办公用品集中采购.pptx

上海新先锋药业有限公司办公用品集中采购管理思想总经办 2010年8月10日集中集聚集中集聚 资源整合资源整合 规范管理规范管理 降本增效降本增效统一采购,规范员工采购行为及采购流程过程控制,非结果控制日常办公用品透明化(质量,价格,数量及金额)优质高效,科学降本,提升人力资本工作效率 办公用品集中采购管理思想与原先供应商以及有意为新先锋提供办公用品服务的供应商发出要约,共有4家供应商向新先锋提供了询证函采购部牵头对4家供应商进行了实地考察,并针对4家供应商的硬件条件进行了相应评估邀请4家供应商就公司背景,行业发展以及为新先锋提供方案等进行了沟通与阐述由新先锋各部门组织的评审团对4家供应商软硬件以及管理与合作理念进行了综合评估,最终选择欧迪办公(中国)上海分公司作为新先锋办公用品合作伙伴 前期准备工作各实体间办公用品采购没有统一标准使用办公用品的品牌及档次各不相同办公用品供应商分散,管理水平不均衡监控管理难度较大 原先办公用品采购状况由于各实体自行操作,使用的品牌型号各不相同，造成采购量无法集中，整体争取不到优势的价格申请人在申请办公用品并获得批准时,无法获得产品质量信息,系统性花费标准以及整体预算使用情况之信息原先使用的供应商,因管理水平与观念之影响,无法提供精确的采购报表以及合理的采购数据分析报告 原先办公用品采购不利之处规范办公用品采购流程和行为,使之系统化规范化申请部门在申请过程中可做到过程控制;根据文具供应商提供的精确采购报表及采购数据分析报告,为下年度采购计划提供依据和保障,并为公司提供良好成本控制的方向;通过优质文具供应商,为公司提供性价比高的办公用品通过制度及流程保护员工,使公司利益最大化 办公用品集中采购最终目的与意义Delivering Winning Solutions That Inspire Worklife提供致胜方案，点亮办公生活提供致胜方案，点亮办公生活文化用品网上申购流程文化用品网上申购流程不合格通知客户服务专员进行相应的退换补操作申请人上网完成文化用品申请递交BizBuyBizbuy系统根据预算进行审核申请部门最终审核人进行审核预算内通过Bizbuy订单系统订货批准后递交通过欧迪物流进行配送按指定地点进行配送申请部门指定专人进行验货合格验货人员收货签收（一式五联）未通过完成办公用品网上订购工作核对及付款流程核对及付款流程欧迪结算中心按规定时间对账单进行归类并交总经办核对5个工作日内总经办通知欧迪结算员开票2周内完成核对未通过总经办按照发金额及相应归属，在2周内填写付款凭证发票递交总经办财务部按照合同期限及相应金额在30天内付款交财务部审核要求欧迪提供相应单据附加值服务流程附加值服务流程欧迪按照季、月度采购情况，提供分析报告交总经办总经办根据分析报告，汇同财务部及采购部，制定办公用品采购优化的相应政策返利流程返利流程欧迪销售部提交年度采购金额清单交总经办总经办汇同财务部对年度采购金额进行审核由财务部通知欧迪进行年度返利工作金额一致欧迪发展史欧迪发展史19861986年年Office Depot在美国佛罗里达州成立在美国佛罗里达州成立19881988年年Office Depot在在NASDAQ上市上市19911991年年Office Depot在在NYSE上市上市19991999年年亚商在线在北京成立亚商在线在北京成立20002000年年Office Depot入围世界五百强入围世界五百强亚商在线成立上海、广州分公司亚商在线成立上海、广州分公司20012001年年20022002年年20052005年年Office Depot全球高速发展全球高速发展亚商在线成立深圳分公司亚商在线成立深圳分公司亚商在线推出亚商在线推出BizBuyTM电子采购系统，电子采购系统，电子商务平台日趋成熟电子商务平台日趋成熟亚商在线成为中国销售额最大的办公行业电子商务企业亚商在线成为中国销售额最大的办公行业电子商务企业Office Depot零售店铺突破零售店铺突破1000家家20062006年年1010月，月，Office Depot收购并收购并控股亚商在控股亚商在线，亚商在线正式更名为欧迪办公（中国）线，亚商在线正式更名为欧迪办公（中国）中国业务分布中国业务分布北京总部北京总部上海上海广州广州深圳深圳北京总部北京总部员工人数：员工人数：300物流中心：物流中心：8500m2上海分公司上海分公司员工人数：员工人数：200物流中心：物流中心：7000m2广州分公司广州分公司员工人数：员工人数：100物流中心：物流中心：2500m2深圳分公司深圳分公司员工人数：员工人数：40物流中心：物流中心：1000m2大连大连合肥合肥天津分公司天津分公司员工人数：员工人数：30物流中心：物流中心：2000m2无锡分公司无锡分公司员工人数：员工人数：20物流中心：物流中心：2000m2无锡无锡天津天津欧迪办公欧迪办公n世界最大世界最大的办公用品和办公服务提供商之一的办公用品和办公服务提供商之一n年销售额年销售额150150多亿美元多亿美元，全球员工，全球员工5200052000多人多人n业务遍及业务遍及4343个国家和地区个国家和地区;在全球开设有在全球开设有15001500多家零售店多家零售店n世界世界500500强企业强企业，在零售、合约销售、目录销售及电子商务等多种营销渠道中处于领先地位，在零售、合约销售、目录销售及电子商务等多种营销渠道中处于领先地位n世界第三大世界第三大电子商务公司，网上年销售额达电子商务公司，网上年销售额达4747亿美元亿美元n热衷热衷公益环保公益环保事业，在促进行业发展的同时，积极回馈社会事业，在促进行业发展的同时，积极回馈社会nOffice DepotOffice Depot国际家庭的国际家庭的第第4242个个成员成员n中国最大中国最大的办公产品和服务提供商的办公产品和服务提供商n现有员工现有员工800800多多人，拥有人，拥有3000030000m2的物流中心的物流中心n提供提供互联网互联网、电话电话、传真传真、人员直销人员直销、直邮直邮等多种采购渠道等多种采购渠道n拥有拥有2020多万多万企业用户企业用户 与与9090多多的全球的全球500500强在华企业建立强在华企业建立长期合作长期合作关系关系欧迪办公（中国）欧迪办公（中国）商务礼品商务礼品办公用品办公用品办公设备办公设备办公耗材办公耗材n作为国内最大的作为国内最大的“一站式一站式”办公采购与办公服务提供商，办公采购与办公服务提供商，欧迪办公（中国）欧迪办公（中国）为客户提供丰富的专业办公产品和服为客户提供丰富的专业办公产品和服务解决方案，满足客户所有办公需求。务解决方案，满足客户所有办公需求。劳防用品劳防用品办公家具办公家具产品范围产品范围商务印刷商务印刷欧迪优质欧迪优质PB品牌品牌书写用品书写用品耗材，桌上用品、书写用品耗材，桌上用品、书写用品复印纸、书写用品、文件存储复印纸、书写用品、文件存储桌上用品、生活用品、桌上用品、生活用品、IT IT产品产品电池电池耗材、报事贴耗材、报事贴文具采购清单统一化;多种定购方式相结合,更推荐BizBuy在线定购,过程高效并透明;提供年度数据报表分析,宏观控制成本,为下一年度提供有效的成本节约规划;欧迪办公(中国)为新先锋提供方案Bizbuy电子采购系统电子采购系统BizbuyBizbuy是一套先进的是一套先进的BtoBBtoB电子采购解决方案，为企业提供基于电子采购解决方案，为企业提供基于InternetInternet的电子的电子采购服务，在使用的过程中帮助企业控制采购支出、管理采购流程。采购服务，在使用的过程中帮助企业控制采购支出、管理采购流程。BizbuyBizbuy在中国被三百多家企业选用，每天有在中国被三百多家企业选用，每天有20002000张订单通过张订单通过BizbuyBizbuy生成。生成。其特点是：其特点是：1 1 简单便捷简单便捷通过通过InternetInternet轻松选购产品轻松选购产品 2 2 高速高效高速高效快速下单、常购清单、预制订单，全方面提高采购效率快速下单、常购清单、预制订单，全方面提高采购效率3 3 控制管理控制管理分配采购权限和设置审批流程，达到全盘调控的目的分配采购权限和设置审批流程，达到全盘调控的目的4 4 降低成本降低成本客户自定制产品、数据报表等功能，帮助客户从宏观上降低采购客户自定制产品、数据报表等功能，帮助客户从宏观上降低采购成本成本5 5 异地审批异地审批全国各分公司的订单可以经总部统一审批，然后由当地物流分开全国各分公司的订单可以经总部统一审批，然后由当地物流分开配送配送Bizbuy线上采购优势线上采购优势n管理采购流程：管理采购流程：通过采购流程的标准化实现对采购过程的全程掌控通过采购流程的标准化实现对采购过程的全程掌控 n控制采购支出：根据系统报表优化产品清单，制定节约方案控制采购支出：根据系统报表优化产品清单，制定节约方案 ；根据实际情况；根据实际情况线上设置审批流程，避免不必要的消费；线上设置审批流程，避免不必要的消费；n降低下单成本：降低下单成本：电子订单既节约了纸张又省去打电话发传真的时间成本；电子订单既节约了纸张又省去打电话发传真的时间成本；n节省下单时间：多种快速下单方式，让员工的订购更快捷节省下单时间：多种快速下单方式，让员工的订购更快捷n便于复制便于复制:公司总部只要分配用户名和密码就可将只实体纳入采购体系进行正公司总部只要分配用户名和密码就可将只实体纳入采购体系进行正常采购常采购n定购直观生动：定购直观生动：在线的图片和说明可以帮助定购人避免错下订单；在线的图片和说明可以帮助定购人避免错下订单；办公采购管理报表办公采购管理报表欧迪可根据客户具体管理需求随时提供各种报表，欧迪可根据客户具体管理需求随时提供各种报表，达到调整采购策达到调整采购策略，宏观控制采购支出的目的，它们的管理作用具体可以体现在：略，宏观控制采购支出的目的，它们的管理作用具体可以体现在：1 1、宏观察看整体采买情况，根据年度采购数量、采购金额的产品、宏观察看整体采买情况，根据年度采购数量、采购金额的产品结构分布，针对性地制定次年度采购计划，宏观节约成本结构分布，针对性地制定次年度采购计划，宏观节约成本2 2、检查每一个成本中心任何阶段内的订购情况，任意实现横向、检查每一个成本中心任何阶段内的订购情况，任意实现横向、纵向数据比较，以及人均消费额同期比较等，微观检查成本节约执纵向数据比较，以及人均消费额同期比较等，微观检查成本节约执行情况行情况3 3、即可对整体产品类别进行分析，也可对单个产品进行深入分析；、即可对整体产品类别进行分析，也可对单个产品进行深入分析；即可在时间点上分析，也可时间段上分析即可在时间点上分析，也可时间段上分析直邮直邮 客户服务中心客户服务中心传真传真电话电话物流中心物流中心 分拣与包装分拣与包装配送配送100%100%后端在线支持后端在线支持合约采购流程合约采购流程互联网互联网销售人员销售人员物流配送物流配送仓储与配送仓储与配送n 仓储仓储物流配送中心分布于北京、上海、广州、天津和无锡物流配送中心分布于北京、上海、广州、天津和无锡仓库总面积近仓库总面积近30,000m30,000m2 2，库存商品，库存商品1000010000多种多种ERPERP系统控制整体管理，定单处理全面信息化系统控制整体管理，定单处理全面信息化n 配送：配送：全国各地拥有配送车辆全国各地拥有配送车辆100100多部，专业配送人员多部，专业配送人员300300多人多人日运送能力日运送能力4,0004,000多单多单北京、上海、广州、深圳和天津市区北京、上海、广州、深圳和天津市区4 48 8个工作小时个工作小时送货；送货；送货安排送货安排-收货收货n收货收货 以每个实体为成本中心，按照成本中心包装直接送交至指定签收人以每个实体为成本中心，按照成本中心包装直接送交至指定签收人；退换货流程退换货流程n退换货流程退换货流程 客户在收到货物客户在收到货物1010日内，非质量问题，没有拆原包装且不影响再次销售日内，非质量问题，没有拆原包装且不影响再次销售时，欧迪保证无条件退货或换货。客户在收到货物后当场发现商品质量问时，欧迪保证无条件退货或换货。客户在收到货物后当场发现商品质量问题或者订错货物时，可以当场退货，如果是在使用当中发现质量问题，欧题或者订错货物时，可以当场退货，如果是在使用当中发现质量问题，欧迪中国会在迪中国会在3 3个工作日内上门更换，并且按厂家规定处理，此间欧迪中国个工作日内上门更换，并且按厂家规定处理，此间欧迪中国可提供同等档次的代用品可提供同等档次的代用品 ；对帐流程对帐流程n每月每月1-51-5日为对帐期。欧迪中国将提供分成本中心的采购清单给各分公司确日为对帐期。欧迪中国将提供分成本中心的采购清单给各分公司确认，逐一进行对帐；认，逐一进行对帐；n对帐无误后，根据客户的要求开具发票；对帐无误后，根据客户的要求开具发票；n结算方式可统一付款，亦可分开付款；结算方式可统一付款，亦可分开付款；n欧迪中国将有专门财务人员与新先锋相关部门联系，提供相应的签收单或订欧迪中国将有专门财务人员与新先锋相关部门联系，提供相应的签收单或订单核对单核对质量保证质量保证n原装耗材在使用中发现质量方面疑问，欧迪将该产品送到生产厂商指定检原装耗材在使用中发现质量方面疑问，欧迪将该产品送到生产厂商指定检测中心检验，并依据检测中心出具的测中心检验，并依据检测中心出具的产品检测报告产品检测报告决定是否退换货。决定是否退换货。产品检测报告产品检测报告是最终的、唯一的判断产品是否有质量问题的依据是最终的、唯一的判断产品是否有质量问题的依据n欧迪自有品牌欧迪自有品牌NICEDAYNICEDAY耗材产品专门设立有客服热线耗材产品专门设立有客服热线400 887 3838400 887 3838支持支持全国客户。全国客户。NicedayNiceday售后服务部门保证接到耗材故障咨询电话后售后服务部门保证接到耗材故障咨询电话后1-41-4个工个工作小时内回复。作小时内回复。3030个工作日内免费上门退换货。个工作日内免费上门退换货。n为确保服务质量，欧迪中国设立独立为确保服务质量，欧迪中国设立独立QAQA负责所有投诉。所有投诉将在负责所有投诉。所有投诉将在3 3日内给出书面答复，并提出改进方案。如有产品质量问题，请拨打投诉电日内给出书面答复，并提出改进方案。如有产品质量问题，请拨打投诉电话：话：800-820-2993800-820-2993服务团队（东区）服务团队（东区）-工作时间工作时间9:00-18:00NoDep.NameTel.TitileDuty1李军红61236600*831区域销售经理后备协调人2客服部王黎61236622*2*302客服代表订单处理，服务接口人3徐玉婷61236600*2*301客服组长后备4结算员陆文婷61236600结算员对帐、开票5OA设备吴伟61236600产品销售支持产品销售6杨仄谦61236600*321售后服务主管售后电话、上门安排等7商品部邬月萍61236600*775报价专员报价、做专柜8QA胡逸翀61236600QA质量监督、投诉处理