《归档文件规则》市公开课一等奖百校联赛获奖课件.pptx

中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准 DA/T22-DA/T22-代替代替代替代替DA/T22-DA/T22-归档文件整理规则归档文件整理规则解读解读DA/T22-.3第1页归档文件整理规则归档文件整理规则DA/T22-DA/T22-与与 DA/T22-DA/T22-区分：区分：1 1、标准总体编排和结构按、标准总体编排和结构按GB/T 1.1-GB/T 1.1-进行了修改；进行了修改；2 2、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；纸质和电子文件材料；3 3、调整归档文件分类方法；、调整归档文件分类方法；4 4、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；装订、编页、排架要求；5 5、增加归档文件档号结构和编制要求；、增加归档文件档号结构和编制要求；6 6、将室编件号、馆编件号统一为件号；、将室编件号、馆编件号统一为件号；7 7、在附录中增加归档章示例、直角装订方、在附录中增加归档章示例、直角装订方法。法。第2页执行时间：-06-01范围：1、要求了作为文书档案保留归档文件整理标准和方法。2、适合用于各级机关、团体、企事业单位和其它社会组织对应作为文书档案保留归档文件整理。其它门类档案能够参考执行。企业单位有其它特殊要求，从其要求。注意：正确文件材料整理按新规则执行。第3页归档文件整理规则归档文件整理规则内容内容一、基本概念一、基本概念二、整理标准二、整理标准三、普通要求：组件、分类、排列、三、普通要求：组件、分类、排列、编号、编目编号、编目四、纸质归档文件修整、装订、四、纸质归档文件修整、装订、编页、装盒和排架编页、装盒和排架五、归档电子文件整理要求五、归档电子文件整理要求六、附录：归档章、档案盒、目录、六、附录：归档章、档案盒、目录、备考表式样备考表式样第4页一、基本概念一、基本概念归档文件：归档文件：立档单位在其职能活动中立档单位在其职能活动中形成、办理完成、应作为文书档案保形成、办理完成、应作为文书档案保留文件材料，包含纸质和留文件材料，包含纸质和电子文件电子文件材材料。料。整理整理：将归档文件以件为单位进行将归档文件以件为单位进行组件组件、分类、排列、编号、编目等、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包含修整、装订、（纸质归档文件还包含修整、装订、编页编页、装盒、装盒、排架排架；电子文件还包含电子文件还包含格式转换、元数据搜集、归档数据包格式转换、元数据搜集、归档数据包组织、存放等），组织、存放等），使之有序化过程。使之有序化过程。件：件：归档文件整理单位。归档文件整理单位。档号：档号：在归档文件整理过程中赋予其在归档文件整理过程中赋予其一组字符代码，以表达归档文件类别一组字符代码，以表达归档文件类别和排列次序。和排列次序。第5页二、整理标准二、整理标准 1 1、归档文件整理应遵照文件形成归档文件整理应遵照文件形成规律，保持文件之间有机联络。规律，保持文件之间有机联络。2 2、归档文件整理应区分不一样价值，、归档文件整理应区分不一样价值，便于保管和利用。便于保管和利用。3 3、归档文件整理应符合文档一体化归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。辅助管理。4 4、归档文件整理应确保纸质文件归档文件整理应确保纸质文件和电子文件整理协调统一。和电子文件整理协调统一。第6页三、普通要求：组件、分类、排列、编号、编目三、普通要求：组件、分类、排列、编号、编目（一）组件（件组织）（一）组件（件组织）1 1、件组成、件组成归档文件普通以每份文件为一件。归档文件普通以每份文件为一件。正文、附件为一正文、附件为一件；文件正本与定稿（包含法律法规等主要文件历件；文件正本与定稿（包含法律法规等主要文件历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；汉字本件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；汉字本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议统计普通一次会议料一期为一件；会议纪要、会议统计普通一次会议为一件，会议统计一年一本，一本为一件；来文与为一件，会议统计一年一本，一本为一件；来文与复文（请示与批复、汇报与指示、函与复函等）普复文（请示与批复、汇报与指示、函与复函等）普通独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿通独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。纸，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。第7页2 2、件内文件排序件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不一样文字在后；原件在前，复制件在后；不一样文字文本，无特殊要求，汉文文本在前，少数民文本，无特殊要求，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；汉字本在前，外文本在后；族文字文本在后；汉字本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。后。有文件处理单或发文稿纸，文件处理单有文件处理单或发文稿纸，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。稿在后。注意：来文与复文是不一样年度，归档时应注意：来文与复文是不一样年度，归档时应归入各自年度。归入各自年度。第8页（二）分类（二）分类1 1、立档单位应对归档文件进行、立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分科学分类，同一全宗应保持分类方案一致性和稳定性。类方案一致性和稳定性。2 2、归档文件普通采取年度、归档文件普通采取年度机机构（问题）构（问题）保管期限、保管期限、年度年度保管期限保管期限机构（问题）等机构（问题）等方法进行三级分类。方法进行三级分类。第9页（1 1）按年度分类）按年度分类 将文件按其形成年度分类。将文件按其形成年度分类。跨年度普通应以文件签发日期为准。跨年度普通应以文件签发日期为准。a a、对于计划、总结、预算、统计报、对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容表、表彰先进以及法规性文件等内容包括不一样年度文件，统一按文件签包括不一样年度文件，统一按文件签发日期判定所属年度。发日期判定所属年度。b b、跨年度形成会议文件归入闭幕年。、跨年度形成会议文件归入闭幕年。c c、跨年度办理文件归入办结年。、跨年度办理文件归入办结年。d d、当形成年度无法考证时，年度为、当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。其归档年度，并在附注项加以说明。第10页（2 2）按机构）按机构(问题问题)分类分类 将文件按其形成或承接机构将文件按其形成或承接机构(问题问题)分类。分类。机构分类法与问题分类法应机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采取。选择其一适用，不能同时采取。a a、采取机构分类，应依据文件形成、采取机构分类，应依据文件形成或承接机构对归档文件进行分类，或承接机构对归档文件进行分类，包括多部门形成归档文件，归入文包括多部门形成归档文件，归入文件主办部门。件主办部门。b b、采取问题分类，应按照文件内容、采取问题分类，应按照文件内容所反应问题对归档文件进行分类。所反应问题对归档文件进行分类。第11页（3 3）按保管期限分类）按保管期限分类 将文件按划定保管期限分类。将文件按划定保管期限分类。3 3、规模较小或公文办理程序不适于规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类立档单位，能按机构（问题）分类立档单位，能够采取年度够采取年度保管期限等方法进行保管期限等方法进行两级分类。两级分类。第12页xxxx单位文书档案分类图单位文书档案分类图年度年度永久永久定时定时3030年年定时第13页年度保管期限分类：永久、定时30年、定时10年 年：永久、定时30年、定时10年 20：第14页xxxx单位文书档案分类图单位文书档案分类图 年年 度度保管期限保管期限办公室办公室综合处综合处机关处机关处专业处专业处企业处企业处项目处项目处农业处农业处第15页年度保管期限组织机构分类 ：永久办公室、综合处、机关处、专业处 定时30年办公室、综合处、机关处、专业处 定时10年办公室、综合处、机关处、专业处 年：永久办公室、综合处、机关处、专业处 定时30年办公室、综合处、机关处、专业处 定时10年办公室、综合处、机关处、专业处 20：第16页（三）（三）排列排列 1 1、归档文件应在分类方案最低归档文件应在分类方案最低一级类目内，按时间结合事由排一级类目内，按时间结合事由排列。列。2 2、同一事由中文件，按文件形成同一事由中文件，按文件形成先后次序排列。先后次序排列。3 3、会议文件、统计报表等成套会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。性文件可集中排列。第17页（四）编号（四）编号 1 1、归档文件应依分类方案和排列次序编、归档文件应依分类方案和排列次序编写档号。档号编制应遵照唯一性、合理性、写档号。档号编制应遵照唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性标准。稳定性、扩充性、简单性标准。2 2、档号结构宜为：全宗号档号结构宜为：全宗号-档案门类代档案门类代码码年度年度-保管期限保管期限-机构（问题）代码机构（问题）代码-件件号。号。上、下位代码之间用上、下位代码之间用“-”连接，同一级代连接，同一级代码之间用码之间用“”隔开。隔开。如如：Z109-WSZ109-WS-Y-BGS-0001-Y-BGS-0001 全宗号全宗号-档案门类代码档案门类代码年度年度-保管期限保管期限-机构代码机构代码-件号件号 第18页3、档号按照以下要求编制：Z109-WS2011-Y-BGS-0001（1）全宗号：档案馆给立档单位编制代号，用4位数字或者字母与数字结合标识，按照DA/T 13-1994编制。（2）档案门类代码年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。（3）保管期限：保管期限分为永久、定时30年、定时，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。（4）机构（问题）代码：机构（问题）代码采取3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类，应省略机构（问题）代码。（5）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内排列次序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位，前面用“0”补足，如“0026”。第19页4、归档文件应在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件能够由系统生成归档章样式或以条形码等其它形式在归档文件上进行标识。5、归档章应将档号组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）能够作为选择项（见附录A图A1）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A图A2）。为便于识记，归档章保管期限也能够使用“永久”“30年”“”简称标识，机构（问题）也能够用“办公室”等规范化简称标识（见附录A图A3）。第20页第21页（五）（五）编目编目 1 1、归档文件应依据档号次序编制归档文、归档文件应依据档号次序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。件目录。编目应准确、详细，便于检索。2 2、归档文件应逐件编目。、归档文件应逐件编目。来文与复文作来文与复文作为一件时，对复文编目应表达来文内容。为一件时，对复文编目应表达来文内容。归档文件目录设置归档文件目录设置序号、档号、序号、档号、文号、责文号、责任者、题名、日期、任者、题名、日期、密级、密级、页数、备注等页数、备注等项目。项目。（1 1）序号：填写归档文件次序号。）序号：填写归档文件次序号。（2 2）档号：档号按照档号：档号按照3 3编制。编制。（3 3）文号：文件发文字号。）文号：文件发文字号。没有文号，没有文号，不用标识。不用标识。（4 4）责任者：制发文件组织或个人，即）责任者：制发文件组织或个人，即文件发文机关或署名者。文件发文机关或署名者。第22页（5 5）题名：文件标题。没有标题、标）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反应文件主题不规范，或者标题不能反应文件主要内容、不方便检索，应全部或部分要内容、不方便检索，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号自拟标题，自拟内容外加方括号“”。（6 6）日期：文件形成时间，以国际标）日期：文件形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如准日期表示法标注年月日，如1999090919990909。（7 7）密级：文件密级按文件实际标注密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级，不用标识。情况填写。没有密级，不用标识。（8 8）页数：每一件归档文件页面总数。）页数：每一件归档文件页面总数。文件中有图文页面为一页。文件中有图文页面为一页。（9 9）备注：注释文件需说明情况。）备注：注释文件需说明情况。第23页3 3、归档文件目录推荐由系统生成或使用电、归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采取子表格进行编制。目录表格采取A4A4幅面，幅面，页面宜横向设置页面宜横向设置（见附录（见附录B B图图B1B1）。）。第24页4 4、归档文件目录除保留电子归档文件目录除保留电子版本外，还应打印装订成册。装版本外，还应打印装订成册。装订成册归档文件目录，应编制封订成册归档文件目录，应编制封面（见附录面（见附录B B图图B2B2）。）。封面设置封面设置全宗号全宗号、全宗名称、年、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录能够按年装订成册，归档文件目录能够按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。也可每年区分保管期限装订成册。第25页第26页四、纸质归档文件修整、装订、编页、四、纸质归档文件修整、装订、编页、装盒和排架装盒和排架 （一）（一）、修整、修整 1 1、归档文件装订前，应对不符合要求文、归档文件装订前，应对不符合要求文件材料进行修整。件材料进行修整。2 2、归档文件已破损，应按照、归档文件已破损，应按照DA/T 25-DA/T 25-给给予修复；字迹含糊或易退变，应予复制。予修复；字迹含糊或易退变，应予复制。3 3、归档文件应按照保管期限要求去除易、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化金属或塑料装订用具。锈蚀、易氧化金属或塑料装订用具。4 4、对于幅面过大文件，应在不影响其日、对于幅面过大文件，应在不影响其日后使用效果前提下进行折叠。后使用效果前提下进行折叠。第27页（二）、（二）、装订装订 1 1、归档文件普通以件为单位装订。归档文件普通以件为单位装订。归档文归档文件装订应牢靠、安全、简便，做到文件不损页、件装订应牢靠、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件保护和管理。装订应尽可能降低对归档档文件保护和管理。装订应尽可能降低对归档文件本身影响，原装订方式符合要求，应维持文件本身影响，原装订方式符合要求，应维持不变。不变。2 2、应依据归档文件保管期限确定装订方式，应依据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限归档文件装订方式应尽可能保持一致，相同期限归档文件装订方式应尽可能保持一致，不一样期限装订方式应相对统一。不一样期限装订方式应相对统一。3 3、用于装订材料，不能包含或产生可能损害、用于装订材料，不能包含或产生可能损害归档文件物质。不使用回形针、大头针、燕尾归档文件物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。装订材料进行装订。第28页4 4、永久保管归档文件，宜采取线装法装订。、永久保管归档文件，宜采取线装法装订。页数较少，使用直角装订（见附录页数较少，使用直角装订（见附录C C图图C1C1、图图C2C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚，使）或缝纫机轧边装订，文件较厚，使用用“三孔一线三孔一线”装订。永久保管归档文件，装订。永久保管归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订，装订材料使用不锈钢订书钉或浆糊装订，装订材料应满足归档文件长久保留需要。应满足归档文件长久保留需要。5 5、永久保管归档文件，不使用不锈钢夹或、永久保管归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。封套装订。6 6、定时保管、需要向综合档案馆移交归档、定时保管、需要向综合档案馆移交归档文件，装订方式按照文件，装订方式按照4-54-5执行。定时保管、执行。定时保管、不需要向综合档案馆移交归档文件，装订不需要向综合档案馆移交归档文件，装订方式能够按照方式能够按照4 4执行，也能够使用不锈钢夹执行，也能够使用不锈钢夹或封套装订。或封套装订。第29页第30页（三）、（三）、编页编页 1 1、纸质归档文件普通应以件为纸质归档文件普通应以件为单位编制页码。单位编制页码。2 2、页码应逐页编制，宜分别标注、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或后面左上角在文件正面右上角或后面左上角空白位置。空白位置。3 3、文件材料已印制成册并编有文件材料已印制成册并编有页码；拟编制页码与文件原有页页码；拟编制页码与文件原有页码相同，能够保持原有页码不变。码相同，能够保持原有页码不变。第31页（四）（四）装盒装盒 将归档文件按次序装入档案盒，并填将归档文件按次序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不一样写档案盒盒脊及备考表项目。不一样年度、机构（问题）、保管期限归档年度、机构（问题）、保管期限归档文件不能装入同一个档案盒。文件不能装入同一个档案盒。1 1、档案盒档案盒 （1 1）档案盒封面应标明全宗名称。档案盒封面应标明全宗名称。档案盒外形尺寸为档案盒外形尺寸为310mm220mm310mm220mm（长（长宽），盒脊厚度能够依据需要设置宽），盒脊厚度能够依据需要设置为为20 mm20 mm、30mm30mm、40mm40mm、50mm50mm等（见附等（见附录录D D图图D1D1）。）。第32页（2 2）档案盒应依据摆放方式不一档案盒应依据摆放方式不一样，在盒脊或底边设置全宗号、年样，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录选择项（见附录D D图图D2D2、图、图D3D3）。）。其中，起止件号填写盒内第一件文其中，起止件号填写盒内第一件文件和最终一件文件件号，起件号填件和最终一件文件件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；写在上格，止件号填写在下格；盒盒号即档案盒排列次序号，按进馆要号即档案盒排列次序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。求在档案盒盒脊或底边编制。一个年度编一个流水号。一个年度编一个流水号。（3 3）档案盒应采取无酸纸制作。档案盒应采取无酸纸制作。第33页第34页第35页2 2、备考表、备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包含盒内备考表置于盒内文件之后，项目包含盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检验文件情况说明、整理人、整理日期、检验人、检验日期（见附录人、检验日期（见附录E E）。）。（1 1）盒内文件情况说明：填写盒内文件）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。（2 2）整理人：负责整理归档文件人员署）整理人：负责整理归档文件人员署名或签章。名或签章。（3 3）整理日期：归档文件整理完成日期。）整理日期：归档文件整理完成日期。（4 4）检验人：负责检验归档文件整理质）检验人：负责检验归档文件整理质量人员署名或签章。量人员署名或签章。（5 5）检验日期：归档文件检验完成日期。）检验日期：归档文件检验完成日期。第36页第37页（五）（五）排架排架 1 1、归档文件整理完成装盒后，上架、归档文件整理完成装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应防止频繁倒架。案一致，排架方法应防止频繁倒架。2 2、归档文件按年度、归档文件按年度机构（问题）机构（问题）保管期限分类，库房排架时，每年保管期限分类，库房排架时，每年形成档案按机构（问题）序列依次上形成档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。架，便于实体管理。3 3、归档文件按年度、归档文件按年度保管期限保管期限机机构（问题）分类，库房排架时，每年构（问题）分类，库房排架时，每年形成档案按保管期限依次上架，便于形成档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。档案移交进馆。第38页五、归档电子文件整理要求 1、归档电子文件组件（件组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本规则“普通要求”要求。2、归档电子文件格式转换、元数据搜集、归档数据包组织、存放等整理要求，参考数字档案室建设指南（）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。3、归档电子文件整理，应使用符合数字档案室建设指南（）、GB/T 18894等标准应用系统。第39页本标准规范性引用文件：本标准规范性引用文件：GB/T18894 GB/T18894 电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范DA/T1-DA/T1-档案工作基本术语档案工作基本术语DA/T13-1994 DA/T13-1994 档号编制规则档号编制规则DA/T25-DA/T25-档案修裱技术规范档案修裱技术规范DA/T38-DA/T38-电子文件归档光盘技术要求和电子文件归档光盘技术要求和应用规范应用规范DA/T48-DA/T48-基于基于XMLXML电子文件封装规范电子文件封装规范第40页谢谢谢谢大大家家！第41页