费用管理的业务模型设计.pdf

费用管理的业务模型设计费用管理的业务模型设计控制策略业务单据审批流程业务模型备注备注1.借款-报销-还款1.业务全生命周期2.业务环节控制点设置OA系统、HR系统、固定资产管理系统、合同管理系统、影像系统、资金系统、ERP/核算系统、报表系统、BI系统、业务流程涉及系统易用性后期运维系统性能2.申请-借款-报销-还款3.采购申请-采购订单-预付款-收货-支付货款-支付质保金4.1.各系统范围、边界；2.系统间数据流转的触发条件、触发时点、触发规则逻辑；3.各系统控制点。便于理解、易于操作变动频率、运维工作量系统性能费用业务模型设计考虑因素费用业务模型设计考虑因素因素点因素分析因素点因素分析业务模型控制策略业务单据审批流程费用管理系统HR系统系统预算系统预算系统销管系统销管系统组织机构用户薪酬数据预算数据业务数据数据交互数据交互移动终端商旅平台移动终端商旅平台BI系统系统网银网银/资金系统资金系统ERP/核算系统核算系统费用数据支付数据支付状态凭证数据凭证编号日常费用业务流程控制人力成本预算控制专项费用报销标准控制日常费用业务流程控制人力成本预算控制专项费用报销标准控制单据控制审批流程控制权限控制支付控制单据控制审批流程控制权限控制支付控制 核算控制主数据核算控制主数据单点登录单点登录待办任务待办任务OA/企业门户企业门户认证数据认证数据发票认证系统发票认证系统附件影像附件影像影像系统影像系统费用管理系统平台费用管理系统平台因素点因素点业务发生机制控制策略单据审批流程、权限支付规则核算规则用户权限因素分析因素分析业务流程、涉及系统、易用性等刚性/柔性、单项/总额、费用标准格式、字段、字段逻辑发起-业务审批-财务审核-资金支付-账务处理先款后账/先账后款、是否集中支付凭证规则、是否涉及内部往来功能权限、数据权限有系统有系统/无系统无系统业务模型控制策略业务单据审批流程费用业务模型分类方法费用业务模型分类方法模型一：直接报销类业务模型模型二：事前申请类业务模型模型四：补录类业务模型模型五：回写类业务模型模型六：实际数调整业务模型模型七：预算调整业务模型业务模型控制策略业务单据审批流程模型三：资产采购类业务模型常见的基本费用业务模型常见的基本费用业务模型业务模型控制策略业务单据审批流程业务模型特点：在业务发生之前无须进行事项申请，可以直接发起借款或在业务发生后直接发起费用报销，在费用报销时可同时冲销借款或后续通过还款方式冲销借款。适用该类业务模型的常见费用有：水电费、通讯费、业务招待费等。业务流程简图：模型一：直接报销类业务模型模型一：直接报销类业务模型费控系统SAP 系统资金系统直接报销类业务流程图涉及单据-人员业务流程图说明结束起借款，若否则发起报销。2.在发起报销后判断是否需要关联借款单。3.审批人在费控系统进行审批。4.审批通过后，费控系统生成费用凭证，并将支付信息及凭证信息推送到SAP系统。4.费控系统接收SAP系统回传的凭证号。5.费控系统接收SAP系统传递的支付状态信息。6.费控系统生成凭证后的后续流程详见流程模型-后续支付子流程。生成费用凭证生成支付数据1.接收费控系统 生成的费用凭证，并回传凭证号。2.接收费控系统生成的支付数据，并将支付信息传递给资金系统。3.接收资金系统回传的支付状态，并将支付状态回传给费控系统4.SAP系统生成实付凭证。1.接收SAP系统传递的支付数据，并进行支付。2.回传支付状态信息给SAP系统。资金支付开始1.经办人人为判断是否需要发起借款，若是则发生成实付凭证接收费用凭证接收支付数据接收支付状态信息完成审批流程经办人发起报销是否需要借款是经办人发起借款否是否需要关联借款单关联借款单是否借款单经办人报销单经办人审批人123123业务模型控制策略业务单据审批流程某公司直接报销类业务流程某公司直接报销类业务流程HR 系统费用报销系统资金系统SAP 系统业务模型控制策略业务单据审批流程人力成本业务流向图流向图接收人力成本数据，系统自动生成人力成本审批单完成人力成本费用审批流程资金系统支付结束HR系统业务人员发起HR提取人力成本数据并汇总，推送至接口说明1、该业务流向图适用：新HR系统与费用报销系统同步人力成本数据；2、HR系统操作人员操作：（1）提取人力成本明细数据，并对明细数据按照部门进行汇总；（2）将汇总的数据推送至HR系统与费用报销系统接口。3、已确定：费用报销系统与新的HR系统对接。1、费用报销系统在接收到接口传输过来的人力成本数据后，自动生成人力成本审批单；2、在费用报销系统完成人力成本审批流程，具体流程参见文档业务流程部分。支付是否成功记录支付状态，生成凭证回传到SAP系统是根据失败原因，修改支付信息，重新发起支付接收并处理凭证信息，回传凭证号接收凭证号，回写到具体单据（1）如果处理成功，回传凭证号信息并修改该条数据的处理成功状态信息；（2）如果处理失败，回写失败原因同时修改该条数据的处理失败状态信息。1、接收处理费用报销系统传过来的支付数据：（1）如果处理成功，回传支付状态并修改该条数据的处理成功状态信息；（2）如果处理失败，回写失败原因同时修改该条数据的处理失败状态信息；2、费用报销系统支付一笔总数给银行指定账户，然后HR提供明细到个人的信息给银行，由银行按照个人的工资明细款项转发至个人账户。1、接收处理费用报销系统传过来的凭证数据：回写支付失败原因否回写成功支付信息某公司人力成本业务流程某公司人力成本业务流程业务模型控制策略业务单据审批流程某公司销售费用业务流程某公司销售费用业务流程业务模型控制策略业务单据审批流程业务模型特点：在业务发生之前必须先进行预算或事项申请，申请审批通过后，才能发起后续的借款及报销。适用该业务模型的常见费用有：差旅费、广告费等。业务流程简图：模型二：事前申请类业务模型模型二：事前申请类业务模型费控系统SAP 系统资金系统业务模型控制策略业务单据审批流程预算申请类业务流程图涉及单据-人员业务流程图说明完成审批结束1.经办人在费控系统发起预算申请。2.审批人在费控系统进行预算审批。3.预算审批通过后，可以发起借款。借款为非必须流程。4.预算审批通过后，经办人可以发起报销申请。5.报销时可以关联冲销借款。6.审批人在费控系统进行审批。7.审批通过后，费控系统生成费用凭证及支付信息，并推送到SAP系统。8.费控系统接收SAP系统回传的凭证号。9.费控系统接收SAP传递的支付状态。10.支付失败的处理详见后续子流程。生成费用凭证生成支付数据1.接收费控系统 生成的费用凭证，并回传凭证号。2.接收费控系统生成的支付数据，并将支付信息传递给资金系统。3.接收SAP回传的支付状态信息并传递至费控系统。4.SAP系统生成实付凭证。1.接收SAP系统传递的支付数据，并进行支付，并将支付状态信息回传至SAP系统。开始经办人发起预算申请预算申请审批报销生成实付凭证接收费用凭证接收支付数据资金系统支付接收支付状态信息是否需要借款借款是经办人发起否经办人发起是否需要关联借款单关联借款单是否1经办人报销单经办人审批人231预算申请单经办人2借款单344事前申请环节某公司预算申请类业务流程某公司预算申请类业务流程业务模型控制策略业务单据审批流程业务模型特点：资产类业务与上述费用类业务有着明显的区别：1.资产采购预算除按金额控制外，还可能需要按数量进行控制。2.费用通过凭证入账，而资产通常通过资产卡片入账。3.费用通常在发生时（或支付时）按照当次发生的金额入账，而资产在达到预定可使用状态前需要先挂账，在达到预定可使用状态时一次全额入账，同时资产类业务通常存在后续支付质保金的情况。适用该业务模型的常见费用有：固定资产、无形资产等。业务流程简图：模型三：资产采购类业务模型模型三：资产采购类业务模型资产需求部门业务领导及财务部共享平台资产管理部门资产采购部门SAP业务模型控制策略业务单据审批流程开始增司务申请单共享平台授权人审批共享平台采购新增存货领用新增经营性租赁新增共享平台部门间转移新增固定资产新增流程共享平台填写并提交固定资产新共享平台共享平台查询闲置资产明细并在司务申请单上确定新增方式购买方式并维护市场价格共享平台电脑软件采购购买土地使用权共享平台在司务申请单上选融资租赁新增固定资产采购新增流程共享平台前接司务申请流程共享平台采购订单共享平台共享平台收货单共享平台挂账处理共享平台共享平台共享平台资产卡片号SAP凭证SAP采购新增某公司资产采购类业务流程某公司资产采购类业务流程业务模型控制策略业务单据审批流程业务模型特点：费用先发生，然后才进行费用审批及账务处理。适用该业务模型的常见费用有：银行交易手续费、水电费等银行托收类费用。业务流程简图：模型四：补录类业务模型模型四：补录类业务模型外围系统/线下资金系统SAP 系统费控系统补录类业务流程图涉及单据-人员业务流程图创建借款单结束1.费控系统自动创建借款单。2.费控系统生成费用凭证,并将凭证信息传递至SAP系统。3.经办人发起补录单。4.补录单需要关联借款单。号。开始银行扣款读取银行扣款信息生成挂账凭证说明1.费用业务在外围系统或线下发起。2.银行委托扣款或直接扣款，并出具回单。1.资金系统读取银行扣款信息，并将扣款信息传递到SAP系统。1.接收资金系统传来的扣款信息，生成挂账凭证。2.接收费控系统传来的凭证信息,并回传凭证借款单审批人1经办人发起补录单审批人审批生成冲账凭证接收冲账凭证12 报销单经办人233业务模型控制策略业务单据审批流程某公司补录类业务流程某公司补录类业务流程业务模型控制策略业务单据审批流程业务模型特点：费用发生时未走费控系统或无需走费控系统，但其费用的实际发生额又会影响到预算，因此需要从核算系统回写入费控系统。适用该业务模型的常见费用有：员工薪酬、固定资产折旧、无形资产摊销等费用。业务流程简图：模型五：回写类业务模型模型五：回写类业务模型业务模型控制策略业务单据审批流程业务场景说明：实际数调整可以直接调整系统后台数据，也可以通过实际数调整单进行调整。为实现对调整明细的记录和查询，规避风险，通常采用实际数调整单进行调整。适用业务场景：1.单据审批完成后，发现费用归属部门、费用科目或其他信息有误。因原单据已生成凭证，直接修改原单据会导致系统信息不一致，此时可以通过实际数调整单进行调整。实际数调整单通常需要生成调账凭证，对核算系统中的数据进行调整。2.线下业务。模型六：实际数调整业务模型模型六：实际数调整业务模型业务模型控制策略业务单据审批流程业务场景说明：预算调整有定期调整（季度、半年度等）和临时性调整。定期调整通常调整量比较大，而且需要遵循预算编制的逻辑，所以定期调整在预算系统进行，费控系统只处理临时性的预算调整。在实际工作中预算调整可能还会存在一些限制，例如：预算总额度不变，只能在部门、科目或其他维度上进行调整。模型七：预算调整业务模型模型七：预算调整业务模型业务模型控制策略业务单据审批流程BDACE只站在财务人员角度梳理业务。业务模型千篇一律，生搬硬套。业务模型过多、分类过细、业务逻辑过于复杂。没有做好系统的整体规划及系统边界划分。一味追求某一方面的完美，而不注意平衡。费用业务模型设计的常见误区费用业务模型设计的常见误区谢谢观看谢谢观看