建筑施工有限公司合同管理流程.doc

*****施工有限公司
协议管理流程图

协议起草
01协议风险预控
修改定稿
发起审核

02协议会签审核流程

03协议谈判

协议签订

协议编码

04
协议发放交接05

协议交底

06
协议归档建帐07

协议信息化
08

******建筑施工有限公司
协议管理控制程序

1、目的
为了规范工程协议在草拟、谈判、会签、编号、用印及归档管理的程序，理顺工作流程，提高工作效率，加强工程协议的审查、监督与控制管理，减少和杜绝协议履行中风险及其它各类问题的发生，特制定本程序。
2、合用范围
公司工程范围内所有招标及非招标建筑安装工程、消防及智能系统工程、装饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工协议；工程勘察、设计协议；材料、设备采购协议及属于工程管理范围的各种经济协议等。
3、职责
3.1 合约商务部为协议管理的主管部门，负责各类施工协议的草拟，组织评审会签，参与协议的谈判及签署，并跟踪其实行执行情况。负责建立公司协议总台帐以及协议履行期间协议文献的正本保管、为各部门和机构协议实行管理提供支持服务。
3.2物资采购部负责建立合格供应商采购平台，负责组织授权范围内A、B类物资的采购招标、协议谈判、组织评审会签、协议签署、交底及实行、传递；负责全公司物资采购协议文献的管理并建立协议台帐。
3.3项目管理部负责建立合格分包商信息平台，组织授权范围内的分包协议招标；负责全公司分包协议文献的管理并建立协议台帐。各项目部在项目管理部的统一管理下具体负责施工协议履行，办理工程延期、停工、复工签证工作；负责对分包方的管理。
4、协议全面管理控制细则
01 协议风险预控
◆ 协议风险预控一方面审核协议策划目的与公司战略目的和业务目的的一致性；
◆ 协议文献以招标文献为基础形成，因此要认真编制好招标文献，客观分析项目的基础条件，明确辨认、划分出也许预见到事件的责任范围和解决方法，以减少协议执行过程中的纠纷。
◆ 对协议单位进行资信复查，重点核算该单位施工任务饱和限度及财务状况，防止对其履约能力和商业信誉给予过高评价的风险，避免出现履约期间必须依靠业主协议约定外的资金支持才干维持协议的情况。要控制这类风险，重要是提高协议调查人员的专业素质和责任心，在充足收集相关证据的基础上做出恰当的判断。
◆ 预算部门特别注意对报价文献的综合评审，科学合理地分析中标价格，强调坚持“合理低价中标”的原则，防止出现恶意低价中标，履约过程中运用不正常手段追加价款行为。
◆ 协议谈判过程中存在忽略了重大问题或在重大问题上做出不妥让步的风险以及本公司谈判策略泄密的风险。因此一方面要组建素质结构合理的谈判团队，涉及技术、财会、审计、法律等方面的人员参与谈判，充足发挥团队的智慧，研究拟定下一步谈判的策略, 另一方面在整个过程中强调并做好保密工作。
◆ 合理转移或分散风险，运用履约保函、滞留金等经济手段，约束承包商在履行协议过程中的行为。合理分解发包项目，将一个标的金额大的协议拆提成多个标的金额较小的协议，不同单位签订协议，将风险分散在不同的空间，以减少公司遭受协议风险损失的限度。
02协议会签审核流程
◆ 参与协议会签评审的部门及评审重点：
◇ 项目管理部：负责确认签约单位是否有履行协议的能力；工期是否符合科学规律及项目规定；劳动力、机械配置及物料供应是否满足项目规定；技术标准及质量安全管理目的等是否满足公司及项目规定；物资设备供应协议负责审核供应的数量、质量技术标准、供货时间周期等是否满足项目规定；违约责任是否有相应的处罚措施等。
◇ 合约商务部：负责确认承包范围、承包方式、协议价款、结算方法、结算标准、变更确认及支付的约定是否符合公司规定。
◇ 物资设备部：负责审核货品供应签约单位是否有履行协议的能力，产品质量、技术标准、供应周期、售前售后维保服务等是否符合公司规定并满足项目规定。
◇ 法务人员：负责审核协议条款是否符合法律、法规，内容是否清楚合理，是否存在不明确或不利于我方的法律责任，是否存在法律方面的被索赔的风险等。
◇ 财务岗位负责审核：涉及财务支付和财务管理的各项条款与公司相关规定的符合性。
◇ 公司领导负责全面审核并督促、监督协议评审全过程。
◆ 根据设定好的会签流程在内部网络上进行会签单的传递，所有过程“全透明”传递，可随时跟踪其会签状态。会签评审顺序流程图按流程图所示：

合约商务部/物资设备部发起
常务副总经理
财务资金部

法务人员

合约商务部

项目管理部

总经理
合约商务部或物资设备部修改定稿

03协议谈判
公司成立协议谈判小组，分别由合约商务部、物资采购部牵头负责组织施工和材料设备协议的谈判工作。对照各部门协议评审的重点内容，派专人参与协议的沟通及商洽。所有协议的商务谈判由公司领导组织专人进行，谈判过程相对保密，结果由总经理或授权常务副总经理决策。
04协议编码
公司商务合约部为协议编号的管理部门，由协议管理员根据协议的类型分类编号、归档、管理。施工协议——山西兴厦施字（ 年 ）第 号；材料、设备协议——***材字（ 年 ）第 号。
05协议发放交接
协议的发放交接实行登记制度，经办人必须签字，并注明发放交接协议的名称、份数及时间。
06协议交底
◆ 施工协议由公司合约商务部负责组织向项目经理、预算、财务、物资供应等有关人员进行协议交底，全面陈述协议背景、协议工作范围、协议目的、协议执行要点及特殊情况解决。材料设备物资供应协议由物资设备部负责组织项目交底工作。
◆ 项目经理负责组织向项目部有关人员进行协议交底，陈述协议基本情况、各岗位的协议责任及执行要点、协议风险防范措施等。
◆ 各层次协议交底均要形成记录，并将交底情况反馈给项目部商务经理，由其负责对协议执行情况进行跟踪督察，出现问题及时上报主管领导制定相应措施。
附表：工程施工协议交底表

工程施工协议交底表

编号：
协议名称

协议编号

工程名称

协议金额

工程地点

建筑面积

协议对方名称

l 协议背景；
l 承包范围；
l 签约双方协议负责人、参与人职权范围；
l 协议造价条款缺陷；
l 工程目的的约定（工期，质量和创优目的等）；
l 项目承诺
l 协议变更方式约定；
l 竣工验收与移交约定；
l 协议结算期限与结算工程款支付约定；
l 协议质量保证金返还约定；
l 争议解决约定；
l 经营策略；
l 成本控制；
l 法律风险(用印管理、风险防止)；
l 其他协议缺陷约定等。
注：本表内如有扩展部分，由交底人增长。
接受交底人署名
姓名
部门
岗位
姓名
部门
岗位

交底人： 交底日期：
07协议归档建帐
协议/协议经审批程序并正式签署后，由合约商务部协议管理员按以下程序办理协议归档事宜：
◇ 将协议/协议原件一份送财务资金部备案，另一份自留归档保存。
◇ 协议文档以年代结合项目性质进行分类编号，协议管理员按协议台帐格式规定内容进行登记。做到建设工程协议台帐与文本档案相统一，完备、整洁、规范。
◇ 保存的协议文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明因素，及时解决，并追究相关人员责任。
◇ 档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识，变被动为积极。在协议履行过程中档案工作人员要对协议进行全程动态管理，积极与经办人员沟通，及时掌握协议的履行及变更情况，督促承办人员做好补充协议、协议的收集、归档工作。
08协议信息化管理
协议管理员将协议/协议扫描制作成电子档案并编号存储于公司电子档案，运用微机实现建设工程协议动态管理。

序号
协议编号
签订时间
项目名称
客户名称
签订情况
履行情况
协议变更、解除
标的
单位
数量
单价
金额
交货地点
付款方式
交货时间
数量
金额
收款日期
结果
名称
规格
1

2

3

4

5

6

7

8

******施工有限公司协议管理台帐（物资供应类）
*****施工有限公司协议管理台帐（施工类）
序号
协议编号
签订时间
项目名称
客户名称
承包方式
承包范围
协议价款
协议工期
质量标准
履行情况
协议变更、解除