第6章Excel电子表格处理软件.pptx

第6章 Excel电子表格处理软件6.1 Excel电子表格处理软件电子表格处理软件单击Windows“开始”按钮“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Excel 2003”，即可启动Excel 2003。6.1.1 Excel的窗口的窗口启动Excel后，系统将打开Excel窗口，并自动建立一个文件名为“Book1”的空工作簿，光标自动定位在第一张工作表Sheet1的第一个单元格位置，如图6-1所示。Excel窗口中的标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏与Word相似，在此仅介绍其不同之处。第6章 Excel电子表格处理软件工作簿名列号行号活动单元格全选按钮名称框工作表标签编辑框任务窗格图6-1 Excel 2003窗口第6章 Excel电子表格处理软件1.编辑栏编辑栏编辑栏用于显示、编辑活动单元格中的数据和公式，它由名称框、编辑按钮和编辑框三部分组成。(1)名称框：显示当前活动单元格的名字或地址。(2)编辑按钮：包括“取消”按钮、“确认”按钮和“插入函数”按钮。这三个按钮在向单元格中输入数据或编辑数据时出现。(3)编辑框：显示当前单元格的内容，并且可以在此直接对当前单元格中的内容进行输入和修改。第6章 Excel电子表格处理软件2.全选按钮全选按钮单击全选按钮可选定当前工作表的所有单元格，再次单击则取消。3.列号和行号列号和行号列号和行号连接在一起构成了单元格在工作表中的地址，即坐标。描述时把列号写在行号的前面，如A1、C3、E4等。列号用字母AZ、AAAZ、BABZ、IAIV表示，共256列。行号用数字表示，范围为165536。4.单元格单元格工作表中行与列交叉点处的小方格称为一个表格单元或单元格。每个单元格都有固定的地址，用户可以把数据输入到单元格中保存起来。第6章 Excel电子表格处理软件5.工作表标签工作表标签工作表标签用于工作簿中不同工作表间的切换，包括工作表翻页按钮和工作表标签按钮。工作表翻页按钮有4个，从左向右依次是“翻到第一个工作表”、“向前翻一个工作表”、“向后翻一个工作表”和“翻到最后一个工作表”。工作表标签按钮是选择工作表使用的按钮，一个工作簿缺省有三个工作表。Excel将每个工作表自动命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，双击工作表标签可以根据自己的需要重新定义工作表名，如图6-2所示。第6章 Excel电子表格处理软件图6-2 重新定义工作表名第6章 Excel电子表格处理软件6.1.2 Excel的基本概念的基本概念1.工作簿工作簿Excel支持的文档叫做工作簿(Book)，它用来存储并处理工作数据文件。当启动Excel时，系统自动打开一个工作簿，默认名字为Book1，以.xls为扩展名。一个工作簿可以由多张工作表组成，最多可达到255个。在Excel中，工作簿与工作表的关系如同日常的账簿与账页之间的关系。一个账簿可由多个账页组成，如果一个账页所反映的是某月收支账目，那么账簿可以用来说明一年或更长时间的收支状况。在一个工作簿中所包含的工作表都以标签的形式排列在状态栏的上方，当需要进行工作表的切换时，只要用鼠标单击工作表名字标签，对应的工作表就从后面显示到屏幕上，原来的工作表同时被隐藏了起来。第6章 Excel电子表格处理软件2.工作表工作表工作表是Excel完成一项工作的基本单位。工作表由单元格组成。工作表内可以包括字符串、数字、公式和图表等信息，每一个工作表用一个标签来进行标识(如Sheet1)。3.单元格单元格工作表格区域中每一个长方形的小格就是一个单元格。在单元格中可以存放字符或数据。每一个单元格的长度、宽度以及单元格中的数据类型都是可变的。Excel启动之后，光标自动定位在Sheet1的A1单元格中。如果用鼠标指针(空心十字形状)单击某单元格，使它呈现黑色的边框，这个单元格就是活动单元格，用户输入、编辑数据都需要在活动单元格中进行，每个单元格最多可以容纳255个字符。第6章 Excel电子表格处理软件6.1.3 创建工作簿创建工作簿Excel的主要功能是进行数据处理。在进行数据统计和处理前，首先要向表格中输入数据。启动Excel后，用户首先看到的是文件名为Book1的工作簿，Book1是系统默认的工作簿。如果要建立一个新的工作簿，其操作步骤为：(1)单击“文件”菜单“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格。(2)在“新建工作簿”任务窗格，单击“新建”“空白工作簿”，将打开一个新工作簿，并默认命名为Book2。Excel中的数据类型包括字符型、数值型、日期型、时间型和逻辑型，还可以在单元格中输入公式。当向单元格中输入数据时，一般不需要特别指明输入数据的类型，Excel会按约定自动识别数据类型，并对不同的数据类型按不同的对齐方式显示。如图6-3所示为在Excel中输入数据的示例。第6章 Excel电子表格处理软件图6-3 Excel的数据输入第6章 Excel电子表格处理软件1.输入字符输入字符字符型数据是指由字母、汉字或其他符号组成的字符串。在单元格中默认为左对齐。输入数据的具体操作步骤为：(1)单击输入数据的单元格(如A1)。(2)输入数据(如“百货集团销售情况表”)，这时数据会同时显示在单元格和编辑栏的编辑框中，单元格或编辑框中显示一插入点光标，同时在编辑框的左侧出现“取消”按钮和“输入”按钮。(3)每输入一个数据后，可以单击“输入”按钮确定输入的内容；或单击“取消”按钮取消输入的内容。第6章 Excel电子表格处理软件注意：注意：工作表中的单元格在初始状态下有一个缺省的宽度，只能容纳显示一定长度的字符。如果输入的字符数超出了单元格的宽度，仍可继续输入，表面上它会覆盖右侧单元格中的数据，实际上仍属本单元格内容。确定输入后，如果右侧单元格为空，则此单元格中的文本会跨越单元格完整显示；如果右侧单元格不是空的，则只能显示一部分字符，超出单元格列宽的文本将被截断，但在编辑栏中会显示完整的文本。有时需要把一些数字串当作字符型数据(如电话号码或邮政编码)。为避免直接输入这些纯数字串之后，Excel把它当作数值型数据，可以在输入项前面添加单引号“”或者是“=数字串”，如20061208、=20061208。输入一经确认，输入项前后添加的符号会自动取消。当在一个单元格内输入的内容需要分段时，按+键在单元格内换段。第6章 Excel电子表格处理软件2.输入数值输入数值输入数值可以使用普通计数法，如6、-15，也允许使用科学计数法，如123.45可输入1.2345E2。正数前面的加号可以省略。负数的输入可以用“-”开始，也可以用()的形式，例如-10也可以表示为(10)。数的前面加$或￥符号具有货币含义，计算时不受影响。若在数尾加%符号，表示该数除以100。如80%，在单元格内虽然显示80%，但实际值是0.8。纯小数可以省略小数点前面的0，如0.2可输入.2。允许加分节符，如6666可输入6,666。可以用分数形式输入数值，但输入时必须先以零开头，然后按一下空格键，再输入分数，如0 1/6、0 5/8。输入的数值在单元格中默认为右对齐。第6章 Excel电子表格处理软件3.输入日期、时间输入日期、时间输入日期的格式为年/月/日或月/日。如2006/12/28或12/28，表示为2006年12月28日或12月28日。若按+键，则取当前系统日期。输入时间的格式为时:分，如16:18。若按+键，则取当前系统时间。输入的日期与时间在单元格中右对齐。4.输入逻辑值输入逻辑值可以直接输入逻辑值True(真)或False(假)，一般是在单元格中进行数据之间的比较运算时，Excel判断后会自动产生的结果，并居中显示。第6章 Excel电子表格处理软件5.输入附注信息输入附注信息选定某单元格，单击“插入”菜单“批注”命令，在系统弹出的批注文本框中输入备注信息。一旦单元格中存有备注信息，在单元格右上角会出现一个红色的三角标记，当鼠标指针指向该单元格时就会显示这些备注信息。利用批注文本框也可以添加、删除这些备注信息。第6章 Excel电子表格处理软件6.1.4 选择操作对象选择操作对象选择操作对象是编辑数据的基础。操作对象的选择主要包括单元格内容的选择、单元格的选择和工作表的选择。1.单元格内容的选择单元格内容的选择1)使用鼠标用光标定位的方法进入单元格内容编辑状态，在所要选取内容开始处按下鼠标左键不放，然后拖动到所要选择内容结束处，如图6-4所示为选择A1单元格中的部分内容“集团销售”。2)使用键盘用光标定位的方法，将光标置于所要选择内容开始处，按下键的同时，用左、右方向键将光标移到所要选择内容的结束处。第6章 Excel电子表格处理软件图6-4 选定部分单元格内容 第6章 Excel电子表格处理软件2.单元格的选择单元格的选择1)单个单元格单个单元格的选择就是激活该单元格，其名称为该单元格的名称，例A1、B2等。2)行、列选择行或列时，只需单击行标头或列标头。如果选择连续的行或列，只需拖动行标头或列标头。第6章 Excel电子表格处理软件3)连续单元格将光标定位在所选连续单元格的左上角，然后将鼠标从所选单元格左上角拖动到右下角，或者在按下键的同时，单击所选单元格的右下角。其区域名称为“左上角单元格名称:右下角单元格名称”，例如B4:D7、A2:F8等。第一个选择的单元格为活动单元格，其为白色状态，其他选择区为具有透明度的浅蓝色状态。在选择操作的过程中，名称框显示选中的行列数(如4R3C)，如图6-5所示。第6章 Excel电子表格处理软件图6-5 选择连续单元格 第6章 Excel电子表格处理软件4)不连续单元格在按下键的同时，单击所选的单元格，就可以选择不连续的单元格区域，如图6-6所示。5)全部单元格单击工作表左上角的“全选”按钮，或者选择“编辑”菜单“全选”项，或者使用快捷键+，就可以选择当前工作表的全部单元格。第6章 Excel电子表格处理软件图6-6 选择不连续单元格 第6章 Excel电子表格处理软件3.工作表的选择工作表的选择对于单个工作表的选择，激活工作表就是选择单个工作表，此时所选的工作表标签为白色。对于连续工作表的选择，只需按下键，单击所要连续选择的最后一个工作表标签，此时被选择的工作表标签呈白色状态，如图6-7所示。第6章 Excel电子表格处理软件图6-7 多个连续工作表的选择第6章 Excel电子表格处理软件如果选择不连续的工作表，只需在按下键的同时，分别单击所要选择的工作表标签，此时，被选择的工作表标签也呈白色状态。在选择多个工作表时，标题栏内会出现“工作组”字样，在其中任一工作表内的操作都将同时在所有所选的工作表中同时进行。例如，当在Sheet1中向A1单元格中输入内容时，则Sheet2中的A1单元格也会出现相同的内容。如果想取消对多个工作表的选择，只需单击任一工作表的标签，或在所选工作表的任一标签上单击鼠标右键，在打开的菜单中选择“取消成组工作表”命令即可达到要求。第6章 Excel电子表格处理软件6.1.5 建立工作表建立工作表工作表的建立就是向工作表中输入数据，前面已经简单地介绍了数据的输入方法，另外Excel还提供了几种快速输入数据的方法。1.连续区域内数据的输入连续区域内数据的输入工作表中可以输入数据的单元格很多，为了在所需的区域内快速输入数据，可以先选择数据区域，再用下面的方法进行数据输入。这样，当输入的数据到达区域边界时，光标会自动到所选区域的下一行或下一列的开始处。具体操作步骤为：(1)选择需输入数据的数据区域，如图6-8所示。(2)在所选中的区域内，若需沿行向输入数据，则在每个单元格输入完后按键；若要沿列向输入数据，则在每个单元格输入完后按键即可。第6章 Excel电子表格处理软件图6-8 在连续区域内输入数据第6章 Excel电子表格处理软件2.输入相同单元格内容输入相同单元格内容如果需要在多个单元格中输入相同的数据，其快速输入法为：(1)按下键不放，选择所要输入的相同内容的单元格。(2)松开键，输入数据。(3)按下+键。这时，刚才所选的单元格内都将被填充同样的数据。如果选定的单元格中已经有数据，则将被覆盖。第6章 Excel电子表格处理软件3.预置小数位数输入数字预置小数位数输入数字如果输入的数字具有相同的小数位数，或是相同的尾数0的整数，可以使用预置小数位数的方法来简化输入。操作步骤为：(1)单击“工具”菜单“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“编辑”选项卡，如图6-9所示。(2)选中“自动设置小数点”项，在“位数”框中，输入正数表示小数位数，输入负数表示尾数为0的个数。例如在“位数”框中输入-3，单击“确定”按钮。(3)在单元格中输入数据，如2，按键后，2将自动变为2000。如果在输入的过程中，需要暂时取消该设置，在输入完数据后输入小数点即可。第6章 Excel电子表格处理软件图6-9 预置小数位数第6章 Excel电子表格处理软件4.用填充柄自动填写数据用填充柄自动填写数据对于有规律的数据，如日期序列、项目序列或自定义的数据列，可以使用数据自动填充功能。当选中一个单元格或单元格区域后，在单元格的右下角出现一个黑点，这就是“填充柄”。鼠标指针指向填充柄时，鼠标指针变成实心十字形，此时按住鼠标左键拖动至最后一个单元格，即可完成有规律数据的输入即数据填充，如图6-10所示。第6章 Excel电子表格处理软件纯数字，填充相当于复制纯 字 符，填 充 相 当于复制数字与字符混合，填充时字符不变、数字递增数字与字符混合，填充时字符不变、数字递增Excel预设的自动填充序列图6-10 数据自动填充第6章 Excel电子表格处理软件当某行(或列)的数字为等差序列时，需要根据给定的初始值，按照固定的步长增加或减少填充的数据。其具体操作步骤为：(1)选定待填充数据的起始单元格，输入序列的初始值，如1。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值，如2。两个起始数值之差，将决定该序列的步长，如图6-11所示。第6章 Excel电子表格处理软件填充柄图6-11 填充等差序列数据第6章 Excel电子表格处理软件(2)选定包含起始值的单元格区域，按下鼠标左键拖动填充柄至所需单元格。如果按升序填充，则从上向下或从左到右拖动；如果按降序排列，则从下向上或从右到左拖动。(3)放开鼠标左键，完成输入。这时单元格右下角出现“自动填充选项”按钮，如果要更改填充内容，单击该按钮，从其下拉菜单中选取需要的内容即可。第6章 Excel电子表格处理软件5.使用填充命令填充数据使用填充命令填充数据使用“编辑”菜单中的“填充”命令，也可以进行数据的自动填充。其操作步骤为：(1)在序列中的第一个单元格(如C3)中输入数据(如“一月”)。(2)选定序列所使用的单元格区域(如C3:I3)。(3)选择“编辑”菜单“填充”“序列”命令，打开“序列”对话框，如图6-12所示。(4)在“序列产生在”中选中“行”，在“类型”中选中“自动填充”，单击“确定”按钮完成设置。如果在执行“编辑”菜单“填充”命令时，选择了“向上填充”、“向下填充”、“向左填充”或“向右填充”，则把选定区域的第一个单元格的数据复制到选定的其他单元格中。第6章 Excel电子表格处理软件图6-12 “序列”对话框第6章 Excel电子表格处理软件6.自定义序列自定义序列在实际应用中，对于经常出现的有序数据，如学生名单和学号等，可以使用自定义序列功能将它们添加到自动填充序列内。其操作步骤如下：(1)单击“工具”菜单“选项”命令，在“选项”对话框中选择“自定义序列”选项卡，如图6-13所示。(2)在“自定义序列”列表中选择默认的“新序列”项，在“输入序列”中分别输入序列的每一项，每输入完一项后按键。(3)单击“添加”按钮，将所定义的序列添加到“自定义序列”的列表中。也可直接单击“确定”按钮退出对话框。按上述方法定义好自定义序列后，就可以利用填充柄使用它了。第6章 Excel电子表格处理软件拖动填充柄图6-13 “选项”对话框中的“自定义序列”选项卡第6章 Excel电子表格处理软件6.1.6 编辑工作表编辑工作表1.删除单元格删除单元格删除单元格后，其右侧或下方的单元格的内容会自动左移或上移。具体操作步骤为：(1)选择所要删除的单元格。(2)单击“编辑”菜单“删除”命令，在“删除”对话框中，选择删除后单元格移动的方向，如图6-14所示。(3)单击“确定”按钮完成操作。第6章 Excel电子表格处理软件图6-14 单元格的删除第6章 Excel电子表格处理软件2.删除行或列删除行或列单击所要删除的行或列的标头，单击“编辑”菜单“删除”命令，即可完成行或列的删除操作。3.插入单元格插入单元格插入单元格后，Excel将把当前单元格的内容自动右移或下移。其具体操作步骤如下：(1)选择所要插入的单元格的位置。(2)单击“插入”菜单“单元格”命令，在“插入”对话框中，选择插入后当前单元格移动的方向。(3)单击“确定”按钮完成操作。第6章 Excel电子表格处理软件4.插入行或列插入行或列单击所要插入行或列所在的任一单元格，单击“插入”菜单“行”或“列”命令。这时，当前行或列的内容会自动下移或右移。5.删除工作表删除工作表右键单击要删除的工作表标签，在快捷菜单中选择“删除”项，或选择“编辑”菜单“删除工作表”命令。在弹出的确定删除对话框中，确认删除操作。第6章 Excel电子表格处理软件6.插入工作表插入工作表插入工作表的操作步骤为：(1)右键单击要插入的工作表标签，在快捷菜单中选择“插入”命令，如图6-15所示。(2)在“插入”对话框中，选择“常用”选项卡下的“工作表”项，最后单击“确定”按钮。第6章 Excel电子表格处理软件图6-15 插入工作表第6章 Excel电子表格处理软件7.在同一工作簿中移动或复制工作表在同一工作簿中移动或复制工作表在一个工作簿中调整工作表的次序非常简单，方法为：选择所要移动的工作表标签，拖动所选标签到所需的位置。拖动时，会出现一个黑三角符号来表示移动的位置，如图6-16所示。若要复制，则在按下键的同时，拖动所选的标签到所需位置即可完成复制。第6章 Excel电子表格处理软件图6-16 用鼠标拖动法移动工作表第6章 Excel电子表格处理软件8.在不同工作簿间移动或复制工作表在不同工作簿间移动或复制工作表要在不同工作簿之间移动或复制工作表，其操作步骤为：(1)右键单击要移动或复制的工作表标签，在快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令，打开“移动或复制工作表”对话框，如图6-17所示。(2)从“工作簿”下拉列表中，选择要移动、复制到的其他工作簿，从“下列选定工作表之前”列表中选择新的位置。若选中“建立副本”为复制操作，则取消“建立副本”为移动操作。(3)单击“确定”按钮完成操作。第6章 Excel电子表格处理软件图6-17 “移动或复制工作表”对话框第6章 Excel电子表格处理软件6.1.7 窗口操作窗口操作窗口操作分为新建窗口、拆分窗口、冻结窗格和重排窗口等。1.新建窗口新建窗口新建窗口用于对同一个文件打开两个窗口，这样有利于进行比较。单击“窗口”菜单“新建窗口”命令，新建窗口的文件名后多了一个文件窗口标识。第6章 Excel电子表格处理软件2.拆分工作表拆分工作表工作表的拆分是指把当前工作表的活动窗口拆分成窗格，并且在每个被拆分的窗格中都可以通过滚动条来显示工作表的各个部分，使用户可以在一个窗口中查看同一个工作表不同部分的内容。工作表拆分一般分为水平拆分、垂直拆分和水平垂直拆分三种。拆分工作表的操作步骤为：(1)选择某一活动单元格，该位置将成为工作表拆分的分割点，如图6-18所示。第6章 Excel电子表格处理软件水平拆分框垂直拆分框图6-18 拆分窗口第6章 Excel电子表格处理软件(2)单击“窗口”菜单“拆分”命令，此时在选定的单元格处将工作表分成4个独立的窗格，在其中任一窗格内输入或编辑数据，在其他的窗格中会同时显示相应的内容。另外，还可以利用拆分条进行工作表的拆分。方法是将鼠标指针移动至拆分框上，鼠标指针将变成带有双箭头的双竖线。拖动垂直拆分框，可将窗口分成上下两个窗格；拖动水平拆分框，可将窗口分成左右两个窗格；分别拖动两个拆分框，可将窗口分成4个窗格。单击“窗口”菜单“取消拆分”命令，或双击拆分条，可以撤消工作表拆分。第6章 Excel电子表格处理软件3.冻结窗格冻结窗格一般的工作表都将第一行或第一列作为标题行或标题列。对于数据项较多的工作表，查看后面的数据时，由于无法看到标题，往往无法分清单元格中数据的含义。“冻结窗格”命令可以将工作表中所选单元格上边的行或左边的列冻结在屏幕上，使得在滚动工作表时在屏幕上一直显示它们。冻结窗格的操作步骤为：(1)选择一个基准单元格，如图6-19所示。(2)单击“窗口”菜单“冻结窗格”命令。窗格冻结后，在基准单元格的上面和左面将各显示一条黑色细线，此时无论怎样上下滚屏，工作表上面和左面的内容始终保持不变。第6章 Excel电子表格处理软件图6-19 冻结窗格第6章 Excel电子表格处理软件6.2 格式化工作表格式化工作表工作表建立后，其格式是按缺省格式，用户可以根据需要对其行高、列宽、字体等进行调整。6.2.1 调整行高和列宽调整行高和列宽新建工作表时，Excel中所有单元格具有相同的宽度和高度，行高以本行中最高的字符为准，列宽预设8个字符位置。在单元格宽度固定的情况下，向单元格中输入字符的长度超过单元格列宽时，如果这时右侧单元格有内容，则超长部分将被截去，数字则用“#”来表示。当然，完整的数据还在单元格内，只不过没有显示出来而已。适当调整单元格的行高和列宽，才能完整地显示单元格中的数据。第6章 Excel电子表格处理软件1.调整单行调整单行(列列)的高度的高度(宽度宽度)用鼠标拖动调整行高和列宽非常方便，也是最常用的方法。把鼠标指针指向横(纵)坐标轴格线上，当指针变成双箭头(或)时，按下鼠标左键拖动行(列)标题的下(右)边界，调整到合适的高度(宽度)后放开鼠标左键，如图6-20所示。在拖动过程中，将显示高度(宽度)值。第6章 Excel电子表格处理软件图6-20 鼠标拖动调整行高和列宽第6章 Excel电子表格处理软件2.调整多行调整多行(列列)的高度的高度(宽度宽度)选定要更改的所有行(列)，拖动其中一个行(列)标题的下(右)边界，可以更改多行(列)的高度(宽度)。3.调整所有行调整所有行(列列)的高度的高度(宽度宽度)如果要更改工作表中所有行(列)的高度(宽度)，单击全选按钮，然后拖动任一下(右)边界。第6章 Excel电子表格处理软件4.精确设置行高精确设置行高(或列宽或列宽)利用菜单可以精确地设置行高(或列宽)，操作步骤为：(1)选择所需调整的区域，如图6-21所示。(2)单击“格式”菜单“行”(或“列”)“行高”(或“列宽”)命令，弹出“行高”(或“列宽”)对话框。(3)在对话框中键入行高(或列宽)的精确数值，单击“确定”按钮。选择“格式”菜单“行”(或“列”)“最合适的行高”(或“最合适的列宽”)命令，系统将自动调整到最佳行高(或列宽)。如果选择“隐藏”，所选的行(或列)将被隐藏起来。如果选择“取消隐藏”，则再现被隐藏的行(或列)。第6章 Excel电子表格处理软件图6-21 “行高”对话框第6章 Excel电子表格处理软件6.2.2 数字的格式化数字的格式化Excel提供了多种数字格式，在对数字格式化时，可以设置不同小数位数、百分号、货币符号等，这时屏幕上的单元格表现的是格式化后的数字，编辑栏中表现的是系统实际存储的数据。如果要取消数字的格式，可以用“编辑”菜单“清除”“格式”命令来完成。1.用工具栏按钮格式化数字用工具栏按钮格式化数字利用格式工具栏中的格式按钮可以方便地格式化数字。选中数字单元格(如1234.567)，单击格式工具栏中的某一格式按钮(“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样式”、“增加小数位数”或“减少小数位数”)，其效果如图6-22所示。第6章 Excel电子表格处理软件原始数据货币样式百分比样式千位分隔样式增加小数位数减少小数位数图6-22 用工具栏按钮格式化数字第6章 Excel电子表格处理软件2.用菜单格式化数字用菜单格式化数字通过菜单对数字进行格式化的操作步骤为：(1)选定要格式化数字的单元格或单元格区域。(2)鼠标右键单击，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，如图6-23所示。(3)在“分类”列表中选择一种分类格式(如“数值”)，在对话框的右侧按要求进行设置(如设置小数位数为2)，可从“示例”栏中查看效果。(4)单击“确定”按钮完成格式化操作。第6章 Excel电子表格处理软件图6-23 “单元格格式”对话框第6章 Excel电子表格处理软件6.2.3 字体的格式化字体的格式化在缺省情况下，输入的字体为“宋体”，字形为“常规”，字号为“12”。可以通过工具按钮和菜单重新设置字体、字形和字号，还可以添加下划线以及改变字体的颜色。1.用工具栏按钮对字体进行格式化用工具栏按钮对字体进行格式化格式工具栏上的字体按钮依次为“字体”下拉列表框、“字号”下拉列表框、“加粗”按钮、“倾斜”按钮、“下划线”按钮、“字体颜色”下拉列表框。选定要格式化的单元格，单击某一字体按钮，可以对字体进行格式化。第6章 Excel电子表格处理软件2.用菜单对字体进行格式化用菜单对字体进行格式化用菜单对字体进行格式化的操作步骤为：(1)选定所要格式化的单元格或单元格区域。(2)在选定的区域内鼠标右键单击，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”，或者选择“格式”菜单“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“字体”选项卡，如图6-24所示。(3)选择“字体”、“字形”、“字号”、“下划线”、“颜色”以及“特殊效果”等后，单击“确定”按钮完成格式化操作。第6章 Excel电子表格处理软件图6-24 “单元格格式”对话框中的“字体”选项卡第6章 Excel电子表格处理软件6.2.4 设置对齐方式设置对齐方式默认情况下，输入单元格的数据是按照文字左对齐、数字右对齐、逻辑值居中对齐的方式来进行的。可以通过有效的设置对齐方法，来使版面更加美观。1.用工具栏按钮改变对齐方式用工具栏按钮改变对齐方式选定要格式化的单元格，根据需要单击格式栏上的“左对齐”按钮、“居中”按钮、“右对齐”按钮、“合并及居中”按钮、“减少缩进量”按钮以及“增加缩进量”按钮。对于合并及居中对齐操作，以“销售情况表”为例，其操作步骤为：(1)选定要合并的单元格，如图6-25中的A1:F1。(2)单击工具栏中的“合并及居中”按钮，则选定的单元格合并为一个单元格A1。第6章 Excel电子表格处理软件图6-25 合并及居中第6章 Excel电子表格处理软件2.用菜单改变对齐方式用菜单改变对齐方式用菜单改变对齐方式的操作步骤为：(1)选定需对齐的单元格区域。(2)单击“格式”菜单“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，如图6-26所示。第6章 Excel电子表格处理软件图6-26 用菜单改变对齐方式第6章 Excel电子表格处理软件(3)在该对话框中，选择水平和垂直对齐方式，在“方向”列表框中改变单元格内容的显示方向。若选中“自动换行”复选框，当单元格中的内容宽度大于列宽时，则自动换行。若要在单元格内强行换行，可直接按+键。(4)设置完成后单击“确定”按钮即可改变对齐方式。第6章 Excel电子表格处理软件6.2.5 设置边框和底纹设置边框和底纹工作表中显示的网线是为输入、编辑方便而预设置的，在打印或显示时，可以全部用它作为表格的格线，也可以全部取消它，但是为了强调工作表的一部分或某一特殊表格部分，则只能通过“边框与底纹”来设置。1.用工具栏按钮设置边框与底纹用工具栏按钮设置边框与底纹利用工具栏中的按钮可以进行简单的边框与底纹设置，操作步骤为：(1)选择所要添加边框的单元格，单击格式工具栏上的“边框”按钮旁的下拉箭头，如图6-27所示，在下拉菜单中选择所需的框线。第6章 Excel电子表格处理软件图6-27 用工具栏按钮设置边框与底纹第6章 Excel电子表格处理软件(2)选中需添加底纹的单元格，单击格式工具栏上的“填充颜色”按钮旁的下拉箭头，选择所需的颜色。第6章 Excel电子表格处理软件2.用菜单设置边框与底纹用菜单设置边框与底纹如果需要对表格设置复杂的边框和底纹，可以通过下面的方法设置：(1)选择要添加边框的各个单元格或所有单元格区域。(2)单击“格式”菜单“单元格”命令，将弹出“单元格格式”对话框。(3)选择“边框”选项卡，如图6-28所示，在“预置”下选取适当的边框形式；在“样式”列表框中选取线条样式，可为边框的各边设置不同的线型；单击“颜色”下拉箭头，在调色板中给边框加上不同的颜色；在“边框”区中单击边框线处，可以设置边框线的位置。第6章 Excel电子表格处理软件图6-28 “单元格格式”的“边框”选项卡 第6章 Excel电子表格处理软件(4)选择“图案”选项卡，设置单元格的底纹与颜色，如图6-29所示。(5)单击“确定”按钮，可以在工作表中看到设置的效果。第6章 Excel电子表格处理软件图6-29 “单元格格式”的“图案”选项卡 第6章 Excel电子表格处理软件6.2.6 设置条件格式设置条件格式条件格式是使数据在满足不同的条件时，显示不同的字体、颜色或底纹等数字格式。设置条件格式的操作步骤为：(1)选择要设置条件格式的单元格区域，如图6-30所示。(2)单击“格式”菜单“条件格式”命令，弹出“条件格式”对话框。(3)在“条件格式”对话框中，输入需要格式化数据的条件(如“单元格数值”、“大于或等于”、“8000”)。(4)单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，在“字体”选项卡中设置字形、颜色等，也可以在“图案”选项卡中选定某一底纹色。(5)单击“确定”按钮，可以看到表中选定单元格数值大于或等于8000的单元格内容以选定的格式突出显示出来。第6章 Excel电子表格处理软件图6-30 设置条件格式第6章 Excel电子表格处理软件6.2.7 自动套用格式自动套用格式Excel在“自动套用格式”功能中，提供了多种漂亮且专业的表格形式，它们是各项格式的组合，直接套用可以快速格式化表格。具体操作步骤为：(1)选择要格式化的单元格或单元格区域。(2)单击“格式”菜单“自动套用格式”，弹出“自动套用格式”对话框。(3)选择所需的样式(如“会计2”)，如图6-31所示。(4)单击“确定”按钮，表格将自动使用选定的新格式。第6章 Excel电子表格处理软件图6-31 自动套用格式第6章 Excel电子表格处理软件6.2.8 隐藏操作隐藏操作如果工作表中的数据较多，而此时只需要对部分数据进行操作，这时可以将一些不需要的行、列或工作表隐藏起来。1.隐藏行、列隐藏行、列单击“格式”菜单“行”(或“列”)“隐藏”，如图6-32所示。如果要取消隐藏行、列，可选择跨越隐藏行、列的单元格，再选择“格式”菜单“行”(或“列”)“取消隐藏”命令。第6章 Excel电子表格处理软件图6-32 隐藏行第6章 Excel电子表格处理软件2.隐藏工作表隐藏工作表选中要隐藏的工作表，单击“格式”菜单“工作表”“隐藏”命令完成操作。如果要取消隐藏，单击“格式”菜单“工作表”“取消隐藏”命令打开“取消隐藏”对话框，选择所要取消隐藏的工作表名，单击“确定”按钮完成操作。第6章 Excel电子表格处理软件6.3 公公式式与与函函数数6.3.1 公式公式公式是对数据进行分析与计算的等式。在Excel中，可以用公式对数值进行计算，例如求总和、平均值、最大值和最小值等。函数是公式的重要组成部分。公式或函数中引用的单元格中的数据修改后，公式的计算结果也会自动更新。在单元格中输入公式并确认后，单元格中显示的是公式的计算结果，而公式本身在编辑栏中显示。公式由运算符、常量、单元格引用值、名称和工作表函数等元素构成。第6章 Excel电子表格处理软件1.运算符运算符运算符用来对公式中的各元素进行运算操作。Excel包含算术运算符、文本运算符、比较运算符和引用运算符。(1)算术运算符：完成基本的数学运算。算术运算符有(加)、-(减)、*(乘)、/(除)、%(百分比)、(乘方)，其运算结果为数值型。(2)文本运算符：用文本运算符“&”将一个或多个文本连接成一个组合文本。例如abcd&efg的结果为abcdefg。第6章 Excel电子表格处理软件(3)比较运算符：对两个数值进行比较，产生的结果为逻辑值True(真)或False(假)。比较运算符有=(等于)、(大于)、=(大于等于)、=(小于等于)、(不等于)等。(4)引用运算符：将单元格区域合并运算。引用运算符有：区域(冒号)：对两个引用之间(包括两个引用在内)所有区域的单元格进行引用，例如SUM(C3:E3)。联合(逗号)：将多个引用合并为一个引用，例如AVERAGE(C3,D4,E6)。空格：对空格前后两个单元格区域的交集进行引用，例如SUM(C3:E5 D5:E8)。第6章 Excel电子表格处理软件2.直接输入公式直接输入公式输入公式有两种方法：一是直接输入公式，二是选择单元格引用。直接输入公式的操作步骤是：(1)单击要输入公式的单元格。(2)先输入等号“=”，然后输入公式，公式会同时显示在单元格和编辑栏中。例如，在F3单元格中直接输入公式“=C3+D3+E3”，如图6-33所示。(3)输入完毕后，按键。此时，在单元格中，将显示出公式的计算结果而不是公式。提示：提示：单元格中一般显示公式的计算结果，按+(位于键的上面)键可以使单元格在显示值与显示公式之间切换。第6章 Excel电子表格处理软件公式显示在编辑栏中在单元格中输入公式回车后单元格中显示计算结果回车后编辑栏中仍显示公式图6-33 直接输入公式第6章 Excel电子表格处理软件3.选择单元格引用输入公式选择单元格引用输入公式用鼠标选择单元格引用，进行公式输入的具体操作步骤为：(1)单击要输入公式的单元格。(2)输入等号“=”，然后单击公式中要引用的第一个单元格，此时单元格的引用会显示在单元格中，输入适当的运算符，接着单击要引用的单元格，再输入运算符。如此，直到完成公式。例如，如图6-34所示，在F4单元格中，首先输入等号“=”，然后用鼠标单击C4单元格，输入加号“+”，再单击D4单元格，再输入加号“+”，再单击E4单元格。(3)按键或单击“输入”按钮完成操作。第6章 Excel电子表格处理软件图6-34 用鼠标选择单元格引用第6章 Excel电子表格处理软件4.自动求和自动求和求和计算是一种最常用的公式计算，Excel提供了自动求和功能。使用工具栏上的“求和”按钮，可自动对活动单元格上方或左侧的数据进行求和计算。操作步骤为：(1)将光标放在求和结果单元格。(2)单击“求和”按钮，将自动出现求和函数SUM以及求和数据区域，如图6-35所示。如果显示的数据区域不是自己需要的，可用鼠标重新选定数据区域或输入数据区域以修改公式。(3)单击“输入”按钮确定公式。如果公式中包括错误的引用，计算后将在结果单元格左侧出现“错误检查选项”按钮，单击按钮，从菜单中选择需要的命令，例如“忽略错误”。第6章 Excel电子表格处理软件图6-35 自动求和第6章 Excel电子表格处理软件5.公式的自动填充公式的自动填充在一个单元格中输入公式后，如果相邻的单元格中需要进行同类型的计算(如数据行合计)，可以利用公式的自动填充功能。其操作步骤为：(1)单击公式所在的单元格，如图6-36所示。(2)拖动“填充柄”，到达目标区域后放开鼠标左键，公式将自动填充至目标单元格。如果对填充的格式有要求，可单击“自动填充选项”按钮，从下拉菜单中选择需要的选项。第6章 Excel电子表格处理软件向下拖动填充柄填充公式后图6-36 自动填充公式第6章 Excel电子表格处理软件6.自动计算自动计算利用Excel提供的自动计算功能可以自动计算所选区域的总和、平