、审核、会签
N 《正文标准格式》
相关责任人
批 准
N N
总经理
分 发

文控中心 《受控文件最新一览表》
检 讨
《文件收发记录表》
《文件资料借阅记录表》
回收记录、控制

文控中心 《文件收发记录表》
回收失效文件

文控中心
销毁

文控中心 《文件销毁申请表》
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6.0 程 序
6.1 文件编号及文件版次号
6.1.1 质量手册编号

HJ - QM - □□□
代表“质量手册”流水号
代表质量手册，为英文字母缩写。
公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。
6.1.2 程序文件编号

HJ- OP- □□□
程序文件流水号
程序文件代号，为英文字母缩写。
公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。

6.1.3 作业指导书编号

HJ - WI- □□□

指导书流水号
作业指导书代号，为英文字母缩写。
公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。

6.1.4 表单编号：

□□- □□□- □□
表单版次
表单流水号
部门编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。

部门编号如下：
总 经 理 办 公室
人 事 行 政 部
产 品 开 发 部
生 产 部
品 质 部
营 销 中 心
财 务 部
ZJ
RS
CP
SC
PZ
YX
CW

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6.1.5 文件版次号（包括表单格式版次号以A、B、C……26个英文字母编列 ）
A) 首版一律为：文件版次号：A0或格式版次：A0
B) 每修订一次，顺次提升版本/版次号，如：第一次修订，版本号：A1；第二次修订，版本号：A2；……
C) 所有文件修改5次后换版,（质量手册换版参照《质量手册》中的规定）
6.2 文件架构
6.2.1 质量手册架构：按ISO9001：2000条款，排列顺序编订各章节及项目，并明确体现章节内项目所对应
的程序文件、作业指导书。
6.2.2 程序文件架构：
A) 目的；
B) 范围；
C) 定义；
D) 职责；
E) 流程图；
F) 程序；
G) 支持性文件；
H) 记录；
I) 附录。
6.2.3 作业指导书架构：作业指导书的架构参照程序文件架构，其中C、D、E、G可根据实际情况选择是否需要。
6.3 文件标准格式：
6.3.1 封面按“RS-A0-001”（附件一）格式制作；
6.3.2 发放范围及修改记录按“RS-A0-002”（附件二）格式制作；
6.3.3 正文页按“RS-A0-003”（附件三）格式制作，并统一编排页次。
6.4 文件制订、修订、废止
6.4.1 文件制订：
A) 根据实际工作需要，由文件编写部门提出《文件制修订申请表》，经部门经理/总监或以上职位人员审核后。制修订承办者参照“文件标准格式”拟订文件内容，确定文件版次号。联同《文件制修订申请表》呈相关人员审批，审批权限按本文件第四条款执行；
B) 在文件审核、批准阶段，若有任何意见由制修订部门负责修改完善。
6.4.2 文件修订：
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A) 文件需更改、修订时，文件编写部门提出《文件制修订申请表》，经部门经理/总监或以上职位人员核准后，由原制修订部门职位承办人参照“文件标准格式”修订内容，确定文件版次号，联同《文件制修订申请表》呈交相关责任人员审批，审批权限见第四条；
B) 文字错误，而不影响实质文义时，则直接由各制修订部门在文件上更改签章后，一并纳入下次新版修订内容之一。
6.4.3 文件废止：
A) 当整份文件不适合公司运作或考虑简化运作需要删减文件时，可由文件编写部门提出文件废止申请；
B) 文件废止后原文件编号不得重复使用；
C) 文件废止由申请部组填写《文件废止申请表》报原文件职位审批人批准后可予以废止。
6.5 文件发行及借阅管理
6.5.1 公司所有运作文件的发放均需以受控文件形式发放且由文控中心负责，文控中心需确保发放到各部门使用的文件是最新有效版本；
6.5.2 各部门提交受控文件时须在“任何使用场所都必须有相应适用文件”的原则填写“文件发放范围”，文控中心按此范围规定份数复印，在副本每页正面盖上蓝色“受控副本”印章，填上副本编号后分发至相关部门，在受控文件正本每页背面盖上绿色“受控正本”印章，后分类归档保存；
6.5.3 受控文件的发放由文控中心填写《文件收发记录表》，并由文件接收部门签收确认；
6.5.4 文控中心须制订受控文件的《受控文件最新版一览表》作为受控文件的主控清单；
6.5.5 当使用部门需要增发受控文件副本时,需书面向文控中心申请，经副管理者代表批准后予以发放。
6.5.6 文件及资料查阅、借阅管理
A) 受控文件正本不得借阅,如有需要可在文控中心查阅；
B) 因工作需要向公司借阅文件资料时，可书面向文控中心申请借阅副本，申请经部经理/总监和副管理者代表批准生效，公司保密文件（如供应商资料等）借阅需总经理批准；
C) 文控中心须登记记录借阅文件情况。
6.6 文件回收
6.6.1 文件进行换版时，文控中心应于分发新版时按“文件发放范围”收回所有的旧版文件并盖上红色“作废文件”印章后销毁，正本则盖红色“作废文件”印章后作相应保存；
6.6.2 文件回收时，文控中心须在《文件收发记录表》回收栏记录，并于确认栏确认；
6.6.3 借出类文件回收保管时，须进行登记、注销；
6.6.4 有需销毁作废文件均由文控中心进行销毁，并申请填写《文件销毁申请表》经副管理者代表批准后方
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可执行销毁，并记录。
6.7 文件管理
6.7.1 A) 受控文件不可用铅笔填写或用涂改液修正，不可乱涂画，除文控中心人员外，其他任何人员不可私自复印或打印，否则，严肃处理；
B) 所有有效文件都必须用文件夹进行管理，文件夹必须进行统一标识；
C）文件在损坏、磨损、字迹不清时，文件保管部门须及时向文控中心申请更换。
6.7.2 受控文件遗失处理
A) 当受控文件使用部门不慎遗失文件时，须及时填写《受控文件遗失报告》，经部门经理级及以上人员审核、副管理者代表批准后，文控中心予以发放并保存此遗失报告；
B) 对遗失纸张类受控文件人员将按5元/页文件予以处罚，如将受控文件复印、外传者，按100元/份文件予以处罚。
6.7.3 文件资料档案管理
A) 受控文件正本由文控中心保存，并视需要保存适当份数副本，相应使用部门按“文件发放范围”保存相应副本；
B) 文控中心及各部组应将有效受控文件与失效受控文件、受控文件与非受控文件分存；
C) 各部组须分类建立文件资料档案，每个档案须明确标识，并建立《目录表》；
D) 对于非表格类文件，使用人不得随意撰改或在文件上书写任何文字、符号及标记；
E) 作为参考使用而保留在部门的作废文件，由文控中心盖红色“参考使用”印章予以标识。
6.8 文件生效日期
文件的生效日期按该文件填写的生效日期执行，生效日期必须在批准日期之后。
7.0 记　录
名 称 编 号 保存期限
7.1 《封面标准格式》……………………………RS -A0-001 二年
7.2 《发放范围及修改记录标准格式》…………RS -A0-002 二年
7.3 《正文标准格式》……………………………RS -A0-003 二年
7.4 《文件制修订申请表》………………………RS -A0-004 二年
7.5 《文件废止申请表》…………………………RS -A0-005 二年
7.6 《文件收发记录表》…………………………RS -A0-006 二年
7.7 《受控文件最新版一览表》…………………RS -A0-007 二年
7.8 《受控文件遗失报告表》……………………RS -A0-009 二年
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文 件
名 称
文件和资料控制程序
版 次
A0
文件编号
HJ-OP-001
页 次
9/9
8.0 附 录
8.1 《封面标准格式》 （附录一）
8.2 《发放范围及修改记录标准格式》 （附录二）
8.3 《正文标准格式》 （附录三）
8.4 《文件制修订申请表》 （附录四）
8.5 《文件废止申请表》 （附录五）
8.6 《文件收发记录表》 （附录六）
8.7 《受控文件最新版一览表》 （附录七）
8.8 《文件销毁申请表》 （附录八）
8.9 《受控文件遗失报告表》 （附录九）

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蒋 晓
审核

批准

日期

记录编号：RS-A0-004 版 次：A0 页 次：1/1
文件制修订申请表

申请部门：

申请人：

□制订 □修订

新版次： 旧版次：
制修订文件名称：

文件编号：

制/修订内容：

审 批：

批 准：

记录编号：RS-A0-005 版 次：A0 页 次：1/1
文件废止申请表

文件类别： 文件编号： 文件版本：
文件名称

废止原因

内容摘要

申请部门

申请人

审批

日期

记录编号：RS-A0-006 版 次：A0 页次：1/1
受控文件收发记录表

新版发行
确认
日期
文件编号
文件名称
副本号
版本
页次
页码
数量
备注
部门确认
文控确认
旧版回收
是否销毁
备注

记录编号：RS-A0-007 版 次：A0 页 次：1/1
受控文件最新版一览表

文件编号
文件名称
版本
页次
页码/修改码
文件编号
文件名称
版本
页次
页码/修改码

制 表： 审 核：
记录编号：RS-A0-008 版 次：A0 页 次：1/1
文件销毁申请表

文件类别： 文件编号： 版 本：

文件名称：

原 因：

内容摘要：

申请部门：

申请人签名： 日 期：

审 核： 日 期：

记录编号：RS-A0-009 版 次：A0 页 次：1/1

受控文件遗失报告表

注：若遗失文件，责任为该部门所承担，文控中心不负任何责任。

原 因：

改善措施：

备注：

填表人： 经理级及以上人员确认： 管理代表：

日 期： 日 期： 日 期：

文件类别： 文件名称：

文件编号： 版次号：

数 量： 副本编号：

文 件
名 称
文件和资料控制程序
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A0
文件编号
HJ-OP-001
页 次
2/9
（一） 、本文件发放范围

□总经理 □总经理助理 □人事行政部 □产品开发部 □生产部 □品质部

□营销中心 □财务部 □ 设计室 □板房 □裁床车间 □针织车间

□梭织车间 □采购组 □尾部车间 □辅料仓 □布料仓 □企划部

□销售部 □成品仓库 □保安队 其 它

批准/日期：
（二）、修改记录
版 次
页 次
修改日期
批准人
修改内容摘要

编制
蒋 晓
审核

批准

日期

文 件
名 称
文件和资料控制程序
版 次
A0
文件编号
HJ-OP-001
页 次
1/9

文件发放各部门会签一览表：
序号
部门
职位
签名
日期
备注
1
总 经 理 办 公 室
总 经 理

2
总 经 理 办 公 室
总经理助理

3
人 事 行 政 部
经 理

4
产 品 开 发 部
总 监

5
生 产 部
经 理

6
品 质 部
经 理

7
营 销 中 心
经 理

8
财 务 部

9

10

11

12

13

14

15

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审核

批准

日期

记录编号：RS-A0-001 版 次：A0 页 次：1/1

XXXXXX服 饰 有 限 公 司

文件名称

受控印章 受控副本章

文件编号

文件版次

发布日期

生效日期

拟 制

审 核

批 准

批准日期

文 件
名 称
文件名称
版 次
A0
文件编号
HJ-OP-A0
页 次
00
（二） 、本文件发放范围

□总经理 □总经理助理 □人事行政部 □产品开发部 □生产部 □品质部

□营销中心 □财务部 □ 设计室 □板房 □裁床车间 □针织车间

□梭织车间 □采购组 □尾部车间 □辅料仓 □布料仓 □企划部

□销售部 □成品仓库 □保安队 其 它

批准/日期：
（二）、修改记录
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页 次
修改日期
批准人
修改内容摘要

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记录编号：RS-A0-002 版 次：A0 页 次：1/1
记录编号：RS-A0-003 版 次：A0 页 次：1/1

文 件
名 称
文件名称
版 次
A0
文件编号
HJ-OP-A0
页 次
1/1

1.0 目 的

2.0 适用范围

3.0 职 责

4.0 定 义

5.0 流程图

6.0 程 序

7.0 支持性文件

8.0 记 录

9.0 附 录

编制

审核

批准

日期