秘书接待工作.pptx

教学目的：教学目的：掌握接待工作的内容、种类掌握接待工作的内容、种类和要求；熟悉交往群体的礼仪要求；区分和要求；熟悉交往群体的礼仪要求；区分接待对象，确认接待规格；按照行动规范接待对象，确认接待规格；按照行动规范做好接待的准备工作；从容应付已预约和做好接待的准备工作；从容应付已预约和未预约的客人。未预约的客人。项目二项目二 秘书的接待工作秘书的接待工作一、接待工作的内容和种类一、接待工作的内容和种类二、接待工作的一般程序二、接待工作的一般程序三、预约来访者的接待三、预约来访者的接待四、非预约来访者的接待四、非预约来访者的接待五、接待工作中的礼仪五、接待工作中的礼仪B市经济部门的领导和工程技术人员，先后市经济部门的领导和工程技术人员，先后3次来次来到到C市洽谈联营生产高钡铁项目。市洽谈联营生产高钡铁项目。C市把接待任务交市把接待任务交给接待处周主任和小李。周主任和小李每次接到任务，给接待处周主任和小李。周主任和小李每次接到任务，一面拟出接待方案呈领导审批，一面到宾馆、车队联一面拟出接待方案呈领导审批，一面到宾馆、车队联系安排好食宿、车辆。客人到达前，周主任和小李一系安排好食宿、车辆。客人到达前，周主任和小李一一检查落实并填好住房卡、领好房门钥匙，等候迎接一检查落实并填好住房卡、领好房门钥匙，等候迎接客人。客人。引入案例引入案例:接待工作要周到接待工作要周到客人一到达即领客人进客房并介绍有关情况和询问客人客人一到达即领客人进客房并介绍有关情况和询问客人需办的事。到开饭时间领客人进餐厅，客人要离开需办的事。到开饭时间领客人进餐厅，客人要离开C市，事市，事先陪客人到宾馆总台结账并及时送站。每次都在工作和生先陪客人到宾馆总台结账并及时送站。每次都在工作和生活上为客人提供方便。后来，该项目签订了协议，活上为客人提供方便。后来，该项目签订了协议，B市在市在C市投资达市投资达1000万元，年产值万元，年产值15亿元，年利税可达亿元，年利税可达1000多多万元。而且，客人对万元。而且，客人对C市周到的接待工作十分感谢。他们说：市周到的接待工作十分感谢。他们说：“我们到我们到C市好像到了家一样市好像到了家一样”，“你们热情周到的接待，你们热情周到的接待，使我们看到使我们看到C市同志办项目的诚心和决心。高钡铁项目的签市同志办项目的诚心和决心。高钡铁项目的签订，有你们的一份功劳。订，有你们的一份功劳。”引入案例引入案例:接待工作要周到接待工作要周到接待是指对来访者给于相应的服务的活动。接待是指对来访者给于相应的服务的活动。它涉及面广，对象多而复杂。根据不同的对它涉及面广，对象多而复杂。根据不同的对象，不同的来访目的，接待的内容各不相同。象，不同的来访目的，接待的内容各不相同。根据不同标准，分类方式也就不同，具体的根据不同标准，分类方式也就不同，具体的有有:一、接待工作的内容和种类一、接待工作的内容和种类1.按照来宾的来访意图按照来宾的来访意图可以将接待分为公务接待、可以将接待分为公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。接待、技术考察接待和其他接待。2按照接待的对象不同按照接待的对象不同，可以把接待分为外宾接，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人的接待、对平行单位来人的接待、对下属单位来人的接待、对平行单位来人的接待、对下属单位来人的接待、对新闻单位来人的接待和对本单位来人的的接待、对新闻单位来人的接待和对本单位来人的接待。接待。3按照来访者的有无预约按照来访者的有无预约又可以把接待分为预约又可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。来访者接待和未预约来访者接待。一、接待工作的内容和种类一、接待工作的内容和种类接待的内容不同，接待的程序也不尽接待的内容不同，接待的程序也不尽相同，但一般的程序主要包括以下几相同，但一般的程序主要包括以下几个方面：个方面：二、接待工作的一般程序二、接待工作的一般程序邀请可分为口头邀请、电话邀请、书面邀请、登门邀请可分为口头邀请、电话邀请、书面邀请、登门邀请及邮件邀请等。邀请及邮件邀请等。邀请的方式很多，采用哪一种应根据亲疏关系和实邀请的方式很多，采用哪一种应根据亲疏关系和实际情况而定。际情况而定。（一）发出邀请（一）发出邀请如如口头要求是口头要求是向被邀请者以谈话的方式发出邀请，向被邀请者以谈话的方式发出邀请，这多在一些较为简单的活动场所应用；又如这多在一些较为简单的活动场所应用；又如登门邀登门邀请是请是邀请者亲自到被邀请者的寓所和单位发出的邀邀请者亲自到被邀请者的寓所和单位发出的邀请，表示重视，等等。有时是这几种方式的请，表示重视，等等。有时是这几种方式的综合运综合运用用，发了书面邀请后，又用电话催请，然后再登门，发了书面邀请后，又用电话催请，然后再登门邀请。邀请。不论哪一种邀请，语言要恳切，态度要真诚。若是不论哪一种邀请，语言要恳切，态度要真诚。若是对方主动提出或是来函来电通知来访的，则没有这对方主动提出或是来函来电通知来访的，则没有这个环节。个环节。接待前的准备工作很重要，它是整个接待工作接待前的准备工作很重要，它是整个接待工作的基础，决定着接待工作的质量和效果。的基础，决定着接待工作的质量和效果。1 1平时的准备工作平时的准备工作（1 1）思想心理的准备）思想心理的准备（二）接待前的准备工作（二）接待前的准备工作1、诚恳热情的态度、诚恳热情的态度2、行为举止的姿势、行为举止的姿势站立姿势站立姿势走路姿势走路姿势坐下姿势坐下姿势3、服饰仪态的要求、服饰仪态的要求4、团结协作的精神、团结协作的精神心态准备仪容仪容仪态仪态仪表仪表秘书的接待工作秘书的接待工作 心理准备心理准备秘书应具备良好的待客心理，其核心就是秘书应具备良好的待客心理，其核心就是要求秘书事事处处有强烈的要求秘书事事处处有强烈的“角色意识角色意识”、“服务意识服务意识”，体现出一个，体现出一个“诚诚”字，字，即秘书人员应站在对方的立场上，将心比即秘书人员应站在对方的立场上，将心比心，以诚相待。具体表现在待人接物上应心，以诚相待。具体表现在待人接物上应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方，这样有助于赢得对方的好感，缩短大方，这样有助于赢得对方的好感，缩短彼此的心理距离。彼此的心理距离。坐姿坐姿坐坐时跷时跷起一起一条条腿所腿所显示显示的的讯讯息：息：表表现现他相他相当当自信，自信，个个性性懒散懒散，不容易幻想，任何私人，不容易幻想，任何私人问题问题或或烦恼烦恼都不能使之都不能使之困困扰扰，信心形，信心形之于外之于外。坐坐时双时双腿腿并拢并拢，双脚双脚平放地方：平放地方：表表现现出他坦率、出他坦率、开开放放和和诚实诚实的的特征特征，具有守，具有守时时的的习惯习惯，喜欢规律喜欢规律的生活，按的生活，按表表做课行做课行事。事。坐坐时双脚时双脚前伸，前伸，双脚双脚在踝部叉起：在踝部叉起：反映出坐者希望成反映出坐者希望成为为中心人物，有保守且近乎愚昧的意志，凡事中心人物，有保守且近乎愚昧的意志，凡事喜欢喜欢求求稳稳。坐坐时时一一脚盘脚盘在另在另一脚下一脚下：体现体现男子的自信、豁男子的自信、豁达达。坐姿坐姿女性膝女性膝盖并拢盖并拢，体现庄重体现庄重、矜持，、矜持，并并且落坐且落坐动动作作协调协调，声音轻声音轻。女性先退半步，然女性先退半步，然后后坐下，坐椅面的一半或坐下，坐椅面的一半或三分之二。三分之二。坐在沙坐在沙发时发时，要求腰挺直，要求腰挺直，两两腿垂地或微腿垂地或微内内收，背部不靠沙收，背部不靠沙发发背，背，两两手自手自体弯体弯曲，手扶曲，手扶膝部，或交叉放在大腿中前部，或一手放膝部，或交叉放在大腿中前部，或一手放于于大腿上，另一手放大腿上，另一手放于于沙沙发发扶手。扶手。正式场合里，腿脚均并拢。正式场合里，腿脚均并拢。垂放很庄重，斜放较随意。垂放很庄重，斜放较随意。脚踝相交叉，优雅并贤淑。脚踝相交叉，优雅并贤淑。正面向他人，尊重且关注。正面向他人，尊重且关注。若要腿叠放，尊者请先行。两腿须紧靠，并拢莫走光。若要腿叠放，尊者请先行。两腿须紧靠，并拢莫走光。脚尖向下压，礼貌且美观。垂放显正式，斜放更优雅。脚尖向下压，礼貌且美观。垂放显正式，斜放更优雅。（2）业务知识和能力的准备）业务知识和能力的准备作为领导的助手，代表单位门面的秘书人员，不仅作为领导的助手，代表单位门面的秘书人员，不仅要要熟悉自己的本职工作熟悉自己的本职工作，而且必须，而且必须全面了解本单位全面了解本单位的各方面情况的各方面情况，如组织的发展历史、产品特点、规，如组织的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况；格、种类、各部门设置及领导职工的情况；手边必手边必须占有较完备的资料，须占有较完备的资料，具体包括单位内部职员的电具体包括单位内部职员的电话号码、本市其他公司和企业单位的电话号码、国话号码、本市其他公司和企业单位的电话号码、国外自动拨号的密码，当地宾馆名胜古迹、游览路线、外自动拨号的密码，当地宾馆名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。经济、文化等情况。（3）物质和环境的准备接待）物质和环境的准备接待接待环境一般可划分为硬环境和软环境。接待环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。等社会环境。接待环境物件的摆放应该整齐、美观、清洁，光线接待环境物件的摆放应该整齐、美观、清洁，光线充足，空气清新。前台、办公室、会客室设置要协充足，空气清新。前台、办公室、会客室设置要协调，物品齐备。如调，物品齐备。如前厅前厅里应该为客人准备座椅，里应该为客人准备座椅，会会客室客室里要准备茶具（包括茶叶、饮料等，普通客人里要准备茶具（包括茶叶、饮料等，普通客人可以用一次性茶杯，重要客人用正规茶具为佳）、可以用一次性茶杯，重要客人用正规茶具为佳）、烟灰缸、空调设备，还应由电话、复印机、传真机烟灰缸、空调设备，还应由电话、复印机、传真机等（即是没有，也不要离会客室太远）。等（即是没有，也不要离会客室太远）。做到办公室里的文件、文具、电脑、电话等物做到办公室里的文件、文具、电脑、电话等物品各归其位，摆设美观、整洁。常用的、不常品各归其位，摆设美观、整洁。常用的、不常用的及私人用品应该放到合适、固定的地方，用的及私人用品应该放到合适、固定的地方，需要时能马上找到。需要时能马上找到。会客室要及时清理，勤换空气。会客室要及时清理，勤换空气。客人走后，清客人走后，清洗烟灰缸、茶具，为下一批客人的到来做好准洗烟灰缸、茶具，为下一批客人的到来做好准备。每天下班前整理好所有的办公用品，上班备。每天下班前整理好所有的办公用品，上班提前到达，清洁、整理、检查接待环境，做到提前到达，清洁、整理、检查接待环境，做到有备不乱。有备不乱。微型案例秘书的接待工作秘书的接待工作 接待的准备工作接待的准备工作会客室让总经理皱起了眉头会客室让总经理皱起了眉头张红是北京致远电子公司总经理王华生的秘书，今天的客人较多，刚送走两个客人。她就赶快准备明天总经理的发言稿，这时前台秘书打电话，请她下楼带总经理约的客人-海南顺成贸易公司副总经理李强。经向王总经理请示后，她急忙下楼，将客人带到楼上。一进会客室就闻到一股很刺鼻的香烟味道，烟灰缸里也很多烟灰与烟头。王总经理进来后，不仅皱起了眉头。电子教案模版配色（1）秘书的接待工作秘书的接待工作 接待的准备工作接待的准备工作一般情况下，来宾来前会事先通知，接到通知后，一般情况下，来宾来前会事先通知，接到通知后，秘书接待准备工作一般程序如下。秘书接待准备工作一般程序如下。（）了解来宾的情况（）了解来宾的情况秘书在接到通知时要了解来宾的基本情况，包括秘书在接到通知时要了解来宾的基本情况，包括来宾的来访意图、目的和要求，包括来宾的单位、来宾的来访意图、目的和要求，包括来宾的单位、人数、身份、性别、民族、年龄和健康状况，还人数、身份、性别、民族、年龄和健康状况，还包括抵离的时间、乘坐的交通工具和车次航班等，包括抵离的时间、乘坐的交通工具和车次航班等，并将上述情况向主管部门领导报告，同时通知有并将上述情况向主管部门领导报告，同时通知有关部门和人员。关部门和人员。、接受任务后的接待准备工作、接受任务后的接待准备工作（）确定接待规格（）确定接待规格由于来宾的身份和来访的目的不同，接待的规格由于来宾的身份和来访的目的不同，接待的规格也不尽相同。接待规格是从主陪人的角度而言的，也不尽相同。接待规格是从主陪人的角度而言的，即来什么客人由什么人陪同的规格问题。接待的即来什么客人由什么人陪同的规格问题。接待的规格分为高格接待、对等接待和低格接待规格分为高格接待、对等接待和低格接待3种。种。高格接待高格接待高格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位或职称高的高格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位或职称高的接待。它表明对被接待一方的重视和友好。主要有几种情接待。它表明对被接待一方的重视和友好。主要有几种情况：况：A、上级领导或上级领导机关派一般工作人员向下级领导、上级领导或上级领导机关派一般工作人员向下级领导口授意见，下级领导要出面作陪；口授意见，下级领导要出面作陪；B、兄弟单位领导或派人商谈重要事宜，本单位领导要出、兄弟单位领导或派人商谈重要事宜，本单位领导要出面接见，必要时还应陪同座谈；面接见，必要时还应陪同座谈；C、下级领导来访，领导应该出面做陪；、下级领导来访，领导应该出面做陪；D、接待单位的重要客户。、接待单位的重要客户。确定接待规格一定要考虑到多方面因素，确定接待规格一定要考虑到多方面因素，并不是规格越高越好。经常用高规格接待，并不是规格越高越好。经常用高规格接待，会产生以下三个负作用会产生以下三个负作用：（：（1 1）会让客人轻）会让客人轻视主方单位；（视主方单位；（2 2）会影响领导的工作；）会影响领导的工作；（3 3）会让不同单位相互攀比，产生厚此薄）会让不同单位相互攀比，产生厚此薄彼的误会。彼的误会。高规格接待需要注意的事项高规格接待需要注意的事项微型案例难以难以“侍候侍候”的客户的客户甲、乙二企业都是宏达公司的合作单位。甲、乙二企业都是宏达公司的合作单位。一次甲企业的副总经理到宏达公司商谈业一次甲企业的副总经理到宏达公司商谈业务，宏达公司的陈总经理为了表示友好和务，宏达公司的陈总经理为了表示友好和重视，出面接待，全程陪同。不久乙企业重视，出面接待，全程陪同。不久乙企业也派了一位副总经理来宏达公司，陈总经也派了一位副总经理来宏达公司，陈总经理工作太忙，就让赵副总经理出面接待，理工作太忙，就让赵副总经理出面接待，乙企业已知道上次是陈总经理接待的甲企乙企业已知道上次是陈总经理接待的甲企业，非常不高兴。业，非常不高兴。对等接待对等接待对等接待，就是指主要陪同人员与主要来对等接待，就是指主要陪同人员与主要来宾的职位或职称大体相当的接待。在接待宾的职位或职称大体相当的接待。在接待工作中，这种接待最为常用。工作中，这种接待最为常用。低格接待低格接待低格接待，是指主要陪同人员比主要来宾的职位低格接待，是指主要陪同人员比主要来宾的职位和职称低的接待。这种接待多用于基层单位或业和职称低的接待。这种接待多用于基层单位或业务性联系的接待。务性联系的接待。案例：一官员不满接待规格受处案例：一官员不满接待规格受处采用那一种规格接待，除了采用那一种规格接待，除了客人的身份客人的身份影响因素外，还有其他因素的影响影响因素外，还有其他因素的影响。如：。如：对方的关系，当对方的来访事关重大和我对方的关系，当对方的来访事关重大和我方希望发展与对方的关系的，往往采用高方希望发展与对方的关系的，往往采用高格接待；突变情况，如领导临时有事，只格接待；突变情况，如领导临时有事，只能让他人代替；老客人的接待，客人曾经能让他人代替；老客人的接待，客人曾经来过，那么接待最好按上次规格。来过，那么接待最好按上次规格。采用那一种规格接待，除了客人的身份采用那一种规格接待，除了客人的身份影响因素外，还有其他因素的影响。如：影响因素外，还有其他因素的影响。如：对方的关系，当对方的来访事关重大和我对方的关系，当对方的来访事关重大和我方希望发展与对方的关系的，往往采用高方希望发展与对方的关系的，往往采用高格接待；突变情况，如领导临时有事，只格接待；突变情况，如领导临时有事，只能让他人代替；老客人的接待，客人曾经能让他人代替；老客人的接待，客人曾经来过，那么接待最好按上次规格。来过，那么接待最好按上次规格。视频：视频：1979年邓小平访美年邓小平访美第二轮中美战略与经济对话第二轮中美战略与经济对话“凡事预则立凡事预则立”，接待来访者，制定接待，接待来访者，制定接待计划很有必要，计划很有必要，第一第一是可以合理地安排各是可以合理地安排各项接待工作，使之有条不紊地开展；项接待工作，使之有条不紊地开展；第二第二是可以使有关人员提前安排好自己的时间，是可以使有关人员提前安排好自己的时间，保证接待工作顺利开展。保证接待工作顺利开展。接待工作的计划一般包括三个方面的内容：接待工作的计划一般包括三个方面的内容：确定接待规格、拟定日程安排和开列接待确定接待规格、拟定日程安排和开列接待经费经费。、制定接待工作计划、制定接待工作计划制订接待计划基本流程图制订接待计划基本流程图为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务，提前安排好自时间，保证接待工作顺利动中的任务，提前安排好自时间，保证接待工作顺利进行，可制定并填写如下表格，印发各有关人员：进行，可制定并填写如下表格，印发各有关人员：1人员安排表人员安排表包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。2日程安排日程安排日程安排要具体。包括日期、时间、活动内容、地点、日程安排要具体。包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的列出，可参照陪同人员等内容，一般以表格的列出，可参照“会会务组织务组织”中的日程安排。中的日程安排。3接待经费列支接待经费列支接待经费列支包括：接待经费列支包括：(1)工作经费：租借会议工作经费：租借会议室、打印资料等费用；室、打印资料等费用；(2)住宿费；住宿费；(3)餐饮餐饮费；费；(4)劳务费：讲课、演讲、加班等费用；劳务费：讲课、演讲、加班等费用；(5)交通费；交通费；(6)参观、游览、娱乐费用；参观、游览、娱乐费用；(7)纪念品费；纪念品费；(8)宣传、公关费用；宣传、公关费用；(9)其他其他费用。费用。某计算机工程有限公司定于某计算机工程有限公司定于9月月28日在某日在某职业技术学院举办图书馆计算机管理系统职业技术学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会，通知很快地寄发到各有软件产品展销会，通知很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着关学校图书馆。日程安排表上写着9点介绍点介绍产品，产品，10点参观该职业技术学院图书馆计点参观该职业技术学院图书馆计算机管理系统，算机管理系统，11点洽谈业务。展销会当点洽谈业务。展销会当天，天，9点大会本该开始介绍产品，可应该到点大会本该开始介绍产品，可应该到的各校图书馆代表却只到了的各校图书馆代表却只到了13。案 例 原来，由于通知中没有写明展销会具体原来，由于通知中没有写明展销会具体地点，加上公司接待人员不耐烦，对代表地点，加上公司接待人员不耐烦，对代表不够热情，所以引起了代表们的抱怨。会不够热情，所以引起了代表们的抱怨。会议开始时已是议开始时已是9点点30分了。公司副总经理、分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示，内高级工程师李朝南作产品介绍及演示，内容十分丰富，容十分丰富，10点点30分还没讲完。由于前分还没讲完。由于前面几项活动时间不够紧凑，结果业务洽谈面几项活动时间不够紧凑，结果业务洽谈匆匆开始，草草收场。匆匆开始，草草收场。案 例 分析：分析：实例中接待活动失败的原因主要有以下几点：实例中接待活动失败的原因主要有以下几点：1)接待方案不够详细，尤其是展销会具体地点没接待方案不够详细，尤其是展销会具体地点没有写明，是较大的失误。有写明，是较大的失误。2)公司接待人员素质较差，缺乏礼仪培训，影响公司接待人员素质较差，缺乏礼仪培训，影响接待工作质量和水平。接待工作质量和水平。3)接待日程安排不够紧凑，影响接待效果。接待日程安排不够紧凑，影响接待效果。阅读资料：接待方案审批表阅读资料：接待方案审批表电子教案模版配色（2）（四）接待工作的实施（四）接待工作的实施 为了保证接待工作的顺利完成，客人来为了保证接待工作的顺利完成，客人来前检查接待工作所需的文件、资料、场所、前检查接待工作所需的文件、资料、场所、交通工具是否落实到位，同时要及时提醒或交通工具是否落实到位，同时要及时提醒或联系有关接待人员，做好充分准备。客人一联系有关接待人员，做好充分准备。客人一到就要实施具体的接待工作内容。到就要实施具体的接待工作内容。电子教案模版配色（2）1迎接来宾核实班机、车、船抵达的具体时间，若要到机场、车站、核实班机、车、船抵达的具体时间，若要到机场、车站、码头接的，则根据来宾人数准备车辆提前到达。若双方是第码头接的，则根据来宾人数准备车辆提前到达。若双方是第一次见面的，要准备接站牌。一次见面的，要准备接站牌。若必要时，准备仪仗队或迎宾若必要时，准备仪仗队或迎宾鲜花。鲜花。当客人下飞机或车、船后，应立刻上前迎接，双方互当客人下飞机或车、船后，应立刻上前迎接，双方互相介绍。若是外宾，则我方人员（或翻译）将相介绍。若是外宾，则我方人员（或翻译）将按照身份高低按照身份高低向来宾介绍，按来宾习惯致见面问候礼，行礼后献花向来宾介绍，按来宾习惯致见面问候礼，行礼后献花。接下。接下来把来宾送到宾馆，送上日程安排表，约好下一项活动的时来把来宾送到宾馆，送上日程安排表，约好下一项活动的时间，就可离开，间，就可离开，切不可在来宾的房间停留时间过长切不可在来宾的房间停留时间过长。介绍介绍、握手、握手、献花献花、陪车陪车2009年年11月月15日日-18日日奥巴马访中奥巴马访中温家宝总理首次访朝 金正日到机场迎接2009年年10月月5日日当地时间当地时间20112011年年1 1月月1818日时许，胡锦涛乘坐的专机抵达华盛顿安德鲁斯日时许，胡锦涛乘坐的专机抵达华盛顿安德鲁斯空军基地。美国副总统拜登等在机场热情迎接胡锦涛空军基地。美国副总统拜登等在机场热情迎接胡锦涛 20112011年年1010月月3131日，奥地利日，奥地利总统菲舍尔在维也纳举行总统菲舍尔在维也纳举行欢迎仪式，欢迎中国国家欢迎仪式，欢迎中国国家主席胡锦涛访问奥地利。主席胡锦涛访问奥地利。电子教案模版配色（2）2 2会见、会谈的接待会见、会谈的接待会见，会见，是一种礼貌性应酬，礼节性的会晤，是一种礼貌性应酬，礼节性的会晤，时间较短，通常是半个小时左右。时间较短，通常是半个小时左右。会谈，会谈，也称谈判，内容比较正式，而且专题也称谈判，内容比较正式，而且专题性较强，是指双方或多方就某些实质性问题性较强，是指双方或多方就某些实质性问题交流情况、交换意见及达成协议等。交流情况、交换意见及达成协议等。电子教案模版配色（2）秘书的接待工作秘书的接待工作（1）在会见、会谈前，秘书要做好信息资料工作。）在会见、会谈前，秘书要做好信息资料工作。要做到要做到“知己知彼知己知彼”，了解对方的背景，了解对方的背景，包括对方国家包括对方国家的政治、经济、地理、历史情况、对外政策、领导人情况等，的政治、经济、地理、历史情况、对外政策、领导人情况等，对方可能提出的问题，若是外宾，则要掌握外宾的礼仪特征对方可能提出的问题，若是外宾，则要掌握外宾的礼仪特征和习俗禁忌，并把它变成书面文字呈送有关人员，还要提供和习俗禁忌，并把它变成书面文字呈送有关人员，还要提供外交资料作为参阅。凡能收集到的资料，应尽量收集齐全，外交资料作为参阅。凡能收集到的资料，应尽量收集齐全，提供给领导或其他人员作参考，就内部而言要给领导提供本提供给领导或其他人员作参考，就内部而言要给领导提供本单位情况的资料，有时包括我国的法律和政策。如果单位情况的资料，有时包括我国的法律和政策。如果不是第不是第一次交往一次交往，则把以前会见、会谈情况写成摘要给领导或与会，则把以前会见、会谈情况写成摘要给领导或与会人员。人员。电子教案模版配色（2）秘书的接待工作秘书的接待工作（2）来宾抵达时，接待人员在大楼门口或大）来宾抵达时，接待人员在大楼门口或大厅迎候，并引导来宾到会客室。厅迎候，并引导来宾到会客室。若是重要来若是重要来宾，则来宾进门口由主见人在门口迎接。宾，则来宾进门口由主见人在门口迎接。秘书的接待工作秘书的接待工作（3）会见会谈时安排好座次。）会见会谈时安排好座次。会见时，宾客在右，主人在左。座位安排通常为会见时，宾客在右，主人在左。座位安排通常为半圆形。会谈时，宾主则在长方形桌子边相对而半圆形。会谈时，宾主则在长方形桌子边相对而坐。坐。电子教案模版配色（2）会会 见见 座座 位位 图图 电子教案模版配色（2）会会 见见 座座 位位 图图 2010年年5月月25日，中国国家主席胡锦涛在北京人民大会堂，日，中国国家主席胡锦涛在北京人民大会堂，会见了来华出席第二轮中美战略与经济对话的美国总统奥巴会见了来华出席第二轮中美战略与经济对话的美国总统奥巴马的特别代表、国务卿希拉里马的特别代表、国务卿希拉里克林顿和财政部长盖特纳。克林顿和财政部长盖特纳。20112011年年APECAPEC峰会于峰会于1111月月8 8日至日至1313日在美国夏威夷举行，今日在美国夏威夷举行，今年的主题为年的主题为“紧密联系的区域经济紧密联系的区域经济”。胡锦涛将于。胡锦涛将于1111月月1212日至日至1313日参加日参加APECAPEC领导人非正式会议。领导人非正式会议。会谈分为双边会谈与多边会谈。双边会谈会谈分为双边会谈与多边会谈。双边会谈通常使用长方形或椭圆形桌子，多边会谈采通常使用长方形或椭圆形桌子，多边会谈采用圆形或摆成方形。不论什么形式，均以面用圆形或摆成方形。不论什么形式，均以面对正门为上座。双边会谈时，宾主相对而坐，对正门为上座。双边会谈时，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。门。主谈人主谈人各自居中。各自居中。会会谈谈座座位位安安排排电子教案模版配色（2）涉外会谈中，我国习惯把译员安排在主谈涉外会谈中，我国习惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面，如参加会谈右排列。记录员可安排在后面，如参加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。人数少，也可安排在会谈桌就座。会会谈谈座座位位安安排排电子教案模版配色（2）如会谈长桌一端向正面，则以入门的方向如会谈长桌一端向正面，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。多边会谈，座为准，右为客方，左为主方。多边会谈，座位可摆成圆形、方形等。小范围的会谈也可位可摆成圆形、方形等。小范围的会谈也可以不用桌子，只设沙发，双方座位按会见座以不用桌子，只设沙发，双方座位按会见座位安排。位安排。会会谈谈座座位位安安排排电子教案模版配色（2）会谈座位图（1）电子教案模版配色（2）会谈座位图（会谈座位图（2 2）电子教案模版配色（2）会谈座位图（会谈座位图（3 3）20102010年年5 5月北京中美第月北京中美第二轮经济与战略对谈二轮经济与战略对谈20112011年年5 5月月9-10 9-10 华盛顿华盛顿 中美第三轮对谈中美第三轮对谈20112011年年1010月月3131日，中国国家主席胡锦涛在维也纳同奥地利总统日，中国国家主席胡锦涛在维也纳同奥地利总统菲舍尔举行会谈。菲舍尔举行会谈。新华社记者新华社记者 张铎张铎 摄摄 电子教案模版配色（2）案例:中国木匠精心打造六方会谈桌 座次安排费苦心电子教案模版配色（2）秘书的接待工作秘书的接待工作（4）会见会谈时，要做好记录。）会见会谈时，要做好记录。认真细致地将双方的谈话原原本本，一字不漏地认真细致地将双方的谈话原原本本，一字不漏地记录下来，以备查考。会上有争议的问题，未落记录下来，以备查考。会上有争议的问题，未落实的问题等都要一一记下。不论是客人提出的问实的问题等都要一一记下。不论是客人提出的问题，还是领导许诺的问题，会后应负责做好后续题，还是领导许诺的问题，会后应负责做好后续落实工作。落实工作。电子教案模版配色（2）秘书的接待工作秘书的接待工作（5 5）会见会谈结束时，有是要安排合影留念，应）会见会谈结束时，有是要安排合影留念，应事先安排好合影图。事先安排好合影图。正式合影的人数，一般宜少不宜多。在合影时，正式合影的人数，一般宜少不宜多。在合影时，宾主一般均应站立。必要时，可安排前排人员就宾主一般均应站立。必要时，可安排前排人员就座，后排人员是梯级站立。但是，通常不宜要求座，后排人员是梯级站立。但是，通常不宜要求合影的参加者蹲着参加拍照。合影的参加者蹲着参加拍照。思考：合影如何安排座位？思考：合影如何安排座位？电子教案模版配色（2）秘书的接待工作秘书的接待工作 合影时，若安排其参加者就座，应先期在座位合影时，若安排其参加者就座，应先期在座位上贴上便于辨认的名签。上贴上便于辨认的名签。具体涉及合影的排位问题，关键是要知道内具体涉及合影的排位问题，关键是要知道内外有别。外有别。国内合影时的排位，一般讲究居前为上、居国内合影时的排位，一般讲究居前为上、居中为上和居左为上。具体来看，又有单数与双数中为上和居左为上。具体来看，又有单数与双数分别。通常，合影时主方人员居右，客方人员居分别。通常，合影时主方人员居右，客方人员居左。左。电子教案模版配色（2）秘书的接待工作秘书的接待工作 涉外合影的排位惯例涉外合影的排位惯例在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究“以右为尊以右为尊”，即宜令主人居中，主宾居右，其他双，即宜令主人居中，主宾居右，其他双方人员分主左宾右依次排开。简而言之，就是讲究方人员分主左宾右依次排开。简而言之，就是讲究“以右为上以右为上”。20092009年年4 4月月2 2日，日，英国首都伦敦举英国首都伦敦举行的二十国集团行的二十国集团领导人第二次金领导人第二次金融峰会融峰会2011年11月3日，二十国集团领导人第六次峰会在法国戛纳举行。在国际会议上，历次与会领导人的合影都受到人们的普在国际会议上，历次与会领导人的合影都受到人们的普遍关注，甚至有的人期望能从排位的遍关注，甚至有的人期望能从排位的“潜规则潜规则”中看出中看出一些国际形势的端倪。一些国际形势的端倪。在英国伦敦举行的在英国伦敦举行的G20G20峰会上，各国领导人在出席峰会峰会上，各国领导人在出席峰会时集体照了一张时集体照了一张“全家福全家福”。有趣的是，在这副。有趣的是，在这副“全家全家福福”照片中，中国国家主席排在主办国领导人布朗的身照片中，中国国家主席排在主办国领导人布朗的身边，而这个位次的排列在中国国内也被一些媒体有意无边，而这个位次的排列在中国国内也被一些媒体有意无意的被解读为，这体现出英国意的被解读为，这体现出英国“重视重视”中国甚至是为了中国甚至是为了“讨好讨好”中国。加之巴西总统卢拉也排在布朗的身边，中国。加之巴西总统卢拉也排在布朗的身边，因此又被解读为这表现出新兴发展中国家的因此又被解读为这表现出新兴发展中国家的“崛起崛起”；甚至还有人认为，世界头号大国美国总统奥巴马被排在甚至还有人认为，世界头号大国美国总统奥巴马被排在二排，体现出英美两国之间的二排，体现出英美两国之间的“不合不合”等等。总之，各等等。总之，各种解读五花八门，传出的信息也漫天飞。种解读五花八门，传出的信息也漫天飞。其实，这只是中国人用自己的思维去考虑英国人了。至于其实，这只是中国人用自己的思维去考虑英国人了。至于G20G20峰会各国领导人的峰会各国领导人的“全家福全家福”其实并不像外界传闻的有那么多其实并不像外界传闻的有那么多的的“心思心思”或存在什么或存在什么“潜规则潜规则”，而是按一定的国际礼仪规，而是按一定的国际礼仪规定排列成的。定排列成的。虽然国际政治中每个国家之间都有虽然国际政治中每个国家之间都有“亲疏远近亲疏远近”之分，在一些之分，在一些小型的会议上也不排除有个别领导人执意按自己的小型的会议上也不排除有个别领导人执意按自己的“好恶好恶”来来排列位次，比如关系好排在自己的身边，关系不好的则安排在排列位次，比如关系好排在自己的身边，关系不好的则安排在角落里等等。但是在各种正式、大型的国际场合和会议上，如角落里等等。但是在各种正式、大型的国际场合和会议上，如果再按照国家之间的关系来排列位次，这势必会引起众多的外果再按照国家之间的关系来排列位次，这势必会引起众多的外交纷争。交纷争。因此在一些国际会议上，如果涉及到有关用餐、因此在一些国际会议上，如果涉及到有关用餐、合影等位次的排列时，有一个不成文但行之有效合影等位次的排列时，有一个不成文但行之有效的的“约定约定”，即按照领导人职务的高低和资历的，即按照领导人职务的高低和资历的长短来进行安排。也就是说，按照从中间向两边、长短来进行安排。也就是说，按照从中间向两边、从前向后的排列次序，国家元首先于从前向后的排列次序，国家元首先于go-vern-go-vern-mentment首脑，即主席、总统、国王的地位高于总理、首脑，即主席、总统、国王的地位高于总理、首相，而首相，而go-vern-mentgo-vern-ment领导人又高于国际组织负领导人又高于国际组织负责人。在同一级别上则按照领导人任职资历的长责人。在同一级别上则按照领导人任职资历的长短来排列。短来排列。一般的国际会议上都是这种排列规则，不存在什一般的国际会议上都是这种排列规则，不存在什么么“重视不重视重视不重视”、也不管你国家的大小、强弱。、也不管你国家的大小、强弱。主要是根据领导人职务的一些不同来进行排列。主要是根据领导人职务的一些不同来进行排列。因此说，各国领导人在合影时的排列顺序不存因此说，各国领导人在合影时的排列顺序不存在什么所谓的在什么所谓的“潜规则潜规则”，中国主席之所以被，中国主席之所以被排在东道主英国首先布朗的身边只是因为胡主排在东道主英国首先布朗的身边只是因为胡主席的任职时间排在第二位，绝不是因为英国为席的任职时间排在第二位，绝不是因为英国为“讨好讨好”中国之故。而这张中国之故。而这张“全家福全家福”也只是也只是一张照片，绝没有什么多大的一张照片，绝没有什么多大的“政治意义政治意义”。因此，中国人也没有多大的必要对此因此，中国人也没有多大的必要对此“兴奋不兴奋不已已”，这只是我们怀着，这只是我们怀着“阿阿Q精神精神”把自己的把自己的想法强加给人家英国人了。想法强加给人家英国人了。2010年年5月中美第二轮战略与经济对话月中美第二轮战略与经济对话20112011年年 中美第三轮对谈中美第三轮对谈电子教案模版配色（2）秘书的接待工作秘书的接待工作（6 6）会见会谈结束后，）会见会谈结束后，在会客室门口与来在会客室门口与来宾握手告别，对重要来宾则送至大厅或大门宾握手告别，对重要来宾则送至大厅或大门口再握手告别。口再握手告别。有领导一起送的时候，秘书有领导一起送的时候，秘书应走在领导的后面。应走在领导的后面。陪同人员送客视情况而陪同人员送客视情况而定。定。电子教案模版配色（2）3 3宴请接待宴请接待 要事先通知来宾宴请的时间、地点和与宴人员。要事先通知来宾宴请的时间、地点和与宴人员。如果要接送的则安排