企业养老保险档案管理工作的创新改进思路探究.pdf

目的：探讨分析企业养老保险档案管理工作的创新改进思路。方法：提出了企业养老保险档案管理工作的必要性分析，对企业养老保险档案管理工作中存在的不足之处进行简单介绍，提出了企业养老保险档案管理工作的创新改进思路，对企业养老保险档案管理工作的改进注意事项进行了相应的总结。结果：在企业养老保险档案管理工作的创新改进思路中，主要涉及建立规范的档案管理制度、强化信息技术水平、提升相关管理人员的综合素质水平、完善档案的分类与整理。结论：对于企业来说，养老保险档案管理工作的开展有着较强的现实意义，企业必须要高度重视，借助此项工作，可以使企业竞争实力得到稳步提升，早日实现可持续发展目标。关键词：养老保险；档案管理工作；档案管理制度中图分类号：G271DOl:10.13939/ki.zgsc.2024.12.022现如今，我国综合国力的提升迅速，经济发展水平的上升空间较大，结合党的相关会议可知，对民生的建设工作要求较高，所以应提高对城乡社会保障体系的统筹建设的重视程度，并不断拓展城乡的覆盖范围，促进我国社会养老保险行业的健康发展。其中，企业的参保人员有着较高的比重，基于大环境视角，对于传统的养老保险档案管理方式来说，与当前企业的发展要求存在明显的差距，同时也会影响我国保险事业的发展。基于此，必须要不断更新和改进企业职工养老保险档案管理模式。1企业养老保险档案管理工作的必要性分析对于养老保险管理工作，养老保险档案的现实意义不容小视，在办理各项养老保险业务的时候，相应的凭证和依据尤为关键，也要与国家的相关政策标准相契合。养老保险档案与养老保险管理之间存在着必然的内在联系，要求详细记载参保人与参保过程，旨在给予企业与参保人的合法权益切实的维护和保障。为了提升统筹层次水平，必须要抓住养老保险档案这一渠道，通过了解发现，各个地区之间养老保险信息与互联互通目标仍然有着明显的差距，各项资源的共享性水平较低，为了不断完善养老保险档案，必须要注重信息共享水平的提升，以便更好地实现统筹规划目标。同时，在社会保险中，养老保险占据着重要的地位，为了凸显出社会保险档案的完整性，必须要借助养老保险档案的积极参与，因为各险种归属经办的部门的统一性不足，使社会保险档案管理的难度由文献标识码：A文章编号：1 0 0 5-6 4 32（2 0 2 4）1 2-0 0 8 7-0 4此大大增加，但养老保险的相关数据比较完整，所以通过养老保险档案管理的实施，可以帮助到其他档案管理。总之，养老保险档案管理工作内容的复杂程度较高，通过档案管理方案的不断优化，旨在提升档案管理质量。2企业养老保险档案管理工作中存在的不足之处2.1缺少规范的档案管理制度目前，各个地区对养老保险档案管理的关注度日益提升，但是结合当前的管理机制进行分析，发现其完善性较低。众所周知，各个地区的发展现状有着明显的区别，档案管理工作实施情况的不同之处较多，比如对于发达地区，养老保险档案管理工作的完善程度更高，而且具备完善的档案管理制度；反之，如果地区的经济水平落后，档案管理制度是不完善的，而且档案管理工作人员的专业性难以保证，在企业的管理工作当中，其局限性因素较多，同时也不利于养老保险档案资料的收集。与此同时，在档案的借阅与保密管理方面，其管理制度的规范性欠缺，难以高度规范养老保险档案管理工作。比如在档案的移交与接收等方面，对于多个机构的同时监督、指导有着明确的要求，但是在实际移交中，档案管理的规范性严重缺失，甚至无法保证部分退休职工养老保险档案资料的完整性。2.2硬件管理设施不足通过分析档案存放室的各项基础设施，必须要与CM872024.4企业管理相应的建设标准契合。但是实际上，一些企业的档案管理工作实施效果并不理想，企业养老保险档案的保存与完整性、规范性有着一定的差距，而在企业内部，档案管理室也没有得到合理的设置，进而很难有效完善档案管理工作。同时，为了使档案管理工作的完整性得到保证，应防止材料出现受潮、浸湿等情况。然而部分企业内部设备的防护配置缺失，档案材料霉变等问题经常发生 2 ，这不仅会影响档案材料的外观，也会威肋其整体质量。此外，基于数字化建设的角度，档案管理工作应与信息化建设紧密结合，但是在目前，部分企业仍然缺少完善的信息设备，必要的硬件设备较为匮乏，无法为档案管理工作信息化的实施助力。2.3专业的管理队伍缺乏对于普通社保经办机构，档案管理人员的专业程度不够，诸多档案管理工作者也没有深人分析档案管理知识，即使参加了养老保险管理培训，其系统性也较为缺失。而且部分工作人员属于在其他部门内调派，档案管理理论知识的掌握程度不足，同时其实践经验严重缺失。一般来说，诸多企业档案管理的工作量是不计其数的，一人兼多职的情况经常发生，进而使养老保险档案管理的难度大大增加。此外，部分单位缺少清晰、明确的职责划分界限 3，面对相关问题的发生，相互推卸责任的现象仍然屡禁不止，进而无法有效规范和管理养老保险档案工作。2.4档案收集整理与规范性要求不相符现阶段，对档案管理制度进行分析，与统一性和规范性的要求并不相符，过于关注社会保险业务档案管理指南，没有与企业社保档案的实际情况相结合，难以保证顶层制度设计的合理性，也很难高度明确全国各地的归档范围，无法促进资料收集工作的顺利进行，进而对于企业社保档案管理的规范化水平产生了深刻的影响。比如部分参保人员没有对姓名、身份证号等进行规范填写 4 。同年度、同属类个人材料的表单在后，与其他证明的顺序互相颠倒。3企业养老保险档案管理工作的创新改进思路3.1建立规范的档案管理制度对于企业和社保经办机构来说，应将养老保险档案管理制度的构建作为重要的一项工作开展，将具体工作的职责与分工高度明确，使档案管理、交接等环节的规范性得到保证，防止出现随意化的现象。在面对养老保险档案纸质材料的时候，应加强分类排列方式的应用，并在专门的储存地点进行放置，对于重要的材料，复印和备份非常有必要 5 。同时，针对档案CM 882024.4中国市场2 0 2 4 年第1 2 期（总第1 1 8 3期）电子管理方式，不仅要注重数据化处理，而且网络的安全性建设也是至关重要的，同时给予异地备份，旨在提升数据信息的完整性与安全性，并详细阐明数据格式，以便后续的升级和维护。总而言之，借助完善的档案管理制度，可以有效规范各项管理流程，推动养老保险档案管理工作的顺利进行，同时全力保证档案信息的完整。3.2强化信息技术水平在企业养老保险档案管理方面，加强信息化管理为重中之重，也就是说，应通过数字化信息的形式，妥善储存档案资料以及相关信息，旨在将良好的信息化服务提供给档案管理部门，并发挥出对参保职工便捷化的本质需求。其中，对于相关部门来说，应加强数据库的积极构建，在计算机内，输人并保存好所有重要的数据信息，以此为档案库的建设助力 6 。借助该操作方式，有助于工作人员工作效率的提升，并促进各类数据信息分析、处理的顺利进行，为相关领导人员的决策提供可行的依据，且保证良好的服务效果。同时，基于专业技术人员的角度，应认识到档案检索操作系统建设的重要性，整合好公开的文件资料，加强电子文档的制作，相关管理部门应负责各类文件资料，外界（其他部门以及个人）不具备进行数据更改的权限，仅仅可以借阅各类数据信息。此外，在便捷化方面，应对相应的网站进行不断完善，个人仅需在网站中正确输入编号即可，为了解当前的缴纳情况创造有利条件。3.3提升相关管理人员的综合素质水平为了提升企业养老保险档案管理水平，必须要不断强化相关档案管理人员的综合水平，其中，在企业内部，应加强定期培训形式的应用，为提升人员的专业素养提供专业性的渠道。具体来说，企业应将相关部门组织的教育活动提供给档案管理人员，以此来不断完善其专业知识与技能 7 ；同时，在定期培训活动中，务必要紧密结合企业档案管理工作的实际情况，体现出培训规划的针对性。当然也要聘请养老保险档案管理专业人员，详细讲解相关专业知识与内容，并渗透先进的管理理念，旨在将人员的综合素质水平推向全新的高度和领域。3.4完善档案的分类和整理在企业养老保险档案管理工作开展的时候，管理人员的工作能力和专业素质必须要予以全面保障，不给各种违规现象任何的“机会”，这也是养老保险档案管理健康发展的必然要求之一。在实际管理中，档案人员应做好相应的分类工作，密切结合不同的档案刘畅，等：企业养老保险档案管理工作的创新改进思路探究资料，妥善保存好养老保险档案，做到有迹可循，为后续档案的查询提供极大的便捷 8 。与此同时，企业要从实际规定出发，将档案的分类与整理的针对性发挥出来，准确归类好养老保险档案，满足档案整理的高效性需求，满足时间的节约化需求，同时为养老金发放、业务办理等工作的开展助力。总之，企业必须要高度重视养老保险档案的分类与整理，根据文件类型与档案内容作为基础点，确保归档的合理性，进而使养老保险档案更加完整和具有实效性。3.5完善基础设施建设步人信息化时代，信息技术水平的发展速度极为迅速化，为此，为了显著增强企业内部养老保险档案管理水平，应不断完善其基础设施建设。其一，应定期更新档案管理设备，并投人充足的资金，以此来为硬件设施提供保证，也要不断完善相关管理手段，使档案管理工作更具现代化水平。其二，应提高对标准化库房建设的重视程度，将温度计、防盗门以及灭火器等合理设置在库房内，进而为相关档案管理工作的开展助力。与此同时，养老保险档案管理程序的规范也是非常有必要的，对于传统的手工管理方式，应赋予高度的创新，加强信息技术和新设备的应用，为档案的创新管理提供有力的证据，使档案实物载体和档案信息载体之间的关系更加协调与一致，进而推动现代化档案管理水平的提升，为后续的统计和管理等工作提供极大的便捷。此外，出自服务性的角度，应将企业的实际情况作为出发点，加强立体化服务体系的制定，将网络检索和上门服务等内容纳人其中，满足立体化需求，进而使养老保险档案管理的作用得到完美诠释。4企业养老保险档案管理工作的具体应用实例以某一地区为例，在以往国有企业破产改制的影响下，该企业的管理水平每况愈下，有关社会保险申报缴费情况、在职职工等个人档案资料的完整性严重缺失，同时，现有职工将近4 0 人，专职档案员仅仅为3例，不仅要负责全县诸多家用人单位的社会保险申报缴费档案，也要负责将近两万人的企业离退休人员档案管理工作。在这些因素的影响下，严重限制了社会保险档案管理工作的推进步伐。基于此，应在档案管理中积极地投入，科学化管理企业职工的养老保险档案管理工作，使此项工作变得更加规范和有序。首先，基于规范化和信息化视角，该地区购置了电脑、扫描仪等设备，也积极安装档案管理软件，虽然此项工作的工作量比较大，维护和完善也是持续性企业管理的一项工作，但是相比于以往，档案信息化管理水平显著提升，检索档案的速度也明显改善。当前，档案管理工作网络已经初步形成，基于不同维度进行相关管理机制的构建，如领导参与、业务协作以及专人负责等，共同致力于档案检索工作的落实。其次，积极开发档案价值，就目前而言，该地区在开发企业职工养老保险等方面投人了较多的时间和精力 0，旨在将其服务职能充分发挥出来，不断协调和统一档案管理工作与社会保险工作之间的关系，确保良好的服务效果。对此，在领导决策前，积极进行档案的查阅，落实最新的资讯服务，为最终的决策提供正确的指导，保证各项工作的稳步落实。比如在历年退休人员的养老金调整方面，积极组织档案管理人员，让其与退休管理科相互配合与协作，为测算和审档工作的开展提供极大的便捷，发挥出强大的合力。其中，间隔两个星期，便进行退休人员档案的查阅，防止落下一人，进而赢取了企业退休人员的高度满意。5改进企业养老保险档案管理工作的注意事项第一，制定关系转移政策。当前，现代人才跨地区的流动性显著，在处理社保关系方面，应确保政策实施的统一性和明确性，为社保关系接续和转移问题的处理提供便利，防止劳动者的合法权益受到威胁。为了有效应对人才流动性大这一现实情况，相关部门应将转移制度不断统一化 1 1-1 2】，加强社保全国登录账户的设置，满足跨地区管理需求，进而给予关系的转移有力的支持。第二，推行弹性缴费制度。在职工养老保险制度方面，应对单一的缴费制度予以创新和改进，从多层次就业人员的需求出发，使养老保险体系的构建与多元化、多层次要求相符。加强弹性缴费制度的构建，具体来说：如果缴费时间达到了1 5 年，但是尚未退休，并且中断缴费的问题有迹可循，这时，应通过政策引导尽可能地规避中断缴费的现象3。对于与企业解除劳务关系的这种情况，选择发放事业保障金的基础上，养老保险费用应做到一次性缴纳，以便法定退休后养老保险金待遇的有效落实，为其老年生活予以扶持。如果人员出现了“断保”，应对个人经济收益情况进行综合考虑，对养老保险金予以分档缴纳。第三，健全组织领导机构。通过组织领导机构的设置，可以有效指导和扶持养老保险档案管理工作。其中，在企业的年度目标责任制考核方面，应积极纳入档案管理工作，并且紧密联系相关硬性指标，如社会保险扩面征缴、养老金社会化发放等，然后加强共CM892024.4企业管理同考核，旨在有效践行其管理责任。同时，应加强档案管理工作领导小组的设置，对于相关经验交流会、管理培训会等，务必要践行到实处，将养老保险档案管理工作中的问题挖掘出来，并制定出科学的解决办法；此外，定期检查档案工作的实施情况，检查的结果应与档案管理人员的年终考核档案结合在一起，保证最终考核与评选的公正性与客观性。第四，加速档案管理数字化建设。为了保证档案信息数字化建设飞速向前，应实现信息化技术的灵活运用，积极转变档案信息中的各类表现形式，实现向数字化信息形态的顺利转变 1 4 。同时，对于企业或社保经办机构来说，有助于数据信息库的构建，进而进一步完善服务形式。同时，也要紧密衔接传统的办案管理模式，形成有机整体与现实合力。6结论总之，通过企业养老保险档案管理，对于社会保险改革的深入和强化有着极大的促进作用，在我国养老保险创新改革的背景之下，传统档案管理的现实意义愈发减弱，这对于档案管理工作的开展造成了极大的负面影响。而借助现代化养老保险档案管理，可以防止参保人员的自身权益受到不利因素的威胁。为了促进企业养老保险档案管理工作的顺利进行，相关管理机制的构建至关重要，并将实际管理和监督力度提升上来，不断规范档案管理工作，防止档案丢失或不完整情况的出现。此外，先进的信息技术也要早日落实到位，为档案管理效率的提升提供技术支撑。文章简要地分析了企业养老保险档案管理工作的创新改进，并提出一些浅见，望能够为有关人员提供一定的参考和帮助。参考文献：1刘晓峰企业职工基本养老保险筹资异象之成因与应对一一基于心理账户视角J安徽大学学报（哲学社会科学版），2 0 2 3，4 7（2)：1 38-1 4 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一），女，汉族，湖北枣阳人，本科，研究方向：企业职工养老保险基金结算工作。CM902024.4