新员工培训资料——费用成本管理.pptx

费费用成本管理培训用成本管理培训管理办管理办2005-10-31 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 2 2销售费用管理循环费用预算费用预算费用执行费用执行费用分析考核费用分析考核销售销售市场市场品牌品牌财务制度、流程和IT平台支撑申报、审批反馈、备案借支/垫支报销、审批效益、趋势、问题 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 3 3内容提要国内市场部月度费用预算国内市场部月度费用预算费用报销的审批要点费用报销的审批要点附录：费用管理文件与报销流程附录：费用管理文件与报销流程 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 4 4预算基础知识预算是以数量数量形式表现的一种计划，它展示某一特定期间内企业全部经营活动的各项指标及其资源配置的定量说明。它既是决策的具体化，又是指导生产、经营活动的依据。国内市场部费用预算原则：所有的支出都必须有明确的目的。费用预算的基础是业务计划，没有业务需求，就没有费用预算没有业务需求，就没有费用预算。专项业务费用须事前审批同意专项业务费用须事前审批同意，方可执行。制度性文件：国内营管办字(2005)040号 国内市场部月度费用预算管理规定(V2.0)华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 5 5月度预算的目的1.保证市场费用合理投入，业务主导，预算牵引2.使费用支出和营销业务管理紧密结合，确保预算的真实、及时、完整3.优化资源配置，真正实现“事前算帐”，杜绝浪费，不断提高投入产出比，提高人均效益4.实现闭环管理，规范各级费用管理行为，对超预算的进行重点审批，强化费用预算对费用执行的约束5.落实各级主管的费用管理责任，强化费用考核 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 6 6月度预算时间点控制1.全体员工每月22-24日，在“预算管理电子流”中填写预算审批表，并提交给部门主管。电子流的操作指导在电子流的联机帮助中有；2.部门主管每月25-27日，完成员工预算审核、修改，然后批量提交给总监审批，如果部门主管就是总监的，系统将自动跳转给营管办；3.总监每月28-30日，完成对各下属部门的预算审批、修改，然后提交给营管办；4.营管办（委托谢博）在系统中批复各部门员工的预算，系统会自动发邮件提醒员工、各部门主管和财务接口会计查看员工月度预算批复情况。接口会计将对员工预算情况进行备案；都在“预算查询”按钮进去查看5.管理办从员工填写预算审批表的环节开始，对各员工的预算进行规范性审核；。华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 7 7内容提要国内市场部月度费用预算国内市场部月度费用预算费用报销的审批要点费用报销的审批要点附录：费用管理文件与报销流程附录：费用管理文件与报销流程 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 8 8费用报销的审批要点 审批要点审批要点报销业务的真实性：权签人必须明确报销费用有实际业务支持；报销业务的必要性：员工费用发生是必要的；报销金额的合理性：报销金额在预算范围之内，对超出预算的解释是否令人信服；费用归口是否正确，报销单据填写是否正确，；现阶段，权签人需对全部原始单据进行审批，并查阅原始发票，对大额发票进行背签确认审阅员工费用说明清单，把握员工费用的去向结构，要求员工按“贴票贴票与说明细则与说明细则”规定认真贴票并说明 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 9 9信息工程师辅助审核报销单 费用报销中，信息工程师的作用很重要规范性审核：差旅费报销：是否附了跨省出差审批单？专项费用报销：是否附了专项业务费用事前审批单审批件？是否超出事前审批金额（如果是，补批了吗）？日常业务费用报销：是否超出预算？超出20%了吗贴票规范：是否按规定贴票、编号了？说明规范：是否按要求填写了费用说明清单？报销单据：该费用是否属于走电子流报销的范范？费用归口：该报销费用的受益部门与员工所属部门一致吗，归口是否正确？华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 1010费用报销或借支的权签关系授权情况：授权情况：国内市场权签授权表(V2.0)见市函（2005）019号，附件1国内营管办财务权签授权书见市场部电子公告牌，2005-06-21，特别公告细分解释细分解释见市场部办公专栏见市场部办公专栏行政平台行政平台财务指南财务指南制度制度：“如何正确提交如何正确提交报销单报销单”系列系列办事处权签关系宣传0506片区权签关系宣传0506网络部权签关系宣传0901(金融,电力和综合)网络部权签关系宣传0901(政府和教育)华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 1111专项业务费用管理规定市函市函(2005)012号号 专项业务费用管理规定专项业务费用管理规定：“专专项项业业务务费费用用”的的定定义义：专项业务费用泛指单次金额在5000元以上的一切业务费用（特殊专项低于5000元时也须按照专项业务费用的审批要求执行）。包括但不限于以下业务费用：1、各类培训，会议（现场会、研讨会、交流会、演示会、团拜会、签字仪式等等），邀请客户国内外考察、参观公司（或样板点）、参观国内外展览等活动发生的一切费用2、发布广告、制作/印刷宣传资料、组织展览/巡展、组织促销等业务费用3、特殊专项：重大销售项目运作、内部培训、内部会议、租车、租房内部培训、内部会议、租车、租房等特殊专项讲解：例如行政平台性专项费用，单次预计金额超过1000元的行政平台性费用都需要书面立项。事前审批方式：经办人写工作联络单或邮件申请立项，办事处主任审核后，提交管理办，管理办主管审批同意后方可执行 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 1212专项业务费用事前审批专项业务费用事前申请时，按照单次预计金额的不同专项业务费用事前申请时，按照单次预计金额的不同,分层审批：分层审批：1、单次预计金额2万元：经相关领导一级事前审批和二级事前审批同意，方可发生，详细审批关系详见附件一。2、单次预计金额2万以及“特殊专项”：经相关领导进行一级事前审批和二级事前审批后，还须国内营管办进行三级事前审批同意，方可发生。申请立项时，业务经办人提交申请立项时，业务经办人提交专项业务费用事前审批单此表不要写详细的活动内容，经相关领导审批后，须复印或传真给财务接口会计备案；报销时，此表是必备附件。市场/渠道活动计划要求详细填写，不需提交财务。华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 1313专项业务费用分层审批关系办事处各办事处：各办事处：参见市场部办公专栏参见市场部办公专栏行政平台行政平台财务指南财务指南制度制度：“专项专项费用案例费用案例”系列系列单次预计金单次预计金额额项目或活动项目或活动类型类型一级事前审一级事前审核核二级事前审批二级事前审批三级事前审三级事前审批批事后报销事后报销权签人权签人2 2万元万元销售片区总监网络部总监片区总监品牌/产品类片区总监宣传/产品部总监片区总监渠道片区总监渠道业务部总监片区总监2 2万元万元销售片区总监网络部总监国内营管办国内营管办品牌/产品类片区总监宣传/产品部总监国内营管办国内营管办渠道片区总监渠道业务部总监国内营管办国内营管办 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 1414专项业务费用分层审批关系网络部单次预计金单次预计金额额项目或活动类项目或活动类型型一级事前审一级事前审核核二级事前审批二级事前审批三级事前审批三级事前审批事后报销事后报销权签人权签人2 2万元万元销售网络部总监-国内营管办国内营管办品牌/产品类网络部总监宣传/产品类总监-国内营管办渠道网络部总监渠道业务部总监-国内营管办2 2万元万元销售/品牌宣传网络部总监北京分部部长国内营管办国内营管办品牌/产品类网络部监宣传/产品类总监国内营管办国内营管办渠道网络部总监渠道业务部总监国内营管办国内营管办各网络部：各网络部：华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 1515专项业务费用分层审批关系其他部门单次预计金单次预计金额额项目或活动项目或活动类型类型一级事前审一级事前审核核二级事前审二级事前审批批三级事前审三级事前审批批事后报销权事后报销权签人签人2 2万元万元所有项目/活动业务部门总监（受益部门总监）/(国内营管办)国内营管办2 2万元万元所有项目/活动业务部门总监（受益部门总监）国内营管办国内营管办其他部门：其他部门：注1、其他部门是指除办事处和网络部之外的所有部门，如营销策划部、渠道业务部等等。注2、对于单次预计金额2万元的情况，如果业务部门本身就是受益部门，那么该专项的事前审批须经国内营管办审批，如果受益部门与申请人所属部门不一致，那么该专项在受益部门做“二级事前审批”后，不必再提交国内营管办审批。注3、判别受益部门举例：大客户部员工A受华东片区委托，组织华东片区重要合作伙伴大会，则员工A申请和报销该会务费专项时，业务部门为大客户部，受益部门为华东片区.华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 1616专项业务费用员工注意事项1.金额范围：单笔支出大于5000元，都属于专项。特殊专项则没有下限。2.月度预算：专项也须放到月度预算表中。在填写专项业务费用事前审批单时,须填写清楚该专项在的哪个月的预算中报了，金额是多少？3.财务备案：不管是否借支备用金，专项业务费用事前审批单在审批通过之后，要求3日之内传递至财务部备案。4.专项编号：专项业务费用审批单要按规定编号。5.事前审批：注意不同金额对应的审批关系。6.事后报销：事后补批：对于超出事前审批金额的，须先进行“事后补批”，权签关系：按金额的不同提交给相应领导权签报销时间：专项费用完成后7天内提交报销单。报销附件：专项业务费用事前审批单的审批件是报销必备附件。同时，该专项的书面总结与费用说明清单也应随报销单据提交给权签人。华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 1717手机话费按月进行限额管理手机话费手机话费原则原则：个人垫付话费，在限额内据实报销，超限额的部分员工自行承担。标标准准：针对不同岗位或职务，限额标准不同，详见文件：国内营管办字(2005)038 号 手机话费限额管理规定日常要求：日常要求：报销话费的手机号码都必须在公司内公布，保证每天24小时开机有必要的，可使用两个手机号码，但是费用合计合计不得超过限额报销规定：报销规定：机关的按季度由秘书统一报销，在每年的1、4、7、10月份报销上一季度话费网络部、办事处员工按部门为单位，集中由秘书报销延迟报销的须附说明，并按财务部规定给予罚款；华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 1818市内交通费用限额管理市内交通费用市内交通费用原则：原则：允许报销因公发生的出租车等市内费用，因私发生的各种交通费用均不允许报销（包括上下班发生的出租车等费用）。销售人员和部分拓展人员规定限额；其他人员据实报销，逐项说明。限额标准限额标准各部门应针对不同员工的业务性质、岗位类别、所处城市以及配车等实际情况，在文件规定范围内细化市内交通费用限额管理，报国内营管办审批、备案。详见文件：国内营管办字(2005)039号 市内交通费限额管理规定。报销管理报销管理适用限额管理的，必须在限额内据据实实报报销销，但是限额并不是福利或补助，严禁在实际业务需要之外“的票”报销。长假所在月份和员工跨省出差天数较多的月份，市内交通费限额应酌情下调。华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 1919出差住宿费用管理出差住宿费用管理文件员工出差住宿必须在办事处认证的、供员工出差住宿的酒店/招待所范围内；不论出差员工住宿天数的长短，其住宿必须由出差地所属办事处行政平台统一安排，且事后必须由办事处行政秘书在住宿发票上背签确认（或邮件确认），出差员工返回后方可报销住宿费用。服从当地行政平台的按排，尽可能合住标准双人间。出差住宿费用管理规定文件统一结算住宿费用 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 2020出差补助与外派补助出差补助、外派补助的申报查看公司财务部文件出差补助统一跟单报销，自行申报。出差补助统一跟单报销，自行申报。要求据实申报出差补助，补助天数算头也算尾。对于补助标准和计算方法不了解的可咨询接口会计。跨省出差的天数，通过出差审批单及长途交通票据载有日期反映省内出差的天数，根据经主任签字的省内出差任务登记表确定公公司司文文件件规规定定驻驻外外人人员员按按相相应应的的标标准准给给予予外外派派补补助助，外外派派补补助助由由行行政平台按月做统计表进行申报。政平台按月做统计表进行申报。华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 2121内容提要国内市场部月度费用预算国内市场部月度费用预算费用报销的审批要点费用报销的审批要点附录：费用管理文件与报销流程附录：费用管理文件与报销流程 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 2222 国内市场部预算与报销管理文件审批关系与限额管理规定：审批关系与限额管理规定：预算管理：国内营管办字(2005)040号 国内市场部月度费用预算管理规定(V2.0)专项管理：市函(2005)012号 附件1 专项业务费用事前审批与报销权签人对应关系报销与借支的审核和权签：p市函(2005)011号 财务权签授权体系变更通知 附件4 报销电子流封面（更新）p市函(2005)019号 财务权签授权再次变更的通知 附件1 国内市场权签授权表(V2.0)p市场部电子公告牌2005-6-21特别公告 “国内营管办财务权签授权书”出差审批：p国内营管办字【2004】023号 国内市场部员工出差住宿管理规定p国内营管办字【2005】053号 国内营销系统人员出差管理补充规定限额管理：国内营管办字(2005)038、039号）手机话费、市内交通费限额管理规定租车管理：市管函(2004)010号 关于加强驻外机构办公车辆的租赁与使用管理的通知贴票与费用说明要求贴票与费用说明要求华为三康市管函华为三康市管函(2004)017号号 附件附件1国内市场部报销贴票与费国内市场部报销贴票与费用说明要求细则用说明要求细则 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 2323 公司其他相关费用管理文件公司：公司：物品采购：华为三康司发【2004】108号 行政物品自行采购规定广告采购：待郑总签发财务部：财务部：差旅费：HW_3COMAPEPRO001 差旅费报销管理规定外派补助：HW_3COMAPE REG 059 外派补助管理制度 备用金备用金：HW_3COMAPEREG020 备用金借支管理规定遗失现金或票据：HW_3COMAPEREG002 遗失票据或现金报销管理规定权签管理：HW_3COMAPEPRO022 费用报销财务权签管理实施办法【可不看】个人通讯：HW_3COMAPEPRO006 个人通讯费用报销管理规定【可不看】华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 2424秘书在费用管理中的作用提醒员工按时提交预算、按时报销，减少员工被处罚的现象；提醒主管审批员工报销单，加快报销速度费用管理培训，对员工进行培训报销管理规定、专项审批规定等规范性审核，单据分类，打回不合规范的单据。部门编码是否正确？有没有附费用说明清单？贴票是否规范？出差审批单、专项费用审批单附了没有？专项费用审批单上必填要素是否完整？日常业务费用超了预算吗？备案管理，如预算备案，手机话费、市内交通费限额备案汇总，部门预算汇总，收集员工费用报销单出差员工住宿管理，包括订房、结算、协议酒店认证管理等协助部门主管与员工沟通预算批复情况，做好员工费用的排序等简单分析配合财务，对于已经提出离职申请的员工，第一时间反馈给接口会计，以确认员工备用金等信息 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 2525费用借支或报销费用借支或报销报销人报销人业务审核业务审核直接业务主管直接业务主管权签人审批权签人审批权签人权签人/或权签授权人或权签授权人财务审核财务审核会计等财务人员会计等财务人员出纳处理出纳处理公司出纳公司出纳分类报销，按要求贴票、说明分类报销，按要求贴票、说明审核费用的合理性、真实性，对审核费用的合理性、真实性，对审核结果负责审核结果负责在授权范围内进行财务权签，对在授权范围内进行财务权签，对审批结果负连带责任审批结果负连带责任复核，问题反馈，费用基础数据复核，问题反馈，费用基础数据打款和通知打款和通知5、附：费用报销的流程简述 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 26261 1、费用报销之窗费用报销之窗h3cap02-DSh3cap02-DS中非常丰富的解答资源中非常丰富的解答资源包含总部和驻外机构所有费用报销管理规定，适包含总部和驻外机构所有费用报销管理规定，适合报销业务杂，报销量大的员工查询合报销业务杂，报销量大的员工查询报销指南报销指南模块归集了常用费用报销管理规定、制模块归集了常用费用报销管理规定、制度宣传和专题宣传资料，可供查询度宣传和专题宣传资料，可供查询报销答疑报销答疑模块将最常见的问题以一问一答的形式模块将最常见的问题以一问一答的形式列示，可以实现分类查询列示，可以实现分类查询这次出差刚好这次出差刚好碰上五一，哪碰上五一，哪些费用可以报些费用可以报销呢？销呢？对公司费用报销的制度和规定不清楚，如何求助？对公司费用报销的制度和规定不清楚，如何求助？2、市场部办公专栏行政平台行政平台财务指南财务指南02（所在数据库：H3cap01-ds）3、找接口会计组长：丁莹，0571-86760216 华为3COM公司管理办 文件密级：内部公开 2727 结束语谢 谢!