文档处理综合操作.pptx

大纲编制和目录自动生成v大纲的编制：进入大纲视图；在大纲视图下编制、修改、查看大纲；v目录自动自动生成：首先对标题按样式进行排版；快速创建目录：选择“插入”/“引用”/“目录和索引”命令；目录的修改与使用：按F9键，打开“更新目录”对话框；删除目录，可先选定，然后按Del键。样式的创建与应用(1)样式分类：字符样式和段落样式(2)创建样式：“格式”/“样式和格式”；在面板中单击“新样式”按钮；(3)修改样式：“样式和格式”面板中单击所选样式右侧的下拉按钮，选“修改”；样式一旦修改，使用该样式排版的内容格式自动修改；(4)应用样式：使用格式工具栏上的样式框；“样式和格式”面板中的样式列表中单击所需样式名称。模板和向导v如何套用模板v使用预置模板v创建新模板v修改已有模板v使用管理器管理模板v使用向导如何套用模板v新建文档时套用模板：缺省模板Normal.dot；也可在“新建”对话框中选择其他模板选项卡；若要将其他模板作为全局模板，可选择“工具”/“模板和加载项”，在对话框的“共用模板及加载项”列表中选择需要加载的模板复选框，单击“确定”；v给文档套用新模板：选择“工具”/“模板和加载项”，在对话框中单击“选用”选择新的模板，单击“确定”。使用预置模板vWord提供了30多个应用于各种场合的预置模板，通过这些模板可以制作出各种类型的专业文档；v在“新建”对话框中可以选择所需的预置模板。创建新模板v基于模板创建：打开“新建”对话框，选择“模板”选项；在模列表中选择与要新建的模板相似的基础模板，单击“确定”；在打开的模板中进行各种排版设置，然后“另存为”新模板即可。v基于文档创建：打开文档，删除文档中不需要部分，只保留框架；在文档添加新的样式、宏和自动图文集等模板元素；另存为模板。修改已有模板v直接修改模板：与利用模板创建新模板方法一样，只是使用保存命令；v利用文档修改模板：在文档中插入自动图文集、新建宏、定制工具栏、定制快捷键时，都可影响该文档及加载模板；添加、删除、更改样式不能直接修改模板，但可以通过“管理器”复制到模板中。使用管理器管理模板v选择“工具”/“模板和加载项”，在对话框中单击“管理器”按钮，打开管理器对话框，如图。v在管理器中可在模板之间进行复制、删除、重命名等操作。使用向导v向导是一种可根据用户现场提供的各种参数信息改变自身结构和面貌的特殊模板；vWord提供了16种向导模板；v以利用向导生成日历为例，说明向导的使用方法。主控文档的创建与应用v主控文档的概念v新建主控文档和子文档v插入、删除子文档v展开或折叠子文档v合并或拆分子文档v转换子文档v打印主控文档主控文档的概念v主控文档是一种编辑和管理长文档的有效方法，使用大纲则会占用过多的内存资源；v主控文档是一套独立的文档（或称子文档）的“容器”，可以用主控文档建立和管理一个由几部分组成的文档；v进入主控文档视图：在大纲视图中单击“主控文档视图”按钮。如图。新建主控文档和子文档v创建一个新文档，进入主控文档视图，并使用内置的标题样式和大纲级别建立主控文档的大纲，此文档就是一个主控文档；v也可打开一个已有的文档，进入主控文档视图，并使用内置的标题样式和大纲级别建立主控文档的大纲，此文档就是一个主控文档；v在主控文档视图中，首先选择具有有效标题的文本，然后单击“主控文档”工具栏中的“创建子文档”按钮，即可创建一个子文档。插入、删除子文档v插入子文档：设置插入点至要插入子文档的位置，单击“插入子文档”按钮；v删除子文档：选择要删除的一个或多个子文档，按Delete键。展开或折叠子文档单击“主控文档”工具栏上的“展开子文档”或“折叠子文档”按钮。合并或拆分子文档v合并子文档：选择要合并的多个子文档，单击“合并子文档”按钮；v拆分子文档：选择要作为子文档内容的有效标题和内容，单击“拆分子文档”按钮。转换子文档v单击选择要转换的子文档；v单击“主控文档”工具栏上的“删除子文档”按钮即可。打印主控文档v在主控文档视图中，有选择地展开要打印的子文档；v在子文档中，有选择地展开或拆叠标题以显示要打印的文档内容；v执行打印命令。使用各种自动功能v自动图文集v自动更正v自动套用格式v自动编写摘要自动图文集自动图文集是为方便各种常用文本、表格和图形对象而准备的图文集合，以快速地在文档中添加一些常用的文本、表格和图形。v使用自动图文集：选择“插入”/“自动图文集”命令，然后选择常用类型及所含内容；v创建自动图文集词条：选择“插入”/“自动图文集”/“自动图文集”命令，在对话框中输入新词条，单击“添加”按钮；v引用自定义的自动图文集：选择“插入”/“自动图文集”命令，选择列表中的“正文”，再选择所需词条。自动更正v此功能用于自动更改经常出现的习惯性拼写错误,并可用于输入中的以简代繁，造词、造句等；v选择“工具”/“自动更正”命令，打开对话框；v在“替换”框中输入要被替换的文本，在“替换为”框中输入替换的文本，单击“添加”按钮，即可扩展勘误表。自动套用格式v为文档自动套用格式：主要是将纯文本转换成格式文本；选择“格式”/“自动套用格式”；v在对话框中单击“选项”按钮，可设置自动套用格式选项；v在“选项”对话框中，选择“键入时自动套用格式”选项卡，可设置在输入的同时套用格式。自动编写摘要v选择“工具”/“自动编写摘要”命令，打开“自动编写摘要”对话框；v在对话框中选择生成摘要的方式及插入摘要住处的位置；v在摘要长度下拉列表中选择摘要内容占原文内容的百分比，一般为25%。插入题注和书签v题注用于为图形、图表和公式等添加说明，书签用于快速将光标定位到文档中的指定位置；v选择要插入题注的对象，再选择“插入”/“引用”/“题注”，打开对话框；如右上图所示。v插入定位书签：设置插入点，选择“插入”/“引用”/“书签”，打开对话框；如右下图所示。邮件合并v选择“工具”/“信函与邮件”/“合并邮件”，打开邮件合并面板；在面板中选择一种文档类型（信函、信封、标签、目录）；v单击下一步，选择开始文档（使用当前文档、从模板开始、从现有文档开始）；v单击下一步，选择收件人（使用现有列表、键入新列表、从Outlook联系人中选择）；v单击下一步，撰写信函，插入合并域；v单击下一步，预览信函；v单击下一步，完成合并，打印或编辑信函。