如何规范人事档案管理工作？.doc

如何做好人事档案管理工作？1、 公司人事档案包含内容：（1） 员工个人信息表（入职前及入职后的变更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、联系方式（含紧急联络电话）、教育经历、工作经历及证明人和联系方式、项目经历（仅针对开发及技术服务人员）、家庭情况（父母及配偶、子女姓名、生日、联系方式）、资格证书、个人职业发展期望；由员工本人签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同）。（2） 员工入职审批材料：包括入职申请及审批单（含薪酬福利等，新员工签字确认）、试用期岗位职责及目标计划和培训计划（新员工签字确认）、面试测评量表及面试官评价意见、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）、离职证明（如有）。（3） 员工转正审批材料：包括个人申请及试用期总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利（新员工需签字确认）。（4） 员工调岗、调薪、奖惩记录：审批后均由员工签字确认。（5） 员工培训记录：尤其是公司规章制度、岗位职责及要求、岗位激励机制（薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等），培训后均要有员工本人签字认可。（6） 劳动合同及保密协议（7） 其他：包括员工入职后取得的资格证书等2、人事档案操作管理规范（1）专人管理：集团设立专门的人事档案管理人员。（2）制度规范：档案管理制度、集团人资基本制度及权限中中对员工入职前后的手续均有明确操作规范。（3）责任明确：人事档案所需的各种材料由公司人资负责整理、收集后，到集团备案（纸质原件+电子版）。3、人事档案风险（1）集团人事档案管理仍存在风险。（2）存在风险最大的原因是执行不力，后续需列入相关人员考核中，并定期检查，进一步强化责任。人事档案是HR的基础工作，它为员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查、JD编写修改等工作提供了原始依据，更是规避人事风险而只能不断完善的工作，我们公司在这方面做得还比较规范，但也存在一些需要完善的地方。1、公司人事档案包括的内容：（1） 电子档：员工基本情况表（包括姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等）、培训履历表（入职培训、在职培训）、各次考试成绩表、各次奖惩情况表、各月薪资等。以上电子档均按部门进行分类长期保存。（2） 纸质档：主要包括：员工入职登记表、各证件（身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证等）复印件、入职体检合格表、原司离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、奖惩通告、培训签到表、培训考试卷、不购买住房公积金申明、试用（实习）总结、转正申请总结、内审员证书、转调岗通知、员工每月工资、工作总结、离职通知书等。2、公司人事档案规范及措施：（1） 制定制度：公司有相对较为完善的人事档案管理制度，对目的意义、职责、定义、管理流程、处罚等均做了较为具体而详细的规定。（2） 专人管理：HR部门派专人进行人事档案的管理，并及时更新，对违反管理制度的给予提醒、警告甚至处罚，适当时对制度进行修改和完善。（3） 具体措施举例：由于保密要求，在此不方便将公司人事档案管理制度公诸于众，仅举例如下：保管人事档案的柜子只能由专人保管，任何人借阅员工人事档案，均需层层审批，且只能在专人监看下查阅，不能拍照、抄写、复印等，更不能带出档案室，否则按严重违反公司管理制度处理；人事档案保存期限为员工离职后2年，如经提醒本人后仍不前来书面说明将档案转到具体机构的将按审批程序予以销毁；任何人不得泄露任何员工的人事档案，否则按严重违反公司管理规定处理。（4） 一点建议：公司人事档案管理制度的制定我认为需要参考档案法、劳动合同法等法律法规，适当结合公司发展阶段的实际，并结合单位性质（比如国有企业肯定要比较重视，民营企业就相对粗略管理）给予管理，并在管理过程中总结经验教训及时加以完善，做到“内外检查有据”。3、公司人事管理风险性评估：（1） 暂无风险：公司属外资企业，而且成立刚一年多，在公司没有任何指示情况下，HR部门建立健全了员工人事档案管理，目前只供部分领导查阅某些员工基本情况（如学历、工作经历）之用，还未出现因员工离职而提出将其人事档案转出的情况。（2） 相应措施：在人事档案管理过程中，我们做到“三关”，一是把关档案专人管理关，对其胜任、性格等把好关，并时时了解其思想状况；二是把关保存关，公司提供了较好的档案柜及档案保管室；三是把关制度关，公司规定凡是违反人事档案管理制度造成一定损失或影响，将按严重违反公司管理规定处理。做到以上“三关”当然还不够，需要HR部门领导时时检查、跟踪并予以及时处理。（3） 居安思危：虽然公司有相对比较完备的管理制度，而且目前也没有出现任何可预见的风险，但随着公司不断发展和员工人数的不断增加，不同要求的员工将会对人事档案的管理提出更多的要求，简单举例如下：A：离职后进入事业单位。如果员工考取公务员或被事业、国企、机关单位录用，将对其人事档案提出及时转出要求，如果保管不善将引起纠纷甚至诉讼，所以对档案专管人员及档案室做出了较高要求。B：仍需补充员工资料。如部分员工经过自学获得的有关证照没有及时予以进行催交。C：管理仍待加强。如部分领导未经过审批便私自拿取钥匙取某人的人事档案偶有发生。 人事档案就是员工所作所为的“痕迹”，如果“不全、不细”，就失去了档案的作用，所以，其管理的“严谨性、严肃性”就可想而知。一、我们公司的人事档案主要包含以下几项内容：1、反映员工基本信息的资料，如简历、照片与身份证/毕业证/资格证等相关证件的复印件等；2、反映员工面试入职评定的资料，如面试评估表、入职登记表、入职体检报告、背景调查报告等；3、劳动关系与相关待遇确认资料，如劳动合同、薪资确认表、工资银行卡/社保卡/住房公积金卡申办资料或原卡的复印件等；4、相关制度或文件确认资料，如员工手册、考勤制度、奖惩制度、法律文书送达地址确认书等的签字确认文件或登记表格；5、服务期及保密和竞业避止约定资料，如培训服务期协议、保密协议、竞业避止协议等；6、在职管理中陆续归档的资料，如试用转正申请审批记录、培训记录（签到表、培训成绩）、奖惩记录、调岗记录、调薪记录、月/季/年度绩效考评记录等；7、员工已离职的，其离职相关资料也会一并入档，如离职申请表、离职手续办理一览表、离职访谈记录表、离职证明等。二、人事档案管理的操作规范和具体措施：1、我们公司HR部门有专门的人事档案管理员，其职责主要负责纸质档案的建档、整理和保管以及电子档案的及时录入和管理。2、人事档案属公司重要保密资料，公司规定员工入职一周内，HR部门必须完成建档工作，且一经建档，不得擅自销毁，即使员工离职，最少得再保存两年不得销毁，有竞业避止期限的则需保存更长。3、我们设有专门的人事档案保管室，主管以上人员因工作原因可借阅其下属员工档案，但仅限于在档案保管室现场借阅查看，且需经上一级主管领导和HR部门负责人的同时签批核准，方可借阅。4、电子档案永久保存，只能查阅，不能下载或拷贝，且我们对各级管理人员根据其管辖范围设置了查看权限密码，不能越级或跨部门查看，只能看自己及下属的电子档案，且有的敏感信息还会单独设置更高级别的查看权限，如薪酬、奖惩、绩效等。5、其它规范，如编号管理、档案室管理规定、借阅档案登记记录、电子档案录入时效管理（涉及敏感的薪酬等有财务人员单独录入）、准确性和操作注意事项等，对档案管理员进行全面的规范指导和考核考检查，确保档案管理万无一失。三、人事档案管理风险规避：人事档案管理属人力资源管理的基础性工作，我们公司已做得相对比较成熟稳定，基础上没有什么风险，该规避的和防范的地方我们也都基本上做到了。如：1、人事档案中该有的员工基本资料要有，不能缺失，如前所述。2、该要员工签名确认的制度、文件、资料，要有签名，不能没有，如劳动合同、法律文书送达地址确认书、员工手册及各项制度的员工阅知承诺签字确认，培训记录、奖惩记录等的员工签字等。3、注意建档或（续）签字的时效性，不能过期不（续）签，如劳动合同的（续）签订、员工试用期评估和转正办理。4、做好相应的保密和查阅权限管理、妥善保存保管等工作。一、我们公司的人事档案包括如下内容：1、个人简历2、各类学历、资格证书、奖励证书3、工作和学历证明：毕业证、学位证、离职证明、就业证等4、婚育证明：结婚证/离婚证复印件、孩子的出生证明、生育证明等5、人事任免、调岗、调级通知单6、工资单7、员工绩效考核表、岗位绩效指标承诺书、奖惩结果8、政治履历：党员证、团员证复印件等9、合同协议：劳动合同、各种保密承诺书、竞业限制协议、商业合同保单等10、卡证复印件：工资卡、社保卡、公积金卡等11、员工入职登记表：记录员工关键信息12、员工关键事件登记表、培训计划表等二、管理制度和操作流程：1、人事档案管理基本要点：保密管理：人事档案为公司机密，公司由人力资源部同事专人负责管理，无关人员不得查阅。动态管理：随着员工在公司的变动情况和个人情况变更，例如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更只要员工的信息有变更，员工档案就应该实时更新，否则就失去员工档案的意义，没法给公司工作提供价值。2、人事档案管理主要规定：（1）保卫制度：设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。（2）归档制度：所有员工人事档案要及时归档，入职新员工要新建档案袋，档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等，员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。（3）审阅制度：公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准，人事档案管理部门对申请报告进行审核，若手续齐全，可以给予审阅并借出人事档案。在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。（4）出具证明材料：公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，例如工资证明、婚育证明等等，需要求使用人出具证明材料的理由，例如用于贷款、买房、报销费用等等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需人事部门检查是否合适，再给予盖章、使用。（5）检查制度：公司定期对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。（6）销毁制度：如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。相应管理表格有：人事档案清单、借出登记表、销毁登记表、检查登记表、人事档案负责人交接清单人事档案包含了员工的基本个人信息，管理工作不容忽视1、我们公司没有人事档案保管权，所以人事档案内是公司内部存档的资料，主要包括：应聘登记表、面试记录表、一寸照片、学历、户口、身份证复印件、资格证复印件、职称证复印件、原单位离职证明、担保函、无劣迹证明（采购、收银、出纳、会计、保安需要）、员工登记表、转正审批表、调岗、调薪审批表、奖惩记录、劳动合同或劳务合同及承诺书（不参加统筹保险）等2、公司没有完善的档案管理制度，这方面很不到位，只有一个文员负责档案的管理，借阅、使用须经人事部经理审批。3、存在问题很多：A、没有档案管理制度。档案资料很重要，应该建立一个完善的档案管理制度，对档案的归档、使用、借阅、增减、保密、保管等做出明确的规定。B、入职时缺少健康证明。C、对特殊岗位如采购、收银、出纳、会计、保安，公司要求其出具担保函，但劳动合同法第9条规定：用人单位招用劳动者，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物。这说明，用人单位不能要求担保，包括提供证人和书面证明。这方面由于员工法律意识不够，目前还没发生纠纷，真正想入职的也会全力配合，问题不大。D、劳务合同及不办保险承诺书，这是公司目前最大的问题。因为个别岗位流动性大，公司也想节约成本，便规定个别岗位不给上保险，有些员工自己不想上保险的，公司也只要求其写一份书面的承诺书，承诺放弃保险，责任自负。但做为HR都知道，这种承诺是无效，一但发生纠纷对公司很不利。而且目前正有一起仲裁案件，员工写了承诺书，现反悔索要保险补偿，可领导对此不以为然，一直没有更好的解决办法。每家公司都会有各类档案制度，有专人专管的，有各人各管的，但是不管怎么说，完善的人事档案管理还是非常有必要的，我司情况如下：一、公司的人事档案包括：1、员工合同、劳务合同2、员工求职登记表、员工面试评价表（在职人员）3、员工声明书（放弃社保声明）、加入劳务派遣声明、残疾声明、体检表4、员工身份证明、学历证明、专业资格证明。5、试用期考评表、转正申请表、工资调薪表。6、员工入职培训记录、上岗培训记录，外训培训记录（含培训协议）二、公司档案管理制度：1、起草了档案管理制度、含入档流程、档案号的编写、档案范围、各等级档案的保管期限。2、建立档案入档登记、借出登记、销毁登记制度，一般档案由部门主管、会同人力资源主管签署，重点档案需要报总经理批准方可借出。三、我司目前的人事档案管理存在的风险：1、虽有专人管理、但是制度不够细致、规范。2、 无电子档案保护方法与措施。3、 过期的档案没有及时销毁。4、 各部门不要的资料尽放档案室了，导致存放空间不足，或者入档范围太广。计划措施：1、对现有人事档案再次分类，完善制度，从制度上落实管理。2、提升档案保管的等级，分清部门、档案室存入的要求。3、建立定期盘查审核制度，对过期的、或档案不全的进行清理。4、对重点的档案进行扫描、拍照、或者刻盘保管。5、重点档案备案制度，特别是一些需要年审的证书等，需两个部门联动。互相提醒。人事档案相当于百宝箱，完善、到位的人事档案管理，就相当于一案在手，能知过去，可测未来，这事不能讲：各人自扫门前雪，休管他人瓦上霜！要像打仗一样，既要全面开花，又要“斩首”行动。1、你们公司的人事档案包含哪些内容？我公司的人事档案包括各类资料，从入职开始到离职结束，全部有关该人的需要留存的资料，做到一人一档案。具体资料包括：入职资料：员工登记表格、身份证复印件、各类证书复印件、照片、劳动合同、保密协定、定岗定薪通知单等。在职资料：转正申请表、转正|换岗薪资定级单、内聘自荐记录、各期考核记录、在职期间异常情况面谈记录等。培训资料：参加培训的报名表、培训评估表、取得成绩单（证书）、培训服务期协议等。其他：各类相关该名员工需要保留的资料信息。2、你们公司的人事档案管理的操作规范和具体措施是怎样的？ 一人一档案，由专人负责。个人资料完整，能查阅到该名人员在职期间的各类具体表现。这里涉及到查阅个人档案的程序与权限规定。一般情况下，查阅个人档案仅限于高级管理人员、人事相关人员、财务管理人员等，其他人员一律不得查阅。查阅需登记签字进行，以便有保密信息外泄发生时，有具体责任人可查。 员工离职后，档案需保存2年后统一销毁。高级管理人员，档案保存期限特定。3、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？ 如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？ 目前我公司人事档案还是有一定的风险，资料完整性不够，真实性欠查验考证。接下来的工作，一是完善资料，特别是某些记录必须有3人以上签字认定，为以后可能成为事情判定的证据做些意外防范。二是对资料的查验考证，特别是学历证书，上岗操作证书，如果存在作假，对于必须持证上岗的情况，安全隐患是最大的风险因素。 对于风险的防范，工作就比较繁琐了，针对某些资料做统一法律性过滤。针对各相关新法律颁布前的协议、约定等，用新法律法规再做逐一审核，如有问题，及时作出反应。不然等到问题出现，会焦头烂额，花的时间就更多了。下午13：0017：00B实行不定时工作制的员工，在保证完成甲方工作任务情况下，经公司同意,可自行安排工作和休息时间。312打卡制度3.1.2.1公司实行上、下班指纹录入打卡制度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。3.1.2.2打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。3.1.2.3打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间； 3.1.2.4因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写外勤登记表,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写未打卡补签申请表，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。3.1.2.5手工考勤制度3.1.2.6手工考勤制申请：由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。3.1.2.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员(文员)或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。3.1.2.8参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。3.1.2.9 外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;3.2加班管理3.2.1定义加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。A现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。 B因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。对主管(含)以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。3.2.2.2员工加班应提前申请，事先填写加班申请表，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填加班申请表。加班申请表经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。加班申请表必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。3.2.2.3员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。3.2.2.4原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。3.2.2.5加班工资的补偿：员工在排班休息日的加班，可以以倒休形式安排补休。原则上，员工加班以倒休形式补休的，公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。加班可按1：1的比例冲抵病、事假。3.2.3加班的申请、审批、确认流程3.2.3.1加班申请表在各部门文员处领取，加班统计周期为上月26日至本月25日。3.2.3.2员工加班也要按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认。各部门的考勤员(文员)负责加班申请表的保管及加班申报。员工加班应提前申请，事先填写加班申请表加班前到部门考勤员(文员)处领取加班申请表，加班申请表经项目管理中心或部门经理同意，主管副总审核，总经理签字批准后有效。填写并履行完审批手续后交由部门考勤员(文员)保管。3.2.3.3部门考勤员（文员）负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部，逾期未交的加班记录公司不予承认。